- New Wordsheet: Nếu chọn mục này sẽ tạo Pivot table ra một bảng tính mớ
MỘT SỐ CHỨC NĂNG KHÁC CỦA EXCEL I Validation
I. Validation
Validation là công cụ giúp người sử dụng tạo ra bộ quy tắc nhằm giới hạn phạm vi nhập dữ liệu trong một vùng. Ví dụ: ta có thể tạo ra bộ quy tắc để khi nhập điểm cho học sinh thì phải nhập giá trị số nằm trong khoảng từ 0..10, nhập mã nhân viên thì phải nhập đúng 4 ký tự…
Để tạo Validation ta thao tác như sau:
Tại thanh Ribbon, chọn tab Data, nhóm Data Tools, bấm chọn nút Data Validation, chọn tiếp Data Validation:
Hộp thoại Validation xuất hiện gồm có 3 tab là Settings, Input Message và Error Alert.
* Ngăn Settings: Dùng để thiết lập các quy tắc:
- Mục Allow dùng để chọn phạm vi áp dụng quy tắc rành buộc, có các mục chọn như sau:
[FACEBOOK.COM/THITUYENCONGCHUC]
Bảng ý nghĩa các mục chọn của mục Allow:
Mục chọn Ý nghĩa Mô tả
Any Value Có thể nhập bất cứ thứ gì Lựa chọn này không có quy tắc ràng buộc
Whole Number Chỉ cho nhâp các số nguyên và số thực
Giá trị nhập sẽ được giới hạn trong phạm vi được thiết lập tại mục Data
Decimal Chỉ cho nhập số thực Giá trị nhập sẽ được giới hạn trong phạm
vi được thiết lập tại mục Data
List Cho phép chọn một giá trị
trong danh sách
Ta cần nhập danh sách vào một vùng rồi đưa địa chỉ vào mục Source
Date Chỉ cho nhập ngày Giá trị nhập sẽ là ngày tháng được giới
hạn trong phạm vi được thiết lập tại mục Data
Time Chỉ cho nhập giờ Giá trị nhập sẽ là giờ được giới hạn trong
phạm vi được thiết lập tại mục Data Text lengh Cho phép nhập chuỗi Độ dài chuỗi được thiết lập tại mục Data
Custom Chỉ cho nhập khi thỏa công
thức
Ta phải thiết lập công thức trong mục Formula
- Mục Data:
between Nằm trong khoảng
not Between Không nằm trong khoảng
equals to: bằng.
not equal to: không bằng.
greater than: lớn hơn.
less than: nhỏ hơn.
greater than or equal to: lớn hơn hoặc bằng.
less than or equal to: nhỏ hơn hoặc bằng.
* Ngăn Input Message:
Dùng để tạo một khung chỉ dẫn ngay bên cạnh ô nhập với mục đích nhắc nhở người dùng nhập đúng quy tắc đã được thiết lập:
- Title: Nhập dòng tiêu đề cho chỉ dẫn - Input message: Nhập nội dung chỉ dẫn
[FACEBOOK.COM/THITUYENCONGCHUC]
Dùng để tạo hộp thông báo khi quy tắc bị vi phạm (nếu không thiết lập mục này thì khi vi phạm quy tắc sẽ có cửa sổ báo lỗi bằng tiếng Anh)
- Mục Style: Chọn biểu tượng xuất hiện ở hộp thoại báo lỗi - Title: Tiêu đề của cửa sổ báo lỗi
- Error message: Nội dung báo lỗi
Ví dụ:
Ta có cột MaSV kéo dài từ ô A2 đến A10, ta hãy thiết lập validation để khi người dùng nhập liệu thì chỉ được nhập đúng 4 ký tự, trước khi nhập có lời nhắc nhở và nếu nhập sai có cửa sổ báo lỗi. Ta tiến hành theo các bước như sau:
- Chọn vùng A2:A10
- Vào tab Data, nhóm Data Tools, bấm nút Data Validation, chọn Data Validation
- Trong ngăn Settings ta chọn Allow: Text length, Data: equal to, Length: 4 như hình dưới:
[FACEBOOK.COM/THITUYENCONGCHUC]
- Ngăn Error Alert nhập cửa sổ báo lỗi như hình dưới:
Kết quả là khi ta click vào một ô trong vùng A2:A10 thì sẽ có lời nhắc như sau và nếu bạn cố tình nhập sai thì sẽ có hộp thoại báo lỗi như bên cạnh: