VII. Tạo và hiệu chỉnh biểu thức toán học (Equation)
b) Dữ liệu nguồn (Data Source)
[FACEBOOK.COM/THITUYENCONGCHUC]
Là một loại tập tin văn bản (dạng bảng) hay cơ sở dữ liệu (bảng tính Excel, Table của Access..) chứa các thông tin mà ta cần để điền vào các chỗ chừa trống trong tài liệu chính.
Ví dụ như với mẫu tài liệu chính như trên thì ta cần có một dữ liệu nguồn có dạng như sau:
Hoten Phai Chucvu
Nguyễn Văn Tèo Nam Trưởng phòng KD
Trần Thị Mít Nữ Trưởng nhóm thiết kế
Văn Minh Cam Nam Trưởng phòng kỹ thuật
- Trong bảng dữ liệu nguồn như trên mỗi cột được gọi là Field (trường dữ liệu), tiêu đề cột gọi là Field Name (trong bảng trên ta có 3 field là Hoten, Phai, Chucvu)
- Mỗi dòng dữ liệu được gọi là record (mẫu tin). Trong Data Source trên ta có 3 mẫu tin Khi ta đã có đầy đủ hai thành phần trên ta có thể tiến hành chèn field của Data Source vào các vị trí thích hợp trên Main Document và tiến hành cho trộn (Merge), khi đó lần lượt từng mẫu tin trong Data Source sẽ được trộn vào Main Document, có bao nhiêu mẫu tin cần trộn thì Word sẽ tự động sinh ra chừng đó tài liệu chính.
II. Cách làm
Có nhiều cách để thực hiện chức năng Mail Merge (tạo Data Source trước hoặc tạo Data Source sau) nhưng sau đây chúng tôi xin giới thiệu một cách tương đối dễ thực hiện.
B1: Tạo Data Source rồi lưu vào đĩa
Để tạo Data Source ta có thể tạo bằng Word hay Excel, Access…
Nếu tạo bằng word ta chỉ việc mở file văn bản mới, tạo bảng, nhập dữ liệu và lưu vào đĩa
B2: Soạn thảo Main Document
Mở file văn bản mới và nhập vào nội dung của Main Document
B3: Vào thẻ Mailings, bấm nút Start Mail Merge trong nhóm Start Mail Merge để chọn
một kiểu tài liệu chính (trong ví dụ này ta chọn Letters)
B4: Cho kết nối Data Source với Main Document
Bấm nút Select Recipients để chọn Data Source: - Type New List: Nhập mới Data Source
- Use Existing List: Sử dụng Data Source có sẵn
- Select from Outlook Contacts: Sử dụng danh bạ trong chương trình Outlook làm Data Source
Chúng ta đã tạo Data Source rồi nên trong bước này ta
chọn Use Existing List rồi chọn File Data Source đã lưu ở B1. Khi chọn file và bấm Open nếu để ý ta sẽ thấy một số nút lệnh trên tab Mailings sáng lên, điều đó có nghĩa là file Data Source ta chọn đã được kết nối với Main Document.
Nếu chọn Type New List ta sẽ có hộp thoại xuất hiện để nhập liệu cho Data Source, Data Source này gồm các trường dữ liệu mặc định sẵn như: Title, Last Name, First Name …Muốn thay đổi các trường dữ liệu này ta bấm nút Customize Columns... để tạo mới hay sửa hay xóa các trường dữ liệu.
[FACEBOOK.COM/THITUYENCONGCHUC]
- Nút New Entry để tạo một mẫu tin (Record) mới - Nút Delete Entry: Xóa mẫu tin hiện hành
- Nút Find: Tìm một mẫu tin
B5: Chèn Fields
Bấm chuột vào vị trí muốn chèn field rồi click nút lệnh Insert Merged Fields trong nhóm Write & Insert fields để chọn field dữ liệu cần chèn. Ta lần lượt chèn hết các field vào các vị trí thích hợp
B6: Chèn Ruler
Ở đây chúng ta lưu ý rằng nếu trong ví dụ trên ta để là “Ban giám đốc công ty ABC kính mời: Nguyễn Văn Tèo” sẽ không lịch sự và trang trọng bằng “Ban giám đốc công ty ABC kính mời ông: Nguyễn Văn Tèo” hay “Ban giám đốc công ty ABC kính mời bà: Nguyễn Thị Tèo”, nghĩa là ta thêm phần danh xưng thì câu văn của chúng ta sẽ lịch sự và dễ nghe hơn. Để giải quyết những vấn đề đại loại như vậy ta có thể sử dụng các lệnh trong nút Ruler.
Ví dụ để điền danh xưng vào như trong ví dụ trên ta để dấu nháy sau chữ “kính mời” sau đó bấm nút Ruler, chọn mục “If…Then…Else…” sẽ xuất hiện cửa sổ Insert Word Field như hình dưới:
[FACEBOOK.COM/THITUYENCONGCHUC]
- Mục Field Name: Chọn field để xét điều kiện (trong ví dụ này ta chọn Phai vì ta muốn nếu Phai=Nam thì gọi là “Ông”, ngược lại gọi là “Bà”)
- Comparison: Chọn toán tử so sánh (Equal to: Bằng; Not Equal to: Không bằng; Less than: Nhỏ hơn; Greater than: Lớn hơn; Less than or equal: Nhỏ hơn hoặc bằng; Greater than or equal: Lớn hơn hoặc bằng; Is Blank: Là khoảng trống; Is not blank: Không là khoảng trống). Trong ví dụ này ta chọn Equal to(bằng)
- Compare to: Giá trị so sánh. Trong ví dụ này ta nhập chữ “Nam” vì ta muốn nhập mệnh đề “Nếu phái bằng Nam”
- Mục Insert this text: Nhập kết quả trả về nếu mệnh đề if bên trên thỏa. Trong ví dụ này ta nhập chữ “Ông” vì ta muốn nói rằng “Nếu phái bằng Nam thì danh xưng là Ông” - Otherwise insert this text: Nhập giá trị nếu mệnh đề if sai. Trong ví dụ này ta nhập chữ “Bà” vì ta muốn nói rằng không phải phái Nam thì danh xưng sẽ là “Bà”
- Bấm nút OK
B7: Xem thử kết quả và trộn
- Để xem thử kết quả ta bấm nút View Aresult - Để trộn ta bấm nút Finish& Merge:
+ Edit Individual Documents…: Trộn ra văn bản mới.
+ Print Document: In ra máy in
+ Send E-mail Messages: Gửi vào thư điện tử Ngoài cách trên ta cũng có thể click nút Start Mail
Merge, chọn mục Step by step Mail Merge wizard… rồi tiến hành làm từng bước theo sự hướng dẫn của word.
Trên đây là phần hướng dẫn cách tạo Letters, còn cách tạo Email Messages, Envelope, Label, Directory tương tự như trên và giao cho học viên tự tìm hiểu coi như bài tập về nhà.
[FACEBOOK.COM/THITUYENCONGCHUC]BÀI 6 BÀI 6