PHẦN 4 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
4.1. Khái quát chung về quá trình xây dựng và phát triển của SunnyHouse
4.1.4. Cơ cấu tổ chức của resort
4.1.4.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Từ cơ cấu tổ chức bộ máy theo kiểu chức năng thì hiện nay Sunny House Resort Thái Nguyên tổ chức bộ máy theo cơ cấu trực tuyến chức năng. Các bộ phận hoạt động có sự hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau nhằm đem lại hiêu quả công việc cao nhất.
- Đứng đầu Hội đồng quản trị là chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm giám đốc có quyền điều hành trực tiếp mọi hoạt động kinh doanh của Resort.
- Hai phó giám đốc đồng thời là phó chủ tịch Hội đồng quản trị có nhiệm vụ giúp đỡ hỗ trợ cho giám đốc trong công việc.
- Ở mỗi bộ phận đều có trưởng bộ phận phụ trách công việc và quản lý nhân viên của bộ phận mình.
Sơ đồ 4.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Sunny House Resort Thái Nguyên
ĐẠI HỘI ĐỒNG
CỔ ĐÔNG BAN KIỂM
SOÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC 2 PHĨ GIÁM ĐỐC 1 Tài chính kế toán Bộ phận buồn g Bộ phận nhà hàng Bộ phận bếp Lễ tân Thị trườn g và lữ hành Bảo dưỡn g và bảo vệ
4.1.4.2. Chức năng nhiệm vụ các bộ phận
Ban kiểm soát
Thay mặt cho cổ đơng để kiểm sốt mọi hoạt động của Resort. Ban kiểm soát chỉ chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông, kiểm tra các hoạt động của Resort như tổ chức quản lý, lao động trong Resort.
Hội đồng quản trị là cơ quan lãnh đạo cao nhất của Resort, có quyền nhân danh Resort quyết định mọi việc liên quan đến quyền lợi của Resort.
Chủ tịch hội đồng quản trị có quyền triệu tập họp Hội đồng quản trị và có quyền làm chủ tọa, lập kế hoạch và chương trình, giám sát việc thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị, thay mặt Hội đồng quản trị kí các quyết định.
Giám đốc
Giám đốc điều hành kiêm chủ tịch Hội đồng quản trị là người chỉ đạo quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của Resort, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh của Resort, kiểm tra giám sát các bộ phận cấp dưới.
Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình. Giám đốc thực hiện quyền và nhiệm vụ được giao một cách trung thực vì lợi ích hợp pháp của cơng ty.
Phó giám đốc 1
Phụ trách bộ phận kế toán, bộ phận buồng, nhà hàng, nhà bếp. Quản lý đôn đốc và hướng dẫn cho các bộ phận thực hiện công việc một cách tốt nhất. Tham mưu giúp việc cho giám đốc trong chiến lược kinh doanh và quản lý ngân sách.
Phó giám đốc 2
Phụ trách bộ phận lễ tân, thị trường và lữ hành, bảo dưỡng và bảo vệ, có nhiệm vụ kiểm tra đôn đốc công việc của nhân viên cấp dưới, chịu trách nhiệm về bộ phận mình quản lý, báo cáo các vấn đề phát sinh, tham mưu cho giám đốc trong công tác thị trường.
Phịng tài chính kế tốn
Tổ chức chỉ đạo hạch toán tới từng tổ, hạch toán tổng hợp đến Resort. Có kế hoạch huy động mọi nguồn vốn để đảm bảo mọi hoạt động sản suất kinh doanh của
Resort. Thanh kiểm tra giám sát mọi chứng từ, sổ sách các bộ phận của toàn Resort để điều chỉnh theo đúng quy định pháp lệnh kế toán thống kê và đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính của Resort. Ghi chép và phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cân đối thu chi, thực hiện báo cáo theo đúng quy định, tổ chức thực hiện kiểm kê tài sản theo định kỳ và đột xuất. Tính tốn lập định mức vật tư, nguyên vật liệu, đơn giá tiền lương và quỹ lương theo kế hoạch của Resort.
Bộ phận lễ tân
Đảm nhiệm việc đón tiếp khách và làm các thủ tục cho khách và bố trí cho khách các phịng phù hơp, giải đáp các yêu cầu, thắc mắc của khách trong q trình ở tại Resort.
Nếu khách có u cầu về các dịch vụ thì bộ phận lễ tân sẽ kết hợp với các bộ phận khác để phục vụ khách. Giữ đồ của khách gửi, thanh tốn tiền phịng cho khách, tiễn khách và cùng với các bộ phận phòng giám sát kiểm tra các trang thiết bị, mức độ an tồn của phịng ngủ trước khi khách đến và sau khi khách đi. Có kế hoạch nắm bắt tình hình đặt ăn, ngủ và khả năng thực tế của Resort. Mở sổ sách theo dõi danh sách khách đến ăn nghỉ tại Resort hàng ngày. Đăng ký khách nghỉ với các cơ quan chức năng. Nộp tiền thu hàng ngày cho kế toán theo đúng quy định.
Phòng thị trường và lữ hành
Nghiên cứu thị trường du lịch trong và ngoài nước, xây dựng các chiến lược Marketing, quảng cáo và chiếm lĩnh thị trường.
Tổ chức điều động bố trí hướng dẫn cho các chương trình du lịch, xây dựng duy trì và phát triển đội ngũ hướng dẫn viên, cộng tác viên đáp ứng nhu cầu hướng dẫn của công ty.
Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận của công ty để thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ theo quy định của công ty.
Bộ phận buồng
Bố trí điều động nhân viên, đảm bảo các buồng sẽ có khách trong ngày đều sạch sẽ và sẵn sàng trước khi khách tới.
Tổ chức quy trình làm buồng theo đúng quy trình thao tác kỹ thuật và phải có các biện pháp nắm bắt được tình hình khách đi và khách ở tại Resort.
Phải thường xuyên tuyên truyền giới thiệu để khách hiểu rõ và thực hiện đúng nội quy của Resort.
Nâng cao tinh thần trách nhiệm và làm chủ trong việc bảo vệ tài sản của khách. Bảo vệ an tồn tính mạng giữ gìn sự yên tĩnh của khách và bảo vệ tài sản của họ trong phạm vi phòng ngủ. Đồng thời nhân viên của bộ phận buồng phải nắm vững quy trình sử dụng các trang thiết bị trong buồng ngủ.
Phối hợp với các bộ phận có liên quan một cách hiệu quả, đảm bảo mọi yêu cầu của khách, thường xuyên phản ánh các ý kiến khách hàng đến các bộ phận liên quan.
Bộ phận nhà hàng
Tổ chức nhận khách và phục vụ khách theo đúng yêu cầu, quản lý tài sản trang thiết bị phục vụ trong phòng ăn và quầy bar.
Tổ chức nhân viên chuẩn bị phòng ăn chu đáo, đảm bảo vệ sinh, thơng thống mát mẻ, âm thanh ánh sáng hợp lý, phục vụ bữa ăn theo đúng quy trình kỹ thuật chu đáo kịp thời. Phục vụ ăn uống đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm. Phối hợp chặt chẽ với bộ phận bếp để phục vụ khách tốt nhất. Thực hiện đủ chức năng nhiệm vụ theo đúng quy đinh của Resort.
Bộ phận bếp
Xác định và thực hiện các quy định, chế độ tại nhà bếp, lập kế hoạch và tổ chức lên thực đơn
Nghiêm chỉnh chấp hành pháp lệnh vệ sinh an tồn thực phẩm, làm tốt cơng tác vệ sinh an toàn thực phẩm, vệ sinh môi trường và vệ sinh nhà bếp, lắng nghe ý kiến của đề nghị của cán bộ, cán bộ công nhân viên, không ngừng thay đổi món ăn, nâng cao chất lượng món ăn.
Làm tốt cơng tác hạch tốn giá thành, thống kê và công khai bảng biểu hàng tháng. Đảm bảo mua hàng kịp thời, thực phẩm tươi sống đảm bảo chất lượng.
Tổ bảo dưỡng có nhiệm vụ kiểm tra bảo trì, bảo dưỡng và sửa chữa các trang thiết bị trong Resort, đảm bảo hoạt động của Resort được bình thường. Đảm bảo phát hiện nhanh chóng và sửa chữa kịp thời khi nhận được thơng báo về tình trạng trang thiết bị tại Resort.
Tổ bảo vệ có nhiệm vụ bảo vệ an tồn cho Resort, trơng coi các phương tiện đi lại của nhân viên Resort và của khách. Ngồi ra tổ bảo vệ cịn phối hợp với các bộ phận khác như lễ tân để mang hành lý cho khách vì Resort khơng có nhân viên khuân vác riêng. Các nhân viên bảo vệ ở đây luôn giữ thái độ tơn trọng khách vì vậy đã để lại ấn tượng tốt cho khách khi đến Resort vì ngồi bộ phận lễ tân thì bảo vệ chình là người đầu tiên tiếp xúc với khách.
Tổ bảo dưỡng và bảo vệ phải phối hợp với bộ phận lễ tân, bộ phận buồng giải quyết các tình huống phát sinh một cách nhanh chóng, hiệu quả để đáp ứng được yêu cầu của khách một cách cao nhất.
Qua sơ đồ cơ cấu trên cho thấy cơ cấu tổ chức của Sunny House Resort Thái Nguyên rất phù hợp với mục tiêu kinh doanh của Resort, đảm bảo sự phân quyền cụ thể rõ ràng, chính xác tới từng bộ phận và cá nhân tạo điều kiện thuận lợi cho họ hồn thành tốt các cơng việc được giao, nâng cao năng suất lao động. Cơ cấu gọn nhẹ có khả năng ứng phó một cách linh hoạt với các biến động của môi trường kinh doanh