CHƯƠNG 2 CÁC PHƯƠNG THỨC LIÊN KẾT VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
2.1. PHƯƠNG THỨC LIÊN KẾT NỘIDUNG
2.1.1. Liên kết chủ đề
Các văn bản hành chính lưu hành tại Học viện Chính trị khu vực III bao gồm nhiều loại nhưng phổ biến nhất là công văn, thông báo, tờ trình, báo cáo, hướng dẫn, hợp đồng, biên bản,... Khảo sát một số văn bản điển hình lưu hành tại Học viện Chính trị khu vực III có thể nhận thấy các đặc điểm về liên kết chủ đề như sau:
(1) Khảo sát tại Hướng dẫn số 139/HD-HVCTKV III ngày 21/4/2014 của Học viện Chính trị khu vực III về “Thực hiện Quy chế Hội thi “Giảng viên giảng dạy giỏi” của Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh” cho thấy:
Chủ đề văn bản này là “Hội thi giảng viên giỏi”. Đối tượng chủ đề là giảng
viên giỏi. Liên kết triển khai các vấn đề liên quan đến hội thi, bao gồm “mục đích,
yêu cầu của Hội thi”, “đối tượng, phạm vi điều chỉnh”, “đối tượng dự thi”, “đối
tượng nghe giảng tại Hội thi”, “cơ sở vật chất phục vụ Hội thi”, “thời gian, địa
điểm Hội thi”, “tài liệu phục vụ giảng, trang phục giảng viên”, “kinh phí Hội thi”, “ban tổ chức Hội thi”, “hội đồng giám khảo”, “tổ thư ký”, “hình thức tổ chức thi”,
“thang điểm chấm thi và cách tính điểm”, “xếp loại kết quả thi”, “danh hiệu và
khen thưởng”, “giá trị của danh hiệu”, “kỷ luật”, “khiếu nại, tố cáo và giải quyết khiếu nại, tố cáo”, “điều khoản thi hành”.
(2) Khảo sát tại Quyết định số 570/QĐ-HVCTKV III ngày 04/5/2016 của Học viện Chính trị khu vực III về việc “Thành lập Hội đồng Thi đua - Khen thưởng năm
học 2015 - 2016” cho thấy:
Chủ đề trong văn bản này là vấn đề Thi đua - Khen thưởng. Đối tượng chủ đề làHội đồng Thi đua - Khen thưởng.Chủ đề này được dẫn bởi những căn cứ pháp lí nên từ“căn cứ” được lặp lại 05 lần trong văn bản tạo thành một chuỗi liên kết chặt chẽ, khoa học làm cơ sở cho việc ra quyết định. Đồng thời, cụm
từ“Hội đồng Thi đua - Khen thưởng” được lặp lại 02 lần (trong tổng số 03 điều).Liên kết triển khai chủ đề bao gồm“chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy
của Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh”,“chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Học viện Chính trị khu vực III”; các căn cứ pháp
lí:“Luật Thi đua, Khen thưởng”, “Nghị định của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành Luật Thi đua, Khen thưởng”; các vấn đề liên quan đến hướng dẫn thực hiện
việc thi đua khen thưởng:“nhiệm vụ tư vấn”, “hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra”, “xét chọn”, “đề nghị”...
(3) Khảo sát tại Công văn số 863/TB-HVCTKV III ngày 29/6/2016 của Học viện Chính trị khu vực III về “Kế hoạch nghỉ hè 2016, một số công tác từ nay đến
kết thúc năm học và đầu năm học mới” cho thấy:
Chủ đề làKế hoạch nghỉ hè. Đối tượng chủ đề là nghỉ hèđược lặp lại với cụm từ “nghỉ hè”06 lần.Liên kết triển khai chủ đề này là các vấn đề “Thời gian nghỉ hè
2016”; “trước và trong hè”, “đầu năm học mới”.Các vấn đề liên quan đến quản lý,
tổ chức nghỉ hè là “cơng tác hành chính, hậu cần và một số cơng tác khác”; “Văn
phòng Học viện”, “Phòng Kế hoạch - Tài vụ”, “Phịng Quản trị và Cơng nghệ
thông tin”,...
(4) Khảo sát tại Báo cáo số 678/BC-HVCT-HVKVIII-CB ngày 01/11/2012 của Học viện Chính trị - Hành chính khu vực III về “Tổng kết việc thực hiện Nghị
quyết Trung ương 4 khóa X” cho thấy:
Chủ đề là việc thực hiện Nghị quyết Trung ương 4 khóa X.Đối tượng chủ đề làNghị quyết Trung ương 4 khóa X.Liên kết triển khai chủ đề liên quan đến đơn vị thực hiện là“Học viện” được lặp lại 34 lần; liên quan đến chủ đề là tên gọi
“Nghị quyết Trung ương 4” được lặp lại 06 lần; liên quan đến các đơn vị và cá
nhân thực hiện “cơ cấu tổ chức bộ máy” xuất hiện 05 lần; “cán bộ, công chức, viên chức” xuất hiện 15 lần,... Các vấn đề liên quan đến việc tổng kết đánh giá
việc thực hiện nghị quyết: “kết quả”,“tình hình”, “đánh giá”, “phương hướng”,
“nhiệm vụ, giải pháp”, “kiến nghị, đề xuất”. Liên quan đến tổ chức thực
xếp, kiện tồn tổ chức bộ máy”, “biên chế, chính sách”. Liên quan đến đánh giá
việc thực hiện:“đánh giá chung”,“ưu điểm”, “hạn chế, thiếu sót”, “nguyên
nhân”, “kinh nghiệm”,...
(5) Khảo sát tại Công văn số 01-CTHĐ/ĐU ngày 20/01/2016 của Đảng ủy Học viện Chính trị khu vực III về “Chương trình hành động thực hiện Nghị quyết
Đại hội đại biểu Đảng bộ Học viện Chính trị khu vực III nhiệm kỳ 2015 - 2020”
cho thấy:
Chủ đề là“Chương trình hành động thực hiện Nghị quyết”. Đối tượng chủ đề làNghị quyết Đại hội đại biểu Đảng bộ Học viện Chính trị khu vực III nhiệm
kỳ 2015 - 2020.Liên kết triển khai chủ đề là các vấn đề “Nghị quyết Đại hội
Đảng bộ Học viện”. Cụm danh từ nàyđược lặp lại 22 lần; chủ thể chỉ đạo thực
hiện nghị quyết“lãnh đạo” được lặp lại 18 lần;“nhiệm vụ chính trị” được lặp lại 14 lần,“cơng tác chính trị, tư tưởng” được lặp lại 06 lần; đối tượng thực hiện nghị quyết là“tổ chức cơ sở đảng” được lặp lại 08 lần, “cán bộ, đảng viên”
được lặp lại 34 lần.Những vấn đề liên quan đến “kiểm tra, giám sát”thực hiện
nghị quyết được lặp lại 07 lần, “công tác dân vận” được lặp lại 05 lần;...Nội dung chương trình hành động trên cương vị lãnh đạo gồm:“lãnh đạo hoàn thành
tốt nhiệm vụ chính trị”,“lãnh đạo nâng cao chất lượng công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ”, “lãnh đạo nâng cao chất lượng công tác khoa học”, “lãnh đạo nâng cao chất lượng công tác tổ chức - cán bộ”, “lãnh đạo thực hiện tốt cơng tác hành chính, hậu cần và các mặt cơng tác khác”.Chương trình hành động của
các đơn vị cơ sở: “xây dựng Đảng bộ trong sạch, vững mạnh”,“công tác tuyên truyền, giáo dục chính trị, tư tưởng”, “năng lực lãnh đạo của tổ chức đảng”, “công tác kiểm tra, giám sát”, “công tác dân vận”,...
(6) Khảo sát tại Kế hoạch số 168/KH-HVCTKV III ngày 14/5/2014 của Học viện Chính trị khu vực III về “Tổ chức Hội nghị Tổng kết công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ 5 năm (2009 - 2014) cho thấy:
Chủ đềlà Tổng kết công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ.Đối tượng chủ đề
triển khai chủ đề với những cụm từ“hội nghị” được lặp lại 14 lần,“Học viện” được lặp lại 10 lần, “công tác đào tạo, bồi dưỡng” được lặp lại 24 lần,“cán bộ” được lặp lại 25 lần,“tổng kết” được lặp lại 09 lần,“khen thưởng” được lặp lại 06 lần;...
Những vấn đề liên quan đến kế hoạch triển khai công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ gồm: “mục đích, yêu cầu”, “nội dung”, “thời gian, địa điểm”, “thành phần dự hội nghị”, “tổ chức thực hiện”, “tổ chức đoàn cán bộ”. Những
vấn đề liên quan đến nội dung công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ gồm:“yêu
cầu”,“phổ biến”, “đánh giá”, “xác định phương hướng”. Những vấn đề liên
quan đếncông tác đánh giá công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ gồm: “tổng kết”,“báo cáo”, “đánh giá”, “kết quả”, “hạn chế”, “nguyên nhân”, “kinh nghiệm”, “phương hướng”, “mục tiêu”, “nhiệm vụ”, “giải pháp”, “kiến nghị, đề xuất”,...
Các văn bản lưu hành tại Học viện Chính trị khu vực III có đặc điểm là văn bản được hình thành trong hoạt động quản lý, là phương tiện để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc các thơng tin cần thiết hình thành trong q trình quản lý của Học viện. Các văn bản này mang phong cách hành chính với các đặc điểm: tính chính xác, minh bạch; tính nghiêm túc, khách quan; tính khn mẫu. Do đó, mức độ liên kết chủ đề văn bản là rất chặt chẽ, trong đó có sự xuất hiện phổ biến của phương thức liên kết duy trì chủ đề và liên kết triển khai chủ đề. Đồng thời, các văn bản có liên kết chủ đề đều thấy độ gắn bó của các nội dung được phản ánh bằng tần suất xuất hiện của các chủ đề liên kết và khơng có nội dung nào bị cô lập, tất cả gắn bó với nhau thành một thành phần liên kết duy nhất.Xuất phát từ đặc điểm phong cách hành chính nên phần lớn các văn bản lưu hành tại Học viện Chính trị khu vực III đều có chủ đề đơn giản. Đặc điểm này thể hiện tính chính xác và khn mẫu của văn bản hành chính lưu hành tại Học viện Chính trị khu vực III.
Bảng 2.1. Thống kê phương thức liên kết chủ đề xuất hiện trong văn bản
TT Thể loại
Tổng số văn bản xuất hiệnliên kết chủ đề
Số lần xuất hiện trung bình trong một văn bản Liên kết đối tượng chủ đề Liên kết triển khai chủ đề Liên kết đối tượng chủ đề Liên kết triển khai chủ đề 1 Công văn 110 110 03 02 2 Báo cáo 65 55 05 03 3 Kế hoạch 45 45 05 05 4 Biên bản 45 35 02 02 5 Hợp đồng 50 40 02 02 6 Quyết định 45 35 02 02 7 Thông báo 30 20 02 02 8 Hướng dẫn 30 25 03 02 9 Nghị quyết 10 10 04 04 10 Quy chế 15 10 05 04 11 Tờ trình 10 08 02 01 12 Bản ghi nhớ 05 05 02 01 13 Chương trình 20 15 05 03 14 Văn bản khác 20 10 01 01 15 Tổng số 500 423 43 34 16 Tỷ lệ 100% 84,6% 3,07 (lần) 2,43 (lần)
Từ bảng thống kê trên có thể nhận thấy: phương thức liên kết đối tượng chủ đề vàtriển khai chủ đề xuất hiện ở tất cả các thể loại văn bản hành chính được khảo sát tại Học viện Chính trị khu vực III (chiếm tỷ lệ 84,6%). Đồng thời, mức độ liên kết chủ đề văn bản hành chính tại Học viện là khá cao và chặt chẽ, thể hiện ở tần suất xuất hiện trung bình của phương thức liên kết đối tượng chủ đề là 3,07 lần và phương thức liên kết triển khai chủ đề là 2,43 lần.
Bảng 2.2. Các từ ngữ liên kết chủ đề xuất hiện phổ biến trong từng loại văn bản hành chính
TT Thể loại Chủ đề
1 Công văn Học viện; công văn; đề nghị; trao đổi; căn cứ; quy định; thực hiện;...
2 Báo cáo
Học viện; báo cáo; căn cứ; tổng kết; nhiệm vụ; công tác; kết quả; đánh giá; ưu điểm; hạn chế; nguyên nhân; phương hướng; giải pháp;...
3 Kế hoạch Học viện; thực hiện; triển khai; nội dung; giải pháp; mục tiêu;...
4 Biên bản Học viện; biên bản; thành phần; thời gian; địa điểm... 5 Hợp đồng Học viện; căn cứ; hợp đồng; bên A; bên B;...
6 Quyết định Học viện; quyết định; căn cứ;...
7 Thông báo Học viện; thông báo; thực hiện; yêu cầu;... 8 Hướng dẫn Học viện; hướng dẫn; triển khai; yêu cầu;...
9 Nghị quyết Học viện; căn cứ; triển khai; nhiệm vụ; giải pháp;... 10 Quy chế Học viện; quy định;...
11 Tờ trình Học viện; căn cứ; báo cáo;... 12 Bản ghi nhớ Học viện; ký kết; hợp tác;...
13 Chương trình Học viện; kế hoạch; mục tiêu; giải pháp; nội dung;... 14 Văn bản khác Học viện;...
2.1.2. Liên kết lôgic
Khảo sát tại Quy chế làm việc của Học viện Chính trị khu vực III (ban hành kèm theo Quyết định số 851/QĐ-HVCTQG ngày 25/02/2015 của Giám đốc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh) cho thấy đặc điểm liên kết lơgic như sau:
Ví dụ 1: “Quy chế này quy định về nguyên tắc, chế độ trách nhiệm, lề lối làm
việc, quan hệ cơng tác và trình tự giải quyết cơng việc của Học viện Chính trị khu vực III”.
Trong câu trên, danh từ “quy chế” được liên kết lơgic với các đặc trưng của
nó gồm có “nguyên tắc”, “chế độ trách nhiệm”, “lề lối làm việc”, “quan hệ cơng
tác”, “trình tự giải quyết cơng việc”.
Ví dụ 2: “Trách nhiệm giải quyết cơng việc của Phó Giám đốc: các Phó Giám
đốc được Giám đốc phân công phụ trách một số lĩnh vực công tác và phụ trách các khoa, ban, phòng thuộc Học viện; được sử dụng quyền hạn của mình, nhân danh Giám đốc khi giải quyết các công việc thuộc lĩnh vực được phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc, Giám đốc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh và trước pháp luật về những quyết định của mình”.
Theo ví dụ trên, cụm từ “Trách nhiệm giải quyết cơng việc của Phó Giám đốc” đã được liên kết lơgic với tồn bộ các nội dung nói về chức trách của cấp phó:
phụ trách một số lĩnh vực cơng tác và phụ trách các khoa, ban; đi liền theo là các
quyền hạn và trách nhiệm: được sử dụng quyền hạn của mình, nhân danh Giám đốc
khi giải quyết các công việc thuộc lĩnh vực được phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc.
Ví dụ 3: “Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động: chủ
động nghiên cứu, tham mưu và thực hiện lĩnh vực chuyên môn được phân công, các công việc được Trưởng đơn vị hoặc lãnh đạo Học viện giao theo chức năng, nhiệm vụ chun mơn của đơn vị”.
Ở ví dụ trên, cụm từ “trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức, người
lao động” được liên kết lôgic với các chức trách của công chức: “nghiên cứu”,
“tham mưu”, “thực hiện”.
Các quan hệ lôgic giữa các phát ngôn không chỉ được thể hiện bằng các phương tiện nối kết mà cịn có thể bằng sự sắp xếp các phát ngơn theo một trật tự
phù hợp với quan hệ lôgic giữa các sự kiện mà các phát ngơn đó biểu đạt. Cách sắp
xếp các phát ngôn theo một trật tự nhất định để tạo ra sự liên kết được gọi là phép
tuyến tính. Trong các văn bản được khảo sát, các phép nối bao giờ cũng đồng thời
có phép tuyến tính đi kèm. Tuy nhiên, xuất phát từ phong cách văn bản hành chính nên việc sử dụng phép tuyến tính với tư cách độc lập thường ít được sử dụng trong
các văn bản hành chính tại Học viện. Biện pháp này hay được sử dụng trong các tác phẩm văn học chứ ít được dùng trong các văn bản khoa học, chính luận hay hành chính bởi nó có thể gây nên những cách hiểu khác nhau.
- Về các lỗi liên kết lôgic: Tiếp tục tiến hành khảo sát 500 văn bản hành chính điển hình lưu hành tại Học viện Chính trị khu vực III từ năm 2011 đến nay để đánh giá về phương thức liên kết lôgic cho kết quả như sau:
Tất cả những kết hợp khơng có sự phù hợp ngữ nghĩa đều là những kết hợp phi lí, hay cịn gọi là lỗi liên kết lơgic hoặc chuỗi bất thường về nghĩa. Qua khảo sát tại các văn bản của Học viện Chính trị khu vực III rất ít xuất hiện lỗi liên kết lôgic như thiếu phương tiện nối hoặc dùng sai phương tiện nối; xuất hiện cụm từ, câu hoặc đoạn văn phi lý... Tuy nhiên, trong một số trường hợp vẫn xuất hiện lỗi liên kết lôgic về mâu thuẫn giữa các đơn vị tham gia liên kết.
Chẳng hạn: Tại điều 2, Quy chế làm việc của Học viện Chính trị khu vực III có liệt kê các nguyên tắc làm việc theo phương thức liên kết lôgic; tuy nhiên, trong nguyên tắc thứ nhất và nguyên tắc thứ ba có sự chồng chéo nhau về nội dung “mọi
hoạt động của Học viện đều phải tuân thủ quy định của pháp luật” và “Bảo đảm
tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật”,v.v.v. Tại phần “Đánh giá chung” của
Báo cáo số 678/BC-HVCT-HCKVIII-CB ngày 01/11/2012 của Học viện Chính trị - Hành chính khu vực III về “Tổng kết việc thực hiện Nghị quyết Trung ương 4 khóa
X”: đánh giá ưu điểm là “công tác tổ chức - cán bộ trong những năm qua có những chuyển biến tích cực, thực hiện đầy đủ, nghiêm túc các yêu cầu đặt ra [...] bám sát các quan điểm, nguyên tắc về tổ chức, cán bộ”, nhưng khi đánh giá hạn chế lại nêu
là “[...] chưa đảm bảo cơ sở pháp lý”. Đây là một trong số ít trường hợp phát hiện có lỗi mâu thuẫn giữa các đặc trưng của sự vật, hiện tượng được nói đến, tức là xuất hiện lỗi liên kết lơgic trong văn bản hành chính.
2.2. PHƯƠNG THỨC LIÊN KẾT HÌNH THỨC
Trong tác phẩm “Hệ thống liên kết văn bản tiếng Việt”, tác giả Trần Ngọc
Thêm cho rằng: “Phần liên kết hình thức thuần túy chiếm một tỉ lệ rất thấp”. Do đó, tên gọi liên kết hình thức là tên gọi quy ước để chỉ các phương tiện hình thức
của ngôn ngữ, được dùng để diễn đạt các quan hệ nghĩa, và theo đó nó được phân