8. Đóng góp đề tài
2.3.2 Quy trình quản lý văn bản điện tử đến
Quy trình giải quyết văn bản điện tử đến của UBND huyện Lạc Sơn tỉnh Hòa Bình được thực hiện như sau:
Bước 1: Sau khi thực hiện gửi văn bản đi của đơn vị A thì đơn vị B (UBND huyện Lạc Sơn) sẽ nhận được văn bản của đơn vị A. Trên hệ thống sẽ xuất hiện những văn bản đến cần xử lý (ví dụ: văn bản đến qua mạng...).
Văn bản phải đảm bảo 3 yếu tố, văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản có trách nhiệm kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn và hiệu lực của chứng thư số.
Thứ nhất là tính xác thực: Tính xác thực của văn bản rất quan trọng. Văn bản điện tử thông qua chữ ký số được ký số gắn với văn bản điện tử, xác định được người ký số hoặc cơ quan, tổ chức ký số vào văn bản điện tử.
Thứ hai là tính toàn vẹn: Văn bản điện tử sau khi được ký số nội dung không bị thay đổi trong suốt quá trình trao đổi, xử lý và lưu trữ.
Thứ ba là hiệu lực của chứng thư số: Chứng thư số cấp cho chức danh nhà nước, người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức phải nêu rõ chức danh và tên cơ quan, tổ chức của người đó.
Cơ quan bên nhận văn bản phải trả lại cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống nếu trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng quy định hoặc gửi sai nơi nhận.
Trường hợp phát hiện sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.
Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản khi phát hiện sai sót hoặc dấu hiệu bất thường như văn bản ban hành không đúng hình thức, văn bản thiếu trang, văn bản sai nội dung…
Bước 2: Đăng ký văn bản điện tử đến
Sau khi tiếp nhận văn bản đến, thì văn thư cơ quan sẽ vào sổ văn bản đến trên Hệ thống. Số đến, ngày đến được tự động cập nhật trên Hệ thống.
Các trường thông tin đầu vào của dữ liệu QLVB đến phải được văn thư cơ quan cập nhật vào Hệ thống. Các trường thông tin bao gồm: Mã hồ sơ; số và ký hiệu hồ sơ; số thứ tự văn bản trong hồ sơ; tên loại văn bản; số của văn bản; ký hiệu văn bản; ngày tháng năm văn bản; tên cơ quan, tổ chức ban hành; trích yếu nội dung; ngôn ngữ, số trang của văn bản, Ghi chú, ngày tháng năm đến, số đến, chức vụ họ tên người ký, mức độ khẩn (đối với ngày đến và số đến Hệ thống sẽ tự cập nhật).
Sau khi cập nhật các thông tin xong thì văn thư cơ quan sẽ lưu vào hệ thống sổ đăng ký văn bản đến.
Trường hợp cần thiết văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản đến (đối với những văn bản giấy văn thư cơ quan tiếp nhận được) theo quy định.
Các công việc như số hóa văn bản đến định dạng giấy, ký số của cơ quan tổ chức văn thư cơ quan thực hiện theo quy định để đảm bảo giá trị pháp lý của văn bản. Căn cứ vào Danh mục văn bản phải số hóa và yêu cầu quản lý, thực tiễn hoạt động do cơ quan, tổ chức quy định đối với việc số hóa tài liệu gửi kèm văn bản có định dạng giấy.
Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản điện tử đến
Văn thư cơ quan có trách nhiệm trình, chuyển giao văn bản đến lãnh đạo cơ quan để phân công các đồng chí chuyên viên có liên quan nhằm mục đích xử lý, giải quyết văn bản trên Hệ thống:
Văn thư có trách nhiệm trình trong ngày, ngay sau khi đăng ký đối với văn bản có dấu hiệu khẩn, đối với các văn bản đến khác chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
Khi văn bản được chuyển giao đến đối tượng giải quyết, văn bản phải đảm bảo tính chính xác, tuyệt đối giữ bí mật nội dung văn bản, chỉ những người có liên quan được tiếp cận thông tin.
Hệ thống các trường thông tin: đơn vị và người nhận; ý kiến chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân được giải quyết, Người có thẩm quyền sẽ cập nhật cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên Hệ thống.
Văn thư cơ quan thực hiện trình văn bản điện tử trên Hệ thống và chuyển văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân được người có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết đối với trường hợp văn bản điện tử gửi kèm theo văn bản giấy.
Nếu văn bản liên quan nhiều đơn vị thì ghi rõ đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp và thời gian xử lý.
Bước 4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản điện tử đến. Người có thẩm quyền (lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo đơn vị): Xem xét, kiểm tra hồ sơ trình và dự thảo văn bản. Trường hợp đồng ý: Phê duyệt phiếu trình, ký duyệt văn bản.
Trường hợp không đồng ý: Trao đổi lại với người đứng đầu đơn vị, chuyên viên chủ trì để xem xét, quyết định.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, phân công, giải quyết kịp thời văn bản đến và giao cho người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản trên Hệ thống.
Các chuyên viên, khi lập hồ sơ giải quyết công việc được giao cần phải gắn với văn bản đến, đính kèm các tài liệu có liên quan. Thời hạn xử lý văn bản được tính kể từ thời gian nhận được văn bản đến.
Khi nhận được văn bản đến trong Hệ thống, đơn vị, cá nhân được giao chủ trì có trách nhiệm tổ chức giải quyết theo thời hạn quy định tại quy chế làm việc của cơ quan và ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản hoặc theo yêu cầu của văn bản đến.
Trong thời hạn giải quyết, chuyên viên có trách nhiệm thu thập, xử lý thông tin, soạn thảo văn bản giải quyết công việc được giao. Tiến hành các bước dự thảo văn bản trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp.