II. Lọc dữ liệu
b. Cách tạo vùng tiêu chuẩn lọc (Criteria range)
Khái niệm Criteria range: Vùng tiêu chuẩn lọc (criteria range) là vùng có từ 2 dòng trở lên, dòng đầu tiên chứa nhãn, dòng thứ 2 trở đi chứa các điều kiện.
Vùng tiêu chuẩn lọc có 2 dạng:
Dạng 1: Tạo vùng tiêu chuẩn không dùng công thức
Vùng tiêu chuẩn gồm 2 thành phần:
- Trong đó Nhãn là tên một hoặc nhiều cột tham gia vào điều kiện lọc.
- Điều kiện lọc là phần biểu diễn các điều kiện trích lọc liên quan đến các cột.
* Điều kiện lọc từ các giá trị số (số tự nhiên)
Cú pháp:
Ví dụ: Giả sử ta có vùng dữ liệu sau:
- Lọc những học sinh có điểm Toán là 8
vùng tiêu chuẩn lọc là:
TOÁN 8
* Điều kiện từ các biểu thức so sánh
Cú pháp: Ví dụ: Tìm những người có điểm Lý >=10 vùng điều kiện: Nhãn Điều kiện lọc Nhãn
(Tên một tiêu đề cột trong vùng dữ liệu) Điều kiện (số tự nhiên)
Nhãn
(Tên một tiêu đề cột trong vùng dữ liệu) Điều kiện (biểu thức so sánh)
[FACEBOOK.COM/THITUYENCONGCHUC]
LÝ >= 10
* Điều kiện từ các chuỗi ký tự:
Cú pháp:
Ví dụ: Tìm những người có tên bắt đầu bằng chữ H
vùng điều kiện:
TÊN H*
Chú ý: Dấu * đại diện cho chuỗi ký tự
* Điều kiện liên kết (AND): Cùng hàng
Cú pháp:
Ví dụ: Tìm những người có điểm Toán>=8, Lý >=8
vùng điều kiện:
* Điều kiện không liên kết (OR): Khác hàng
Cú pháp:
Ví dụ: Tìm những người có điểm Toán >=8 hoặc Lý>9
vùng điều kiện:
Dạng 2: Tạo vùng tiêu chuẩn dùng công thức.
Vùng tiêu chuẩn gồm 2 thành phần: Nhãn
(Tên một tiêu đề cột trong vùng dữ liệu) Điều kiện (chuỗi ký tự)
Nhãn 1 (Tên tiêu đề cột)
Nhãn 2 (Tên tiêu đề cột)
Điều kiện 1 Điều kiện 2
TOÁN LÝ >=8 >=8 Nhãn 1 (Tên tiêu đề cột) Nhãn 2 (Tên tiêu đề cột) Điều kiện 1 Điều kiện 2 TOÁN LÝ >=8 >9 Nhãn
[FACEBOOK.COM/THITUYENCONGCHUC]
- Trong đó Nhãn là bất kỳ ký tự gì nhưng không được giống với tên cột trong vùng cơ sở dữ liệu.
- Điều kiện lọc là một công thức biểu diễn điều kiện lọc và công thức này phải trả về một giá trị kiểu logic ( TRUE hoặc FALSE), những dòng dữ liệu làm cho công thức trả về True sẽ được lọc.
* Điều kiện lọc từ các giá trị số ( số tự nhiên)
Cú pháp:
Ví dụ: Giả sử ta có vùng dữ liệu sau:
- Tìm những học sinh có điểm Toán là 8
vùng tiêu chuẩn lọc là:
abc =C2=8
* Điều kiện từ các biểu thức so sánh
Cú pháp:
Ví dụ: Tìm những người có điểm Lý >=10
vùng điều kiện:
abc = D2>= 10
* Điều kiện từ các chuỗi ký tự:
Cú pháp:
Ví dụ: Tìm những người có tên bắt đầu bằng chữ H
vùng điều kiện:
Abc
= LEFT(B2,1)="H"
Điều kiện lọc
Nhãn đặt tự do =Điều kiện (số tự nhiên)
Nhãn đặt tự do
= Điều kiện (biểu thức so sánh)
Nhãn đặt tự do
[FACEBOOK.COM/THITUYENCONGCHUC]
* Điều kiện liên kết (AND)
Cú pháp:
Ví dụ: Tìm những người có điểm Toán>=8 và Lý =10
vùng điều kiện:
* Điều kiện không liên kết (OR)
Cú pháp:
Ví dụ: Tìm những người có điểm Toán >=8 hoặc Lý=10
vùng điều kiện:
III. Subtotal
Subtotal là chức năng thực hiện thống kê dữ liệu theo từng nhóm. Một nhóm là tập hợp giá trị giống nhau tại một field nào đó và ta gọi field đó là field nhóm.
Để làm subtotal ta thực hiện theo các bước sau: B1:- Xác định field làm tiêu chí nhóm
B2:- Sắp xếp toàn bảng dữ liệu tăng dần hoặc giảm dần theo tiêu chí nhóm
B3:- Trên thanh Ribbon nhắp chọn tab Data – Nhóm Outline – Subtotal Xuất hiện hộp thoại Subtotal, ta tiến hành khai báo các thông số:
+ At each change in: Chọn field làm tiêu chí nhóm + Use Function: Chọn chức năng thống kê
+ Add subtotal to: Chọn field thống kê
+ Replace current subtotals: Nếu chọn thì lần thống kê này sẽ thay thế các thống kê cũ, nếu không chọn thì kết quả thống kê mới sẽ không thay thế các thống kê cũ đã làm từ trước.
+ Page break between groups: Nếu chọn Excel sẽ ngắt các nhóm ra các trang khác nhau
+ Summary below data: Nếu chọn thì excel sẽ tổng hợp bên dưới vùng dữ liệu + Nút Remove All: Loại bỏ các mục thống kê, đưa bảng số liệu trở về danh sách ban đầu
Nhãn đặt tự do
=AND(điều kiện 1, điều kiện 2,…)
Abc
=AND(C2>=8, D2=10)
Nhãn đặt tự do
=OR(điều kiện 1, điều kiện 2,…)
Abc
[FACEBOOK.COM/THITUYENCONGCHUC]
+ Bấm nút OK để kết thúc
Nếu muốn thống kê theo nhiều cấp thì tiếp tục thực hiện các bước như trên
Để xem thông tin ta bấm chuột vào dấu + hay dấu – để mở rộng hoặc thu gọn chi tiết nhánh các vùng dữ liệu thống kê.
Ví dụ:
Ta có bảng dữ liệu như sau:
A B C D
1 Tỉnh Ngày bán Tên hàng Số lƣợng
2 Tây Ninh 1/8/12 Máy Bào 45
3 Bến tre 2/8/12 Máy Phay 65
4 Tây Ninh 4/8/12 Máy Cưa 45
5 Cần Thơ 1/8/12 Máy Cưa 78
6 Tây Ninh 2/8/12 Máy Phay 64
7 Bến Tre 4/8/12 Máy Bào 34
8 Cần Thơ 1/8/12 Máy Phay 65
9 Tây Ninh 4/8/12 Máy Phay 34
10 Cần Thơ 2/8/12 Máy Cưa 23
11 Bến Tre 2/8/12 Máy Bào 56
Bây giờ ta sẽ thực hiện việc thống kê tổng số lượng các mặt hàng theo từng tỉnh:
- Ở đây ta xác định tiêu chí phân nhóm là cột Tỉnh và cột Tên hàng do đó ta tiến hành theo các bước sau:
B1: Sắp xếp bảng tăng dần theo cột Tỉnh và cột tên hàng:
Quét chọn toàn bộ bảng dữ liệu, vào tab Data, nhóm Sort &Filter, bấm nút Sort rồi thiết lập như hình dưới:
B2: Thống kê số lƣợng theo tỉnh
Vào tab Data, nhóm Outline, bấm nút Subtotal rồi thiết lập như hình dưới, bấm nút OK:
[FACEBOOK.COM/THITUYENCONGCHUC]
B3. Thống kê theo từng mặt hàng
Bây giờ ta đã được bảng thống kê số lượng của tất cả các mặt hàng theo từng tỉnh, nhưng mục tiêu của ta là trong từng tỉnh lại thống kê theo từng mặt hàng nên ta phải thao tác thêm một lần nữa.
[FACEBOOK.COM/THITUYENCONGCHUC]
(lưu ý là phải bỏ chọn mục Replace current subtotals)
- Bấm nút OK để hoàn tất
Và kết quả là ta được bảng thống kê theo từng tỉnh, trong mỗi tỉnh lại thống kê số lượng theo từng mặt hàng.