Tạo dựng môi trường kiểm soát lấy đạo đức nghề nghiệp làm nền tảng
Môi trường kiểm soát là yếu tố nền tảng của hệ thống KSNB, Ban lãnh đạo cần thực sự coi trọng vai trò của hệ thống KSNB bằng cách thiết lập cơ chế giám sát đầy đủ đối với toàn bộ hoạt động của ngân hàng, tạo dựng văn hóa kiểm soát toàn diện trong tổ chức, đặc biệt chú trọng đề cao vấn đề đạo đức trong kinh doanh khi tần suất xuất hiện và mức độ thiệt hại của các vụ việc vi phạm đạo đức kinh doanh trong lĩnh vực ngân hàng đang ngày càng gia tăng ở Việt Nam.
Định kỳ thực hiện luân chuyển một số vị trí trong bộ máy tổ chức tại chi nhánh, như vị trí giao dịch viên, vị trí ngân quỹ, kiểm soát viên ... để đảm bảo cho tính độc lập tương đối của các vị trí trong bộ máy tổ chức, hạn chế đến mức tối thiểu sự thông đồng giữa các bộ phận, góp phần hạn chế các rủi ro có thể xảy đến cho ngân hàng.
Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực bộ phận kiểm soát tiền gửi tiết kiệm tại chi nhánh
Nghiệp vụ tiền gửi tiết kiệm là một nghiệp vụ phức tạp, đòi hỏi cán bộ nhân viên ngoài việc được đào tạo tốt về chuyên môn nghiệp vụ, am hiểu luật pháp cũng như tính cẩn thận, tỉ mỉ trong công việc. Vì vậy, chi nhánh cần chú trọng tăng cường nguồn nhân lực và đào tạo. Công khai, minh bạch và hiệu quả trong tất cả các khâu từ tuyển dụng tới sử dụng, đánh giá, quy hoạch, bổ nhiệm, luân chuyển. Chất lượng cán bộ được kiểm soát từ đầu vào với một chính sách tuyển dụng chặt chẽ, cán bộ được tuyển dụng, bố trí đúng vị trí công việc.
Nên tổ chức các buổi hội thảo chuyên đề vào cuối tuần để nhân viên trong chi nhánh có thể chia sẻ, học hỏi thêm kinh nghiệm từ các đồng nghiệp, cấp trên nhằm nâng cao tinh thần đoàn kết, thống nhất trong hoạt động của toàn chi nhánh. Đưa nhân viên đại diện theo học các lớp đào tạo chuyên viên về nghiệp vụ tiền gửi tiết kiệm để nâng cao kĩ năng, tối đa hóa chuyên môn, sau đó phổ cập lại cho đồng nghiệp để áp dụng vào hoạt động của chi nhánh nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Tăng cường thực hiện thủ tục kiểm soát kép nhằm hạn chế bỏ sót nghiệp vụ
Việc cán bộ bỏ sót nghiệp vụ trong quy trình hoạt động nói chung và quy trình tiền gửi tiết kiệm nói riêng là một vấn đề khá phổ biến không chỉ ở đơn vị BIDV chi nhánh Sở Giao Dịch 2 mà còn ở rất nhiều ngân hàng khác. Quy trình xử lý nghiệp vụ là tổng thể các bước, các thủ tục đã được ngân hàng nghiên cứu kỹ lưỡng, hoàn thiện và đưa vào áp dụng trong thực tế nhằm hạn chế tối đa các rủi ro, đem lại hiệu quả hoạt động cao nhất. Vì vậy, các vi phạm được nêu trên đây khiến cho các thủ tục kiểm soát bị bỏ qua, nghiệp vụ chưa được hoàn thiện và có thể tạo cơ hội cho các rủi ro phát sinh gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động của chi nhánh.
Chính vì thế, trong quá trình giao dịch tiền gửi tiết kiệm, tránh tình trạng bỏ sót nghiệp vụ, cần có sự phân tách chức năng giữa các khâu trong quá trình huy động tiền gửi tiết kiệm như:
- Khâu tác nghiệp: GDV chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp của thông tin, chứng từ, sổ tiết kiệm và tiền mặt thu vào trong hạn mức, tuân thủ theo quy trình nghiệp vụ của BIDV.
- Khâu kiểm soát: Kiểm soát viên sau khi tiến hành kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ của giao dịch mà giao dịch viên chuyển đến sẽ quyết định phê duyệt hay từ chối.
- Khâu hậu kiểm: Kiểm soát viên nội bộ kiểm tra lại toàn bộ chứng từ liên quan đến giao dịch tiền gửi tiết kiệm, nếu có sai sót xảy ra cần thông báo ngay với cán bộ giao dịch viên liên quan để kịp thời xử lý.
Việc phân tách nhiệm vụ của từng cán bộ như trên sẽ góp phần kiểm soát chéo giữa các cán bộ, đồng thời chất lượng công việc cũng tốt hơn góp phần hạn chế rủi ro trong quá trình huy động tiền gửi tiết kiệm. Thực hiện thủ tục này sẽ tạo áp lực cho cán bộ tác nghiệp phải quan tâm, chú trọng hơn vào công việc của mình, thực hiện đầy đủ, thận trọng các thủ tục để có được sự chấp nhận, hài lòng của cấp trên. Đảm bảo tính chuyên sâu về mặt pháp lý, đảm bảo chặt chẽ các quyền lợi hợp pháp của ngân hàng và khách hàng khi có xảy ra tranh chấp.
Thực hiện kiểm soát chứng từ kế toán đúng quy định:
Trong quá trình kiểm soát chứng từ, như đã đề cập ở phần hạn chế, chứng từ vẫn còn thiếu chữ ký khách hàng khi khách hàng đã rời quầy giao dịch, đặc biệt là những khách hàng quen thuộc, cho dù giao dịch đã thực hiện xong. Việc này vi phạm nguyên tắc đầy đủ của chứng từ.
Chính vì vậy, khi khách hàng đến giao dịch với ngân hàng, dù là khách hàng quen hay có giao dịch thường xuyên nhưng giao dịch viên nên chú trọng nhiều hơn kiểm tra thông tin khách hàng và chữ ký cẩn thận, hướng dẫn khách hàng tận tình điền đầy đủ thông tin lên chứng từ và kiểm tra chứng từ trước khi ký hoặc rời quầy, giao dịch viên nên kiểm tra lại chữ ký của khách hàng trước khi phê duyệt để đảm bảo rằng khách hàng đã ký và giống với mẫu chữ ký mà khách hàng đã đăng ký với ngân hàng. Giao dịch viên cũng cần phải kiểm soát nghiệp vụ kỹ lưỡng để đảm bảo giảm thiểu sai sót có thể xảy ra.
Tiếp thu ý kiến của khách hàng
Khách hàng là người trực tiếp tham gia trong quy trình giao dịch tiền gửi tiết kiệm, vì vậy họ có thể đưa ra các ý kiến nhận xét sát thực tế về ưu, nhược điểm của quy trình. Ngân hàng cần có những chính sách khuyến khích khách hàng tham gia đóng góp ý kiến để nâng cao tính hiệu lực của hoạt động kiểm soát nội bộ như việc thường xuyên gửi thư thăm dò ý kiến khách hàng… Qua đó, tạo tiền đề cho các nhân viên trong quy trình thực hiện giao dịch tiền gửi tiết kiệm đối với khách hàng nghiêm túc chấp hành các quy định, quy trình của thủ tục kiểm soát một cách tự giác.
Thực hiện chính sách bảo mật thông tin
Thực hiện nghiêm túc việc bảo mật password của các nhân viên đăng nhập vào hệ thống. Đồng thời nhân viên cần được nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của công tác bảo vệ bí mật user, password. Cán bộ quản trị hệ thống thực hiện phân quyền sử dụng đúng với chức năng và phân công công việc cụ thể của mỗi cá nhân. Khi cấp mới User cho người sử dụng cần lập biên bản bàn giao mã. Tất cả các user của nhân viên nghỉ việc, nghỉ sinh đều phải được báo cáo kịp thời cho IT để khóa/treo user đó, mà không thực hiện bàn giao cho người khác. Nếu phát hiện trường hợp nhân viên nào cố tình tiết lộ user, password phải xử lý thật nghiêm như khiển trách trước toàn thể nhân viên đơn vị để làm gương cho những người khác không dám tái phạm. Trường hợp vi phạm nhiều lần, Ban giám đốc có thể xem xét đến việc gián chức hay hạ bậc lương.
Xây dựng cơ chế trao đổi thông tin hiệu quả
Xây dựng cơ chế trao đổi thông tin nhằm đảm bảo sự liên lạc thường xuyên, liên tục và cập nhật kịp thời các thông tin trọng yếu giữa các phòng ban chức năng trong hoạt động của chi nhánh.
Thường xuyên quán triệt đến tất cả cán bộ ngân hàng trong toàn chi nhánh về việc sử dụng email trong toàn bộ hoạt động. Đưa ra những hình thức xử lý kỷ luật đối với những vi phạm do không cập nhật thông tin của cán bộ ngân hàng.
Bên cạnh đó, Ban lãnh đạo cần tạo ra kênh truyền thông, thường xuyên trao đổi thông tin đối với cán bộ nhân viên về mọi hoạt động của chi nhánh đặc biệt trao đổi về vấn đề rút kinh nghiệm sau kiểm tra, truyền đạt các cảnh báo rủi ro của hệ thống, trao đổi các thông tin nội bộ, thông tin bên ngoài: thị trường, kinh tế, biến đổi lãi suất,… và nhân viên có thể báo cáo ngay những sai phạm được phát hiện liên quan đến hoạt động tiền gửi tiết kiệm .
Hàng tháng, hàng tuần, có thể là hàng ngày lãnh đạo bộ phận huy động tiền gửi tiết kiệm theo dõi diễn biến về số dư huy động tiền gửi tiết kiệm để báo lại cho Ban Giám Đốc nhằm có phương án, chiến lược đổi phó kịp thời.