8. Bố cục của đề tài
3.2.2. Hoàn thiện hệ thống văn quản quy định về quản lý hồ sơ, tà
tài liệu
Hệ thống văn bản quy định sẽ là hành lang pháp lý, là cơ sở để cán bộ thực hiện việc quản lý hồ sơ, tài liệu tại cơ quan, tổ chức được đúng quy trình và đạt được hiệu quả. Hiện nay, nhà nước đã xây dựng và ban hành Luật Lưu trữ 2011 quy định cụ thể các vấn đề về hoạt động lưu trữ và nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về Công tác văn thư. Các văn bản trên là cơ sở cho việc quản lý hồ sơ tài liệu tại các cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, các văn bản được triển khai một cách chung nhất cho các cơ quan nên các cơ quan, tổ chức cần phải có hệ thống các văn bản quy định, quy chế chi tiết về công tác quản lý hồ sơ, tài liệu để phù hợp với cơ quan dựa trên những quy định của nhà nước.
Để xây dựng quy chế cơ quan về vấn đề quản lý hồ sơ tài liệu, các trường THCS trên cơ sở các văn bản sau:
- Văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị.
+ Quyết định thành lập trường THCS;
+ Thông tư số: 32/2020/TT-BGDĐT ngày 15 tháng 09 năm 2020 của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành điều lệ trường Trung học cơ sở, trường Trung học phổ thông và trường Phổ thông có nhiều cấp học.
- Các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành về quản lý hồ sơ, tài liệu như:
+ Luật Lưu trữ 2011
+ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
+ Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và lưu trữ nhà nước và các quy định hiện hành khác của của pháp luật có liên quan.
+ Thông tư số: 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2016 của Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành giáo dục;
Nội dung quy chế quy định các vấn đề về quản lý hồ sơ, tài liệu gồm việc lập hồ sơ; bảo quản hồ sơ, tài liệu và khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu.
Các trường THCS cần xây dựng Danh mục hồ sơ của trường nhằm giúp cán bộ chủ động trong công việc, giúp các hoạt động quản lý hồ sơ, tài liệu của cơ quan đi vào nề nếp và có thể kiểm soát được hồ sơ, tài liệu một cách thuận lợi. Khi tiến hành xây dựng Danh mục hồ sơ dự kiến các cơ quan chức năng sẽ tiến hành thực hiện từng cột: xây dựng khung đề mục của danh mục hồ sơ; xác định những hồ sơ cần lập dụ kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc nơi lập; dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ; đánh số ký hiệu các đề mục vào hồ sơ. Danh mục hồ sơ sẽ được nhân viên văn thư xây dựng, trình hiệu trưởng phê duyệt và ra quyết định ban hành vào đầu năm. Danh mục hồ sơ được xây dựng dựa trên chức năng, nhiệm vụ của các trường THCS và căn cứ vào việc phân công nhiệm vụ của các trường tới các cán bộ, giáo viên, nhân viên, của trường để tiến hành xây dựng danh mục hồ sơ.
Mẫu khung đề mục danh mục hồ sơ được xây dựng theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về Công tác văn thư:
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
DANH MỤC HỒ SƠ Năm ...
(Kèm theo Quyết định số … ngày … tháng …năm... của )
Số và ký hiệu hồ sơ
Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ
Thời hạn bảo quản
Người lập
hồ sơ Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5)
I. TÊN ĐỀ MỤC LỚN
1. Tên đề mục nhỏ
01.TCCB Tiêu đề hồ sơ 20 năm Họ và tên
Danh mục hồ sơ này có... hồ sơ, bao gồm: ... hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; ………. hồ sơ bảo quản có thời hạn.
Tiếp đó, các trường THCS cần có những văn bản về kiểm tra, đánh giá quy trình thực hiện nghiệp vụ của cán bộ trong cơ quan để có các biện pháp phù hợp sao cho hoạt động quản lý hồ sơ, tài liệu được diễn ra một cách hiệu quả nhất. Bên cạnh đó cũng có những quyết định về khen thưởng, xử phạt theo quy định pháp luật, quy chế cơ quan như: kỷ luật, trừ điểm thi
đua,... để công tác quản lý hồ sơ, tài liệu tại cơ quan được thực hiện theo đúng quy định chung.