5. Kết cấu khóa luận
2.3.2.3. Thực trạng công tác đào tạo kỹ năng tại công ty
Hiện nay, công ty không tổ chức các chương trình đào tạo các kỹ năng chuyên sâu về nghề nghiệp cho nhân viên trong công ty. Các khóa hay chương trình đào tạo chủ yếu là các chương trình đào tạo đột xuất cho nhân viên. Công ty có các chương
trình đào tạo đột xuất cho nhân viên ở các phòng ban Tư vấn, kinh tế kế hoạch và 4 chi nhánh tại Đà Nẵng về các nội dung như: Sử dụng máy móc thiết bị mới, các phần mềm quản lý, ứng dụng; các quy định quy chế mới. Với các chương trình này thường kéo dài 3 đến 7 ngày, học tại nơi làm việc, theo phương pháp kèm cặp chỉ dẫn hoặc đào tạo nghe nhìn. Với phương pháp này đào tạo cho nhân viên các kỹ năng về học tập, kỹ năng lắng nghe, thực hành, kỹ năng đọc các tài liệu. Tuy nhiên nhược điểm của phương pháp này chủ yếu từ yếu tố chủ quan, các nhân viên biết thường không muốn truyền đạt các kỹ năng tốt nhất cho nhân viên khác, công việc bị gián đoạn.
Bên cạnh đó trong các năm trở lại đây công ty thường tổ chức các chương trình đào tạo kỹ năng mềm cho nhân viên. Chương trình đào tạo kỹ năng của công ty chủ yếu dựa vào việc phân chia lao động theo quản lý và nhân viên. Công ty tổ chức điều tra lấy nhu cầu đào tạo vào cuối năm, phòng Tổ chức hành chính sẽ phát các phiếu điều tra và tổng hợp sau đó sẽ lên lịch học theo các kế hoạch hàng năm, hoặc nếu có các máy móc thiết bị hay phần mềm mới thì công ty sẽ tổ chức các chương trình đào tạo đột xuất cho cán bộ công nhân viên. Phòng Hành chính trực tiếp tổng hợp các nhu cầu, đồng thời căn cứ vào các yêu cầu thực hiện mục tiêu chiến lược để xác định kế hoạch Đào tạo và phát triển Nguồn nhân lực của từng khoá học cụ thể. Chương trình đào tạo tạo các kỹ năng cho nhân viên tại công ty như sau:
a. Chương trình đào tạo cho nhân viên quản lý cấp trung
Các nhân viên quản lý cấp trung tại công ty như Trưởng các phòng ban (Tổ chức hành chính, Tài chính kế toán, Kinh tế kế hoạch và Tư vấn kỹ thuật chất lượng). Nhưng nhân viên này có nghiệp vụ phòng ban giỏi, nhưng các kỹ năng về quản lý còn ít, cần các kỹ năng về quản lý và lập kế hoạch.
- Chương trình đào tạo: Để đào tạo cho các nhân viên quản lý cấp trung, công ty thường phối hợp về nội dung và gửi nhân viên đi học theo các chương trình đào tạo ngắn hạn tại trung tâm đào tạo trên địa bàn thành phố.
Chương trình đào tạo bao gồm các nội dung sau:
Bảng 2.8: Chương trình đào tạo quản lý cấp trung của công ty Ngày 1: Chân dung người quản lý
- Chân dung người quản lý cấp trung – vai trò và trách nhiệm - Những năng lực, phẩm chất cần thiết của người quản lý
Phương pháp xây dựng bản mô tả công việc
- Ma trận chức năng của tổ chức
- Bản mô tả công việc và Tiêu chuẩn công việc
- Sử dụng bản MTCV & TCCV trong công tác quản trị nhân sự
Kỹ năng lập kế hoạch
- Xác định thứ tự ưu tiên và xác định mục tiêu - Các bước lập kế hoạch hoạt động
- Biểu đồ Gantt
Ngày 2 Kỹ năng giao tiếp hiệu quả
- Kỹ năng lắng nghe
- Kỹ năng phản hồi tích cực
Đánh giá nhân viên – Quản lý hiệu quả công việc
- Quản trị theo mục tiêu
- Xác định mục tiêu và tiêu chí đánh giá
- Phương pháp & quy trình đánh giá nhân viên
Tạo động lực và khích lệ nhân viên
- Các bước tạo động lực
- Các biện pháp khích lệ và tạo cảm hứng cho nhân viên
Ngày 3 Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả và xử lý mâu thuẫn
- Tạo dựng mối quan hệ từ những điểm tương đồng - Giao tiếp – nghệ thuật duy trì mối quan hệ
- Các loại hình tính cách
- Cách tiếp cận và xử lý của người quản lý đối với các mẫu tính cách khác nhau
Nhà quản lý 3600
- Managing up và managing down – cách làm việc hiệu quả với cấp trên và cấp dưới của mình.
- Các kỹ năng rèn luyện cho cán bộ quản lý cấp trung: Thông qua lớp học này
giúp các nhà quản trị cấp trung có các kiến thức cơ bản về quản lý và điều hành, đồng thời rèn luyện thêm các kỹ năng như sau:
+ Kỹ năng lập kế hoạch; + Kỹ năng giao tiếp hiệu quả;
+ Tạo động lực và khích lệ nhân viên; + Kỹ năng làm việc nhóm.
- Phương pháp đào tạo: Với mục đích giúp nhân viên rèn luyện các kỹ năng
trên, chương trình áp dụng các phương pháp đào tạo sau:
+ Đối với việc rèn luyện kỹ năng giao tiếp, chương trình dung phương pháp tình huống, chương trình đưa các tình huống hay gặp trong quá trình giao tiếp với khách hàng và đồng nghiệp. Các học viên sẽ phải tập trung lắng nghe, thu thập các thông tin chính trong các tình huống đó, xác định thông tin nào là quan trọng cần thiết để giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định. Đồng thời các học viên sẽ thảo luận với nhau để đưa ra các cách giải quyết tình hướng giao tiếp như thế nào cho hợp lý nhất.
+ Đối với việc rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch chương trình dùng phương pháp bài giảng và tình huống. Các học viên sẽ có các tài liệu lý thuyết về vấn đề lập kế hoạch, kết hợp với việc chiếu 1 đoạn phim hoạt hình về việc lập kế hoạch cho học viên, sau đó các học viên sẽ thảo luận và đưa ra các nhận xét, kết luận và giải quyết tình huống đó. Các nhân viên sẽ biết cách lập kế hoạch cho các phòng ban của mình, xác định các mục tiêu của các phòng ban từ đó lập các kế hoạch thực hiện.
+ Để nhân viên phát triển kỹ năng tạo động lực cho nhân viên, chương trình đào tạo sử dụng phương pháp bài giảng, cho các hoc viên các tài liệu và kết hợp với việc trình chiếu slide để học viên nắm các ý chính. Bài giảng đào tạo cho các học viên các phuong pháp để tạo động lực cho nhân viên, khuyến khích nhân viên làm việc hăng say, hiệu quả để có thể áp dụng vào công việc tại công ty. Bên cạnh đó chương trình còn chiếu các đoạn phim tình huống về tạo động lực cho nhân viên để các học viên rút kinh nghiệm.
+ Đối với việc đào tạo kỹ năng làm việc nhóm cho nhân viên, chương trình đào tạo sử dụng các phương pháp đào tạo như: bài giảng, tình huống. Học viên được phát các tài liệu lý thuyết về nội dung làm việc nhóm, kết hợp với việc trình chiểu các slide để khắc sâu kiến thức. Bên cạnh đó các học viên sẽ thành lập các nhóm, bầu chọn nhóm trưởng, tham gia giải quyết các tình huống do giảng viên đưa ra.
Ưu điểm của chương trình đào tạo này:
- Giúp nhân viên rèn luyện khả năng trình bày trước đám đông, rèn luyện khả năng tư tin khi trình bày vấn đề.
- Các tình huống mang tính thực tế nên giúp nhân viên có thể áp dụng vào công việc tại công ty.
- Nâng cao sự nhạy cảm đối với môi trường bên ngoài. - Phát triển khả năng linh hoạt.
- Tác động của môi trường khác biệt. - Mở rộng quan hệ với các tổ chức khác.
- Có được những cách tiếp cận và tư tưởng mới. - Chấp nhận những thử thách
- Giúp nhân viên nâng cao được tinh thần làm việc nhóm, rèn luyện khả năng lắng nghe, thu thập thông tin.
- Với các hình thức này, giúp nhân viên có các kiến thức cơ bản, nhưng lại hiệu quả , chi phí lại thấp.
- Các đối tượng cuả chương trình đào tạo phù hợp với yêu cầu về chức vụ liên quan.
- Phương pháp đào tạo phù hợp với mục đích rèn luyện các kỹ năng cho nhân viên quản lý cấp trung của công ty.
Nhược điểm của chương trình đào tạo này là:
Phương pháp đơn giản, vẫn tập trung nhiều vào lý thuyết, các chương trình thực hành ít.
- Giảng viên là các trung tâm nên không nắm rõ được tình hình hoạt động của công ty, do đó các tình huống đưa ra chưa gắn liền với thực tế của công ty.
- Chương trình đào tạo còn ngắn nên không giúp nhân viên có thể rèn luyện các kỹ năng một cách thuần thục, và không có tính thực tế;
- Chương trình đào tạo vẫn chưa đáp ứng đủ cho nhân viên các kỹ năng cần thiết cho công việc, như kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng thương lượng để nhân viên quản lý cấp trung áp dụng vào công việc.
- Chương trình chưa có các tình huống gắn liền với công ty để người học có thể vận dụng vào công ty. Mặt khác chương trình đào tạo không có phần học viên có các tình huống và giảng viên hướng dẫn giải quyết.
a. Chương trình đào tạo cho nhân viên tại các phòng ban
- Đối tượng đào tạo: Các nhân viên làm việc tại các phòng ban chức năng, có
các trình độ chuyên môn khác nhau, bên cạnh việc tham gia các lớp đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên thông quá các khóa đào tạo ngắn hạn hoặc dài hạn, do công ty cử đi học hoặc nhân viên tự đi học, thì công ty còn có các chương trình đào tạo kỹ năng cần thiết để làm việc cho nhân viên. Chương trình đào tạo này áp dụng cho các nhân viên làm việc tại công ty sau thời gian thử việc trở đi. Khi tham gia các khóa học này, các phòng ban cử từ 2 đến 5 người tham gia theo học.
- Chương trình đào tạo kỹ năng cho nhân viên: thường kéo dài trong thời gian 5 ngày thời gian học vào ban đêm, bao gồm các nội dung sau:
Bảng 2.9: Chương trình đào tạo kỹ năng cho nhân viên của công ty
STT Kỹ Năng Nội dung Buổi Người
giảng dạy
1
Kỹ năng quản lý thời
gian
- Quan điểm “Thời gian là vàng”
- Trắc nghiệm bạn sử dụng thời gian của mình như thế nào?
- Lợi ích của việc quản lý thời gian hiệu quả
- Chỉ ra các hình thức lãng phí thời gian - Cách tận dụng thời gian hiệu quả
- Các phương pháp trong quản lý thời gian.
Buổi 1 Giám đốc 2 Kỹ năng giao tiếp và làm việc chuyên nghiệp
- Giao tiếp trong công việc
- - Kỹ thuật giao tiếp với cấp trên, đồng nghiệp, khách hàng
- Ứng xử, giao tiếp trong giao dịch với khách hàng:
+ Kỹ năng lắng nghe và truyền đạt thông tin hiệu quả
+ Kỹ năng đặt câu hỏi và trả lời + Kỹ năng phản hồi thông tin
Buổi 2 Phó Giám đốc
+ Phương pháp nắm bắt tâm lý khách hàng trong giao dịch
+ Một số lỗi thường gặp trong giao tiếp trực tiếp với khách hàng.
3 Kỹ năng
thuyết trình
- Khái niệm về thuyết trình
- Các yếu tố cần có của 1 người thuyết trình
- Sử dụng ngôn ngữ cơ thể trong thuyết trình như thế nào?
- Các kĩ năng cần có cho 1 buổi thuyết trình thành công.
- Chuẩn bị cho 1 buổi thuyết trình như thế nào?
- Bí quyết để có buổi thuyết trình thành công. - Thực hành Buổi 3 và 4 Mời giảng viên trường Đại học 4 Kỹ năng làm việc nhóm
- Vì sao phải làm việc nhóm
- Vai trò của các thành viên trong nhóm - Đóng góp của các thành viên trong nhóm - Sự khác biệt giữa các thành viên trong nhóm
- Các kỹ năng trong làm việc nhóm.
Buổi 5
Phó giám đốc
- Các kỹ năng đào tạo: Với chương trình này công ty giúp cho nhân viên có
các kỹ năng cần thiết để phục vụ cho công việc như:
+ Kỹ năng quản lý thời gian;
+ Kỹ năng giao tiếp và làm việc chuyên nghiệp; + Kỹ năng thuyết trình;
- Phương pháp đào tạo: Nhằm giúp nhân viên học và vận dụng tốt các kỹ năng này, công ty phối hợp với trung tâm đào tạo có uy tín, sử dụng các phương pháp đào tạo:
+ Đối với kỹ năng quản lý thời gian chương trình đào tạo sử dụng phương pháp bài giảng. Các học viên được chuẩn bị các tài liệu về việc quản lý thời gian, kết hợp với bài giảng slide của giảng viên. Giảng viên đặt ra các câu hỏi về yếu tố quan trọng của thời gian trong công việc, các học viên trả lời từ đó giảng viên đưa ra các đánh giá và nhận xét.
+ Đối với kỹ năng giao tiếp chương trình đào tạo sử dụng phương pháp bài giảng và tình huống. Giảng viên đặt ra các câu hỏi, các học viên sẽ trả lời ví dụ như: “ giao tiếp tốt mang lại lợi ích gì cho công việc? ” “ tại sao cần phải có kỹ năng giao tiếp?”, “giao tiếp với khách hàng như thế nào?”, “giao tiếp với cấp trên như thế nào?”, “giao tiếp với đồng nghiệp như thế nào?”. Kết hợp với các tình huống giao tiếp, học viên sẽ thảo luận và trình bày các xử lý của mình.
+ Đối với kỹ năng thuyết trình chương trình sử dụng phương pháp thực hành. Học viên sẽ chuẩn bị nội dung và trình bày trước lớp, các nội dung trình bày: tư vấn, giới thiệu cho khách hàng về một sản phẩm nào đó, tự giới thiệu về bản than. Sau khi học viên trình bày, giảng viên sẽ chỉ ra nhưng điểm được và chưa được của các học viên để học viên rút kinh nghiệm và hoàn thiện phần trình bày của mình.
+ Đối với kỹ năng làm việc nhóm chương trình đào tạo sử dụng phương pháp bài giảng kết hợp với tình huống. Học viên được phát các tài liệu liên quan đến nội dung về làm việc nhóm để học viên nắm bắt được tầm quan trọng của kỹ năng làm việc nhóm, làm thế nào để làm việc nhóm hiệu quả. Đồng thời các học viên sẽ thành lập các nhóm để tham gia một trò chơi nhằm phát huy kỹ năng làm việc nhóm của các thành viên trong nhóm.
- Công ty lựa chọn đúng các đối tượng, vì các nhân viên khi làm việc tại công ty luôn cần các kỹ năng này để có thể phát triển bản thân và nâng cao hiệu quả trong công việc.
- Chương trình đào tạo cho nhân viên các kỹ năng cơ bản để nhân viên phát triển bản thần, và nâng cao chất lượng công việc;
- Với chương trình đào tạo này bên cạnh việc giúp nâng cao kỹ năng của nhân viên còn giúp cho các lãnh đạo của công ty nâng cao kỹ năng trình bày và thuyết trình, hạn chế được chi phí thuê giảng viên tại các trung tâm và các trường đại học tại Đà Nẵng.
Nhược điểm:
- Thời gian diễn ra quá ngắn nên nhân viên không tiếp thu được hết các kiến thức.
- Các kỹ năng mà công ty đưa ra vẫn chưa đáp ứng được các yêu cầu của nhân viên tại công ty, chương trình đào tạo vẫn chưa bám sát thực tế của công ty.
- Phương pháp đào tạo nghe nhìn trong chương trình không phải là cách hiệu quả để rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian, nhân viên mới chỉ có thể nắm bắt được tầm quan trọng và vai trò mà chưa thể thực hành khi theo học.
- Với việc giảng dạy các nôi dung về kỹ năng cho nhân viên do đó sẽ làm mất thời gian của các lãnh đạo của mình. Với việc làm cả ngày, tối lại giảng dạy và học nên các nhân viên và người giảng dạy không tránh khỏi được sự mệt mỏi, dẫn tới