- Do ưu nhược điểm trên nên hình thức Nhật ký Sổ cái thường được áp dụng ở
2.2.2.1 Chứng từ kế toán
- Chứng từ kế toán trong kế toán bán hàng công ty đang sử dụng: + Hóa đơn GTGT
+ Hóa đơn bán hàng
+ Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho
+ Bảng tổng hợp số lượng nhập, xuất, tồn kho + Bảng kê mua hàng
+ Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi + Phiếu thu, phiếu chi
+ Giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng
+ Hóa đơn GTGT hàng trả lại, hàng giảm giá, hàng chiết khấu - Trình tự luân chuyển một số chứng từ trong công ty
Trình tự và thời gian luân chuyển do kế toán trưởng tại đơn vị quy định. Các chứng từ gốc do công ty lập ra hoặc từ bên ngoài đưa vào đều được tập trung tại bộ phận kế toán của đơn vị. Việc tổ chức luân chuyển chứng từ là chuyển chứng từ từ các phòng ban chức năng trong công ty đến phòng kế toán tài chính, bộ phận kế toán phải kiểm tra kỹ càng các chứng từ và sau khi kiểm tra xác minh là hợp lý, hợp pháp, hợp lệ mới được dùng chứng từ đó để ghi sổ. Sau đó phòng kế toán tiến hành hoàn thiện và ghi sổ kế toán, quá trình này được tính từ khâu đầu tiên là lập chứng từ (hay tiếp nhận chứng từ) cho đến khâu cuối cùng là chuyển chứng từ vào lưu trữ.
Gồm 4 bước như sau:
Bước 1: Lập chứng từ, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;
Lập chứng từ là bước công việc đầu tiên và cực kỳ quan trọng trong toàn bộ quy trình kế toán của mọi đơn vị kế toán. Khi lập chứng từ bán hàng cần phải tuân thủ các quy định sau:
✔ Tất cả các nghiệp vụ bán hàng phát sinh của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ bán hàng. Chứng từ bán hàng chỉ được lập một lần cho một nghiệp vụ bán hàng phát sinh. ✔ Nội dung chứng từ bán hàng phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội
trên mẫu.
✔ Chữ viết và số trên chứng từ bán hàng phải rõ ràng, không tẩy xóa, sửa chữa, không viết tắt. Số tiềng viết bằng chữ phải khớp và đúng với số tiền viết bằng số. Khi viết phải dùng bút mực xanh hoặc mực đen, không được dùng bút mực đỏ hay bút chì. Số và chữ viết phải liên tục, liền mạch, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo, không được viết chồng đè. Nếu viết sai thì phải gạch bỏ chỗ sai bằng một gạch, ghi chữ hoặc số đúng lên phía trên và người sửa chữ ký tên ở bên cạnh.
✔ Chứng từ bán hàng phải được lập đủ số liên quy định và phải lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bắng máy tính, máy chứ hoặc viết lồng bằng giấy than ở giữa hai liên.
✔ Các hóa đơn, chứng từ bán hàng được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ, hóa đơn bán hàng.
✔ Mọi chứng từ bán hàng phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Chữ ký trên chứng từ của một người phải thống nhất và giữa các liên phải giống nhau.
✔ Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, chữ ký của kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị bán hàng đó.
✔ Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp, của kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) và dấu đóng trên hóa đơn, chứng từ bán hàng phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký đã đăng ký theo quy định.
✔ Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) không được ký “thừa ủy quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp.
✔ Việc phân cấp ký trên chứng từ bán hàng do Tổng giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý của đơn vị.
✔ Riêng chứng từ bán hàng được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định của Luật kế toán và phải được in ra giấy và lưu trữ theo quy định.
Bước 2: Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình người ký duyệt theo thẩm quyền;
✔ Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ bán hàng.
✔ Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của nghiệp vụ bán hàng phát sinh thông qua các yếu tố cơ bản đã được ghi trên hóa đơn, chứng từ bán hàng.
✔ Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông itn trên chứng từ bán hàng.
Khi kiểm tra hóa đơn, chứng từ bán hàng nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành.
Bước 3: Sử dụng chứng từ, phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản
và ghi sổ kế toán;
Sử dụng chứng từ là tổ chức luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán. Sau khi bộ phận kế toán kiểm tra, xem xét kỹ lưỡng các yếu tố cơ bản trên chứng từ bán hàng đã lập, nếu xác minh những yếu tố đó là đúng và hoàn toàn hợp lý thì chứng từ đó sẽ được đưa vào luân chuyển và sử dụng để shi sổ kế toán.
Trong bước sử dụng chứng từ bán hàng cần lưu ý một vài điểm sau:
✔ Đối với hóa đơn, chứng từ bán hàng không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hay ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điểu chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ kế toán.
✔ Để chuẩn bị cho việc phản ánh chứng từ bán hàng vào sổ kế toán được dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng hơn thì sau khi kiểm tra, kế toán cần phải tiến hành một số công việc như ghi giá trên chứng từ, phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu của các chứng từ cùng loại, lập định khoản kế toán để hoàn thiện chứng từ.
✔ Chỉ khi nào hóa đơn, chứng từ bán hàng được kiểm tra và hoàn chỉnh mới được sử dụng để làm căn cứ ghi sổ.
Bước 4: Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
Các loại chứng từ bán hàng phải được sắp xếp theo trình tự thời gian và bảo đảm cẩn thận, an toàn theo quy định của pháp luật. Chứng từ kế toán lưu trữ phải là bản chính. Chứng từ kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán. Khi hết thời hạn lưu trữ theo luật định ( ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính và ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ
kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác) thì chứng từ có thể được đem ra hủy bỏ; trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ và lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Trường hợp mất hóa đơn bán hàng phải báo cáo với thủ trưởng và kế toán trưởng của đơn vị đó và báo ngay cho cơ quan thuế để có biện pháp xử lý kịp thời.
2.2.2.2. Tài khoản kế toán
Đối với nghiệp vụ kế toán bán hàng tại công ty TNHH Vulcano Việt Nam có sử dụng các TK cụ thể sau :
+ TK 111 : “Tiền mặt” : TK này phản ánh số dư hiện có của quỹ tiền mặt tại công ty.
+ TK 112 : “ Tiền gửi ngân hàng” : TK này phản ánh số hiện có và tình hình biếnđộng tăng giảm các khoản tiền gửi tại các ngân hàng của công ty.
+ TK 156 : “Hàng hóa” : TK này phản ánh DT trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của các loại hàng hóa trong DN.
+ TK 131: “ Phải thu của khách hàng” : Theo dõi các khoản phải thu của khách, tình hình các khoản nợ và thanh toán của khách hàng.
+ TK 511: “ Doanh thu bán hàng” : TK này phản ánh DT bán hàng của DN trong một kỳ kế toán thực tế. Các khoản giảm trừ DT và xác định doanh thu thuần trong kỳ của DN.
+ TK 632: “ Giá vốn hàng bán” : TK này dùng để phản ánh giá vốn của hàng bán trong kỳ.
+ TK 333: “ Thuế GTGT” : TK này dùng để phản ánh quan hệ giữa DN với nhà nước về các khoản thuế, phí, lệ phí và các khoản khác phải nộp, đã nộp, còn phải nộp vào Ngân sách Nhà nước trong kỳ kế toán năm.
Ngoài ra công ty còn sử dụng một số TK liên quan như : TK 635, TK 515
- Để xác định doanh thu bán hàng, công ty căn cứ vào các hoá đơn bán hàng. Công ty chỉ sử dụng một loại hoá đơn duy nhất là hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT) theo mẫu số 01GTKT0/001 của Bộ Tài Chính công bố.
kế toán sẽ định khoản :
Nợ TK 111: Tổng doanh thu bằng tiền mặt
Có TK 511: Doanh thu không bao gồm thuế GTGT Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
❖ Đối với những hàng hoá bán ra thu bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán sẽ định khoản: Nợ TK 1121: Tổng doanh thu bằng TGNH
Có TK 511: Doanh thu không bao gồm thuế GTGT Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
❖ Đối với những hàng hoá bán ra chưa thu được tiền ngay thì kế toán định khoản : Nợ TK 131: Tổng doanh thu phải thu
Có TK 511: Doanh thu không bao gồm thuế GTGT Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
❖ Cuối kì kết chuyển doanh thu thuần:
Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
Căn cứ vào các hóa đơn GTGT (hóa đơn bán hàng) đã được kiểm tra, kế toán tiến hành ghi nhận vào sổ sách kế toán, thông qua thao tác nhập liệu vào phần mềm kế toán. Phần mềm sẽ tự động kết chuyển dữ liệu vào các sổ Chứng từ ghi sổ, sổ Cái TK 511, TK 3331 và sổ chi tiết TK 511 tương ứng.
Chiết khấu thương mại doanh nghiệp trừ vào doanh thu bán hàng luôn để giảm bớt đi công việc, nhưng khách hàng nhìn vào nhiều khi lại tưởng không có chiết khấu thương mại. Giá vốn hàng bán ghi nhận vào thời điểm cuối kì sau khi tính giá xuất kho.