TMCP Đầu Tư Phát Triển Việt Nam CN Sở giao dịch 2
2.2.1. Các quy định nội bộ liên quan đến hoạt động kiểm soát nội bộ
Bảng 2.2. Các quy định nội bộ liên quan đến hoạt động Tiền gửi tiết kiệm
STT TÊN QUY ĐỊNH NỘI DUNG
1 Cẩm nang Nghiệp vụ
Tiền Gửi
Cẩm nang cho thấy được sự thống nhất về quy trình giao dịch nghiệp vụ tiền gửi trong toàn hệ thống BIDV, xác định rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của khách hàng, cán bộ tham gia giao dịch tiền gửi tại quầy giao dịch.
2 Sổ tay Kiểm toán
nội bộ BIDV
Sổ tay kiểm toán nội bộ đề cập cụ thể nội dung liên quan đến cơ chế, quy chế cũng như quy trình và thủ tục kiểm toán nội bộ về một số nghiệp vụ của NHTM.
3 Quy định Quản lý
thông tin khách hàng
Quy định về mô hình và quản trị thông tin khách hàng, cách sử dụng hệ thống quản lý mẫu dấu, chữ ký khách hàng tại BIDV. 4 Quy định số 5981/QyĐ-BIDV. Tập hợp, luân chuyển chứng từ kế toán và kiểm soát kế toán tổng
hợp
Quy định này hướng dẫn về quy trình luân chuyển chứng từ kế toán, trình tự kiểm tra, kiểm soát chứng từ kế toán 5 Quyết định số 4738/QĐ-BIDV ngày 04/05/2018. Quy chế tổ chức và hoạt động của Ban Kiểm Soát
Quyết định này liên quan đến cơ cấu, tổ chức, quyền hạn và trách nhiệm của ban kiểm soát đối với hoạt động kinh doanh của BIDV.
2.2.2. Thực tế về tổ chức và quy định nội bộ ảnh hưởng đến tính hiệu lực của KSNB đối với hoạt động huy động tiền gửi tiết kiệm tại BIDV SGD2:
Môi trường kiểm soát :
- Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý:
Về phong cách điều hành, ban giám đốc, trưởng phòng đều có quan hệ cởi mở, thân thiện với nhân viên. Vào sáng thứ 6 hàng tuần, tất cả thành viên trong phòng sẽ họp triển khai các công việc sẽ phải thực hiện vào tuần tiếp theo. Trong buổi họp, các thành viên được tự do phát biểu ý kiến, đưa ra các kiến nghị của mình đối với công tác tiền gửi tiết kiệm tại Chi nhánh. Nhà quản lý rất quan tâm đến suy nghĩ, ý kiến của mọi người; những ý tưởng hay, có ích cho đơn vị sẽ được xem xét.
- Tuân thủ quy tắc đạo đức nghề nghiệp của đội ngũ nhân sự:
Ban lãnh đạo BIDV rất coi trọng các giá trị đạo đức do đó đã chú trọng xây dựng các quy chuẩn đạo đức nghề nghiệp, quy tắc ứng xử dành cho các cán bộ chi nhánh trong quá trình giao dịch nghiệp vụ tiền gửi tiết kiệm:
Đề cao tinh thần tự chịu trách nhiệm, giữ gìn sự liêm chính, trung thực, thẳng thắn, nghiêm túc với bản thân và với những người xung quanh. Luôn cẩn thận, kỹ lưỡng, cân nhắc thấu đáo, lường đoán kỹ mọi rủi ro để phòng ngừa; không làm tắt, bỏ qua các bước/thủ tục trong quy trình nghiệp vụ đã quy định về hoạt động tiền gửi tiết kiệm.
Hết lòng phục vụ khách hàng song đảm bảo không đặt ngân hàng hoặc cán
bộ khác vào những mối quan hệ có mâu thuẫn về lợi ích.
Tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật và của tổ chức về bảo mật an toàn thông tin nội bộ và thông tin khách hàng; không đưa ra thông tin sai lệch, thiếu chính xác, mang tính chủ quan cá nhân gây tổn hại đến tài sản, thương hiệu, uy tín, gây hoang mang, lo ngại, ảnh hưởng đến lòng tin của khách hàng đối với BIDV….
- Cơ cấu tổ chức và cách phân định quyền hạn, trách nhiệm trong triển khai quy trình giao dịch tiền gửi tiết kiệm:
Biểu đồ 2.1. Mô hình tổ chức của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh
(Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành Chính Ngân hàng BIDV CN SGD2)
Giám đốc chi nhánh:
+ Chịu trách nhiệm triển khai quy trình nghiệp vụ TGTK đảm bảo an toàn, hiệu quả và phù hợp với hoạt động kinh doanh của chi nhánh. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Giám đốc chi nhánh chịu trách nhiệm trước pháp luật và Tổng Giám đốc về những sai sót, tổn thất xảy ra khi chỉ đạo thực hiện không đúng, không đầy đủ các quy định tại quy trình này và các văn bản nghiệp vụ liên quan hiện hành.
Kiểm soát viên (KSV):
+ Chịu trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ của chứng từ giao dịch mà GDV thực hiện. Đồng thời đối chiếu, kiểm tra tính chính xác và đầy đủ chứng từ giao dịch trong ngày với bảng liệt kê giao dịch cuối ngày của GDV, ký xác nhận trên bảng liệt kê chứng từ giao dịch trong ngày của GDV.
+ Thực hiện đầy đủ các bước, nhiệm vụ được phân công trong quy trình giao dịch TGTK tại Cẩm nang này và các quy định khác của BIDV.
+ Được quyền từ chối giao dịch trong trường hợp chứng từ không đủ điều kiện thực hiện giao dịch hoặc quy trình không được thực hiện đầy đủ theo quy định.
+ Chịu trách nhiệm trước BIDV và pháp luật khi để xảy ra sai sót trong quá trình kiểm soát.
Giao dịch viên (GDV):
+ Thực hiện đầy đủ trình tự các bước trong quy trình này, tuân thủ quy định hiện hành về chế độ kế toán, chế độ chứng từ, an toàn kho quỹ và các quy định khác của BIDV.
+ Được quyền từ chối giao dịch trong trường hợp chứng từ không đủ điều kiện thực hiện giao dịch hoặc quy trình không được thực hiện đầy đủ theo quy định. Trường hợp có quan điểm khác nhau giữa KSV và GDV, GDV báo cáo các cấp lãnh đạo cao hơn.
+ Chịu trách nhiệm tư vấn cho khách hàng đầy đủ, rõ ràng các quy định của sản phẩm/giao dịch, tư vấn phí giao dịch, hướng dẫn khách hàng về cách lập hồ sơ đề nghị và quy trình, thủ tục giao dịch.
+ Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, đầy đủ, chính xác của chứng từ và tính chính xác của nội dung các giao dịch được phân công thực hiện.
+ Chịu trách nhiệm trước BIDV và pháp luật khi để xảy ra sai sót trong quá trình thực hiện công việc được phân công.
- Chính sách nhân sự:
BIDV luôn coi trọng đội ngũ người lao động là nhân tố quyết định sự thành công của ngân hàng. Vì vậy, trong công tác tuyển dụng cũng như đào tạo ban lãnh đạo BIDV luôn cố gắng đảm bảo tính công khai, minh bạch, chuyên nghiệp để tuyển dụng được cán bộ có năng lực, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, phẩm chất đạo đức đáp ứng nhu cầu công tác và yêu cầu phát triển nguồn nhân lực BIDV.
Bên cạnh đó, BIDV còn thành lập Trung tâm đào tạo cán bộ có trách nhiệm xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng trao đổi nghiệp vụ hàng năm cho cán bộ. Bên
cạnh đó BIDV thực hiện tổ chức kiểm tra trình độ chuyên môn định kỳ (kiểm tra năng lực chuyên môn 2 năm/lần, tổ chức đào tạo lãnh đạo ngân hàng tương lai, tổ chức chương trình nhằm nâng cao năng lực cán bộ để phục vụ công tác tại BIDV, …). Ngoài ra, BIDV còn xây dựng chế độ đãi ngộ hợp lý để thu hút và duy trì đội ngũ lao động chất lượng cao.
Xác định và đánh giá rủi ro
Ngành Ngân hàng là một hoạt động kinh doanh nhạy cảm, ẩn chứa nhiều rủi ro. Đặc biệt là trong công tác huy động vốn tiền gửi tiết kiệm. Nhận thức rõ được vấn đề này, BIDV đã xây dựng những cẩm nang, công văn hướng dẫn chi tiết thực hiện nghiệp vụ, đánh giá, dự đoán trước những rủi ro có thể xảy ra để nhân viên có nhận thức và phòng tránh.
Tại HSC, BIDV đã thành lập Ủy ban quản lý rủi ro để chuyên xử lý các vấn đề liên quan đến công tác quản lý rủi ro trong hoạt động huy động tiền gửi tiết kiệm. Nhiệm vụ chủ yếu là tham mưu cho HĐQT về chiến lược, chính sách quản lý rủi ro; tham mưu cho HĐQT trong việc hoạch định chính sách trong công tác quản lý rủi ro trên phạm vi toàn hệ thống; thực hiện phê duyệt phương pháp xác định giá trị rủi ro và các giới hạn rủi ro theo thẩm quyền.
Đối với cấp độ Chi nhánh, công tác quản lý rủi ro được theo dõi bởi Phòng QLRR trực thuộc Uỷ ban quản lý rủi ro. Hàng tháng, quý công tác nhận diện, kiểm soát rủi ro được thực hiện thông qua báo cáo giao dịch nghi ngờ từ HSC gửi về thông qua phòng QLRR các chi nhánh nhằm ngăn ngừa kịp thời các rủi ro xảy ra. Phòng QLRR hàng năm hoặc đột xuất tổ chức kiểm tra nội bộ hoạt động huy động TGTK tại chi nhánh nhằm phát hiện và đánh giá rủi ro, đưa ra phương pháp hạn chế khắc phục rủi ro.
Mục tiêu của NHTM BIDV CNSGD2:
- Các nghiệp vụ thực hiện một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác.
- Luôn thực hiện đúng nguyên tắc kế toán, nguyên tắc kiểm soát giao dịch. - Mọi chính sách được cập nhật, áp dụng kịp thời.
Nhận dạng và đánh giá rủi ro:Thông qua việc rà soát hoạt động của bộ phận kế toán giao dịch, hội thảo, tiếp xúc khách hàng,…..ngân hàng nhận dạng rủi ro có thể phát sinh trong quá trình vận hành.
Rủi ro từ phía khách hàng:
o KH gian lận trong lúc nộp, rút tiền mặt. Sử dụng tiền giả trong giao dịch.
o Khách hàng giả mạo sổ tiết kiệm, giấy tờ tùy thân, chữ ký để thực hiện hành vi gian lận nhằm rút tiền.
o Khách hàng thực hiện các giao dịch thanh toán, mở sổ tài khoản để rửa tiền, làm chuyện phi pháp.
Rủi ro từ phía ngân hàng:
o Giả tạo người gửi tiền để rửa tiền, tạo quỹ đen. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
o Nhân viên gian lận để biển thủ tài sản từ các tài khoản không hoạt động trong thời gian dài.
o GDV và khách hàng thông đồng giả mạo chứng từ để chiếm đoạt
tài sản của ngân hàng.
o Các nhân viên có trách nhiệm kiểm soát lạm dụng quyền hạn.
o Nhân viên IT gian lận, bẻ khóa, chỉnh sửa phần mềm để chiếm
đoạt tài sản ngân hàng.
o Những lúc cao điểm, GDV phải thực hiện nhiều giao dịch nhanh
chóng, liên tục có thể gây nên nhầm lẫn về hạch toán, tính sai hoặc chi thừa, thu thiếu…
o Rủi ro do sơ suất nhân viên không phát hiện được tiền giả.
o User và password bị tiết lộ do GDV bất cẩn hoặc cố tình cho người khác biết.
o Hoạt động kiểm soát chỉ chú trọng vào những nghiệp vụ phát sinh
thường xuyên mà không chú ý nghiệp vụ bất thường.
o Sau khi nhận diện rủi ro, Ban Giám đốc sẽ xem xét khả năng xảy
ra và đề ra các biện pháp đối phó, hạn chế rủi ro. Công tác quản lý rủi ro được Ban Giám đốc nhấn mạnh, và được phổ biến đến từng nhân viên.
Hoạt động kiểm soát
Đảm bảo nguyên tắc 4 mắt trong việc thiết kế và thực hiện quy trình nghiệp vụ, mỗi bước trong quy trình được thực hiện có ít nhất một người khác kiểm tra lại.
Kiểm soát trước: do GDV thực hiện gồm: kiểm tra việc lập chứng từ, kiểm
tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, đối chiếu số tiền trên chứng từ với số dư tài khoản ...
Kiểm soát sau: do kiểm soát viên thực hiện sau khi GDV đã kiểm soát, xử lý, gồm: kiểm tra lại tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, kiểm soát cách xử lý nghiệp vụ của GDV,….
Việc thực hiện nguyên tắc “4 mắt” này đã hạn chế được những sai sót trong quá trình thực hiện nghiệp vụ hay hạch toán kế toán vì nó giúp phát hiện kịp thời các sai sót và sửa chữa trước khi được thực hiện chính thức.
Thực hiện các biện pháp bảo vệ tài sản.
Một mục tiêu quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ là bảo đảm tài sản của ngân hàng được sử dụng đúng mục đích, hiệu quả và an toàn. BIDV thực hiện biện pháp bảo vệ tài sản như kiểm kê định kỳ, gắn camera ở những khu vực dễ xảy ra thất thoát tài sản như các quầy giao dịch với khách hàng, phòng ngân quỹ, đồng thời bố trí bảo vệ 24/24, thực hiện phòng chống cháy nổ và các sự cố khác.
Bên cạnh đó, thông qua việc giao trách nhiệm cụ thể quản lý tài sản cho các đơn vị sử dụng hoặc giới hạn tiếp cận tài sản. Chẳng hạn như kho quỹ được xây dựng kiên cố, cửa được mã khóa, 3 người gồm trưởng phòng ngân quỹ, kế toán trưởng, thành viên ban giám đốc giữ 3 chìa khóa khác nhau và chỉ khi đủ 3 chìa khóa đó mới có thể mở cửa kho quỹ. Ngoài ra, ngân hàng cũng phân công tách bạch giữa bộ phận kế toán và bộ phận bảo quản tài sản nhằm hạn chế việc sử dụng tài sản sai mục đích hoặc thất thoát tài sản. Nói chung, các biện pháp trên đã bảo vệ an toàn tài sản của ngân hàng.
Thực hiện kiểm tra độc lập và đối chiếu giúp kịp thời phát hiện, xử lý sai phạm.
BIDV quy định việc kiểm tra độc lập để tăng thêm sự cẩn thận của nhân viên trong việc thực hiện nhiệm vụ, nâng cao tính hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ. Do đó, BIDV có thể kịp thời phát hiện các sai sót để điều chỉnh.
Ngoài việc kiểm tra độc lập, việc đối chiếu cũng giúp phát hiện những sai lệch. Công việc này thường được thực hiện hàng ngày và bao gồm cả việc đối chiểu thủ công trên sổ sách và đối chiếu tự động trên máy tính. Nếu có sai lệch thì phải tìm hiểu nguyên nhân và xử lý. Kết quả sau đối chiếu còn được kiểm soát bởi kiểm soát viên hay trưởng phòng. Bên cạnh đó, hàng tháng hay hàng quý ngân hàng thực hiện việc so sánh số liệu thực tế với số liệu kế hoạch, với số liệu kỳ trước và xem xét các thông tin khác trong mối liên hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện mục tiêu của ngân hàng. Từ đó, ngân hàng có thể thay đổi hay điều chỉnh kế hoạch, mục tiêu, chiến lược kịp thời .
BIDV thực hiện kiểm soát thông qua sổ sách, chứng từ của các nghiệp vụ.
Đây là một phần quan trọng trong các thủ tục kiểm soát vì sổ sách, chứng từ là căn cứ để chứng minh một nghiệp vụ phát sinh đã được phê duyệt và thực hiện đúng theo quy định, cung cấp thông tin giúp ngân hàng đánh giá quá trình thực hiện nghiệp vụ như thế nào.
Để thuận tiện cho việc kiểm soát sổ sách chứng BIDV thiết kế các loại sổ sách, chứng từ dễ hiểu và ban hành các quy định về luân chuyển, lưu trữ chứng từ thể hiện được các bước kiểm soát:
Các loại sổ sách, chứng từ được thiết kế với nội dung tuân thủ theo các yêu cầu của nhà nước và phù hợp với quy định về kiểm soát trong ngân hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Các chứng từ hạch toán được thiết kế có phần chữ ký của người thực hiện,
phần xét duyệt của kiểm soát viên, của Trưởng phòng hay Giám đốc. Các loại báo cáo cũng đều có chữ ký của người lập và người kiểm soát.
Hệ thống các mẫu biểu được tiêu chuẩn hóa, nội dung các mẫu biểu được quy định rõ ràng từ các chi tiêu cần thể hiện đến chữ ký cần thiết của người có thẩm
quyền liên quan nhằm đảm bảo không một bước nào trong quy trình xét duyệt bị bỏ sót.
Ngoài việc thiết kế chứng từ phù hợp với sự kiểm soát của ngân hàng, BIDV thực hiện kiểm soát quá trình lập chứng từ, luân chuyển chứng từ và lưu trữ chứng từ như sau:
+ Kiểm soát quá trình lập chứng từ : các chứng từ được lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các chứng từ có liên quan với nhau được bấm chung với nhau. Cuối ngày, GDV sắp xếp lại chứng từ theo thứ tự bút toán và soát xét lại xem có đủ chứng từ không. Sau đó chuyển cho KSV kiểm tra lại và ký duyệt. Nếu chứng từ không hợp lệ, hay không đầy đủ thì phải chỉnh sửa hay bổ sung kịp thời.