Quản lý hồ sơ, tài liệu tại các trường THC- 123docz.net

8. Bố cục của đề tài

2.2.1. Quản lý hồ sơ, tài liệu tại các trường THCS

2.2.2.1. Các loại hồ sơ

Theo quy định tại Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2016 của Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành giáo dục, tại các trường THCS sẽ hình thành ra các hồ sơ sau:

- Tập văn bản quy định, hướng dẫn về công tác giáo dục và đào tạo gửi chung đến các cơ quan, đơn vị (hồ sơ nguyên tắc)

HIỆU TRƯỞNG

PHÓ HIỆU TRƯỞNG 1 PHÓ HIỆU TRƯỞNG 2

Tổ trưởng Chuyên môn Tổ Khoa học tự nhiên 1 Tổ trưởng Chuyên môn Tổ Khoa học tự nhiên 2 Tổ trưởng Tổ Hành chính – văn phòng Tổ trưởng Chuyên môn Tổ Xã Hội Tổ trưởng Chuyên môn Tổ Năng khiếu Các tổ viên là giáo viên giảng dạy

Nhân viên Văn Thư

Nhân viên Kế toán

Nhân viên Y tế Nhân viên Bảo vệ Các tổ viên là giáo viên giảng dạy Các tổ viên là giáo viên giảng dạy Các tổ viên là giáo viên giảng dạy

- Hồ sơ xây dựng và trình cấp có thẩm quyền ban hành các định hướng, phương hướng, chính sách phát triển giáo dục và đào tạo - Hồ sơ xây dựng và trình cấp có thẩm quyền ban hành chiến lược,

quy hoạch, kế hoạch phát triển giáo dục và đào tạo dài hạn, 5 năm, hàng năm

- Hồ sơ xây dựng và trình cấp có thẩm quyền ban hành các chiến lược, quy hoạch vùng trọng điểm về giáo dục và đào tạo

- Hồ sơ quy hoạch mạng lưới các cơ sở giáo dục trong hệ thống giáo dục quốc dân

- Hồ sơ xây dựng và ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành các văn bản quy phạm pháp luật về hoạt động giáo dục và đào tạo

- Hồ sơ xây dựng, quản lý, tổ chức thực hiện các đề án, chương trình mục tiêu, dự án chuyên môn về giáo dục và đào tạo

- Kế hoạch nhiệm vụ năm học; báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch nhiệm vụ năm học

- Kế hoạch đào tạo đối với khóa học, năm học; báo cáo tổng kết năm học, khóa học và bản lưu các báo cáo liên quan đến đào tạo gửi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền

- Báo cáo đánh giá, tổng hợp giáo dục các cấp học cả nước qua từng thời kỳ và năm học

- Số liệu thống kê giáo dục hàng năm, nhiều năm - Hồ sơ hội nghị, hội thảo giáo dục đào tạo

- Hồ sơ tập huấn chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ nhà giáo và cán bộ quản lý cơ sở giáo dục

- Hồ sơ các lớp đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ học vấn, nghề nghiệp theo chương trình do Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định - Hồ sơ tổ chức triển lãm giáo dục và đào tạo

- Hồ sơ thanh tra các hoạt động giáo dục và đào tạo - Công văn trao đổi về giáo dục và đào tạo

- Hồ sơ thành lập hoặc cho phép thành lập, cho phép hoạt động giáo dục, đình chỉ hoạt động giáo dục, sáp nhập, chia, tách, giải thể cơ sở giáo dục phổ thông

- Hồ sơ công nhận trường phổ thông đạt chuẩn quốc gia

- Hồ sơ công nhận trường tiểu học đạt mức chất lượng tối thiểu - Hồ sơ thành lập hội đồng trường đối với cơ sở giáo dục phổ thông

công lập

- Hồ sơ xây dựng, thẩm định, ban hành chương trình giáo dục phổ thông

- Hồ sơ biên soạn sách giáo khoa phổ thông

- Hồ sơ thẩm định, phê duyệt sách giáo khoa phổ thông

- Hồ sơ biên soạn, thẩm định, phê duyệt tài liệu bồi dưỡng, tài liệu hướng dẫn giảng dạy thuộc giáo dục phổ thông

- Hồ sơ công nhận tỉnh/huyện/xã đạt chuẩn phổ cập giáo dục tiểu học, trung học cơ sở

- Hồ sơ cấp giấy phép dạy thêm - Sổ đăng bộ

- Sổ gọi tên và ghi điểm

- Sổ nghị quyết của trường và nghị quyết của hội đồng trường - Hồ sơ thi đua

- Học bạ học sinh

- Hồ sơ giáo dục đối với học sinh khuyết tật - Sổ phổ cập giáo dục

- Sổ ghi đầu bài - Sổ chủ nhiệm

- Hồ sơ tuyển sinh trung học cơ sở

- Tài liệu về thi chọn học sinh giỏi trung học phổ thông

- Hồ sơ các đoàn cán bộ, học sinh dự thi Olympic quốc tế và khu vực

- Hồ sơ thi nghề phổ thông

- Hồ sơ cuộc thi Khoa học kỹ thuật dành cho học sinh trung học

Trong quá trình hoạt động của các trường THCS trên địa bàn quận Tây Hồ có 03 loại hồ sơ hình thành phổ biến:

a. Hồ sơ công việc

Hồ sơ công việc là tập hợp các văn bản, tài liệu liên quan đến các vấn đề như: tuyển sinh; khen thưởng, kỷ luật giáo viên, học sinh; đánh giá, kiểm tra chất lượng đào tạo; quản lý thiết bị dạy học;...

Ví dụ: Hồ sơ tuyển sinh vào lớp 6 tại trường THCS Quảng An gồm các văn bản, tài liệu sau:

+ Kế hoạch tuyển sinh; + Thông báo tuyển sinh;

+ Quyết định thành lập hội đồng tuyển sinh; + Danh sách học sinh đăng ký dự tuyển; + Biên bản họp của hội đồng tuyển sinh; + Quyết định phân lớp.

b. Hồ sơ nguyên tắc

Hồ sơ nguyên tắc là tập hợp các văn bản quy phạm và các văn bản quy định, hướng dẫn liên quan đến các lĩnh vực như: tuyển sinh; khen thưởng, kỷ luật; đánh giá chất lượng đào tạo... Những văn bản này được sử dụng làm căn cứ để giúp cho cán bộ, nhân viên giải quyết các công việc hàng ngày đúng theo quy định.

Ví dụ: Hồ sơ nguyên tắc về việc khen thưởng học sinh được lập tại trường THCS Đông Thái gồm các văn bản sau:

+ Luật Giáo dục năm 2019;

+ Thông tư số: 32/2020/TT-BGDĐT ngày 15 tháng 09 năm 2020 của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành điều lệ trường Trung học cơ sở, trường

Trung học phổ thông và trường Phổ thông có nhiều cấp học;

+ Thông tư số 22/2021/TT-BGDĐT ngày 20/7/2021 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định về đánh giá học sinh trung học cơ sở và học sinh trung học phổ thông;

+ Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ năm học 2021 – 2022 của phòng Giáo dục và Đào tạo quận Tây Hồ;

+ Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ năm học 2021 – 2022 của trường THCS Đông Thái;

+ Quy định về việc khen thưởng học sinh năm học 2021 – 2022 của trường THCS Đông Thái.

c. Hồ sơ nhân sự

Hồ sơ nhân sự là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ thể bao gồm: hồ sơ viên chức, người lao động, hồ sơ đảng viên và hồ sơ học sinh.

Ví dụ: Hồ sơ của học sinh Nguyễn Văn An dự tuyển vào lớp 6 tại trường THCS Quảng An gồm các văn bản, tài liệu sau:

+ Đơn xin dự tuyển vào lớp 6; + Bản chính học bạ Tiểu học; + Bản sao giấy khai sinh hợp lệ; + Bản sao hộ khẩu;

+ 01 ảnh thẻ cỡ 4 x 6; + Giấy khám sức khỏe.

2.2.2.2. Lập hồ sơ

Qua khảo sát, quy trình lập hồ sơ, tài liệu tại các trường THCS được thực hiện theo các bước như sau:

a. Hồ sơ công việc

Qua khảo sát thực tế, hiện nay các trường THCS trên địa bàn quận Tây Hồ chưa xây dựng danh mục hồ sơ sự kiến. Việc lập hồ sơ được các cán bộ phụ trách dựa trên công việc hình thành, nhiệm vụ của cơ quan. Nhiệm vụ được phân công như thế nào thì viên chức căn cứ vào các công việc đó

để lập hồ sơ. Quy trình lập hồ sơ công việc được diễn ra theo các bước sau:

Bước 1. Mở hồ sơ

Hồ sơ công việc được cán bộ phụ trách thực hiện mở hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu lên bìa hồ sơ. Theo khảo sát tại các trường THCS, thông tin ghi trên bìa hồ sơ gồm: tên đơn vị chủ quản, tên trường, tên hồ sơ và năm học.

Dưới đây là bìa hồ sơ công việc của Trường THCS Quảng An và Trường THCS Đông Thái trong năm học 2021 – 2022:

Ảnh 1. Bìa hồ sơ Trường THCS Đông Thái

Ảnh 2. Bìa hồ sơ Trường THCS Quảng An

Thông tin trên bìa hồ sơ chỉ giúp các trường THCS theo dõi được quá trình giải quyết công việc tại cơ quan nhưng chưa thể hiện được thời gian cụ thể của hồ sơ công việc, chưa có mã hồ sơ và thời hạn bảo quản của hồ sơ.

Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ

Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ được cán bộ phụ trách thực hiện sau khi mở hồ sơ. Theo quy định việc mở hồ sơ được thực hiện khi công việc bắt đầu, tuy nhiên tại một số trường THCS mở hồ sơ lại được thực hiện khi công việc đã kết thúc nên việc thu thập các văn bản để đưa vào hồ sơ sẽ hạn chế và có thể gây mất, không thu thập đủ văn bản, tài liệu.

Trong quá trình thực hiện, với các văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên có liên quan đến công việc sẽ được nhân viên văn thư cung cấp nhằm đảm bảo hoàn thiện cho hồ sơ, các tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc sẽ do cán bộ chuyên môn thu thập, giữ để lập thành hồ sơ.

Các tài liệu phim, ảnh,... chưa được đưa vào hồ sơ mà được để trong tệp ảnh của trường được trưng bày tại phòng truyền thống hay thư viện. Điều này dẫn đến chưa đảm bảo sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ.

Bước 3: Kết thúc hồ sơ

Khi kết thúc hồ sơ, cán bộ phụ trách lập hồ sơ tại các trường THCS thực hiện biên mục hồ sơ, kiểm tra loại những bản nháp, bản thảo, giữ lại bản chính để đưa vào hồ sơ. Tuy nhiên, việc đánh số tờ và ghi mục lục văn bản chưa được cán bộ phụ trách thực hiện trong quá trình kết thúc hồ sơ tại một số trường THCS. Điều này gây ra tình trạng văn bản, tài liệu bị thất lạc, khó khăn trong việc quản lý và tra tìm khi cần thiết.

Theo quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư, sau khi công việc giải quyết xong phải được lập thành hồ sơ và khi kết thúc hồ sơ phải viết chứng từ kết thúc đối với tất cả các loại hồ sơ. Nhưng, tại các trường THCS trên địa bàn quận Tây Hồ, các cán bộ lập hồ sơ chưa thực hiện việc viết chứng từ kết thúc. Tuy đã kiểm tra, loại bỏ bản trùng, bản nháp và giữ lại bản chính của văn bản, tài liệu trong hồ sơ những sẽ gặp khó khăn trong việc quản lý hồ sơ, tài liệu. Khi không có chứng từ kết thúc, hồ sơ, tài liệu không được bảo quản một cách chặt chẽ, các văn bản, tài liệu trong hồ sơ dễ dàng bị đánh tráo, giả mạo gây nên chất lượng, số lượng văn bản, tài liệu trong hồ sơ không được nguyên vẹn, thiếu chính xác.

b. Hồ sơ nguyên tắc Bước 1: Mở hồ sơ

Hồ sơ nguyên tắc được lập dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn các vấn đề về nghiệp vụ, các chế độ chính

sách được sao chụp lại. Tại các trường THCS, hồ sơ nguyên tắc được lập bởi các cán bộ quản lý nhằm mục đích có cơ sở giải quyết công việc theo đúng hướng dẫn của các cấp, bìa hồ sơ ghi các thông tin như tên trường, tên hồ sơ. Cán bộ chuyên môn mở hồ sơ nguyên tắc để phục vụ cho việc giải quyết công việc hàng ngày.

Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ

Qua quá trình khảo sát tại các trường THCS, việc thu thập, cập nhật các văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ nguyên tắc được cán bộ chuyên môn căn cứ vào công việc được giao thu thập các văn bản liên quan đến công việc mình phụ trách.

Ví dụ: Hồ sơ nguyên tắc về việc khen thưởng học sinh tại trường THCS Đông Thái:

Các văn bản quy phạm pháp luật như: + Luật Giáo dục năm 2019;

+ Thông tư số: 32/2020/TT-BGDĐT ngày 15 tháng 09 năm 2020 của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành điều lệ trường Trung học cơ sở, trường Trung học phổ thông và trường Phổ thông có nhiều cấp học;

Các văn bản trên sẽ được cán bộ chuyên môn cập nhật trên các trang thông tin điện tử của các cơ quan nhà nước đã ban hành, quy định.

Các văn bản được các cơ quan cấp trên quy định:

+ Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ năm học 2021 – 2022 của phòng Giáo dục và Đào tạo quận Tây Hồ;

+ Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ năm học 2021 – 2022 của trường THCS Đông Thái;

+ Quy định về việc khen thưởng học sinh năm học 2021 – 2022 của trường THCS Đông Thái.

Văn bản trên sẽ được cán bộ chuyên môn thu thập từ cán bộ phụ trách về công tác văn thư tại trường để bổ sung, hoàn thiện hồ sơ nguyên tắc nhằm có căn cứ phục vụ cho việc giải quyết công việc hàng ngày. Khi có văn bản mới cán bộ chuyên môn bổ sung thêm vào hồ sơ; các văn bản hết hiệu lực thi hành sẽ được đưa ra và thay thế bằng văn bản mới có hiệu lực.

Bước 3: Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ

Hồ sơ nguyên tắc sau khi được cán bộ chuyên môn sắp xếp theo thứ tự thời gian ban hành văn bản. Các văn bản được ban hành trước sẽ xếp xuống dưới và các văn bản ban hành sau được xếp lên trên để đảm bảo cho việc tìm kiếm thực hiện, giải quyết công việc được nhanh chóng.

Bước 4: Biên mục hồ sơ

Qua khảo sát thực tế hồ sơ nguyên tắc tại các trường THCS vẫn chưa có bản mục lục, thống kê văn bản nên việc quản lý các văn bản trong hồ sơ nguyên tắc sẽ gặp khó khăn. Tuy đã thực hiện sắp xếp văn bản nhưng việc tìm kiếm, bổ sung các văn bản vẫn còn hiệu lực và loại bỏ những văn bản hết hiệu lực sẽ mất nhiều thời gian. Không tránh được tình trạng bỏ sót các văn bản đã hết hiệu lực thi hành ra khỏi hồ sơ nguyên tắc dẫn đến tình trạng cán bộ chuyên môn áp dụng sai các biện pháp, quy trình xử lý công việc.

c. Hồ sơ nhân sự Bước 1: Mở hồ sơ

Hồ sơ viên chức tại các trường THCS được nhân viên Kế toán nhà trường phụ trách lập và quản lý, mỗi hồ sơ đều có bì đựng hồ sơ. Thông tin trên bìa hồ sơ nhân sự được ghi đầy đủ, rõ ràng, chi tiết.

Hồ sơ học sinh nằm trong tập hồ sơ của lớp học, được giáo viên chủ nhiệm mở khi tiếp nhận học sinh.

Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ

viên chức, hồ sơ đảng viên,...

Đối với hồ sơ viên chức tại các trường THCS được nhân viên kế toán nhà trường lập thành hồ sơ và quản lý. Các văn bản như Quyết định nâng lương, phiếu đánh giá cán bộ viên chức,... hằng năm được cán bộ phụ trách đưa vào hồ sơ nhân sự của các cá nhân tương ứng. Việc này đảm bảo quá trình công tác của một cá nhân luôn có đầy đủ các minh chứng đi kèm, chi tiết theo từng năm.

Đối với hồ sơ học sinh: Sau khi kết thúc một năm học, giáo viên chủ