PHẦN I : GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY VINA ACECOOK
3.2. Tổ chức
3.2.7. Đánh giá cơ cấu tổ chức hiện tại của Vina Acecook
3.2.7.1. Tính thống nhất
- Cơ cấu tổ chức theo chiều dọc, phân thành cấp chiến lược và cấp tác nghiệp, trong đó Ban giám đốc (tác nghiệp) chịu sự giám sát trực tiếp của Hội đồng quản trị (chiến lược), hướng cho hoạt động tác nghiệp đi đúng hướng mà Đại Hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị vạch ra.
- Ban kiểm sốt hình thành góp phần điều chỉnh cho các quyết định của Hội đồng quản trị, hoạt động của Ban giám đốc đi đúng hướng, tức là hướng vào mục tiêu chung của tổ chức-lơi nhuận, tất nhiên không phải lúc nào mục tiêu cao nhất của tổ chức cũng là lợi nhuận.
- Ban giám đốc thực hiện kiểm sốt hai hoạt động chính là hoạt động sản xuất và hoạt động kinh doanh. Hai hoạt động này tương trợ nhau tạo nên chuỗi hoạt động của công ty, đem lại lợi nhuận cho tổ chức.
Như vậy tính thống nhất trong mục tiêu của tổ chức được đảm bảo, khơng có trường hợp lệch lạc, xa rời mục tiêu.
3.2.7.2. Tính tối ưu
Qua phân tích, nhận thấy, cơ cấu tổ chức có đầy đủ các phân hệ, bộ phận cơ bản để thực hiện các hoạt động chính là sản xuất và kinh doanh. Về mối quan hệ giữa các bộ
phận của tổ chức và số cấp quản lý, ta nhận thấy rằng, có mối quan hệ phối hợp hoạt động, báo cáo, tham mưu giữa các bộ phận của tổ chức theo chiều dọc nhưng sự phối hợp, liên kết giữa các phịng theo chiều ngang thì chưa có, điều này làm giảm tính năng động của tổ chức khi mà môi trường luôn luôn biến đổi. Nhưng về cơ bản là hợp lý và đơn giản, giúp tối ưu khi vận hành hệ thống.
3.2.7.3. Tính tin cậy
Qua cơng tác báo cáo cũng như quá trình tham mưu đã đảm bảo tính chính xác, kịp thời của các thơng tin phục vụ trong tổ chức. Tiêu chí thơng tin cịn phụ thuộc vào một yếu tố chủ quan là tính trung thành của nhân viên, chúng ta khơng xét điều đó ở đây.
Các mối quan hệ giữa các bộ phận đều được minh bạch hóa thơng qua điều lệ hoạt động của cơng ty. Trong đó, các thành viên của tổ chức đã biết rõ nhiệm vụ, quyền hạn của mình, của đồng nghiệp. Điều này được sơ đồ cơ cấu phản ánh rất rõ ràng, rạch rịi.
3.2.7.4. Tính linh hoạt
Cơ cấu tổ chức chưa thực sự linh hoạt dù:
Cơ cấu tổ chức khá hợp lý, khoa học, vừa có sự chỉ đạo cấp trên, vừa có sự tham mưu, tạo nên 1 hệ thống có chiều sâu giúp làm việc nhịp nhàng, hiệu quả.
Các cấp, các phịng khơng có sự chồng lấn chức năng, nhiệm vụ. Mỗi cấp mỗi ngành có nhiệm vụ cụ thể khơng chồng chéo, lấn át nhau.
Ban kiểm sốt có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh nên nếu có vấn đề bất thường, đột biến gì xảy ra có thể xử lý được kịp thời.
Sự phối hợp hành động của các phịng ban chức năng trong cơng ty chưa được chặt chẽ. Điều này làm giảm sự linh động trong hoạt động, phân tán sức mạnh của công ty.
- Sự phối hợp giữa các phịng ban thơng qua quyết định của Ban giám đốc sẽ giúp tổ chức huy động và sử dụng hiệu quả các nguồn lực.
- Do chưa có nhiều luồng thông tin và liên kết phối hợp theo chiều ngang nên không thể linh hoạt vận dụng các nguồn lực của tổ chức, làm giảm tính hiệu quả.
Nhận xét
• Ưu điểm
- Cơ cấu tổ chức của công ty Vina Acecook khá đơn giản, rõ ràng, đảm bảo tính chun mơn hóa cao. Tầm quản lý hẹp, chú trọng vào chức năng.
- Tập trung và phi tập trung ở các cấp hợp lý, tạo ra tính năng động, sáng tạo cho hoạt động tác nghiệp.
- Cơ cấu thể hiện tính thống nhất trong mục tiêu của tổ chức, các cơ chế báo cáo, kiểm soát giúp giữ cho tổ chức đi đúng phương hướng mà Đại Hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị đã đề ra.
- Có đầy đủ các bộ phận đảm bảo các chức năng cơ bản của tổ chức.
- Báo cáo, kiểm soát đảm bảo các luồng thơng tin dọc tổ chức, hỗ trợ q trình ra quyết định được chính xác hơn. Cơ cấu tổ chức rõ ràng, tạo nên tính tin cậy cho tổ chức. - Cơ cấu linh hoạt do kết hợp trao quyền, ủy quyền, quyền hạn trực tiếp, tham mưu và
báo cáo.
- Tính hiệu quả tương đối do có quyết định quản lý tập trung từ Ban giám đốc (nơi các nguồn thơng tin hội tụ).
• Nhược điểm
- Chun mơn hóa cao gây sự rời rạc giữa các phòng ban chức năng, chưa khai thác hết được tiềm lực của nhân viên.56
- Mối quan hệ giữa tổ chức và mơi trường bên ngồi cịn chưa được phát huy, mối quan hệ này rất mờ nhạt, làm giảm tính năng động của tổ chức khi mà môi trường luôn luôn biến đổi.
- Luồng thơng tin ngang trong tổ chức hạn chế, giảm tính hiệu quả, tối ưu khi vận hành hệ thống.
3.2.8. Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Vina Acecook
- Tăng cường kênh thông tin giữa các phòng tạo sự liên kết hơn và dễ dàng hơn phối hợp trong việc giải quyết các vấn đề phức tạp.
- Mở rộng quyền hạn tham mưu và quyền hạn chức năng để tăng tính nhạy bén cho các phản ứng với sự thay đổi của mơi trường, các phịng chức năng hoạt động linh hoạt hơn.
- Phát triển tầm quản lý và duy trì số cấp quản lý phù hợp như hiện tại để tăng tính chủ động và giảm bớt thời gian ra quyết định của những nhà quản lý.
- Do văn hóa của cơng ty là văn hóa hướng tới mối quan hệ con người tốt đẹp, lãnh đạo công ty luôn quan tâm đến đời sống của nhân viên, tạo điều kiện tốt nhất cho nhân viên phát triển.Tăng cường phi tập trung hóa, trao quyền cho các bộ phận theo tuyến sản phẩm, dịch vụ mà công ty cung cấp. Đề cao tính sáng tao, chủ động, cơng nhận các sáng kiến, ý tưởng, đóng góp của nhân viên trong hoạt động sản xuất, kinh doanh. Từ đó giảm tải gánh nặng xử lí thơng tin và ra quyết định của các nhà quản lý tăng tính chủ động, linh hoạt của cơng ty.
3.3. Điều khiển
Lãnh đạo là quá trình chủ thể quản trị sử dụng quyền lực quản trị của mình để tác động lên hành vi của các con người trong và ngồi tổ chức 1 cách có chủ đích, để họ tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu đạt được các mục tiêu đề ra của tổ chức.
Khi triển khai chiến lược ban giám đốc của Công ty Acecook đã thực hiện hai hoạt động chính là hoạt động sản xuất và hoạt động kinh doanh. Hai hoạt động này tương trợ nhau tạo nên chuỗi hoạt động nhằm thực hiện tốt chiến lược giúp công ty thu được lợi
nhuận cao. Ban giám đốc - Các nhà lãnh đạo chiến lược là những người có tầm nhìn xa, biết được thị trường thiếu gì, cần gì từ đó đề ra các chiến lược hợp lý giúp cho công ty luôn đạt được hiệu quả cao và thành công trong các chiến lược kinh doanh.
Dựa theo cách phân loại phong cách lãnh đạo theo mức độ quan tâm đến công việc và con người ta có thể thấy, người lãnh đạo của Cơng ty Acecook theo đuổi việc đạt tới năng suất cao trong sự cân đối giữa việc làm cho cơng việc được thực hiện và duy trì sự đồn kết, gắn bó của nhóm và tổ chức. Thông qua việc lựa chọn phong cách lãnh đạo, nhà lãnh đạo đã tác động, chi phối các hoạt động của nhà quản trị nhằm mục đích giúp nhà quản trị có thể dẫn dắt tổ chức đi đúng hướng, góp phần nâng cao tính tích cực, thái độ, tinh thần làm việc của người lao động trong tổ chức.
Để tạo ra sự hăng hái, nhiệt tình, phát huy năng lực làm việc của nhân viên và nâng cao tinh thần trách nhiệm của nhân viên trong công việc, nhà quản trị của công ty Acecook đã phải tạo ra các động lực để qua đó nhân viên hồn thành cơng việc với hiệu quả cao.
Muốn tạo động lực cho nhân viên, nhà quản trị phải tạo ra động cơ thúc đẩy họ làm việc. Động cơ thúc đẩy được hình thành từ một nhu cầu nào đó của con nguời muốn được thỏa mãn. Động cơ thúc đẩy là một phản ứng nối tiếp nhau. Mục tiêu của tạo động lực là huy động cao nhất mọi nỗ lực của con người trong tổ chức để thực hiện mục tiêu. Để làm tốt điều này, nhà quản trị cần nắm chắc, vận dụng và đưa ra các biện pháp tạo động lực.
3.3.1. Các công cụ giúp nâng cao động lực làm việc cho nhân viên Acecook
3.3.1.1. Công cụ kinh tế: Thu nhập và phúc lợi
Cụ thể, Công ty Acecook đã xay dưng chế độ lương thưởng, phúc lợi tốt cho nhân viên như:
• Xây dựng bếp ăn riêng nhằm chăm lo bữa ăn cho cán bộ công nhân viên, bồi dưỡng thêm các khẩu phần ăn cho nhân viên tăng ca. Đảm bảo dinh dưỡng và vệ sinh an tồn thực phẩm.
• Chính sách khám và chăm sóc sức khỏe hằng năm. Chăm lo cho đời sống lao động nữ, quan tâm sức khỏe bà mẹ và trẻ em. Các nhà máy của cơng ty đều có phịng y tế hoạt động 24/24, kịp thời chăm sóc sức khỏe cho người lao động. Tổ chức định kỳ đều đặn các lớp học về An toàn lao động, An toàn vệ sinh thực phẩm, tập huấn phòng cháy - chữa cháy. Trang bị Bảo hộ lao động đúng quy định Pháp luật, trang cấp Đồng phục văn phịng.
• Hỗ trợ xe đưa đón, đặt vé máy bay, chi phí khách sạn, cơng tác phí khi đi cơng tác.
• Chế độ Bảo hiểm Y tế, Bảo hiểm Xã hội, Bảo hiểm Thất nghiệp. Bên cạnh đó Cơng ty cịn đăng ký bảo loại hình bảo hiểm tai nạn 24/24 nhằm giảm thiểu mức độ rủi ro về mặt tài chính trong trường hợp Cơng nhân viên bị bệnh hoặc tai nạn.
• Thưởng vào các dịp Lễ: 30/4, 2/9, Tết dương lịch, thưởng 6 tháng đầu năm, thưởng cuối năm.
• Acecook Việt Nam ln thực hiện việc nâng lương cho người lao động hàng năm với mức tăng bình qn 10%.
• Chế độ chính sách xét theo thâm niên Cơng tác và kết quả làm việc.
• Tổ chức các hoạt động thể thao hằng năm tại Công ty, tham gia Hội thao tại Khu Cơng nghiệp,...
• Chương trình văn nghệ vào các dịp Lễ trong năm (08/03, 20/10,...), các cuộc thi tri thức, Hội chợ Xuân dịp cuối năm.
• Tổ chức nghỉ mát 1 lần/năm.
• Các hoạt động Team Buiding vui chơi, gắn kết, nâng cao kĩ năng mềm.
• Bên cạnh đó, Tổ chức Cơng đồn của Cơng ty ln theo sát tình hình cán bộ công nhân viên, làm phong phú thêm chế độ phúc lợi tại Acecook Việt Nam.
3.3.1.2. Công cụ tổ chức: Quản lý trực tiếp/ cơ hội đào tạo và thăng tiến
• Quản lý trực tiếp: Các giám sát bán hàng.
- Động lực thúc đẩy tinh thần làm việc thường nảy sinh khi nhân viên có một nhà quản lý giỏi mà họ nể trọng và có mối quan hệ tốt đẹp. Một người quản lý biết cách lắng nghe, biết truyền cảm hứng và định hướng và giữ lời hứa thì những nhân viên dưới quyền chắc chắn sẽ có động lực làm việc nhiều hơn là khi làm việc với người quản lý độc đoán và chuyên quyền.
- Các giám sát của Acecook Việt Nam được đào tạo chia sẻ kiến thức và kỹ năng mà mình học được cho đồng đội với nhiều hình thức khác nhau như chia sẻ những điều mình học được trong các cuộc họp của phịng/nhóm, đứng lớp, tổ chức các họat động thực hành cho nhóm, tham gia nhóm dự án.
• Cơ hội đào tạo và thăng tiến
- Ở Acecook Việt Nam, chương trình đào tạo thực tiễn phát triển kỹ năng nhân viên được đưa vào khung chương trình, kế hoạch đào tạo phát triển hàng năm. Vì thế, việc tham gia đào tạo khơng chỉ là nghĩa vụ, mà cịn được xem như phần thưởng của mỗi
- Khi quen với địa vị hiện tại thì địa vị khơng đóng vai trị quan trọng trong việc khuyến khích nhân viên làm việc. Tuy nhiên, nhận thức về sự sút giảm địa vị có thể làm sa sút nghiêm trọng tinh thần làm việc.
Cơng ty ln để nhân viên có cơ hội phát triển cá nhân, cơ hội thăng tiến và có chính sách thăng tiến rõ ràng, công bằng sẽ tạo được động lực cao cho nhân viên. Như việc tổ chức cho nhân viên đi du lịch Nhật Bản đồng thời để họ học hỏi kinh nghiệm từ công ty Acecook Nhật Bản.
Công ty khuyến khích mọi người chia sẻ cởi mở mục tiêu và mong ước nghề nghiệp của mình. Việc đánh giá chính thức diễn ra ít nhất hai lần trong một năm, nhằm cung cấp phản hồi về thành quả đạt được, nhưng quan trọng hơn nữa, là trao đổi về những triển vọng trong tương lai.
3.3.1.3. Cơng cụ tâm lý: Chính sách khen thưởng và cơng nhận thành tích
• Lời khen và sự cơng nhận thành tích làm tăng hiệu suất và lịng tự trọng của nhân viên. Các chính sách về khen thưởng, hoa hồng và các chính sách về điều kiện tăng lương thưởng... các quy định chính sách này rất quan trọng nhằm thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên. Họ biết được nếu họ đạt được chỉ tiêu của cơng ty thì họ sẽ được phần thưởng gì. Những chính sách về khen thưởng và cơng nhận nếu thực hiện đúng nó sẽ phát huy được vai trị tạo động lực làm việc cho nhân viên.
• Acecook Việt Nam thường thưởng nhân viên theo doanh số, tùy trường hợp sẽ có “thưởng đậm” và tổ chức các chuyến du lịch nước ngồi cho những cơng nhân viên có thành tích làm việc xuất sắc. Như trong tháng 9 vừa qua, Acecook tổ chức cho cán bộ nhân viên gắn bó với cơng ty 20 năm một chuyến tham quan Nhật Bản.
3.3.1.4. Công cụ giáo dục: Thương hiệu và văn hóa cơng ty
• Văn hóa cơng ty với các giá trị niềm tin được xây dựng khơng nằm ngồi mục tiêu tạo ra một môi trường làm việc tốt nhất, thuận lợi và tạo niềm tin cho nhân viên để họ sẵn sàng gắn bó và nỗ lực cơng hiến vì sự thành cơng của cơng ty.
• Tất cả các nhà máy sản xuất đều đạt được các chứng nhận về hệ thống quản lý chất lượng: ISO 9001:2008, HACCP Codex, ISO 14000, BRC, IFS,... sản phẩm không những đạt về chất lượng: ngon, tinh tế, hợp khẩu vị,… mà cịn đảm bảo an tồn vệ sinh tuyệt đối.
• Mơi trường làm việc ngày càng năng động, trẻ trung và gần gũi.
• Một trong những kim chỉ nan của cơng ty đó chính là lao động có trách nhiệm với xã hội và tuân thủ pháp luật vì vậy khơng những Acecook có 1 chế độ chính sách, phục lợi cho người lao động vô cùng tốt, quan tâm chú trọng cho công tác đào tạo nhân lực, tôn trọng đối tác và đối thủ cạnh tranh… mà còn rất quan tâm đến vấn đề mơi trường: xử lý nước thải, khói bụi thải tại nhà máy,...
• Khi “Thương hiệu, hình ảnh cơng ty” tốt và có uy tín tạo ra những tác động, ảnh hưởng tích cực đối với việc thu hút, giữ chân và khuyến khích nhân viên. Nhân viên cảm nhận được niềm tự hào khi được làm việc tại cơng ty có uy tín, có thương hiệu được nhiều người biết đến trên thị trường, họ tự hào là thành viên trong tổ chức đó và mong muốn gắn bó lâu dài. Đồng thời, nhân viên có niềm tin về một tương lai tươi sáng khi được làm việc.
3.3.2. Kết quả đạt được
Nhờ có các chế độ chăm lo cho người lao động của ban lãnh đạo mà Công ty