1.1. Những vấn đề chung về công chức Văn phòng – Thống kê
1.1.2. Nhiệm vụ của công chức Văn phòng – Thống kê cấp xã
Theo quy định của pháp luật, công chức Văn phòng – Thống kê cấp xã có nhiệm vụ tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp xã trong các lĩnh vực: văn phòng, thống kê, tổ chức, nhân sự, thi đua, khen thưởng, kỷ luật, tín ngưỡng, tôn giáo, dân tộc và thanh niên trên địa bàn theo quy định của pháp luật [17].
Trên cơ sở thực tiễn hoạt động của công chức Văn phòng – Thống kê cấp xã trong công tác tham mưu cho Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện quản lý nhà nước, được cụ thể như sau:
Một là, xây dựng và theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc định kỳ và đột xuất của HĐND, Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã. Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, căn cứ yêu cầu, nhiệm vụ thực tế, công chức Văn phòng – Thống kê cấp xã chủ động tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng tháng, quý, hàng tuần, trình ký phê duyệt, ban hành. Bên cạnh đó, công chức Văn phòng – Thống kê cấp xã có trách nhiệm giúp Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức thực hiện, đôn đốc các bộ phận công tác triển khai, theo dõi tiến độ thực hiện, tổng hợp tình hình, báo cáo và tổ chức cuộc họp sơ kết, tổng kết thực hiện chương trình, kế hoạch.
14
Hai là, tham mưu Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức các kỳ họp, chuẩn bị các điều kiện phục vụ các kỳ họp và các hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã. Ở cấp xã, Hội đồng nhân dân cấp xã thường tổ chức hội nghị tiếp xúc cử tri, hội nghị triển khai nhiệm vụ chuẩn bị điều kiện phục vụ kỳ họp Hội đồng nhân dân, tổ chức các kỳ họp Hội đồng nhân dân định kỳ (năm hai lần) hoặc kỳ họp bất thường. Ủy ban nhân dân cấp xã thường có các cuộc họp, cuộc hội nghị như: họp Uỷ ban nhân dân; họp giao ban của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân; cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban nhân dân với các trưởng thôn, tổ trưởng dân phố; cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban nhân dân với lãnh đạo các cơ quan đoàn thể trong xã… .Chính vì vậy, trách nhiệm của công chức Văn phòng – Thống kê cấp xã là tham mưu đề xuất các cuộc họp, hội nghị, bố trí lịch diễn ra các cuộc họp, hội nghị. Phối hợp với công chức có liên quan để xây dựng chương trình và chuẩn bị nội dung và ghi biên bản cuộc họp.
Ba là, tổ chức lịch tiếp dân, tiếp khách của Ủy ban nhân dân cấp xã, nhận đơn, thư đề nghị, phản ánh, khiếu nại, tố cáo của nhân dân chuyển đến Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân. Nghiên cứu đơn đề nghị, phản ánh, phối hợp với các bộ phận có liên quan đề xuất ý kiến để lãnh đạo Uỷ ban nhân dân trả lời nhân dân đúng với chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, tham mưu thực hiện quy trình giải quyết đơn tố cáo, khiếu nại theo đúng quy định của Nhà nước. Đồng thời chuyển các loại đơn thư không thuộc thẩm quyền Ủy ban nhân dân cấp xã giải quyết và hướng dẫn cho nhân dân đến các cơ quan có thẩm quyền, trách nhiệm giải quyết.
Bốn là, quản lý và trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, hành chính của uỷ ban nhân dân. Công tác văn thư lưu trữ của ủy ban nhân dân cấp xã bao gồm: quản lý và giải quyết văn bản đi; quản lý và giải quyết văn bản đến; quản lý và sử dụng con dấu; lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
15
ủy ban nhân dân; thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý của ủy ban nhân dân theo quy định của pháp luật. Công tác hành chính của ủy ban nhân dân cấp xã bao gồm lễ tân, khánh tiết, thường trực bảo vệ, liên lạc, điện thoại, tạp vụ ...Trách nhiệm của công chức Văn phòng – Thống kê cấp xã đối với công tác hành chính, văn thư, lưu trữ là tổ chức thực hiện các văn bản của cấp trên gửi cho ủy ban nhân dân; biên soạn, trình lãnh đạo ủy ban nhân dân ban hành văn bản mới về công tác văn thư, lưu trữ, hành chính cho phù hợp với thực tế của địa phương.
Năm là, tham mưu thực hiện cơ chế “một cửa” và “một cửa liên thông” tại ủy ban nhân dân cấp xã. Cơ chế “một cửa” là cách thức giải quyết công việc của cá nhân, tổ chức thuộc trách nhiệm thẩm quyền của một cơ quan hành chính nhà nước trong việc công khai, hướng dẫn thủ tục hành chính, tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan hành chính nhà nước. Cơ chế “một cửa liên thông” là cách thức giải quyết công việc của cá nhân, tổ chức thuộc trách nhiệm, thẩm quyền của nhiều cơ quan hành chính nhà nước cùng cấp hoặc giữa các cơ quan hành chính nhà nước các cấp trong việc công khai, hướng dẫn thủ tục hành chính, tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của một cơ quan hành chính nhà nước. Công chức Văn phòng – Thống kê cấp xã phối hợp cùng với các công chức chuyên môn khác của ủy ban nhân dân xã hoặc với cơ quan hành chính các cấp có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, nghiên cứu giải quyết hồ sơ, trả kết quả cho đương sự, thu lệ phí theo quy định của pháp luật.
Sáu là, tổng hợp, theo dõi và báo cáo việc thực hiện quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân cấp xã và thực hiện dân chủ ở cơ sở theo quy định của pháp luật.
16
Bảy là, chủ trì, phối hợp với công chức khác xây dựng và theo dõi việc thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội; tổng hợp, thống kê, báo cáo tình hình phát triển công nghiệp, thương mại, dịch vụ và các hoạt động kinh tế - xã hội trên địa bàn cấp xã; dự thảo các văn bản theo yêu cầu của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã. Công chức Văn phòng – Thống kê cấp xã tham mưu cho Ủy ban nhân dân tổ chức công tác thông tin và xử lý thông tin; phản ánh thường xuyên, kịp thời, chính xác tình hình các mặt công tác của địa phương. Công tác thông tin phải phục vụ đắc lực sự quản lý, chỉ đạo của Ủy ban nhân dân và việc giám sát của Hội đồng nhân dân. Công tác bảo đảm thông tin tập trung vào các nội dung chủ yếu: tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng; tình hình hoạt động của các tổ chức đoàn thể; tình hình mọi mặt và các biến động trong địa phương. Trên cơ sở quản lý thông tin, công chức Văn phòng – Thống kê xã làm báo cáo tổng hợp tình hình kinh tế - xã hội (kể cả các biểu báo thống kê tổng hợp) của xã trình lãnh đạo Ủy ban nhân dân xã ký ban hành, thông báo kết luận của lãnh đạo Uỷ ban nhân dân xã đến các ngành, đoàn thể, thôn, xóm.
Tám là, tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp xã về công tác thi đua khen thưởng. Căn cứ vào văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên, công chức Văn phòng – Thống kê cấp xã có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng trong cơ quan Uỷ ban nhân dân và trong địa phương; tổ chức hội nghị tổng kết, rút kinh nghiệm, nhân điển hình tiên tiến; làm thủ tục đề nghị Uỷ ban nhân dân khen thưởng theo thẩm quyền hoặc Uỷ ban nhân dân đề nghị lên cấp trên khen thưởng những tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua.
17
Chín là, đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc. Cơ sở vật chất và phương tiện làm việc của Ủy ban nhân dân cấp xã gồm có: đất đai, nhà cửa, phương tiện giao thông, trang thiết bị kỹ thuật, văn phòng phẩm... Ở cấp xã, công chức Văn phòng – Thống kê không làm chủ tài khoản của Uỷ ban nhân dân. Công chức bảo đảm kinh phí cho Uỷ ban nhân dân hoạt động là công chức Tài chính – kế toán. Tuy vậy, công chức Văn phòng – Thống kê vẫn có trách nhiệm đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc cho Hội đồng nhân dân và cơ quan Ủy ban nhân dân theo quy định hiện hành của nhà nước. Nội dung cụ thể là: công chức Văn phòng – Thống kê đề nghị về nhu cầu sử dụng đất đai, nhà cửa, trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện làm việc khác. Trong trường hợp cụ thể, nếu được phân công, công chức Văn phòng – Thống kê trực tiếp mua sắm; trực tiếp quản lý, bảo dưỡng các tài sản thuộc cơ quan Uỷ ban nhân dân.
Mười là, thực hiện công tác tổ chức – cán bộ. Công chức Văn phòng – Thống kê tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã thực hiện nghiệp vụ công tác tổ chức và cán bộ; trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, người hoạt động không chuyên trách và người lao động thuộc Uỷ ban nhân dân; thống kê số lượng, chất lượng cán bộ, công chức, người hoạt động không chuyên trách và người lao động thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân xã; giúp Chủ tịch Uỷ ban nhân dân thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức, người hoạt động không chuyên trách và người lao động đảm bảo theo quy định của nhà nước.
Mười một là, giữ mối quan hệ công tác giữa Ủy ban nhân dân cấp xã với các cơ quan, đoàn thể cùng cấp và nhân dân. Mối quan hệ công tác giữa Ủy ban nhân dân cấp xã với các cơ quan, đoàn thể và nhân dân được thông qua bằng nhiều hình thức trực tiếp hoặc gián tiếp. Trong đó chủ yếu thông qua hình thức hội họp. Khi các cơ quan, đoàn thể hoặc nhân dân có nhu cầu đến
18
làm việc với lãnh đạo Ủy ban nhân dân, công chức Văn phòng – Thống kê có trách nhiệm tiếp nhận nhu cầu. Sau khi báo cáo và được lãnh đạo Uỷ ban nhân dân đồng ý, công chức Văn phòng – Thống kê sắp xếp lịch làm việc.
Mười hai là, tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp xã quản lý nhà nước về công tác thanh niên. Để thực hiện quản lý nhà nước đối với công tác thanh niên, công chức Văn phòng – Thống kê cấp xã tham mưu xây dựng kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước về công tác thanh niên được giao; tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch về thanh niên và công tác thanh niên sau khi được phê duyệt; hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về thanh niên và công tác thanh niên.
Mười ba là, tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện công tác thống kê. Công chức Văn phòng – Thống kê cấp xã thực hiện các cuộc điều tra và báo cáo thống kê theo chương trình công tác của Chi cục Thống kê huyện và cung cấp số liệu phục vụ yêu cầu lãnh đạo của Ủy ban nhân dân cấp xã; lưu trữ có hệ thống, cung cấp số liệu và công bố số liệu thống kê; thường xuyên củng cố, giữ mối quan hệ mật thiết với các ngành chuyên môn của xã và mạng lưới các hộ điều tra mẫu (nếu có).[17]