8. Kết cấu của đề tài
1.2.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo Báo cáo COSO (2016) thì một HTKSNB bao gồm 5 bộ phận có mối liên hệ
chặt chẽ với nhau, đó là: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, Giám sát.
1.2.3.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát tạo ra phong thái chung trong đơn vị, các nhân viên tiến hành các hoạt động và thực hiện nghĩa vụ kiểm soát của mình. Bên cạnh đó, môi trường kiểm soát còn là nền tảng cho các thành phần khác của HTKSNB.
Môi trường kiểm soát là khái niệm bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bên
ngoài đơn vị có ảnh hưởng đến việc thiết kế, tổ chức và xử lý dữ liệu của các loại hình KSNB. Môi trường kiểm soát phản ánh thái độ, nhận thức, năng lực làm việc và đạo đức
của các thành viên trong đơn vị. Do đó, yếu tố con người là quan trọng nhất trong môi trường kiểm soát. Một nguồn nhân lực được đào tạo với chuyên môn cao, năng động,
Môi trường kiểm soát đóng một vai trò quan trọng nhưng nó không phải là yếu tố duy nhất quyết định cả một hệ thống kiểm soát nội bộ. Song một môi trường kiểm soát không thuận lợi sẽ ảnh hưởng lớn đến tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát: - Tính chính trực và các giá trị đạo đức
Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB phụ thuộc trực tiếp vào tính trung thực và tôn trọng
các giá trị đạo đức của những người hoạt động trong bộ máy này. Bởi vì, nó thể hiện thái
độ, ý thức, cách cư xử của các cấp lãnh đão cấp cao về vấn đề chi phối, kiểm soát ý thức
của nhân viên trong đơn vị. Để các nhân viên tuân thủ đúng theo những quy định, nhà quản lý phải làm gương cho cấp dưới trong việc áp dụng các chuẩn mực đạo đức pháp luật được đề ra và thường xuyên phổ biến các quy định bằng các hình thức thích hợp.
- Trình độ và năng lực của đội ngũ cán bộ công nhân viên
Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ cán bộ nhân viên vì họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp. Yếu tố con người là quan trọng nhất, do đó nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên đã được đào tạo với trình độ và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ, phải giám sát và huấn luyện họ thật đầy đủ và thường xuyên để đảm bảo nguồn nhân lực đáp ứng được yêu cầu công việc.
- Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc
Sự hữu hiệu trong HTKSNB phụ thuộc rất lớn vào thái độ của Ban lãnh đạo trong vấn đề kiểm soát. Ban lãnh đạo cần phải có phong cách và thái độ quản lý đúng đắn với
việc lập và trình bày báo cáo tài chính, việc xử lý thông tin, công việc kế toán và nhân sự.
- Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là hệ thống để xác định cấp bậc nhằm duy trì hoạt động trong một tổ
chức, được mô tả một cách cụ thể thông qua sơ đồ, thể hiện rõ vai trò then chốt và nhiệm
vụ cụ thể kèm theo trách nhiệm của từng bộ phận nhằm tạo ra sự linh hoạt phối hợp trong
công việc, là tiền đề đáp ứng mục tiêu của tổ chức.
Việc tạo lập cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ là cơ sở để tạo ra một môi trường kiểm soát tốt, góp phần tăng cường hoạt động của tổ. Bắt đầu từ việc lập kế hoạch điều hành, thực hiện triển khai kế hoạch đến việc giám sát kế hoạch đó, các bộ phận có thể kiểm tra chéo
lẫn nhau nhằm ngăn chặn các sai sót trong hoạt động tài chính đơn vị. - Phân công quyền hạn và trách nhiệm
Từng thành viên trong đơn vị sẽ được cụ thẻ hóa về quyền hạn và trách nhiệm, quy định rõ ràng để từng thành viên hiểu nhiệm vụ và hoạt động của họ sẽ có ảnh hưởng đến
việc hoạt động của ngân hàng. Vì vậy, tổ chức cần thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ và bảo quản tài sản. Đảm bảo công việc được phân chia rõ ràng giữa các nhân viên, thể hiện bằng các văn bản và nghị quyết nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong mỗi hoạt động.
hiện đại, sự đổi mới của thế giới. Đánh giá năng lực, lương thưởng theo hiệu suất làm việc để tạo động lực cho cán bộ nhân viên, tiếp thu ý kiến đóng góp của nhân viên, phát huy tối đa tiềm năng của họ.
1.2.3.2. Đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro là xác định và phân tích mức độ ảnh hưởng của các rủi ro đối với việc hoàn thành các mục tiêu đã được đề ra của ngân hàng, làm cơ sở cho việc xử lý và tìm cách giải quyết cho các rủi ro được phát hiện. Dù cho quy mô, cấu trúc khác nhau, nhưng bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể bị tác động bởi các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài. Do đó, đánh giá rủi ro xuất hiện nhằm nhận diện các sai phạm có tác động đến cả đơn vị hoặc từng hoạt động cụ thể.
Hệ thống đánh giá rủi ro sẽ hiệu quả nếu:
- Ban lãnh đạo có biện pháp theo dõi, quản lý những rủi ro có thể phát sinh từ cả môi
trường bên trong lẫn bên ngoài tổ chức. Thường xuyên xác định mức độ rủi ro
hiện hữu
và tiềm ẩn, phân tích ảnh hưởng của chúng, kể cả tần suất xuất hiện, từ đó vạch
ra các
biện pháp quản lý và giảm thiểu tác hại của chúng.
- Nâng cao công tác quản lý, trình độ của nhân viên, cơ sở hạ tầng thấp, tăng
cường kiểm
soát rủi ro, xem xét quá trình KSNB xảy ra sự thiếu hụt gì, đưa ra các phương hướng
1.2.3.3. Hoat đông kiểm soát
Các hoạt động kiểm soát là các quy trình được thiết lập theo những chỉ dẫn của ban lãnh đạo trong việc giảm thiểu rủi ro để đạt được các mục tiêu. Ví dụ: kiểm soát phòng ngừa và phát hiện sự mất mát, thiệt hại của tài sản...
Các hoạt động kiểm soát được xây dựng theo 3 nguyên tắc chỉ đạo chung sau đây: - Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Các công việc trong một tổ chức, một tập
thể cần
phải phân chia cho nhiều cá nhân, bộ phận cùng thực hiện, tránh tình trạng dồn ứ công
việc vào một cá nhân nào đó. Mục đích để các nhân viên cùng kiểm soát lẫn
nhau, tránh
việc một cá nhân có thể kiểm soát mọi mặt của nghiệp vụ. Phân công công việc
giúp hạn
chế sai sót và gian lận đồng thời tăng cao năng lực cạnh tranh trong một tập thể. Thiết
lập các chính sách kiểm soát các báo cáo, chứng từ phân định giữa việc thực hiện công
việc với việc giám sát. Thiết lập chính sách nghiêm cấm các hành vi sử dụng
kinh phí,
tài sản của đơn vị vào mục đích cá nhân.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định sự phân chia rõ ràng giữa trách
nhiệm của các cá nhân có nghiệp vụ liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và
hành vi
lạm dụng quyền hạn tư lợi cá nhân. Ví dụ: Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài
Để thỏa mãn các mục tiêu kiểm soát thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn. Kiểm soát chặt chẽ chứng từ, sổ sách ghi chép và việc phê duyệt của các loại nghiệp vụ và so sánh, đối chiếu giữa sổ sách, chứng từ kế toán với tài sản hiện có được thực hiện đình kỳ.
1.2.3.4. Thông tin và truyền thông
Các thông tin được thu thập từ bên trong đến bên ngoài, được theo dõi xuyên suốt để đảm bảo yêu cầu về chất lượng các thông tin là đầy đủ, chi tiết, chính xác và luôn được cập nhật kịp thời, đảm bảo mọi nhân viên đều nắm rõ được. Cần thiết lập các kênh thông tin nóng, cho phép nhân viên báo cáo về các sai phạm bất thường ảnh hưởng đến ngân hàng. Thông tin nội bộ thường là các chính sách, chỉ thị của lãnh đạo cấp cao, phản
ánh của khách hàng hoặc đề xuất phương pháp, giải pháp. Đối với bên ngoài thì thông tin truyền đi có thể là thông tin về sản phẩm dịch vụ, tình hình hoạt động của ngân hàng,
thái độ của khách hàng về sản phẩm dịch vụ do ngân hàng cung cấp. Các hình thức truyền đạt bao gồm: văn bản chính sách, lời nói, sơ đồ hoạch toán, website hoặc sổ sách hướng dẫn cụ thể về quy trình nghiệp vụ. Hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả phải đảm bảo kênh liên lạc hiệu quả để chắc chắn rằng tất cả nhân viên đều hiểu rõ yêu cầu của ban lãnh đạo và thực hiện đúng theo yêu cầu đề ra.
1.2.3.5. Hê thống giám sát và thẩm định
Giám sát là bộ phận cuối cùng của KSNB. Giám sát là quy trình đánh giá tính hiệu quả của HTKSNB, từ đó sẽ có các biện pháp điều chỉnh một cách kịp thời và tiến hành khắc phục ngay lập tức. Các hoạt động giám sát sẽ diễn ra liên tục hoặc định kỳ tùy theo
quy định mỗi doanh nghiệp thông qua việc trực tiếp giám sát nhân, tiếp nhận ý kiến của khách hàng hoặc xem xét qua các báo cáo thường niên.
những điều chỉnh thích hợp. Việc giám sát cũng là để đảm bảo rằng các kiểm soát tiếp tục hoạt động một cách hiệu quả theo thời gian.
Kiểm toán viên nội bộ hoặc nhân sự có thể tham gia vào việc giám sát các kiểm soát
của đơn vị thông qua các đánh giá riêng lẻ. Do đó, Ngân hàng cần đảm bảo kiểm toán viên nội bộ là người có năng lực, độc lập và được phép tiếp cận với tất cả các thông tin cần thiết để có sự đánh giá xác thực, khách quan của hoạt động kế toán và đề xuất các biện pháp nâng cao tính hiệu quả của KSNB. Nhà quản lý cần xem xét và triển khai kịp thời cũng như theo dõi quá trình thực thi các biện pháp để đảm bảo việc giám sát đạt hiệu quả tích cực.