8. Ế TK CẤU ĐỀ TÀI
2.3.4. Đánh giá về thực trạng quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay
2.3.4.1. Khảo sát thực trạng công tác kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay khách hàng doanh nghiệp tại VPBank chi nhánh HCM
Để đảm bảo cho hệ thống KSNB hoạt động cho vay KHDN đòi hỏi phải có sự tham gia và thực hiện của tất cả các đối tƣợng có liên quan nhƣ CVQHKH, chuyên viên hỗ trợ tín dụng, phó phòng và trƣởng phòng. Để đánh giá hệ thống KSNB thực sự có hiệu quả, đƣợc thi hành và tuân thủ bởi các thành viên tham gia vào quá trình, tôi đã tiến hành thu thập ý kiến thông qua việc khảo sát các đối tƣợng trực tiếp tham gia vào quá trình thực hiện nghiệp vụ bao gồm 14 CVQHKH, 2 chuyên viên hỗ trợ tín dụng, 1 phó phòng và 1 trƣởng phòng.
CHỈ TIÊU NỘI DUNG
Thời gian 01/03/2021 đến 07/03/2021
Đối tƣợng CVQHKH, Chuyên viên hỗ trợ tín dụng,
Phó phòng SME, Trƣởng phòng SME Tổng số phiếu phát ra Tổng số phiếu thu về Tổng số phiếu hợp lệ 18/18 18/18 18/18
Sau đây là bảng tổng hợp kết quả khảo sát:
STT MÃ NỘI DUNG CÂU HỎI 1
Rất thấp 2 Thấp 3 Trung bình 4 Khá cao 5 Cao I. Môi trƣờng kiểm soát
1 MT1 NH có chính sách tuyển dụng ở mọi vị trí một cách rõ ràng.
0 0 0 66,7 33,3
2 MT2 NH có kế hoạch rõ ràng trong việc lãnh đạo nhân viên.
0 0 0 61,1 38,9
3 MT3 Xây dựng chiến lƣợc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong Ngân hàng.
0 0 0 55,6 44,4
4 MT4 Chính sách khen thƣởng đối với nhân viên.
0 0 0 66,7 33,3
5 MT5 Mức độ hợp tác ăn ý giữa các bộ phận ở chi nhánh trong công tác cho vay.
0 11,1 88,9 0 0
6 MT6 Quy định về chuẩn mực đạo đức, tác phong làm việc trong NH của nhân viên. 0 0 0 0 100 7 MT7 Mức độ tuân thủ các cam kết về chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp của CBNV. 0 0 0 5,6 94,4 8 MT8 Mức độ phù hợp của cơ cấu tổ chức đối với hoạt
67
II. Đánh giá rủi ro
1 ĐG1 Tính cập nhật của các quy định về quản lý rủi ro trong NH.
0 11,1 44,4 27,8 16,7
2 ĐG2 Việc cảnh báo hay nhận dạng rủi ro có thể đƣợc thực hiện bởi Cán bộ tín dụng.
0 0 50 16,7 33,3
3 ĐG3 Tính kịp thời các thông tin cảnh báo rủi ro khi có sự thay đổi trong hoạt động cho vay đối với khách hàng doanh nghiệp.
0 11,1 22,2 27,8 38,9
4 ĐG4 Quan tâm tới những yếu tố có thể dẫn tới rủi ro tiềm ẩn.
0 0 0 72,2 27,8
III. Các hoạt động kiểm soát
1 KS1 Tính hiệu lực về kiểm soát hoạt động cho vay đƣợc thực hiện theo quy định của VPBank.
0 0 0 66,7 33,3
2 KS2 Việc thực hiện và giám sát, theo dõi hợp đồng cho vay đƣợc các CBTD tuân thủ đầy đủ: cho vay đúng đối tƣợng khách hàng, chấm điểm tín dụng chính xác,… 0 0 16,67 50 33,33 3 KS3 Tính tuân thủ về lập chứng từ, lƣu trữ hồ sơ. 0 0 0 0 100
4 KS4 Tính rõ ràng trong quy định phân chia trách nhiệm, quyền hạn và nhiệm vụ của các vị trí liên quan trong quy trình cho vay.
0 0 0 0 100
5 KS5 Biểu mẫu, sổ sách, chứng từ liên quan đến hoạt động cho vay rõ ràng, cụ thể.
0 0 0 0 100
IV. Thông tin và truyền thông
1 TT1 Các quy định, chính sách hay các thông tin nội bộ đƣợc thông báo đến nhân viên bằng văn bản kịp thời, chính xác, rõ ràng.
0 0 0 0 100
2 TT2 Hệ thống thông tin giữa các phòng ban đáp ứng yêu cầu về chất lƣợng.
0 0 22,2 77,8 0
3 TT3 Công tác lƣu trữ thông tin, dữ liệu nhằm tránh rủi ro mất mát dữ liệu
0 0 0 11,1 88,9
4 TT4 Tính nhanh gọn và thuận tiện trong việc truy cập và làm việc trên hệ thống mạng.
0 0 44,4 50 5,6
5 TT5 Các cấp quản lý bên dƣới nắm bắt kịp thời những chỉ đạo của các nhà quản lý cấp trên và Ban lãnh đạo cũng tiếp nhận đƣợc những
ý kiến, yêu cầu từ cấp dƣới.
V. Giám sát
1 GS1 Các CVKH thực hiện giám sát suốt quá trình cho vay và sau khi cho vay cho đến khi khách hàng có yêu cầu tất toán khoản vay.
0 0 0 27,8 72,2
2 GS2 NH có các biện pháp xử lý kịp thời đảm bảo quyền lợi cho khách hàng.
0 0 16,67 33,33 50
3 GS3 Các nhà quản lý cấp cao và các kiểm toán viên nội bộ thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát thƣờng xuyên
0 0 5,6 38,9 55,5
VI. Đánh giá tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay
1 HH1 Mức độ thực hiện chỉ tiêu cho vay so với kế hoạch đặt ra.
0 0 0 11,11 88,89
2 HH2 Hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay trong việc ngăn chặn, phòng ngừa rủi ro.
0 0 0 100 0
3 HH Báo cáo tài chính đƣợc lập và một cách đáng tin cậy
0 0 0 0 100
4 HH Hệ thống kiểm soát nội bộ tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan
3.3.4.2. Đánh giá tình hình kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay doanh nghiệp tại VPBank chi nhánh HCM
Thành tựu:
Thông qua kết quả khảo sát ở trên, ta thấy đƣợc hệ thống KSNB tại VPBank chi nhánh HCM khá chặt chẽ và hữu hiệu nên có một số thành tựu nhất định.
Môi trường kiểm soát:
Theo nhƣ kết quả MT8 về mức độ phù hợp của cơ cấu tổ chức đặc biệt là trong hoạt động cho vay thì 100% ý kiến của các CBTD đồng ý rằng cơ cấu tổ chức tại NH hoàn toàn phù hợp và thông qua mô hình cơ cấu tổ chức tại hình 3.2 và 3.3 cho thấy NH đã thành công trong việc tổ chức cơ cấu hợp lý đảm bảo cho việc thực hiện nghiệp vụ cũng nhƣ kiểm soát công tác cho vay đƣợc thực hiện tốt. Bên cạnh việc đƣợc đào tạo các kiến thức chuyên môn, các kĩ năng giao tiếp, ứng xử và giải quyết tình huống khi gặp gỡ KH thì các CBTD tại trung tâm SME còn đƣợc dạy về các chuẩn mực đạo đức cần phải có của một NVTD và họ đã tuân thủ theo những cam kết này. Việc tuyển dụng cũng đƣợc chuẩn bị chu đảo, kỹ lƣỡng từ tiêu chuẩn cho đến cách thức thi tuyển. Các cán bộ nhân viên của NH đƣợc lựa chọn là các ứng viên có bằng cử nhân chuyên ngành kinh tế, có kĩ năng giao tiếp và xử lí tình huống tốt, có đam mê với lĩnh vực NH. Đối với toàn bộ nhân viên mới đều đƣợc trải qua các khóa đào tạo dành riêng cho nhân viên của NH để nâng cao chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng giao tiếp với KH, kỹ năng làm việc nhóm, chia sẻ kinh nghiệm trong quá trình làm việc. Ngoài ra, VPBank còn có chế độ lƣơng, tiền thƣởng theo từng vị trí mô tả công việc của nhân viên rõ ràng, hợp lý và quy định về chuẩn mực đạo đức và tác phong làm việc đƣợc đánh giá cao, đạt 100%.
Đánh giá RR:
Kết quả khảo sát cho thấy các nhân viên trong phòng ban có những cái nhìn sâu rộng về những yếu tố tiềm ẩn dẫn tới RR nhờ vào kiến thức chuyên môn, kinh
nghiệm nghề nghiệp và đƣờng lối, chính sách đào tạo của NH, điều này đƣợc thể hiện qua việc các anh chị quan tâm tới những yếu tố có thể dẫn tới RR tiềm ẩn (đạt mức khá cao ở con số 72,2%).
Hoạt động kiểm soát:
Tổ chức đƣợc cơ cấu hợp lý thể hiện qua việc phân chia trách nhiệm và quyền hạn (KS4 đƣợc đánh giá cao với tỉ lệ là 100%). Trong đó, CBTD tiếp đón KH, tìm hiểu nhu cầu của KH, trực tiếp giải đáp thắc mắc của KH và thực hiện chƣơng trình chăm sóc KH của NH, xử lý và thực hiện các nghiệp vụ theo thẩm quyền của mình trong việc lập chứng từ, đảm bảo hồ sơ đƣợc thực hiện nhanh, đầy đủ và chính xác, chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp của thông tin và chứng từ nhận đƣợc từ phía KH; bộ phận hỗ trợ tín dụng hỗ trợ cho CBTD trong việc xử lý hồ sơ KH sau khi khoản vay đã đƣợc phê duyệt. Bên cạnh đó, phó/ trƣởng phòng là ngƣời chỉ đạo triển khai hoạt động tìm kiếm, khai thác, phát triển nguồn KH mới, nâng cao chất lƣợng dịch vụ tại chi nhánh; kiểm tra và phê duyệt các văn bản thuộc thẩm quyền do các CVQHKH trình; có nghĩa vụ tƣ vấn cho Giám đốc chi nhánh trong việc xây dựng, triển khai, quản lý và hoàn thiện các chính sách chăm sóc KH phù hợp nhằm cạnh tranh với các ngân hàng khác trên cùng địa bàn hoạt động. Ngoài ra thì NH cũng đã xây dựng một bộ tiêu chuẩn hƣớng dẫn công việc và trách nhiệm của nhân viên một cách chất lƣợng giúp thấy đƣợc rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong phòng SME, quy định về từng vị trí, tác phong, phong cách ứng xử khi gặp gỡ Kh. Qua kết quả khảo sát trên cũng có thể thấy đƣợc Quy chế kiểm soát hoạt động cho vay tại VPBank chi nhánh HCM khá chặt chẽ để hạn chế RR tác nghiệp. Việc lập hồ sơ, chứng từ thực hiện theo đúng quy định đƣợc đánh giá ở mức cao là 100%, cho thấy mỗi nhân viên thực hiện kiểm soát nội bộ quy trình tín dụng có hiệu lực và hiệu quả.
Thông tin và truyền thông:
Hiện tại, VPBank quản lý RR bằng một số biện pháp nhƣ phân chia trách nhiệm, phân cấp quyền truy cập,… để đảm bảo thông tin KH đƣợc bảo mật, hoạt
động cho vay đƣợc diễn ra nhanh chóng, hiệu quả. Đồng thời thông qua kết quả khảo sát TT1 về tính hiệu quả của phƣơng thức truyền đạt thông tin cho thấy 100% ý kiến nhận thấy hiệu quả trong việc phổ biến, truyền đạt thông tin đến từng nhân viên. Tất cả các thông tin truyền đạt đƣợc thể hiện dƣới dạng dữ liệu văn bản, rõ ràng và dễ hiểu. Mỗi nhân viên phải có trách nhiệm cập nhật các thay đổi để đảm bảo cho quá trình hoạt động có hiệu quả. Việc sử dụng mạng nội bộ để truyền đạt thông tin đã giúp toàn thể cán bộ làm việc tại chi nhánh có thể tiếp nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị từ cấp trên và phối hợp công việc với các thành viên khác. Bên cạnh đó NH còn thành lập đƣờng dây nóng qua số điện thoại của Ban giám đốc, lắp đặt hòm thƣ góp ý ở tất cả các phòng đã giúp Ban giám đốc tiếp nhận đƣợc thông tin đánh giá từ phía KH và cấp dƣới. Bên cạnh đó thì ta thấy rằng thông tin, dữ liệu, hồ sơ của KH đc lƣu trữ kĩ càng và có tính bảo mật cao, cho thấy thông tin truyền thông tại NH đƣợc bảo mật tốt.
Giám sát:
Việc kiểm tra, giám sát đƣợc các CVQHKH thực hiện theo đúng trình tự và quy định của NH đề ra, thực hiện thƣờng xuyên, định kỳ 3 tháng/lần hoặc thực hiện đột xuất. Chất lƣợng của công tác kiểm tra, giám sát của các CVKH đƣợc đánh giá khá tốt theo nhƣ kết quả GS1 đạt mức cao với tỉ lệ trên 70%. Đồng thời thì các cấp quản lý và Kiểm toán nội bộ cũng kiểm tra, giám sát hoạt động cho vay tại chi nhánh thƣờng xuyên, đều đặn.
Hạn chế và nguyên nhân
Bên cạnh thành tựu thì cũng có một số hạn chế cần đƣợc lƣu ý và cải thiện nhằm hoàn thiện HTKSNB:
Môi trường kiểm soát:
Tuy có chính sách tuyển dụng nhân sự rõ ràng và hay tổ chức các đợt tuyển dụng nhƣng tình trạng thiếu nhân viên tại trung tâm SME thƣờng xuyên xảy ra khiến cho khối lƣợng công việc của mỗi CVKH nhiều, tình trạng làm thêm giờ
thƣờng xuyên xảy ra, gây áp lực cho cán bộ nhân viên dẫn đến việc cho vay cũng kém hiệu quả. Tủy thuộc vào các phòng ban, bộ phận mà có các nguyên nhân khác nhau. Cụ thể tại Trung tâm SME thì nguyên nhân chính là do trách nhiệm và áp lực xử lý hồ sơ khá lớn, đòi hỏi các CBTD không chỉ trau dồi về mặt kiến thức chuyên môn mà còn phải rèn luyện bản thân chịu đựng áp lực về việc đi sớm về muộn cũng nhƣ rất dễ dính tới pháp luật do số tiền giải ngân thƣờng lớn, nếu có sai sót sẽ dễ vi phạm pháp luật, điều này khiến cho mặt nhân sự hay bị thay đổi và thƣờng ở phòng KHDN thì rất ít tuyển nhân viên ít kinh nghiệm, đòi hỏi những nhân viên có thâm niên và kinh nghiệm lâu năm. Bên cạnh đó thì giữa các bộ phận cùng thực hiện công tác cho vay còn một khuyết điểm và bất cập khi giải quyết một số công việc liên quan giữa các phòng ban với nhau thì việc phối hợp và hỗ trợ nhau vẫn chƣa đƣợc khoa học và chƣa mang tính chất hợp tác, tạo điều kiện cho nhau, khiến cho việc xử lí một số nghiệp vụ bị tốn thời gian.
Đánh giá RR:
Ban giám đốc chi nhánh chƣa ý thức đƣợc tầm quan trọng của việc đánh giá RR đem lại nhiều lợi ích trong việc kiểm soát và ngăn ngừa RR của chi nhánh. Với kết quả khảo sát của ĐG2 thì có tới 50% ở mức trung bình cho rằng việc cảnh báo hay nhận dạng RR chỉ đƣợc thực hiện bởi các CBTD, chi nhánh ít tổ chức cuộc họp giữa các CBTD và Ban quản lý bàn nhiều hơn về việc nhận dạng RR phát sinh cũng nhƣ chỉ ra những biểu hiện nhận dạng RR.
Hoạt động kiểm soát:
Thông qua kết quả của KS2 về việc thực hiện các bƣớc trong quy trình cho vay thì cho thấy CVKH đã không thật sự làm tốt và đầy đủ với tỉ lệ trung bình đạt 16,67%. CVQHKH đƣợc phân công cùng lúc đảm nhiệm nhiều vai trò vừa là tiếp thị KH, bán chéo các sản phẩm, thẩm định các KH, lập hồ sơ vay vốn cho KH, xếp hạng tín dụng KH,... Vì vậy, trong những trƣờng hợp cán bộ QLKH không thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ của mình, thì có thể sẽ dẫn đến việc phân tích khả năng của KH không đúng, quyết định cấp tín dụng sai gây thiệt hại cho NH và bản thân. CBTD cùng lúc đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ cho thấy VPBank chƣa đảm bảo
nguyên tắc bất kiêm nhiệm, dễ xảy ra trƣờng hợp CBTD sẽ thông đồng với KH cố tình làm sai quy định hoặc sẽ bị sai sót vì phải ôm đồm quá nhiều việc cùng lúc. Bên cạnh đó việc kiểm tra mục đích sử dụng vốn vay hoặc là nơi SXKD của KH không thực hiện đƣợc triệt để là do tâm lý ngại gây phiền hà cho KH hoặc ỉ lại và ƣu ái đối với những KH cũ đã từng vay trƣớc đó mặc dù VPBank có quy định rõ về việc kiểm tra giám sát sau khi cho vay. Điều này cho thấy các cán bộ QLKH đã không thực hiện đầy đủ quy trình kiểm soát.
Thông tin và truyền thông:
Phải kể đến chất lƣợng thông tin và đƣờng truyền trong hoạt động của NH chƣa tốt, đây là hạn chế gây bức bối và mất thời gian nhất khiến các CBTD luôn bị trì hoãn trong việc xử lý nghiệp vụ. Thông qua kết quả khảo sát TT2 về chất lƣợng thông tin 78% đƣợc đánh giá ở mức khá cao còn 22% đánh giá ở mức trung bình, mặc dù hệ thống đảm bảo đƣợc tính bảo mật cao về thông tin KH, quyền truy cập và phê duyệt thông tin... nhƣng hệ thống vẫn còn một số khuyết điểm nhƣ mạng máy tính trong quá trình làm việc bị lỗi, nghẽn mạng trong lúc tra cứu, truy cập thông tin hay việc cập nhật, bổ sung lên hệ thống dữ liệu làm cho quy trình xử lý hồ sơ trở nên chậm, mất thời gian của cả CBTD lẫn KH. Chất lƣợng đƣờng truyền mạng bị kém bắt nguồn từ nhiều nguyên nhân nhƣ: Phần mềm quản lý dữ liệu tập trung thống nhất cho toàn hệ thống đƣợc thực hiện cùng một lúc, nhiều nhân viên truy cập nên dễ gây tắc nghẽn và làm xử lý nghiệp vụ bị chậm; Dây cáp nối thế hệ cũ dẫn tới đƣờng truyền không tốt; Phần cứng cũ do sử dụng quá lâu và không đƣợc nâng cấp thƣờng xuyên,... Bên cạnh đó thì hệ thống máy in, máy fax, máy