Trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu- 123docz.net

8. Bố cục của đề tài

1.1.5. Trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu

- Trách nhiệm của Hiệu trưởng

Người đứng đầu các trường THCS – Hiệu trưởng, trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm: Quản lý hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo kiểm tra hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Phê duyệt, ban hành danh mục hồ sơ; chỉ đạo đôn đốc việc lập danh mục hồ sơ; Chỉ đạo, đôn đốc việc hoàn thiện hồ sơ ngay sau khi công việc kết thúc; Kiểm tra hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Theo dõi việc lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ của các cá nhân, đơn vị trong Trường.

- Trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong cơ quan

hồ sơ về công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ đẩm bảo yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định khi nộp vào lưu trữ cơ quan. Cán bộ, nhân viên trong cơ quan có trách nhiệm lập các hồ sơ công việc mình làm; Kiểm tra văn bản, tài liệu bên trong hồ sơ; bổ sung các văn bản tài liệu còn thiếu, loại các văn bản trùng thừa, các bản nháp; Đảm bảo hồ sơ nộp vào lưu trữ phải đủ các thành phần, chất lượng hồ sơ phải đúng theo quy định của lưu trữ cơ quan; Sắp xếp các văn bản tài liệu bên trong hồ sơ theo đúng quy định.

- Trách nhiệm của nhân viên văn thư

Trong quản lý hồ sơ, tài liệu nhân viên văn thư có trách nhiệm: Giúp Lãnh đạo cơ quan lập danh mục hồ sơ; Hướng dẫn cá nhân trong cơ quan lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ đã ban hành; Giúp lãnh đạo kiểm tra đôn đốc việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Tiếp nhận, hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu.

Ví dụ: Hàng năm nhân viên văn thư trường THCS Xuân La có trách nhiệm rà soát các hồ sơ, tài liệu xem xét những hồ sơ chưa được lập xong phải nhanh chóng đôn đốc nhân viên phụ trách hoàn thiện lập hồ sơ.