Để việc đào tạo được hiệu quả, thì phòng đào tạo phải có một quy trình cụ thể và chi tiết.Tại Welcron quy trình đào tạo được thực hiện như sau:
B1 - Gửi yêu cầu đào tạo: tại bước này, bộ phận khách hàng ( shopfloor) gửi yêu cầu cho bộ phận đào tạo thông qua hình thức gửi form. Tại đây nhu cầu đào tạo được được phân chia ra nhiều kiểu khác nhau, cụ thể:
▪ Người mới : nhân viên mới gia nhập công ty.Duy trì kiến thức, kỹ năng: nhân viên dừng làm việc tại vị trí đã học hơn 6 tháng do nhiều lý do ( thai sản, nghĩa vụ quân sự, luân chuyển công việc)
23
➔ Mong muốn này được bộ phận sản xuất lựa chọn, bên cạnh đó sẽ điền thêm những thông tin cần thiết khác như: Ngày đào tạo mong muốn, quy trình mong muốn, mã số và họ tên nhân viên vào form như bên dưới
Hình 2.6: Form yêu cầu đào tạo
B2 – phân tích đào tạo: tại bước này trưởng nhóm đào tạo sẽ phân tích và đánh giá nhu cầu đào tạo dựa vào capacity của nhân viên huấn luyện xem còn đủ hay không, thời gian đào tạo mong muốn có thể nhận được không, bên cạnh đó thảo luận với nhân viên huấn luyện xem có những khó khăn gì không, từ phân tích đánh giá đó sẽ chia làm 2 trường hợp.
24
TH1: Không đáp ứng được nhu cầu, trưởng phòng sẽ phản hồi lại cho bộ phận sản xuất và tìm ra hướng giải pháp. ( Thay đổi thời gian đào tạo để có thể đáp ứng được yêu cầu)
TH2: Đáp úng được yêu cầu, trưởng phòng sẽ chỉ định giảng viên , giảng viên sẽ xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch đào tạo, phương pháp đào tạo hợp lý gửi lại cho bộ phận sản xuất như sau:
Hình 2.7: Form kế hoạch đào tạo
B3 – Tiến hành đào tạo: tại bước này nhân viên đào tạo sẽ phải theo dõi và hướng dẫn học viên.
Sử dụng form mẫu để theo dõi từng ngày, từng hạng mục cần đào tạo, sau khi xong phải ký tên xác nhận và nếu có thực hành thì phải đánh giá. Đây là phương thức hữu ích nhằm mục đích xác nhận việc học và dạy của giảng viên và học viên.
25
Hình 2.8: Form theo dõi quá trình học.
B4 – Kiểm tra và đánh giá: tại bước này nhân viên huấn luyện sẽ kiểm tra kiến thức
học viên về 2 khía cạnh bao gồm cả lý thuyết và thực hành, để đảo bảo năng lực của học viên có thể đáp ứng nhu cầu sản xuất dựa vào bài kiểm tra đầu ra như sau:
Hình 2.9: Form kiểm tra và đánh giá
26
B5 – Cấp chứng nhận tay nghề: sau khi học viên hoàn thành bài kiểm tra đầu ra, nhân viên đào tạo đánh giá học viên có đủ năng lực thực hiện quy trình độc lập, nhân viên đào tạo sẽ làm 1 giấy chứng nhận bao gồm: họ tên, mã số nhân viên, thời gian học, quy trình, ngày hoàn thành và sau đó trình lên cấp quản lý sản xuất để phê duyệt.
Hình 2.10: Giấy chứng nhận tay nghề
B6 – Lưu trữ hồ sơ học viên: tại bước này, nhân viên huấn luyện sẽ thu nhập lại tất cả giấy tờ liên quen đến việc đào tạo, nhằm mục đích phục vụ cho vấn đề audit. Bộ hồ sơ lưu trữ sẽ được lưu trên cả 2 dạng file cứng và file mềm bao gồm:
- Kế hoạch đào tạo
- Theo dõi quá trình đào tạo
- Bài kiểm tra cuối khóa
27
- Giấy chứng nhận
Hình 2.11: Quy cách lưu trữ hồ sơ.
➔Từ quy trình thực hiện đào tạo trên có thể thấy công ty có một mô hình đào tạo rất bài bản và chi tiết và sau đây là ưu và nhược điểm của quy trình đang áp dụng.
- Ưu điểm:
▪ Có quy trình cụ thể rõ ràng, từng bước từng bước
▪ Có kế hoạch đào tạo, form mẫu kiểm tra, theo dõi, đánh giá học viên. Giúp người huấn luyện đi đúng theo giáo án và giúp học viên có thể tự theo dõi việc học của mình
▪ Có hồ sơ lưu trữ, phục vụ cho việc audit tốt.
▪ Có sự tương tác 2 chiều giữa bộ phận sản xuất và phòng đào tạo
- Nhược điểm:
▪ Thời gian học kéo dài 1-3 tháng, tập trung quá nhiều thời gian vào lý thuyết, dẫn đến thời gian đào tạo kéo dài .
28