6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.3. ĐẶC ĐIỂM VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
1.3.2. Phân loại văn bản hành chính
Văn bản có thể phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau tùy thuộc mục đích, nội dung và yêu cầu phân loại. Nhìn chung phân loại văn bản là để nắm vững tính chất, ý nghĩa và tầm quan trọng của từng loại văn bản. Dựa vào tiêu chí hình thức văn bản, văn bản hành chính có thể phân loại như sau:
a.Văn bản hành chính cá biệt
cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình nhằm giải quyết các cơng việc cụ thể. Bao gồm:
(1) Quyết định (cá biệt):là loại văn bản dùng để quy định các vấn đề về chế
độ, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự và giải quyết những vấn đề khác dưới hình thức áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật. Việc áp dụng này chỉ được thực hiện mội lần cho một cá nhân, một sự việc hay một vấn đề cụ thể. Do đặc điểm nói trên, chủ thể ban hành quyết định là thủ trưởng các cơ quan quản lý nhà nước (Thủ tướng, bộ trưởng, hoặc thủ trưởng cơ quan ngang bộ, UBND các cấp), thủ trưởng các cơ quan hành chính sự nghiệp, thủ trưởng các doanh nghiệp nhà nước và doanh nghiệp dân doanh.
(2) Chỉ thị (cá biệt):là loại văn bản dùng để giải quyết những cơng việc mang
tính chất cá biệt của các cơ quan quản lý nhà nước. Chỉ thị (cá biệt) do Thủ tướng, bộ trưởng, hoặc thủ trưởng cơ quan ngang bộ ban hành.
b.Văn bản hành chính thơng thường
Văn bản hành chính thơng thường là những văn bản mang tính thơng tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức. Hệ thống loại văn bản này rất đa dạng và phức tạp, có thể phân thành 2 loại chính:
- Văn bản hành chính thơng thường khơng có tên loại:
Cơng văn (hành chính): là văn bản dùng để giao dịch về cơng việc hành chính
giữa các cơ quan, tổ chức hoặc giữa cơ quan tổ chức với công dân. Phạm vi sử dụng của công văn rất rộng, liên quan đến các lĩnh vực hoạt động thường xuyên của cơ quan tổ chức.
- Văn bản hành chính thơng thường có tên loại:
(1) Thông cáo: là văn bản do các cơ quan quản lý nhà nước trung ương dùng
để công bố với nhân dân một quyết định hoặc một sự kiện quan trọng về đối nội, đối ngoại của quốc gia. Thông cáo do Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội,
Chính phủ, Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam ban hành.
(2)Thông báo:là văn bản dùng để thông tin các vấn đề trong hoạt động của
các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân...để các đối tượng có liên quan biết hoặc thực thi.
(3)Báo cáo:là văn bản phản ánh toàn bộ hoạt động và những kiến nghị của
mình hoặc tường trình về một vấn đề, một cơng việc cụ thể nào đó hoặc xin ý kiến chỉ đạo.
(4) Chương trình: là văn bản để xác định trọng tâm, nội dung, giải pháp trong
một khoảng thời gian nhất định và công tác tổ chức thực hiện của một đơn vị về một chủ trương công tác.
(5) Hướng dẫn: là văn bản giải quyết chỉ dẫn cụ thể việc tổ chức thực hiện văn bản hoặc chù trương của đơn vị hoặc của cơ quan lãnh đạo trên.
(6)Kế hoạch: là văn bản dừng để xác định mục đích yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó.
(7) Tờ trình: là văn bản dùng để thuyết trình tổng quát về một đề án, một vấn
đề, một dự thảo văn bản để cấp trên xem xét, quyết định.
(8) Đề án: là văn bản dùng để trình bày hệ thống về một kế hoạch, giải pháp,
giải quyết một nhiệm vụ, một vấn đề nhất định để cấp có thẩm quyền phê duyệt.
(9) Quy định: là văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và chế
độ cụ thể về một lĩnh vực công tác nhất định hoặc trong hệ thống các cơ quanchun mơn có chức năng, nhiệm vụ.
(10) Quy chế: là văn bản xác định các nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ và lề lối làm việc của tổ chức cơ quan hoặc một lĩnh vực công tác nhất định.
(11) Phương án: là loại văn bản nêu dự kiến về cách thức, trình tự tiến hành cơng việc trong hoàn cảnh, điều kiện nhất định.
(12) Biên bản: là văn bản ghi các ý kiến trong cuộc họp hoặc lập biên bản về
một sự kiện đặc biệt xảy ra.
bên bằng văn bản trong dó các bên ký với nhau lập một quan hệ pháp lý về quyền lợi và nghĩa vụ.
(14) Công điện: là loại văn bản đặc trưng dùng để truyền đạt nhanh một mệnh
lệnh, một nội dung công việc đến cơ quan, đơn vị, tổ chức để thực hiện trong trường hợp khẩn cấp.
(15) Giấy chứng nhận: là văn bản dùng để xác nhận một sự việc, một đối tượng có liên quan đến hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.
(16) Giấy ủy nhiệm: là loại văn bản dùng để ghi nhận sự thỏa thuận giữa người có quyền (hoặc người đại diện theo pháp luật) và người được ủy nhiệm. Theo đó, người được ủy nhiệm thực hiện quyền hoặc nghĩa vụ thay cho người có quyền (hoặc người đại diện theo pháp luật).
(17) Giấy mời:là loại văn bản dành cho cơ quan nhà nước sử dụng khi cần
triệu tập công dân đến trụ sở cơ quan để giải quyết những vấn đề liên quan đến yêu cầu hoặc khiếu nại của công dân đó (giấy mời của cơ quan hành chính).
(18) Giấy giới thiệu: là loại văn bản cấp cho đại diện được ủy quyền để liên
hệ, giao dịch, giải quyết công việc. Thường dùng mẫu in sẵn.
(19) Giấy nghỉ phép: là loại văn bản cấp cho cán bộ, nhân viên được nghỉ phép theo luật lao động để giải quyết các công việc cá nhân.
(20) Giấy đi đường (công lệnh): là loại văn bản cấp cho đại diện được đi công
tác để liên hệ, giải quyết cơng việc, chỉ đạo kiểm tra chương trình cơng tác nhằm xác định hoặc chứng nhận người đó đã đến địa điểm cơng tác... Thường dùng mẫu in sẵn.
(21) Giấy biên nhận Hồ sơ: là loại văn bản dùng để xác nhận số lượng và loại
hồ sơ, giấy tờ hoặc do cơ quan hoặc cá nhân khác gửi đến.
(22) Phiếu gửi:là loại văn bản dùng để gửi tài liệu của cơ quan, tổ chức, đơn
vị, cá nhân đến cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân khác. Phiếu gửi không thay thế cho công văn.
(23) Phiếu chuyển: là loại văn bản dùng để chuyển hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân đến bộ phận khác để tiếp tục giải quyết hoặc do chủ
thể chuyển khơng có thẩm quyền giải quyết.
1.3.3. Đặc trưng và đặc điểm ngôn ngữ văn bản hành chính
a. Đặc trưng của ngơn ngữ văn bản hành chính
Ngơn ngữ trong văn bản quản lý nhà nước phải đảm bảo phản ánh đúng nội dung cần truyền đạt, sáng tỏ các vấn đề, không để người đọc, người nghe không hiểu hoặc hiểu nhầm, hiểu sai. Do đó, ngơn ngữ trong văn bản quản lý nhà nước có các đặc trưng sau:
* Tính chính xác,rõ ràng:Đây là một đặc điểm quan trọng trong văn bản hành
chính. Tính chính xác trong cách dùng từ, đặt câu phải đi đơi với tính minh bạch, rõ ràng trong kết cấu văn bản để đảm bảo tính xác định, tính đơn nghĩa của nội dung, chỉ cho phép một cách hiểu, không gây hiểu lầm, câu cú phải ngắn gọn, khơng rườm rà.
* Tính phổ thơng đại chúng: Văn bản phải được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu,
tức là bằng những ngôn ngữ phổ thông, các yếu tố ngơn ngữ nước ngồi đã được Việt hóa tối ưu.“Ngơn ngữ sử dụng trong văn bản phải chính xác, phổ thơng, cách
diễn đạt phải đơn giản, dễ hiểu. Đối với thuật ngữ chun mơn cần xác định rõ nội dung thì phải được định nghĩa trong văn bản” (Điều 5, Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật).
Việc lựa chọn ngơn ngữ trong q trình soạn thảo văn bản hành chính là một việc quan trọng. Cần lựa chọn ngôn ngữ thận trọng, tránh dùng các ngôn ngữ cầu kỳ, tránh sử dụng ngôn ngữ và diễn đạt suồng sã.
* Tính khn mẫu: Khác với các phong cách ngôn ngữ khác, ngôn ngữ trong
văn bản thuộc phong cách hành chính có tính khn mẫu ở mức độ cao. Văn bản cần được trình bày, sắp xếp bố cục nội dung theo các khn mẫu có sẵn chỉ cần điền nội dung cần thiết vào chỗ trống. Tính khn mẫu đảm bảo cho sự thống nhất, tính khoa học và tính văn hóa của cơng văn giấy tờ.
Tính khn mẫu cịn thể hiện trong việc sử dụng từ ngữ hành chính - cơng vụ, các quán ngữ kiểu: “Căn cứ vào…”, “Theo đề nghị của…”, “Các… chịu trách nhiệm thi hành… này”…, hoặc thông qua việc lặp lại những từ ngữ, cấu trúc ngữ
pháp, dàn bài có sẵn… Tính khn mẫu của văn bản giúp người soạn thảo đỡ tốn công sức, đồng thời giúp người đọc dễ lĩnh hội, mặt khác, cho phép ấn bản số lượng lớn, trợ giúp cho công tác quản lý và lưu trữ theo kỹ thuật hiện đại.
* Tính khách quan: Nội dung của văn bản phải được trình bày trực tiếp, khơng
thiên vị, bởi lẽ loại văn bản này là tiếng nói quyền lực của Nhà nước chứ khơng phải tiếng nói riêng của một cá nhân, dù rằng văn bản có thể được giao cho một cá nhân soạn thảo. Là người phát ngôn cho cơ quan, tổ chức công quyền, các cá nhân không được tự ý đưa những quan điểm riêng của mình vào nội dung văn bản, mà phải nhân danh cơ quan trình bày ý chí của nhà nước. Chính vì vậy, cách hành văn biểu cảm thể hiện tình cảm, quan điểm cá nhân không phù hợp với văn phong hành chính - cơng vụ. Tính khách quan, phi cá nhân của văn bản gắn liền với chuẩn mực, kỉ cương, vị thế, tơn ti mang tính hệ thống của cơ quan nhà nước, có nghĩa là tính chất này được quy định bởi các chuẩn mực pháp lý.
Tính khách quan làm cho văn bản có tính trang trọng, tính ngun tắc cao, kết hợp với những luận cứ chính xác sẽ làm cho văn bản có sức thuyết phục cao, đạt hiệu quả trong công tác quản lý nhà nước.
*Tính trang trọng, lịch sự: Văn bản quản lý nhà nước là tiếng nói của cơ quan
cơng quyền, nên phải thể hiện tính trang trọng, uy nghiêm. Lời văn trang trọng thể hiện sự tôn trọng với các chủ thể thi hành, làm tăng uy tín của cá nhân, tập thể ban hành văn bản.
Tính trang trọng, lịch sự của văn bản phản ánh trình độ giao tiếp “văn minh hành chính” của một nền hành chính dân chủ, pháp quyền hiện đại.
b.Đặc điểm ngôn ngữ văn bản hành chính
* Đặc điểm ngữ âm:Bắt buộc sử dụng hệ thống ngữ âm chuẩn. Dù viết hay in
đều phải sử dụng kiểu chữ chân phương, dễ đọc.Cách viết các chữ số, hạng mục, bảng biểu đều tuân theo những quy định chặt chẽ.Ví dụ: Số tiền gửi qua bưu điện bằng số.....bằng chữ....
*Đặc điểm từ vựng: Sử dụng từ ngữ hành chính và khn sáo hành chính xuất
Tên gọi tổ chức cơ quan đồn thể: Bộ Giáo dục và Đào tạo, Ủy ban nhân dân,... Tên người và chức trách trong quan hệ hành chính:Thủ tướng, Nguyên Bộ trưởng..., nguyên cáo,bịcáo, bị can, đương sự, chánh văn phòng...
Tên gọi các loại văn bản hành chính: cơng văn, luật, văn bản dưới luật, hợp đồng, biên bản ghi nhớ.
Từ ngữ thuộc về thể thức hành chính: kính gửi, kính chuyển, đồng kính gửi, chiếu, xét, đề nghị, chịu trách nhiệm thi hành,...
Từ ngữ văn hóa chung được dùng một cách đặc biệt: cá nhân (người), pháp nhân (cơ quan, tổ chức có quyền lợi và trách nhiệm), phía, bên (người, nhóm người,
cơ quan hoặc Nhà nước phát hiện trong quan hệ hành chính, chính thức với người, nhóm người, cơ quan khác hoặc Nhà nước)...
“Khn sáo hành chính là đơn vị từ vựng hay đơn vị cú pháp luôn luôn được tái hiện, có tương quan với những hồn cảnh thường được lặp đi lặp lại hoặc với những khái niệm phổ biến, và làm cho chúng được biểu đạt dễ dàng. Khn sáo hành chính đối lập với phương tiện cá nhân tác giả”.[27,71].
Có thể để vào khuôn sáonhững từ ngữ sau đây: nay ban hành, theo đề nghị, căn cứ vào, chiếu quyết định thi hành, trân trọng đề nghị, có hiệu lực từ ngày, chấp hành nghiêm chỉnh, có trách nhiệm thực hiện...
Trong văn bản hành chính, từ dùng phải chính xác, nghiêm túc, rõ ràng, được lựa chọn khắc khe nhằm tránh hiểu sai nghĩa. Không sử dụng những từ ngữ chung chung, mơ hồ; những từ ngữ có hình ảnh, có tính biểu tượng. Khơng dùng từ địa phương, biệt ngữ, tiếng lóng. Khơng dùng những từ khẩu ngữ thơng tục như; phe phẩy, móc ngoặc, mua bán vịng vo, vịng vèo, mua chui, đi cổng hậu,... Vì màu sắc
biểu cảm - cảm xúc có tính chất đánh giá chủ quan của những từ này khơng thích hợp với tính chất thể chế, pháp quy, tính chất nghiêm túc, trang trọng cần phải có trong văn bản hành chính.
Thích hợp với giọng văn nghiêm túc, khách quan, từ Hán Việt chiếm một tỉ lệ lớn trong văn bản hành chính, như: Hiệu trưởng, Chủ nhiệm khoa, Phòng giáo vụ, phòng đào tạo, khởi tố, thụ lý, hữu quan, lưu hành, truy cứu, phúc tra, hình
sự,...Trong số từ ngữ Hán - Việt có những từ ngữ có sắc thái cổ và màu sắc lịch sử như: ngài tổng thống,quốc vụ khanh, đại sứ đặc mệnh toàn quyền, đại diện lâm thời. Ngồi ra, để đảm bảo độ chính xác cao, một số văn bản hành chính ghi rất cụ thể chi tiết đích danh nhân vật, đối tượng, việc làm, ngày giờ, do đó sử dụng nhiều quán ngữ như: nêu trên, dưới đây, kèm theo, đang xét, bên hữu quan, cơ quan chủ quản...
* Đặc điểm ngữ pháp: Cú pháp của văn bản hành chính là thứ cú pháp sách vở
rập khuôn, loại trừ những cấu trúc biểu cảm của ngôn ngữ cá nhân.Thường sử dụng câu tường thuật, câu cầu khiến - mệnh lệnh, ít dùng câu hỏi, câu cảm thán. Tính chặt chẽ của cấu trúc câu rất được coi trọng.
Trong một số loại văn bản hành chính như hiến pháp, luật định thường chứa đựng nhiều câu phức rất dài với những thành phần đồng chức (liên hệ ngữ pháp). Để minh bạch, loại văn bản này sử dụng các chữ số La Mã, Ả Rập và các chữ cái để chia tách các bộ phận.
Trong văn bản hành chính tồn tại một dạng câu rất đặc trưng được gọi là câu văn hành chính. Đó là một câu ghép trải ra theo độ dài của văn bản với nhiều mệnh đề được phân tích theo cách xuống dịng trong các văn bản quyết định hành chính.
1.3.4. Học viện Chính trị khu vực III và các loại văn bản hành chính nhà nước lưu hành tại cơ sở
a.Vài nét về Học viện Chính trị khu vực III
Học viện Chính trị khu vực III là đơn vị trực thuộc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh đóng chân trên địa bàn quận Sơn Trà, thành phố Đà Nẵng.
Học viện Chính trị khu vực III là trung tâm đào tạo, bồi dưỡng lý luận chính trị cho cán bộ lãnh đạo, quản lý chủ chốt, cán bộ khoa học lý luận chính trị của Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các doanh nghiệp nhà nước và các đơn vị sự nghiệp công lập ở khu vực miền Trung - Tây Nguyên; là trung tâm nghiên cứu khoa học lý luận Mác-Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, các khoa học chính trị, khoa học lãnh đạo, quản lý ở miền Trung - Tây Nguyên.
b. Các loại văn bản hành chính lưu hành tại Học viện Chính trị khu vực III
Học viện Chính trị khu vực III là đơn vị sự nghiệp công lập, do vậy,Học việnchủ yếu ban hành thể loại văn bản hành chính thơng thường như: 1. Cơng văn; 2. Báo cáo; 3. Kế hoạch; 4. Biên bản; 5. Hợp đồng; 6. Quyết định; 7. Thông báo;