• Tài khoản sử dụng: “TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”, gồm
các tài khoản cấp con như:
- Tài khoản 511111:Doanh thu bán thẻcào.
- Tài khoản 511711:Doanh thu cho thuê bất động sản. - Tài khoản 511812:Doanh thu dịch vụtrung gian. - Tài khoản 511814:Doanh thu dịch vụví điện tử. - . . ..
Sau khi nhận được các chứng từ: hóa đơn GTGT, phiếu thu tiền, v.v. ke toán căn cứ ghi nhận doanh thu và hạch toán nghiệp vụ lên phần mềm như sau:
- Mã khách hàng: tên, địa chỉ từ danh mục Khách hàng. - TK nợ: từ hệ thống bảng tài khoản.
- So hóa đơn, ngày hạch toán, ngày lập hóa đơn (dựa trên hóa đơn GTGT). - Mã hàng, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng: từ phiếu xuất kho.
- Giá bán: từ hợp đồng dịch vụ đã kí với khách hàng.
• Minh họa nghiệp vụ phát sinh
Nghiệp vụ 1 - Thu phỉ dịch vụ hẽ trợ thanh toán: Căn cứ vào hóa đơn GTGT số
0000342
(Hình 2.5), ngày 30/11/2020. Ke toán tổng hợp ghi nhận doanh thu như sau: - Bút toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 13111: 20.799.908 Có TK 511812: 18.909.007 Có TK 333111: 1.890.901
- Chứng từ minh họa: Hình 2-2, 2-3, 2-4 - PL02.
Nghiệp vụ 2 - Doanh thu cho thuê bất động sản: Căn cứ vào hóa đơn GTGT số
0000333
(Hình 2,4), ngày 30/11/2020 và Giấy báo Có của Ngân hàng (Hình 2.5). Ke toán ghi nhận doanh thu cho thuê bất động sản như sau:
- Bút toán ghi nhận doanh thu: Nợ TK 13111: 328.336.299
Có TK 511711: 298.487.544 Có TK 333111: 29.848.755
- Chứng từ minh họa: Hình 2-5, 2-6, 2-7, 2-8 - PL02.
Nghiêp vu 3 - Kết chuyển xác đinh kết quả kinh doanh: Sau khi thực hiện các thao tác
hạch toán trên phần mềm ke toán, hệ thống sẽ tự động cập nhật sang sổ chi tiết và sổ cái TK 511. Cuoi kỳ xác định kết quả kinh doanh, sau khi ghi nhận đầy đủ doanh thu trong kỳ, ke toán kết chuyển toàn bộ doanh thu cung cấp dịch vụ như sau:
- Bút toán kết chuyển doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Nợ TK 511: 317.396.551
Có TK 911: 317.396.551
- Chứng từ minh họa: Hình 2-9 - PL02.
2.3 Ke toán giá vốn hàng bán
2.3.1 Đặc điểm
Giá vốn cung cấp dịch vụ của công ty được tính theo tỉ lệ phần trăm hoa hồng trên mỗi giao dịch được thực hiện thành công theo hợp đồng đã thỏa thuận ban đầu.
Công ty tính giá hàng tồn kho theo phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO). 2.3.2 Chu trình luân chuyển chứng từ và ghi nhận nghiệp vụ
Chứng từ liên quan bao gồm: Phieu xuất kho, hóa đơn GTGT, v.v.
Phần mềm sẽ hạch toán tự động giá vốn lên phiếu bán hàng kiêm phiếu xuất khi ke toán tổng hợp cho chạy giá vốn hàng bán. Giá vốn sẽ tự cập nhật lên sổ cái, sổ nhật kí chung và bảng cân đối phát sinh.
2.3.3 Tài khoản sử dụng và một số nghiệp vụ minh họa
• Tài khoản sử dụng: Ke toán sử dụng “TK 632- Giá vốn hàng bán”, gồm 2 tài khoản
cấp con:
- TK 63213 - Giá vốn dịch vụ trung gian. - TK 63217 - Giá vốn thuê bất động sản.
• Minh họa nghiệp vụ phát sinh
Nghiêp vu 4 - Giá vốn thuê bất đông sản: Phí điện và điện lạnh Tháng 10/2020 và phí
bảo trì máy lạnh tháng 11+12/2020, ngày 23/11/2020, căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000097 (phía nhà cung cấp), ke toán hạch toán như sau:
- Bút toán ghi nhận giá vốn hàng bán: Nợ TK 63217: 377.082.544
Nợ TK 1331: 37.708.255
Có TK 33111: 414.790.799
Sau khi ke toán hạch toán vào phần mềm ke toán, số liệu sẽ được cập nhật tự động lên hệ thống như sổ chi tiết, sổ cái các TK có liên quan.
- Chứng từ minh họa: Hình 2-10, 2-11 - PL02.
Nghiệp vụ 5 - Giá vốn hàng bán thẻ cào: Căn cứ vào hóa đơn số 0000435 (Hình 2.9)
ngày 30/11/2020, trước khi ghi nhận doanh thu bán thẻ cào tháng 11/2020, ke toán phải ghi nhận giá vốn hàng bán thẻ cáo, cụ thể:
- Bút toán ghi nhận giá vốn và doanh thu: Nợ TK 63211: 3.920.193.362 Có TK 156111: 3.920.193.362 Nợ TK 131: 4.343.153.020 Có TK 511: 3.948.320.927 Có TK 3331: 394.832.093 - Chứng từ minh họa: Hình 2-12, 2-13, 2-14 - PL02.
Nghiêp vu 6 - Kết chuyển xác đỉnh kết quả kinh doanh: Sau khi thực hiện các thao tác
hạch toán trên phần mềm ke toán, hệ thống sẽ tự động cập nhật sang sổ chi tiết và sổ cái TK 632. Cuoi kỳ xác định kết quả kinh doanh, sau khi ghi nhận đầy đủ giá vốn hàng bán
- Bút toán kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 911: 4.297.275.906 Có TK 632: 4.297.275.906 - Chứng từ minh họa: Hình 2-15 - PL02. 2.4 Ke toán chi phí bán hàng 2.4.1 Đặc điểm
Chi phí bán hàng của công ty bao gồm các khoản như lương nhân viên bán hàng, cụ thể là nhân viên phòng kinh doanh chịu trách nhiệm trực tiếp với khách hàng hoặc bộ phận chăm sóc khách hàng; các chi phí quảng cáo, truyền thông trên các trang mạng xã hội nhằm mục đích tiếp cận gần hơn với các nhóm đối tượng khách hàng, mở rộng thị trường
kinh doanh; Chi phí quà tặng, mã giảm giá (vouchers) cho khách hàng; v.v. 2.4.2 Chu trình luân chuyển chứng từ và ghi nhận nghiệp vụ
Chứng từ liên quan gồm: hóa đơn GTGT, hợp đồng kinh te (hợp đồng dịch vụ), tờ trình, phiếu Đe nghị thanh toán, v.v.
Chu trình luân chuyển chứng từ (Lưu đồ 2-2 - PL01). Mô tả chu trình:
Quy trình được bắt đầu từ các phòng ban khác như phòng Marketing, phòng Kinh doanh,
phòng I.T, v.v.. Khi có nhu cầu thanh toán các chi phí liên quan đen chi phí bán hàng, các phòng ban gửi đề nghị thanh toán (payment request) cùng với các chứng từ liên quan
như hóa đơn GTGT, bảng kê chi tiết các hoạt động, v.v. đen phòng Tài chính - Ke toán. Sau đó, ke toán sẽ kiểm tra, theo dõi công nơ, lập lệnh chi tiền và trình lên CFO chờ duyệt. Khi chứng từ đã được duyệt và tiền đã được thanh toán, thủ quỹ sẽ thu thập bộ chứng từ gồm đề nghị thanh toán, hóa đơn GTGT liên 2, Giấy báo nợ của Ngân hàng, từ
đó cập nhật công nợ, hạch toán lên phần mềm và lưu trữ chứng từ. 2.4.3 Tài khoản sử dụng và một số nghiệp vụ minh họa
• Tài khoản sử dụng: “TK 641 - Chi phí bán hàng” bao gồm các tài khoản cấp con
- Tài khoản 641111:Chi phí lương nhân viên bán hàng; - Tài khoản 641711:Chi phí quảng cáo online (Web, app); - T ài khoản 641811:Chi phí quà tặng bằng TK Loyalty; - T ài khoản 641812:Chi phí quà tặng bằng hiện vật; - Tài khoản 641813:Chí phí quà tặng bằng voucher;
- ....
Khi phát sinh nghiệp vụ ghi nhận chi phí bán hàng, căn cứ vào các chứng từ trên, ke toán
nhập dữ liệu vào phần mềm ke toán. Hệ thống phần mềm sẽ tự động xử lý thông tin lên sổ cái, sổ chi tiết 641 và các tài khoản liên quan.
• Minh họa nghiệp vụ phát sinh
Nghiệp vụ 7 - Chi phí Marketing: Ngày 23/11/2020, ke toán hạch toán chi phí
marketing,
cụ thể là các chi phí in ấn tờ rơi, postcard cho dự án Chợ Rẫy, căn cứ vào hóa đơn số 0000882 của công ty TNHH An Khởi như sau:
- Bút toán ghi nhận chi phí: Nợ TK 641716: 1.529.500 Nợ TK 13111: 152.950
Có TK 33111: 1.682.450
- Chứng từ minh họa: Hình 2-16, 2-17 - PL02.
Nghiệp vụ 8 - Chi phỉ quảng cáo: Ngày 26/11/2020, ke toán hạch toán chi phí quảng
cáo, đăng bài post trên Group và Fanpage căn cứ vào hóa đơn số 0000092 như sau: - Bút toán ghi nhận chi phí:
Nợ TK 641711: 18.900.000 Nợ TK 13311: 1.890.000
Có TK 33111: 20.790.000
- Chứng từ minh họa: Hình 2-18, 2-19 - PL02.
Nghiệp vụ 9 - Kết chuyển chi phỉ bán hàng: Sau khi thực hiện các thao tác hạch toán
Cuối kỳ xác định kết quả kinh doanh, sau khi ghi nhận đầy đủ chi phí bán hàng trong kỳ,
ke toán kết chuyển như sau:
- Bút toán kết chuyển chi phí bán hàng: Nợ TK 911: 20.429.500
Có TK 641: 20.429.500
- Chứng từ minh họa: Hình 2-20 - PL02.
2.5 Ke toán chi phí quản lý doanh nghiệp
2.5.1 Đặc điểm
Chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty là toàn bộ những chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh, ví dụ như chi phí lương, thưởng, phúc lợi, các khoản trích theo lương như Bảo hiểm, Kinh phí công đoàn, v.v.; chi phí công cụ, dụng cụ văn phòng phẩm; các khoản thuế, phí, lệ phí; các khoản khấu hao TSCĐ và phân bổ CCDC; v.v.
2.5.2 Chu trình luân chuyển chứng từ và ghi nhận nghiệp vụ
Chứng từ liên quan gồm: hóa đơn GTGT, phiếu chi, bảng phân bổ CCDC, bảng khấu hao các loại TSCĐ, hợp đồng dịch vụ, v.v.
Chu trình luân chuyển chứng từ (Lưu đồ 2-3 - PL01). Mô tả chu trình:
Các phòng ban có nhu cầu thanh toán các chi phí liên quan đen chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ tiến hành lập bộ chứng từ đề nghị thanh toán gửi phòng Ke toán bao gồm:
- Phieu đề nghị thanh toán theo mẫu nội bộ công ty. - Hóa đơn GTGT.
- Hợp đồng dịch vụ, hợp đồng kinh te. - Tờ trình ngân sách (nếu có)
- Các chứng từ khác có liên quan.
Ke toán công nợ tiếp nhận bộ chứng từ và kiểm tra:
- Neu đầy đủ và hợp lệ sẽ tiến hành cập nhật công nợ lên phần mềm để theo dõi, đồng thời trình ký cho ke toán trưởng.
- Neu không sẽ yêu cầu các phòng ban cũng như nhà cung cấp bổ sung thêm các chứng từ cần thiết.
Ke toán trưởng kiểm tra và trình ký lên cấp trên để xin duyệt ngân sách. Sau khi bộ chứng từ đã được duyệt, ke toán tiền tiến hành lập phiếu chi, thanh toán cho người bán/ nhà cung cấp, đồng thời bổ sung phiếu chi và ủy nhiệm chi vào bộ chứng từ để lưu và hạch toán chứng từ lên phần mềm ke toán.
2.5.3 Tài khoản sử dụng và một số nghiệp vụ minh họa
• Tài khoản sử dụng: “TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp” bao gồm các tài khoản
cấp con:
- Tài khoản 642111: Chi phí lương nhân viên
- Tài khoản 642112: Chi phí BHXH, BHYT, BHTN, TNCN - Tài khoản 642115:Chi phí đào tạo, tuyển dụng
- Tài khoản 642211:Chi phí vật liệu quản lý - Tài khoản 642212:Chi phí phần mềm - Tài khoản 642312:Chi phí công cụ dụng cụ - Tài khoản 64241: Chi phí khấu hao TSCĐ - Tài khoản 64251: Thue, phí và lệ phí
- Tài khoản 642712: Chi phí phân bổ công cụ dụngcụ
- Tài khoản 642713: Chi phí điện nước, internet,điện thoại, v.v. - ...
Khi phát sinh nghiệp vụ ghi nhận chi phí bán hàng, căn cứ vào các chứng từ trên, ke toán
nhập dữ liệu vào phần mềm ke toán. Hệ thống phần mềm sẽ tự động xử lý thông tin lên sổ cái, sổ chi tiết 641 và các tài khoản liên quan.
• Minh họa nghiệp vụ phát sinh
Nghiệp vụ 10 - Chi phí Fax: Công ty sử dụng dịch vụ so Fax của Viettel Telecom, định
kỳ thanh toán dịch vụ khi nhận được đề nghị thanh toán, căn cứ vào hóa đơn số 0081866,
- Bút toán ghi nhận chi phí QLDN: Nợ TK 642713: 82.727
Nợ TK 13311: 8.273 Có TK 33111: 91.000
- Chứng từ minh họa: Hình 2-21, 2-22 - PL02.
Nghiêp vu 11 - Chiphí công tác của nhân viên: Vào ngày 30/11/2020, công ty ghi nhận
tạm ứng chi phí thuê xe đi công tác cho nhân viên Đào Thị Tuyet Nga, ke toán hạch toán
vào phần mềm như sau:
- Bút toán ghi nhận chi phí: Nợ TK 642815: 2.200.000 Nợ TK 13311: 220.000
Có TK 14111: 2.420.000
- Chứng từ minh họa: Hình 2-23, 2-24 - PL02.
Nghiệp vụ 12 - Kết chuyển chi phỉ QLDN: Sau khi thực hiện các thao tác hạch toán trên
phần mềm ke toán, hệ thống sẽ tự động cập nhật sang sổ chi tiết và sổ cái TK 642. Cuoi kỳ xác định kết quả kinh doanh, sau khi ghi nhận đầy đủ chi phí QLDN trong kỳ, ke toán
kết chuyển như sau:
- Bút toán kết chuyển chi phí QLDN:
Nợ TK 911: 2.282.727 Có TK 642: 2.282.727
- Chứng từ minh họa: Hình 2-25 - PL02.