- P nhân sự xây dựng kế hoạch chiêu mộ, phát triển, khuyến khích người lao động đến công ty làm việc.
2.2.2Phân tích công việc.
Mỗi phòng ban trong công ty, đều có những công việc cụ thể khác nhau, tôi xin trình bày những nội dung liên quan đến việc quản lý nhân sự tại phòng nhân sự. Phòng nhân sự có thể coi là phòng trung tâm của công ty, vì mọi hoạt động liên quan đến hoạt động của con người đều liên quan và chịu sự tác động chi phối của phòng nhân sự,chẳng hạn như kế hoạch phát triển kinh doanh của công ty cần sự trợ giúp của phòng nhân sự về nhân lực đồng thời sẽ xem xét giải quyết những việc liên quan đến cá nhân người lao động về tiền lương, tiền thưởng, phúc lợi xã hội… có thể nhận thấy rằng phòng nhân sự là bộ phận đầu não của toàn công ty.
Với một số lượng lao động không phải là nhiều (116 người) nhưng trong quá trình quản lý cũng gặp nhiều khó khăn và thách thức trong công tác bố trí và sử dụng lao động. Theo sơ đồ 2.6 thì tổng giám đốc là người quản lý chung toàn bộ hoạt động công
ty và chỉ đạo trực tiếp các tổ các bộ phận sản xuất. Lao động trong công ty được chia làm nhiều phòng ban khác nhau và có chức năng nhiệm vụ khác nhau, từ đó tạo nên một cơ cấu quản lý kinh doanh hiệu quả. Để xây dựng được bảng mô tả công việc cần dựa vào tiến trình như sau:
Trình tự để thực hiện phân tích công việc
- Bước 1: Xác định mục đích sử dụng các thông tin phân tích công việc, từ đó xác định các thông tin phân tích hợp lý nhất.
- Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của công ty, phòng ban, phân xưởng, sơ đồ quy trình công nghệ và bảng mô tả công việc cũ (nếu có).
- Bước 3: Chọn lựa các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích công việc, nhất là khi cần phân tích các công việc tương tự như nhau.
- Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tùy theo yêu cầu mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập. Tùy theo dạng hoạt động và khả năng tài chính, có thể dử dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp thu thập thông tin sau đây: Quan sát, bấm giờ, chụp ảnh, phỏng vấn, bảng câu hỏi.
- Bước 5: Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thông tin. Những thông tin thu thập để phân tích công việc trong bước 4 cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác, đầy đủ bằng chính các nhân viên, công nhân thực hiện công việc và các giám thị, giám sát tình hình thực hiện công việc đó.
- Bước 6: Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.
Hiện tại công ty đã xây dựng bảng mô tả công việc cho nhân viên bộ phận giá tiếp như sau:
Các phương pháp phân tích công việc
Để tiến hành phân tích công việc người ta thường hay sử dụng các phương pháp như: Phương pháp phân tích công việc trên cơ sở của việc đánh giá thực hiện các chức năng, phương pháp bảng câu hỏi phân tích chức vụ hay phương pháp phân tích công việc theo chức vụ kỹ thuật.
Ngoài ra, có một vài phương pháp có thể được áp dụng riêng hoặc kết hợp với nhau để lập ra bản phân tích công việc, bao gồm:
o Đánh giá tại nơi làm việc. o Phỏng vấn cán bộ nhân viên. o Phỏng vấn cán bộ giám sát. o Sử dụng bản câu hỏi theo mẫu. o Sử dụng bản kiểm kê công việc. o Sử dụng danh sách kiểm tra công việc o Sử dụng bản câu hỏi mở.
o Quan sát.
o Sử dụng nhật ký công việc của cán bộ nhân viên.
Các phương pháp phân tích công việc trên phụ thuộc vào các yếu tố cụ thể như loại công việc, số lượng công việc, số lượng các chức vụ đương nhiệm trong công ty và vị trí công việc.
Bảng 2.13 Mô tả công việc của một Nhân Viên Văn Phòng. 1. Vị trí cần tuyển: Nhân viên Văn Phòng
2. Báo cáo cho: Trưởng phòng Nhân Sự, Giám đốc 3. Mục tiêu:
• Thực hiện các công việc của nhân viên bằng cách tổ chức, sắp xếp các phần công việc thường lệ của Giám đốc, làm đầu mối liên hệ giữa Giám đốc với các đơn vị trong Công ty.
4. Yêu cầu:
• Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Kinh tế.
• Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm tại vị trí Thư ký ở các công ty có vốn đầu tư nước ngoài.
• Yêu cầu thông thạo tiếng Anh, vi tính. 5. Trách nhiệm chính
5.1 Các nhiệm vụ chủ yếu:
• Hàng ngày, nhận và trả lời email của trưởng bộ phận tại các hộp thư: của Công ty, của yahoo sau khi đã xin ý kiến chỉ đạo của trưởng bộ phận.
• Nhận, kiểm tra form mẫu, thẩm quyền ban hành của các văn bản trình ký trưởng bộ phận, sau đó trình trưởng bộ phận ký và chuyển tới bộ phận Văn thư của Công ty.
• Sắp xếp lịch và nhắc lịch làm việc hàng ngày, hàng tuần của trưởng bộ phận. • Lưu trữ các tài liệu thuộc phòng làm việc của trưởng bộ phận.
• Theo dõi các dự án do trưởng bộ phận trực tiếp điều hành và báo cáo tiến độ công việc với trưởng bộ phận cũng như làm cầu nối thông tin giữa trưởng bộ phận và các thành viên trong dự án.
5.2: Các nhiệm vụ thứ yếu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• Chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp, buổi nói chuyện … khi trưởng bộ phận tham dự.
• Thay mặt trưởng bộ phận giải quyết các sự vụ đã được uỷ quyền khi trưởng bộ phận đi công tác.
• Tập hợp báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh hàng tháng, hàng quý của các đơn vị.
6. Địa bàn hoạt động:
• Đa số các hoạt động sẽ được thực thi tại văn phòng. Thời gian đi công tác tới các chi nhánh và nơi thực hiện dự án sẽ chiếm khoảng 10% thời gian.
7. Các đối tác cần giao tiếp
• Công việc này đòi hỏi giao tiếp, gặp gỡ nhiều với Trưởng phòng Hành chính, các Trưởng phòng kinh doanh, các nhân viên trong dự án và đối tác ngoài công ty. • Việc tạo dựng được mối quan hệ tốt, hiểu biết, thân thiện với các đối tác cần giao
tiếp đóng vai trò quan trọng trong việc hoàn thành tốt công việc đảm nhiệm. 8. Chỉ tiêu công việc
• Trong 2 tháng thử việc đầu tiên tìm hiểu về cơ cấu tổ chức và các quy định, quy trình, hệ thống sản phẩm, dịch vụ của Công ty.
• Sau 2 tháng thử việc, bắt đầu thực hiện các công việc của vị trí nhân viên văn phòng đã được mô tả cụ thể tại mục 6 của Bảng phân tích công việc này.
• Sau 6 tháng làm việc, thực hiện tốt các công việc của vị trí Thư ký Giám đốc. • Sau 1 năm làm việc, đánh giá kết quả công việc để ứng cử vào vị trí Trợ lý Giám
đốc.
9. Kiến thức, kỹ năng
• Có kiến thức trong lĩnh vực thương mại điện tử, dịch vụ GTGT trên mạng Internet.
• Sử dụng thành thạo các phần mềm vi tính văn phòng, sử dụng Internet hiệu quả. • Kỹ năng soạn thảo văn bản, lập kế hoạch, phân tích số liệu
• Khả năng làm việc độc lập và theo nhóm. 10. Tính cách:
• Trung thực, thân thiện, ngăn nắp. • Sáng tạo
• Biết lằng nghe • Quyết đoán 11. Sức khoẻ, giới tính:
• Nam, tuổi từ 27 đến 35, cao 1m70 trở lên • Đủ sức khoẻ để làm việc.