6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.3. ĐẶC ĐIỂM VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
1.3.3. Đặc trưng và đặc điểm ngôn ngữ văn bản hành chính
a. Đặc trưng của ngôn ngữ văn bản hành chính
Ngôn ngữ trong văn bản quản lý nhà nước phải đảm bảo phản ánh đúng nội dung cần truyền đạt, sáng tỏ các vấn đề, không để người đọc, người nghe không hiểu hoặc hiểu nhầm, hiểu sai. Do đó, ngôn ngữ trong văn bản quản lý nhà nước có các đặc trưng sau:
* Tính chính xác,rõ ràng:Đây là một đặc điểm quan trọng trong văn bản hành
chính. Tính chính xác trong cách dùng từ, đặt câu phải đi đôi với tính minh bạch, rõ ràng trong kết cấu văn bản để đảm bảo tính xác định, tính đơn nghĩa của nội dung, chỉ cho phép một cách hiểu, không gây hiểu lầm, câu cú phải ngắn gọn, không rườm rà.
* Tính phổ thông đại chúng: Văn bản phải được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu,
tức là bằng những ngôn ngữ phổ thông, các yếu tố ngôn ngữ nước ngoài đã được Việt hóa tối ưu.“Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản phải chính xác, phổ thông, cách diễn đạt phải đơn giản, dễ hiểu. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội
dung thì phải được định nghĩa trong văn bản” (Điều 5, Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật).
Việc lựa chọn ngôn ngữ trong quá trình soạn thảo văn bản hành chính là một việc quan trọng. Cần lựa chọn ngôn ngữ thận trọng, tránh dùng các ngôn ngữ cầu kỳ, tránh sử dụng ngôn ngữ và diễn đạt suồng sã.
* Tính khuôn mẫu: Khác với các phong cách ngôn ngữ khác, ngôn ngữ trong
văn bản thuộc phong cách hành chính có tính khuôn mẫu ở mức độ cao. Văn bản cần được trình bày, sắp xếp bố cục nội dung theo các khuôn mẫu có sẵn chỉ cần điền nội dung cần thiết vào chỗ trống. Tính khuôn mẫu đảm bảo cho sự thống nhất, tính khoa học và tính văn hóa của công văn giấy tờ.
Tính khuôn mẫu còn thể hiện trong việc sử dụng từ ngữ hành chính - công vụ, các quán ngữ kiểu: “Căn cứ vào…”, “Theo đề nghị của…”, “Các… chịu trách nhiệm thi hành… này”…, hoặc thông qua việc lặp lại những từ ngữ, cấu trúc ngữ
pháp, dàn bài có sẵn… Tính khuôn mẫu của văn bản giúp người soạn thảo đỡ tốn công sức, đồng thời giúp người đọc dễ lĩnh hội, mặt khác, cho phép ấn bản số lượng lớn, trợ giúp cho công tác quản lý và lưu trữ theo kỹ thuật hiện đại.
* Tính khách quan: Nội dung của văn bản phải được trình bày trực tiếp, không
thiên vị, bởi lẽ loại văn bản này là tiếng nói quyền lực của Nhà nước chứ không phải tiếng nói riêng của một cá nhân, dù rằng văn bản có thể được giao cho một cá nhân soạn thảo. Là người phát ngôn cho cơ quan, tổ chức công quyền, các cá nhân không được tự ý đưa những quan điểm riêng của mình vào nội dung văn bản, mà phải nhân danh cơ quan trình bày ý chí của nhà nước. Chính vì vậy, cách hành văn biểu cảm thể hiện tình cảm, quan điểm cá nhân không phù hợp với văn phong hành chính - công vụ. Tính khách quan, phi cá nhân của văn bản gắn liền với chuẩn mực, kỉ cương, vị thế, tôn ti mang tính hệ thống của cơ quan nhà nước, có nghĩa là tính chất này được quy định bởi các chuẩn mực pháp lý.
Tính khách quan làm cho văn bản có tính trang trọng, tính nguyên tắc cao, kết hợp với những luận cứ chính xác sẽ làm cho văn bản có sức thuyết phục cao, đạt hiệu quả trong công tác quản lý nhà nước.
*Tính trang trọng, lịch sự: Văn bản quản lý nhà nước là tiếng nói của cơ quan
công quyền, nên phải thể hiện tính trang trọng, uy nghiêm. Lời văn trang trọng thể hiện sự tôn trọng với các chủ thể thi hành, làm tăng uy tín của cá nhân, tập thể ban hành văn bản.
Tính trang trọng, lịch sự của văn bản phản ánh trình độ giao tiếp “văn minh hành chính” của một nền hành chính dân chủ, pháp quyền hiện đại.
b.Đặc điểm ngôn ngữ văn bản hành chính
* Đặc điểm ngữ âm:Bắt buộc sử dụng hệ thống ngữ âm chuẩn. Dù viết hay in
đều phải sử dụng kiểu chữ chân phương, dễ đọc.Cách viết các chữ số, hạng mục, bảng biểu đều tuân theo những quy định chặt chẽ.Ví dụ: Số tiền gửi qua bưu điện bằng số...bằng chữ....
*Đặc điểm từ vựng: Sử dụng từ ngữ hành chính và khuôn sáo hành chính xuất
Tên gọi tổ chức cơ quan đoàn thể: Bộ Giáo dục và Đào tạo, Ủy ban nhân dân,... Tên người và chức trách trong quan hệ hành chính:Thủ tướng, Nguyên Bộ trưởng..., nguyên cáo,bịcáo, bị can, đương sự, chánh văn phòng...
Tên gọi các loại văn bản hành chính: công văn, luật, văn bản dưới luật, hợp đồng, biên bản ghi nhớ.
Từ ngữ thuộc về thể thức hành chính: kính gửi, kính chuyển, đồng kính gửi, chiếu, xét, đề nghị, chịu trách nhiệm thi hành,...
Từ ngữ văn hóa chung được dùng một cách đặc biệt: cá nhân (người), pháp nhân (cơ quan, tổ chức có quyền lợi và trách nhiệm), phía, bên (người, nhóm người, cơ quan hoặc Nhà nước phát hiện trong quan hệ hành chính, chính thức với người, nhóm người, cơ quan khác hoặc Nhà nước)...
“Khuôn sáo hành chính là đơn vị từ vựng hay đơn vị cú pháp luôn luôn được tái hiện, có tương quan với những hoàn cảnh thường được lặp đi lặp lại hoặc với những khái niệm phổ biến, và làm cho chúng được biểu đạt dễ dàng. Khuôn sáo
hành chính đối lập với phương tiện cá nhân tác giả”.[27,71].
Có thể để vào khuôn sáonhững từ ngữ sau đây: nay ban hành, theo đề nghị, căn cứ vào, chiếu quyết định thi hành, trân trọng đề nghị, có hiệu lực từ ngày, chấp hành nghiêm chỉnh, có trách nhiệm thực hiện...
Trong văn bản hành chính, từ dùng phải chính xác, nghiêm túc, rõ ràng, được lựa chọn khắc khe nhằm tránh hiểu sai nghĩa. Không sử dụng những từ ngữ chung chung, mơ hồ; những từ ngữ có hình ảnh, có tính biểu tượng. Không dùng từ địa phương, biệt ngữ, tiếng lóng. Không dùng những từ khẩu ngữ thông tục như; phe
phẩy, móc ngoặc, mua bán vòng vo, vòng vèo, mua chui, đi cổng hậu,... Vì màu sắc
biểu cảm - cảm xúc có tính chất đánh giá chủ quan của những từ này không thích hợp với tính chất thể chế, pháp quy, tính chất nghiêm túc, trang trọng cần phải có trong văn bản hành chính.
Thích hợp với giọng văn nghiêm túc, khách quan, từ Hán Việt chiếm một tỉ lệ lớn trong văn bản hành chính, như: Hiệu trưởng, Chủ nhiệm khoa, Phòng giáo vụ, phòng đào tạo, khởi tố, thụ lý, hữu quan, lưu hành, truy cứu, phúc tra, hình
sự,...Trong số từ ngữ Hán - Việt có những từ ngữ có sắc thái cổ và màu sắc lịch sử như: ngài tổng thống,quốc vụ khanh, đại sứ đặc mệnh toàn quyền, đại diện lâm thời.
Ngoài ra, để đảm bảo độ chính xác cao, một số văn bản hành chính ghi rất cụ thể chi tiết đích danh nhân vật, đối tượng, việc làm, ngày giờ, do đó sử dụng nhiều quán ngữ như: nêu trên, dưới đây, kèm theo, đang xét, bên hữu quan, cơ quan chủ
quản...
* Đặc điểm ngữ pháp: Cú pháp của văn bản hành chính là thứ cú pháp sách vở
rập khuôn, loại trừ những cấu trúc biểu cảm của ngôn ngữ cá nhân.Thường sử dụng câu tường thuật, câu cầu khiến - mệnh lệnh, ít dùng câu hỏi, câu cảm thán. Tính chặt chẽ của cấu trúc câu rất được coi trọng.
Trong một số loại văn bản hành chính như hiến pháp, luật định thường chứa đựng nhiều câu phức rất dài với những thành phần đồng chức (liên hệ ngữ pháp). Để minh bạch, loại văn bản này sử dụng các chữ số La Mã, Ả Rập và các chữ cái để chia tách các bộ phận.
Trong văn bản hành chính tồn tại một dạng câu rất đặc trưng được gọi là câu văn hành chính. Đó là một câu ghép trải ra theo độ dài của văn bản với nhiều mệnh đề được phân tích theo cách xuống dòng trong các văn bản quyết định hành chính.
1.3.4. Học viện Chính trị khu vực III và các loại văn bản hành chính nhà nước lưu hành tại cơ sở
a.Vài nét về Học viện Chính trị khu vực III
Học viện Chính trị khu vực III là đơn vị trực thuộc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh đóng chân trên địa bàn quận Sơn Trà, thành phố Đà Nẵng.
Học viện Chính trị khu vực III là trung tâm đào tạo, bồi dưỡng lý luận chính trị cho cán bộ lãnh đạo, quản lý chủ chốt, cán bộ khoa học lý luận chính trị của Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các doanh nghiệp nhà nước và các đơn vị sự nghiệp công lập ở khu vực miền Trung - Tây Nguyên; là trung tâm nghiên cứu khoa học lý luận Mác-Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, các khoa học chính trị, khoa học lãnh đạo, quản lý ở miền Trung - Tây Nguyên.
b. Các loại văn bản hành chính lưu hành tại Học viện Chính trị khu vực III
Học viện Chính trị khu vực III là đơn vị sự nghiệp công lập, do vậy,Học việnchủ yếu ban hành thể loại văn bản hành chính thông thường như: 1. Công văn; 2. Báo cáo; 3. Kế hoạch; 4. Biên bản; 5. Hợp đồng; 6. Quyết định; 7. Thông báo; 8.Hướng dẫn; 9. Nghị quyết;10. Quy chế; 11. Tờ trình; 12. Bản ghi nhớ…
Qua khảo sát 500 văn bản hành chính điển hình lưu hành tại Học viện Chính trị khu vực III từ năm 2011 đến nay thuộc các thể loại báo cáo, biên bản, chương trình, kế hoạch, công văn, hợp đồng, hướng dẫn, nghị quyết, quy chế, quyết định, thông báo, tờ trình,bản ghi nhớ,... cho chúng ta các bảng thống kê sau:
Bảng 1.1. Phân tích các thể loại văn bản hành chính
TT Thể loại Số lượng (Văn bản) Tỷ lệ (%) 1 Công văn 110 22% 2 Báo cáo 65 13% 3 Kế hoạch 45 9% 4 Biên bản 45 9% 5 Hợp đồng 50 10% 6 Quyết định 45 9% 7 Thông báo 30 6% 8 Hướng dẫn 30 6% 9 Nghị quyết 10 2% 10 Quy chế 15 3% 11 Tờ trình 10 2% 12 Bản ghi nhớ 05 1% 13 Chương trình 20 4% 14 Văn bản khác 20 4% 15 Tổng số 500 100%
Căn cứ số liệu thống kê trên có thể nhận thấy trong hệ thống các văn bản hành chính lưu hành tại Học viện Chính trị khu vực III thì các loại văn bản chiếm tỷ lệ lớn bao gồm: công văn, báo cáo, kế hoạch, biên bản, hợp đồng, quyết định, thông báo, hướng dẫn. Đây chính là những thể loại văn bản phổ biến trong hoạt động của các cơ quan sự nghiệp công lập và là đặc thù trong hệ thống văn bản hành chính. Đặc điểm này cũng quy định phương thức liên kết chủ đề trong văn bản hành chính lưu hành tại Học viện Chính trị khu vực III.
1.4.TIỂU KẾT
Trong chương này chúng tôi đề cập đến cơ sở lý luận cơ bản liên quan đến văn bản, hệ thống liên kết trong văn bản và đặc điểm văn bản hành chính, qua đó làm rõ những khái niệm, đặc trưng, đặc điểm cơ bản về văn bản, liên kết văn bản và văn bản hành chính.
Là cán bộ, công chức công tác ở đơn vị sự nghiệp công lập, hàng ngày phải triển khai thực hiện các chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, chúng tôi nhận thấy tầm quan trọng rất lớn của văn bản hành chính, đặc biệt là liên kết trong văn bản. Để văn bản hành chính của cơ quan được ban hành đúng khuôn mẫu, thống nhất, chính xác, rõ ràng, mang tính phổ thông, đại chúng, mang đúng phong cách hành chính, công vụ, ít sai sót về các phép liên kết, Vì vậy, bằng việc thực hiện luận văn này, chúng tôi mong muốn chỉ ra một số lỗi thường gặp trong văn bản hành chính đang lưu hành tại Học viện Chính trị khu vực III.
CHƯƠNG 2
CÁC PHƯƠNG THỨC LIÊN KẾT VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
2.1. PHƯƠNG THỨC LIÊN KẾT NỘI DUNG 2.1.1. Liên kết chủ đề 2.1.1. Liên kết chủ đề
Các văn bản hành chính lưu hành tại Học viện Chính trị khu vực III bao gồm nhiều loại nhưng phổ biến nhất là công văn, thông báo, tờ trình, báo cáo, hướng dẫn, hợp đồng, biên bản,... Khảo sát một số văn bản điển hình lưu hành tại Học viện Chính trị khu vực III có thể nhận thấy các đặc điểm về liên kết chủ đề như sau:
(1) Khảo sát tại Hướng dẫn số 139/HD-HVCTKV III ngày 21/4/2014 của Học viện Chính trị khu vực III về “Thực hiện Quy chế Hội thi “Giảng viên giảng dạy
giỏi” của Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh” cho thấy:
Chủ đề văn bản này là “Hội thi giảng viên giỏi”. Đối tượng chủ đề là giảng
viên giỏi. Liên kết triển khai các vấn đề liên quan đến hội thi, bao gồm “mục đích,
yêu cầu của Hội thi”, “đối tượng, phạm vi điều chỉnh”, “đối tượng dự thi”, “đối
tượng nghe giảng tại Hội thi”, “cơ sở vật chất phục vụ Hội thi”, “thời gian, địa
điểm Hội thi”, “tài liệu phục vụ giảng, trang phục giảng viên”, “kinh phí Hội thi”,
“ban tổ chức Hội thi”, “hội đồng giám khảo”, “tổ thư ký”, “hình thức tổ chức thi”,
“thang điểm chấm thi và cách tính điểm”, “xếp loại kết quả thi”, “danh hiệu và
khen thưởng”, “giá trị của danh hiệu”, “kỷ luật”, “khiếu nại, tố cáo và giải quyết
khiếu nại, tố cáo”, “điều khoản thi hành”.
(2) Khảo sát tại Quyết định số 570/QĐ-HVCTKV III ngày 04/5/2016 của Học viện Chính trị khu vực III về việc “Thành lập Hội đồng Thi đua - Khen thưởng năm
học 2015 - 2016” cho thấy:
Chủ đề trong văn bản này là vấn đề Thi đua - Khen thưởng. Đối tượng chủ đề làHội đồng Thi đua - Khen thưởng.Chủ đề này được dẫn bởi những căn cứ pháp lí nên từ“căn cứ” được lặp lại 05 lần trong văn bản tạo thành một chuỗi liên kết chặt chẽ, khoa học làm cơ sở cho việc ra quyết định. Đồng thời, cụm
từ“Hội đồng Thi đua - Khen thưởng” được lặp lại 02 lần (trong tổng số 03 điều).Liên kết triển khai chủ đề bao gồm“chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh”,“chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của Học viện Chính trị khu vực III”; các căn cứ pháp
lí:“Luật Thi đua, Khen thưởng”, “Nghị định của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành Luật Thi đua, Khen thưởng”; các vấn đề liên quan đến hướng dẫn thực hiện
việc thi đua khen thưởng:“nhiệm vụ tư vấn”, “hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra”,
“xét chọn”, “đề nghị”...
(3) Khảo sát tại Công văn số 863/TB-HVCTKV III ngày 29/6/2016 của Học viện Chính trị khu vực III về “Kế hoạch nghỉ hè 2016, một số công tác từ nay đến
kết thúc năm học và đầu năm học mới” cho thấy:
Chủ đề làKế hoạch nghỉ hè. Đối tượng chủ đề là nghỉ hèđược lặp lại với cụm
từ “nghỉ hè”06 lần.Liên kết triển khai chủ đề này là các vấn đề “Thời gian nghỉ hè
2016”; “trước và trong hè”, “đầu năm học mới”.Các vấn đề liên quan đến quản lý,
tổ chức nghỉ hè là “công tác hành chính, hậu cần và một số công tác khác”; “Văn
phòng Học viện”, “Phòng Kế hoạch - Tài vụ”, “Phòng Quản trị và Công nghệ
thông tin”,...
(4) Khảo sát tại Báo cáo số 678/BC-HVCT-HVKVIII-CB ngày 01/11/2012 của Học viện Chính trị - Hành chính khu vực III về “Tổng kết việc thực hiện Nghị
quyết Trung ương 4 khóa X” cho thấy:
Chủ đề là việc thực hiện Nghị quyết Trung ương 4 khóa X.Đối tượng chủ đề
làNghị quyết Trung ương 4 khóa X.Liên kết triển khai chủ đề liên quan đến đơn
vị thực hiện là“Học viện” được lặp lại 34 lần; liên quan đến chủ đề là tên gọi
“Nghị quyết Trung ương 4” được lặp lại 06 lần; liên quan đến các đơn vị và cá
nhân thực hiện “cơ cấu tổ chức bộ máy” xuất hiện 05 lần; “cán bộ, công chức,
viên chức” xuất hiện 15 lần,... Các vấn đề liên quan đến việc tổng kết đánh giá
việc thực hiện nghị quyết: “kết quả”,“tình hình”, “đánh giá”, “phương hướng”,
“nhiệm vụ, giải pháp”, “kiến nghị, đề xuất”. Liên quan đến tổ chức thực
xếp, kiện toàn tổ chức bộ máy”, “biên chế, chính sách”. Liên quan đến đánh giá việc thực hiện:“đánh giá chung”,“ưu điểm”, “hạn chế, thiếu sót”, “nguyên