Các phòng ban luôn có mối liên kết chặt chẽ với nhau và luôn đảm bảo được thực hiện theo quy trình.
Đứng đầu công ty là Ban giám đốc, bao gồm: Chủ tịch, Giám đốc và phía dưới là các phòng ban chức năng công ty.
- Ban giám đốc:
Là những người sáng lập ra công ty, điều hành mọi hoạt động của công ty cũng là người chịu mọi trách nhiệm về hoạt động của công ty.
- Phòng Kinh doanh:
Có chức năng hướng dẫn, chỉ đạo các hoạt động nghiên cứu và phát triển các loại sản phẩm, dịch vụ mới, nghiên cứu cải tiến các sản phẩm, dịch vụ đã có để đáp ứng nhu cầu của thị trường, góp phần mở rộng và phát triển thị trường, đáp ứng mục tiêu của công ty.
- Phòng Kế hoạch:
Có chức năng tham mưu, hỗ trợ công việc cho Ban Giám đốc trong các lĩnh vực về xây dựng định hướng, chiến lược phát triển, ke hoạch sản xuất kinh doanh và đầu tư.
- Phòng Tài chỉnh:
Tổ chức hạch toán các nghiệp vụ, thống kê ke toán, phản ánh chính xác, đầy đủ các số liệu, tình hình luân chuyển các loại vốn trong kinh doanh của công ty, thanh toán/ thu hồi công nợ của công ty, kiểm tra việc chấp hành che độ báo cáo ke toán thống kê của công ty cũng như các hoạt động ke toán khác.
- Phòng Nhân sự:
Quản lý, cung ứng nguồn nhân lực phục vụ cho hoạt động kinh doanh, xử lý các nghiệp vụ hành chính. Quản lý công tác lưu trữ hồ sơ, tổ chức các phong trào thi đua khen thưởng...
2.1.4 Tổ chức công tác kế toán 2.1.4.1 Tổ chức bộ máy ke toán
Mô hình tổ chức bộ máy ke toán phù hợp với quy mô của công ty. Tất cả nhân viên ke toán đều có trình độ đại học trở lên và làm việc dưới sự giám sát chỉ đạo của giám đốc tài chính và ke toán trưởng. Mỗi ke toán đảm nhận một công việc khác nhau và hỗ trợ nhau hoàn thành công việc.
Sơ đồ 2-2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
2.1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành
- Giám đốc tài chỉnh (CFO):
Là người phụ trách và chịu trách nhiệm về mảng tài chính của công ty.
CFO sẽ phân tích tình hình tài chính tổng thể của doanh nghiệp, tính toán các khoản tài chính (đầu tư, chi phí, doanh thu, các khoản phí nội bộ, v.v.), hoạch định ngân sách hằng
năm cho các bộ phận, phòng ban trong công ty; dự trù quỹ dự phòng cho công ty, hoạch định ke hoạch tài chính tổng thể của công ty. Sau đó đánh giá và làm báo cáo để trình ban giám đốc.
Từ đó có thể đảm bảo bộ máy tài chính - ke toán vận hành ổn định và trơn tru nhằm giúp
cho công ty phát triển bền vững.
Ke toán trưởng của công ty chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán, tài chính
của đơn vị, kiểm tra việc thực hiện che độ, chuẩn mực quy định của Nhà nước về lĩnh vực ke toán cũng như tài chính. Ngoài ra, ke toán trưởng có vai trò quản lý hệ thống ke toán của doanh nghiệp, kiểm tra ghi chép, hạch toán các nghiệp vụ kinh te phát sinh nhằm vận hành của công ty. Từ đó có thể thiết lập đầy đủ và gửi đúng hạn các báo cáo ke toán, thống kê và quyết toán theo qui định của Nhà nước nói chung và Chính sách công ty nói riêng.
Thực hiện quản lý hoạt động ngân sách của doanh nghiệp. Hoạch định và đưa ra những quyết định tài chính ngắn hạn.
Thực hiện các công việc theo sự chỉ đạo của Ban giám đốc.
- Kế toán tổng hợp:
Tổng hợp các số liệu đã được các ke toán phần hành khác ghi chép lên sổ cái, nguồn vốn, quỹ của công ty để có thể xác định lãi, lỗ, các khoản thanh toán với ngân sách nhà nước như thuế môn bài, thue TNCN, v.v. Bên cạnh đó, KTTH còn có nhiệm vụ ghi chép vào sổ cái của công ty, lập bảng cận đối ke toán và các báo cáo theo yêu cầu của ke toán trưởng, kiểm tra lại tính chính xác, trung thực của các báo cáo của công ty trước khi giám
đốc ký duyệt.
Giúp ke toán trưởng làm báo cáo phân tích hoạt động kinh te - tài chính của công ty.
- Kế toán công nợ: gồm ke toán nợ phải thu và ke toán nợ phải trả.
Tiep nhận và xử lý các hợp đồng kinh te từ các phòng ban khác của công ty. Ngoài ra, KTCN có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán của các khách hàng (khoản phải thu, khoản phải trả, v.v.). KTCN còn là người trực tiếp lập các báo cáo công nợ vào mỗi cuối
kỳ, thông báo tình hình thanh toán công nợ và tình hình thực hiện các hợp đồng công nợ
của doanh nghiệp với ke toán tổng hợp nhằm phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính hàng
tháng.
Kiểm tra việc bảo quản, lưu trữ các tài liệu ke toán.
Nhìn chung, thủ quỹ tại công ty đảm nhiệm các nhiệm vụ: Xuất hóa đơn GTGT, thanh toán và hạch toán các nghiệp vụ thu - chi khi có đầy đủ chứng từ hợp lệ, lưu trữ đầy đủ hệ thống chứng từ theo đúng quy định của công ty, lên danh sách thanh toán và thu/chi công nợ, lập báo cáo và kê khai thue GTGT để gửi báo cáo định kỳ cho Chi cục Thue, v.v.
Cập nhật chính xác, kịp thời thu - chi - tồn số dư của các tài khoản ngân hàng, từ đó có thể báo cáo cho Ban Giám Đốc, Ke toán trưởng khi được yêu cầu.
Thực hiện các công việc theo sự chỉ đạo của cấp trên.
2.1.5 Các chính sách, chuẩn mực ke toán áp dụng tại công ty2.1.5.1 Kỳ ke toán, đơn vị tiền tệ sử dụng 2.1.5.1 Kỳ ke toán, đơn vị tiền tệ sử dụng
Kỳ ke toán năm: từ ngày 01/01 đen 31/12 Đơn vị tiền tệ: VNĐ.
Phương pháp đánh giá ngoại tệ: theo tỷ giá thực te. Thue GTGT theo phương pháp khẩu trừ.
2.1.5.2 Chuẩn mực ke toán và che độ ke toán
Báo cáo tài chính được lập và trình bày phù hợp, tuân thủ chuẩn mực ke toán và che độ ke toán doanh nghiệp vừa và nhỏ theo thông tư 200/2014/TT-BTC được ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ tài chính.
Ve việc tuân thủ Chuẩn mực ke toán và Che độ ke toán: tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Chuẩn mực ke toán, Che độ ke toán Việt Nam do Bộ Tài chính ban hành.
2.1.5.3 Chính sách ke toán
Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và các khoản tương đương tiền: tiền bao gồm tiền gửi có kỳ hạn và tiền gửi không kỳ hạn.
Các khoản tương đương tiền: khoản đầu tư tài chính ngắn hạn dưới 3 tháng có khả năng chuyển đổi thành lượng tiền xác định không có nhiều rủi ro.
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: theo giá gốc, theo phương pháp Nhập trước xuất trước, hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Nguyên tắc ghi nhận và các phương pháp tính khấu hao TSCĐ, TSCĐ thuê tài chính, BĐS đầu tư: Khấu hao theo đường thẳng, tuân thủ quy định về quản lý sử dụng và khấu hao tài sản cố định.
Nguyên tắc ghi nhận vốn chủ sở hữu: ghi nhận theo vốn thực góp. Lợi nhuận sau thuế ghi nhận: lợi nhuận - thue TNDN và các khoản điều chỉnh hồi tố.
Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu: tuân thủ đầy đủ điều kiện ghi nhận doanh thu, doan thu tài chính theo thông báo lãi của Ngân hàng.
Nguyên tắc ke toán chi phí: Phù hợp với doanh thu, ghi nhận đầy đủ chi phí quản lý và chi phí bán hàng.
2.1.5.4 Tổ chức sổ sách tại công ty
Căn cứ theo thông tư 200/2014/TT-BTC được ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014 của
Bộ tài chính áp dụng cho DN vừa và nhỏ, hình thức sổ ke toán được SMARTNET áp
dụng là ke toán trên máy tính. Đặc trưng cơ bản của Hình thức ke toán trên máy vi tính là công việc ke toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm ke toán trên máy vi tính. Phần mềm ke toán được thiết ke theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức ke
toán hoặc kết hợp các hình thức ke toán theo quy định. Phần mềm ke toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ ke toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ ke toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Tất cả các nghiệp vụ phát sinh mỗi ngày đều được hạch toán vào Phần mềm ke toán dựa
trên những chứng từ đã được kiểm tra hợp lệ như: hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo có, giấy báo nợ.
Cuoi mỗi tháng, mối quý, mỗi năm cộng số liệu trên Phần mềm và lập Bảng cân đối phát
sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu thì sẽ được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Công ty Smartnet là một công ty thương mại vừa và nhỏ bao gồm những sổ sách sau:
- Sổ cái tài khoản.
- Sổ chi tiết tài khoản.
- Sổ chi tiết công nợ khách hàng, nhà cung cấp.
- Bảng tính khấu hao TSCĐ.
- Bảng tính phân bổ công cụ, dụng cụ.
- Bảng cân đối phát sinh.
2.1.5.5 Phần mềm ke toán
Công ty SMARTNET chọn hình thức sổ ke toán là ke toán trên máy tính nên phần mềm
thực hiện công việc chính là phần mem FAST BUSINESS ONLINE. Bên cạnh đó công ty cũng ứng dụng các phầm mềm như Excel. Word, Phần mem Operation Tools, phần mềm hỗ trợ kê khai thue HTKK, v.v.
Hình 2-1. Hình ảnh minh họa phần mềm kế toán Fast Business Online
Phần mem Fast Business Online có ưu điểm nổi bật là tốc độ xử lý rất nhanh phù hợp với nhu cầu và quy mô của công ty. Một số ưu điểm của phầm mềm này cũng ke toán tại công ty làm việc dễ dàng hơn như: Cho phép kết xuất báo cáo ra Excel với mẫu biểu sắp xếp đẹp; sử dụng làm việc mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị; không cần cài đặt phần
mềm trên máy chủ hay các phần mềm hỗ trợ khác; dễ dàng truy xuất thông tin, đảm bảo tín chính xác.
2.1.6 Thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển trong tương lai của doanhnghiệp nghiệp
2.1.6.1 Thuận lợi
Với sự phát triển của xã hội hiện nay, Vi điện tử SmartPay của công ty Smartnet được đưa ra thị trường như là một công cụ trung gian thanh toán tiện lợi hữu ích cho cuộc sống
trong thời đại công nghệ hóa hiện nay. SmartPay là nền tảng thanh toán điện tử thông minh và an toàn, nhằm cải thiện cuộc sống của hàng triệu người Việt Nam, bao gồm khách hàng cá nhân và hộ kinh doanh, bằng cách kết nối cộng đồng với các dịch vụ tài chính nhanh chóng và dễ dàng với những tiện tích đa dạng như:
- Chuyển tiền nhanh chóng & miễn phí bằng số điện thoại. - Chủ hộ kinh doanh đăng ký dịch vụ nhanh chóng.
- Quản lý, theo dõi và thanh toán định kỳ khoản vay FE-Credit hiệu quả, tiện lợi. - Nhận khoản vay qua Vi ngay lập tức.
- Nạp tiền điện thoại với chiết khấu hấp dẫn.
- Thanh toán tiền điện, nước, truyền hình cáp, internet mọi lúc mọi nơi. - Dễ dàng giới thiệu bạn bè đăng ký sử dụng thông qua “QR-Code”.
Với những tiện ích thuận tiện cho người sủ dụng chỉ với 3 năm ra mắt thị trường SmatPay
đã phủ sóng trên 61 tình thành phố, có hơn 1,2 triệu người sử dụng, có gần 500 điểm thanh toán và hơn 20 nghìn đội ngũ nhân viên và cộng tác viên trên toàn quốc.
2.1.6.2 Khó khăn
Trong xã hội hiện nay có rất nhiều loại hình ví điện tử khác nhau và vì the Vi điện tử SmartPay khi đưa ra thị trường bắt buộc phải cạnh tranh với các loại hình ví điện tử khác
để có thể tạo ra được nhiều cơ hợi tiếp cận với nhiều khách hàng hơn.
Dịch vụ Vi điện tử còn gặp khó khăn trong việc phát triển dịch vụ, nhất là cho các đối tượng không có tài khoản tại ngân hàng, những người sống ở khu vực nông thôn, vùng sâu, vùng xa.
2.1.6.3 Phương hướng phát triển
Mục tiêu phát triển của SmartPay là hướng tới một nền kinh te tương lai không tiền mặt.
Trên hết đội ngũ nhân viên của SmartPay luôn dành tất cả sự tận tâm và chân thành để phát triển SmartPay với những giá trị cốt lõi: GẮN KẾT - ĐẠI CHÚNG - ĐÁNG TIN CẬY.
SmartPay mong muốn trở thành doanh nghiệp hàng đầu về mạng lưới điểm chấp nhận thanh toán, là "người bạn" mà tiểu thương nghĩ đen đầu tiên khi tìm kiếm giải pháp công
nghệ hỗ trợ kinh doanh. Đồng thời, luôn nỗ lực đem lại những giá trị thiết thực trong việc thanh toán, những dịch vụ tài chính chất lượng cao cho tất cả khách hàng và đối tác.
Mục tiêu chính của SmartPay luôn hướng tới nền kinh te không tiền mặt trong tương lai không xa.
2.2 Ke toánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
2.2.1 Đặc điểm
Doanh thu của công ty chủ yếu đen từ việc cung cấp các dịch vụ trung gian thanh toán (ví dụ: Kootoro, Laha Café, FPT Shop, 7-Eleven, ...).
Doanh thu được tạo ra từ việc thu phí các giao dịch được thực hiện trên Vi điện tử SmartPay. Khi một giao dịch được thực hiện thành công thì công ty sẽ nhận được khoản hoa hồng cho một dịch vụ mà nhà cung cấp đã thỏa thuận theo hợp đồng dịch vụ đã kí, gọi chung là ‘Phí dịch vụ trung gian thanh toán’.
Phương pháp cung cấp dịch vụ: thông qua ví điện tử SmartPay (ứng dụng thanh toán điện tử do công ty quản lý).
Phương thức thanh toán: Thanh toán “không dùng tiền mặt” bằng cách chuyển khoản định kì hàng tháng khi SmartNet gửi đề nghị thanh toán.
Chính sách cung cấp dịch vụ: Thông qua các giao dịch thường được cung cấp trên ví điện tử SmartPay như:
- Nạp tiền vào tài khoản Vi SmartPay từ tài khoản thanh toán hoặc thẻ ghi nợ của khách hàng (Chủ tài khoản Ví); nhận tiền từ tài khoản Vi SmartPay khác;
- Chuyển tiền cho tài khoản Vi SmartPay khác;
- Rút tiền từ Vi về tài khoản ngân hàng hoặc thẻ ghi nợ của khách hàng (Chủ tài khoản Ví);
- Mua thẻ điện thoại, nạp tiền trực tiếp vào tài khoản điện thoại;
- Thanh toán hóa đơn dịch vụ tiện ích sinh hoạt: điện, nước, internet, v.v.;
- Thanh toán hóa đơn tài chính như các khoản vay ngân hàng/ công ty tài chính/ tổ chức tín dụng, v.v.;
- Mua, thanh toán các dịch vụ khác như vé máy bay, vé xem phim, v.v.;
2.2.2 Chu trình luân chuyển chứng từ và ghi nhận nghiệp vụ
Chứng từ liên quan bao gồm: hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng, ủy nhiệm chi, v.v.
Chu trình luân chuyển chứng chứng từ (Lưu đồ 2-1, PL01). Mô tả chu trình:
Khi khách hàng gửi yêu cầu mua hàng/cung cấp dịch vụ, Phòng Kinh Doanh sẽ tiếp nhận
và xử lí yêu cầu. Sau đó lập bảng báo giá theo Quy định Công ty và trình lên trưởng phòng Kinh Doanh chờ phê duyệt.
Khi bảng báo giá đã được duyệt sẽ được gửi cho khách hàng. Neu khách hàng đồng ý nhận cung cấp dịch vụ từ Công ty, phòng Kinh Doanh sẽ thực hiện kí kết hợp đồng dịch vụ giữa hai bên.
Phòng Kinh Doanh thu thập đầy đủ chứng từ liên quan như bảng báo giá, hợp đồng dịch
vụ đã kí kết, v.v. để gửi đen phòng Tài chính - Ke toán lập hóa đơn GTGT gồm 2 liên (liên 1 để lưu trữ chứng từ hạch toán, liên 2 gửi khách hàng cùng với Phieu đề nghị thanh
toán để tiến hành thanh toán).
Khách hàng có nghĩa vụ thanh toán cho công ty theo đúng các điều khoản hợp đồng sau khi nhận được bộ chứng từ đề nghị thanh toán của công ty. Từ đó phòng Ke toán sẽ theo
dõi công nợ, hạch toán doanh thu khi nhận được Giấy báo có từ Ngân hàng và lưu trữ chứng từ hạch toán.