Dự án Mandy Organic Coffee dự kiến được thực hiện từ tháng 01/12/2021 đến tháng 03/08/2022. Bắt đầu từ việc lên ý tưởng mô hình đến việc đưa dự án quán Coffee này vào hoạt động.
* Giai đoạn chuẩn bị (01/12/2021 – 29/03/2022)
Lên ý tưởng kinh doanh (01/12/2021 - 14/12/2021):
- Quy mô quán
- Mục tiêu doanh thu
Nghiên cứu, khảo sát thị trường (15/12/2021 - 11/01/2022):
- Thị trường tổng quan ngành
- Đối thủ cạnh tranh
- Nhu cầu khách hàng
Lựa chọn và bố trí mặt bằng (12/01/2022 - 25/01/2022):
- Lựa chọn vị trí mặt bằng quán cafe
- Bố trí mặt bằng quán cafe
Lập kế hoạch tài chính (26/01/2022 - 22/02/2022):
- Cơ cấu nguồn vốn
- Nhu cầu vốn đầu tư ban đầu
- Nhu cầu vốn lưu động
- Chi phí lương nhân viên theo tháng/quý/năm
- Dự báo doanh thu và chi phí hoạt động dự kiến trong 1 năm, 2 năm,…
- Dự định bao lâu thu hồi vốn, có thể chịu lỗ trong bao nhiêu tháng đầu,…
Xây dựng thực đơn, quy trình phục vụ (23/02/2022 - 08/03/2022):
- Lựa chọn nhà cung cấp
- Lập kế hoạch mua hàng
Lập kế hoạch quản lý điều hành quán cafe (09/03/2022 - 29/03/2022):
- Kế hoạch quản lý nhân viên
- Kế hoạch quản lý hoạt động kinh doanh
Lập kế hoạch marketing cho quán cafe (09/03/2022 - 29/03/2022)
* Giai đoạn triển khai: (30/03/2022 - 19/07/2022)
Xin giấy phép kinh doanh, giấy an toàn vệ sinh thực phẩm (30/03/2022 – 26/04/2022)
Mua bản thiết kế, công thức pha chế (30/03/2022 – 12/04/2022)
Bắt đầu ký kết các loại hợp đồng với nhà cung cấp (27/04/2022 – 10/05/2022)
Xây dựng cơ sở vật chất (11/05/2022 - 05/07/2022):
- Hệ thống nước
- Xây theo bảng thiết kế đã có sẵn
- Mua sắm nội thất và các vật dụng cần thiết khác
- Trang trí
Nhập kho nguyên vật liệu (06/07/2022 - 19/07/2022)
* Giai đoạn kết thúc: (20/07/2022 - 03/08/2022)
Kiểm tra đánh giá chất lượng các yếu tố (20/07/2022 - 02/08/2022)
Chính thức đưa vào hoạt động vào thị trường thực tế (03/08/2022)
CHƯƠNG 3. TỔ CHỨC, LẬP KẾ HOẠCH VÀ THỰC HIỆN DỰ ÁN 3.1. Tổ chức dự án
3.1.1. Sơ đồ tổ chức dự án (tổ chức theo chức năng)
* Sơ đồ tổ chức dự án (tổ chức theo chức năng)
Sơ đồ 3.1. Sơ đồ tổ chức dự án
Sơ đồ 3.2. Sơ đồ tổ chức hoạt động dự án
3.1.2. Trách nhiệm chung của từng bộ phận/ cá nhân trong trong sơ đồ tổ chức
* Dự án đang triển khai thực hiện
Phòng điều hành:
Chịu trách nhiệm chính trong việc điều hành hoạt động kinh doanh của cửa hàng, duy trì và phát triển các nguồn lực nội bộ.
Phòng Marketing:
Xây dựng chiến lực marketing, nghiên cứu tiềm năng và yêu cầu của khách hàng, thị trường.
Phòng Hành chính - Nhân sự:
Thực hiện các hoạt động hành chính liên quan đến chế độ, chính sách nhà nước, chịu trách nhiệm thực hiện xin giấy phép, cấp chứng chỉ liên quan đến hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, phòng Hành chính - Nhân sự còn chịu trách nhiệm những vấn đề liên quan đến lợi ích của nhân viên.
Phòng Nghiệp vụ:
Chịu trách nhiệm về những hoạt động chính của quán liên quan đến quy trình chế biến thức uống, thực đơn, quy trình phục vụ, lưu trữ và bảo quản nguyên vật liệu. Phòng Nghiệp vụ còn chịu trách nhiệm trực tiếp với các cơ sở vật chất, máy móc liên quan.
Phòng Đối ngoại:
Quản lý và thực hiện các nghĩa vụ với đối tác, chịu trách nhiệm với hoạt động bên ngoài cửa hàng, thực hiện và quyết định các hợp đồng mua bán khác. Bên cạnh đó, những sự kiện liên quan đến khách hàng cũng được phòng Đối ngoại thực hiện.
* Dự án khi đưa vào hoạt động
Nhóm kinh doanh Mandy:
- Người quản lý và điều hành mọi hoạt động quán, chịu trách nhiệm trước pháp luật.
- Hoạch định và dự báo nhu cầu nhân sự.
- Thu hút, tuyển mộ nhân viên.
- Tuyển chọn nhân viên.
- Bố trí sử dụng và quản lý nhân viên.
- Trả công lao động.
- Giải quyết các tương quan nhân sự (các quan hệ lao động như: khen thưởng, kỷ luật, sa thải, tranh chấp lao động ...).
- Có mối quan hệ rộng với các nhà cung cấp cũng như khách hàng. Quản lý:
- Người thay mặt chủ quán điều hành hoạt động của nhân viên.
- Đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên.
- An toàn và sức khỏe.
- Huấn luyện, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực.
- Thúc đẩy, động viên nhân viên. Kế toán:
- Theo dõi và ghi chép lại tất cả mọi hoạt của quán và tổng hợp chi phí và xác định doanh thu, lợi nhuận của quán báo cáo thuế.
- Thiết kế bảng lương.
- Theo dõi và kiểm soát các chi phí của toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Pha chế:
- Pha chế các loại thức uống theo yêu cầu của khách.
- Vệ sinh khu vực làm việc khi lên ca và khi giao ca.
- Báo cáo số lượng nguyên liệu nhập và xuất hàng ngày. Tuân theo sự phân công của quản lý.
- Sáng tạo các loại đồ uống mới theo phong cách riêng.
- Có tinh thần cầu tiến và không ngừng học hỏi.
- Chịu khó, siêng năng, hòa đồng với đồng nghiệp và khách hàng. Thu ngân:
- Người trực tiếp tính chi phí, thu tiền.
- Báo cáo doanh thu và các khoản thu chi hàng ngày.
- Có tinh thần cầu tiến, chịu khó, thật thà, siêng năng...
- Tuân thủ theo sự phân công của quản lý.
- Tác phong gọn gàng, sạch sẽ. Phục vụ:
Nhân viên phục vụ làm theo ca, được phân theo từng khu vực, mỗi khu 3 nhân viên linh hoạt quan sát khách hàng và phân chia công việc phục vụ. Dự kiến ca sáng viên, ca chiều và ca tối mỗi ca là 2 nhân viên.
- Giới thiệu menu và phục vụ khách hàng.
- Phục vụ đồ ăn, đồ uống cho khách.
- Giải quyết mọi yêu cầu của khách.
- Tuân theo sự phân công của quản lý.
- Cần tạo ấn tượng tốt với khách hàng và chịu được áp lực công việc.
- Có tinh thần cầu tiến và không ngừng học hỏi. Tạp vụ:
- Người rửa ly và dọn vệ sinh quán.
- Dọn dẹp làm sạch quán: chăm sóc các khu ngoại cảnh, khu vực tầng hầm, tầng trệt, các phòng kho, nhà vệ sinh.
- Sử dụng các thiết bị hóa chất vệ sinh chuyên dụng như: cây lau sàn, cây gạt nước, cây đẩy bụi, xe vắt nước, xe trolley, hóa chất lau sàn, hóa chất làm sạch nhà vệ sinh, hóa chất lau kính....
- Hiểu và tuân thủ các quy trình làm vệ sinh.
Bảo vệ:
- Người giữ xe và bảo vệ tài sản của quán.
- Bảo vệ tài sản của quán: máy móc, thiết bị điện tử, bàn ghế, đồ gia dụng...
- Nắm vững chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của lực lượng bảo vệ, những quy định của pháp luật, nội quy, quy tắc của địa phương.
- Sử dụng vũ lực và phương tiện, biện pháp đúng theo quy định của pháp luật.
- Quan sát những hành vi bất thường và ngăn chặn kịp thời.
- Tinh thần siêng năng, chính trực, cổ tâm huyết với nghề.
3.1.3. Kế hoạch phân chia công việc (WBS) và ma trận trách nhiệm
* Kế hoạch phân chia công việc
Sơ đồ 3.3. Kế hoạch phân chia công việc (WBS)
* Ma trận trách nhiệm
STT CÔNG VIỆC Thùy
Dương Bình An Trà My Yến Ngân Tú Ngân
1 Lên ý tưởng kinh doanh A C R I R
2 Nghiên cứu, khảo sát thị trường R C I R A
4 Lập kế hoạch tài chính C R A I R 5 Xây dựng thực đơn, quy trình phục
vụ I A R C R
6 Lập kế hoạch quản lý điều hành
quán cafe A R R I C
7 Lập kế hoạch marketing cho quán
cafe R I C R A
8 Xin giấy phép kinh doanh, giấy
phép an toàn thực phẩm R I A C I
9 Mua bản thiết kế, công thức pha chế C R I A R 10 Bắt đầu ký kết các loại hợp đồng
với nhà cung cấp I R R A C
11 Xây dựng cơ sở vật chất R A C R I
12 Nhập kho nguyên vật liệu C A I R C
13 Kiểm tra đánh giá chất lượng các
yếu tố A I R C R
Bảng 3.1. Ma trận trách nhiệm
Dựa vào ma trận RACI, có:
R = Responsible: Người/bộ phận chịu trách nhiệm đầu mối triển khai.
A = Accountable: Người sẽ chịu trách nhiệm phê duyệt các dự án, kế hoạch đó.
C = Consulted: Đôi khi làm một dự án/kế hoạch nếu là R, trước khi đưa lên duyệt thì cũng cần đâu đó những người tư vấn (tham mưu) để có thể hoàn thiện hơn khi làm.
I = Informed: Những người mà có thể không làm gì trong dự án/chiến dịch đó, nhưng họ lại là người cần nắm thông tin.
3.2. Lập kế hoạch
ST T CÔNG VIỆC THỜI GIAN BẮT ĐẦU THỜI GIAN KẾT THÚC ĐỘ DÀI (TUẦN)
1 Lên ý tưởng kinh doanh 01/12/2021 14/12/2021 2
2 Nghiên cứu, khảo sát thị trường 15/12/2021 11/01/2022 4 3 Lựa chọn và bố trí mặt bằng 12/01/2022 25/01/2022 2
4 Lập kế hoạch tài chính 26/01/2022 22/02/2022 4
5 Xây dựng thực đơn, quy trình phục vụ 23/02/2022 08/03/2022 2 6 Lập kế hoạch quản lý điều hành quán cafe 09/03/2022 29/03/2022 3 7 Lập kế hoạch marketing cho quán cafe 09/03/2022 29/03/2022 3 8 Xin giấy phép kinh doanh, giấy phép an toàn
thực phẩm 30/03/2022 26/04/2022 4
9 Mua bản thiết kế, công thức pha chế 30/03/2022 12/04/2022 2 10 Bắt đầu ký kết các loại hợp đồng với nhà cung
cấp 27/04/2022 10/05/2022 2
11 Xây dựng cơ sở vật chất 11/05/2022 05/07/2022 8
12 Nhập kho nguyên vật liệu 06/07/2022 19/07/2022 2 13 Kiểm tra đánh giá chất lượng các yếu tố 20/07/2022 02/08/2022 2
Bảng 3.2. Bảng mô tả và phân tích công việc
: Công việc không găng
Sơ đồ 3.4. Sơ đồ Gantt của dự án 3.2.2. Ngân sách dự án
STT Khoản mục Chi phí
1 Chi phí thuê mặt bằng (cọc 6 tháng, trả trước
4 tháng) 700,000,000
2 Chi phí tài sản cố định 376,918,000
3 Chi phí marketing, quảng cáo 50,000,000
4 Chi phí tổ chức khai trương 7,580,000
5 Chi phí tư vấn và thiết kế quán 84,000,000
6 Chi phí thiết kế nội thất quán 42,000,000
7 Chi phí trang trí 40,000,000
8 Chi phí sửa chữa mặt bằng 250,000,000
9 Chi phí vốn lưu động và dự trù 47,000,000
Bảng 3.3. Ngân sách dự án 3.2.3. Lập tiến độ dự án & Sơ đồ mạng
ST T CÔNG VIỆC NGÀY (2021-2022) KÍ HIỆU CÔNG VIỆC TRƯỚC THỜI GIAN (TUẦN )
1 Lên ý tưởng kinh doanh 01/12 – 14/12 A - 2
2 Nghiên cứu, khảo sát thị trường 15/12 – 11/01 B A 4
3 Lựa chọn và bố trí mặt bằng 12/01 – 25/01 C B 2
4 Lập kế hoạch tài chính 26/01 – 22/02 D C 4
5 Xây dựng thực đơn, quy trình phục vụ 23/02 – 08/03 E D 2 6 Lập kế hoạch quản lý điều hành quán
cafe 09/03 – 29/03 F F 3
7 Lập kế hoạch marketing cho quán cafe 09/03 – 29/03 G F 3 8 Xin giấy phép kinh doanh, giấy an toàn
vệ sinh thực phẩm 30/03 – 26/04 H G 4
10 Bắt đầu ký kết các loại hợp đồng với
nhà cung cấp 27/04 – 10/05 J I, J 2
11 Xây dựng cơ sở vật chất 11/05 – 05/07 K K 8
12 Nhập kho nguyên vật liệu 06/07 – 19/07 L L 2
13 Kiểm tra đánh giá chất lượng các yếu tố 20/07 – 02/08 M M 2
Bảng 3.4. Bảng tiến độ dự án
Sơ đồ 3.5. Sơ đồ mạng của dự án (Sơ đồ Pert) 3.2.4. Phân bổ nguồn lực hợp lý
Biểu đồ 3.6. Chất tải và phân bổ nguồn lực hợp lí
Số tiến trình và thời gian thực hiện tiến trình:
A-B-C-D-E-F-H-J-K-L-M; Tp = 2 + 4 + 2 + 4 + 2 + 3 + 4 + 2 + 8 + 2 + 2 = 35 = Tcp
A-B-C-D-E-G-I-J-K-L-M; Tp = 2 + 4 + 2 + 4 + 2 + 3 + 2 + 2 + 8 + 2 + 2 = 33 Tiến trình tới hạn là A-B-C-D-E-F-H-J-K-L-M với thời gian tới hạn là 35 tuần.
- Giai đoạn chuẩn bị: gồm 17 tuần, 15 tuần đầu huy động 4 đơn vị nguồn lực/tuần, 2 tuần sau đó huy động 2 đơn vị nguồn lực/tuần.
- Giai đoạn triển khai: gồm 16 tuần, 2 tuần đầu huy động 4 đơn vị nguồn lực/tuần, 14 tuần sau đó huy động 2 đơn vị nguồn lực/tuần.
- Giai đoạn kết thúc: gồm 2 tuần và huy động 2 đơn vị nguồn lực/tuần.
3.3. Kiểm soát dự án
Kiểm soát dự án là quá trình bao gồm: Thu thập thông tin như tiến độ, chi phí và thành quả; Dùng các thông tin đó và so sánh với kế hoạch cũng như những yêu cầu đã đề ra trước đó; Cuối cùng là đề ra cũng như thực hiện các phương pháp sửa đổi, hiệu chỉnh nhằm đạt được chất lượng cao. Trong đó, chủ yếu tập trung vào 03 thành phần chính là thời gian, chi phí và yêu cầu kỹ thuật.
Trong mô hình kinh doanh quá Mandy Organic Coffee chúng tôi tập trung vào 04 bước nhằm tối ưu và theo dõi được chất lượng của dự án:
Bước 1: Thiết lập các tiêu chuẩn của dự án như đặc trưng kỹ thuật, ngân sách, chi phí và các nguồn lực yêu cầu. Các yêu cầu này đều được Mandy Organic Coffee cung cấp ở các mục bên trên.
Bước 2: Quan sát các công việc đã được thực hiện trên thực tế
Bước 3: So sánh các tiêu chuẩn yêu cầu về công việc và ước tính thời gian cũng như chi phí cho phần việc còn lại
Bước 4: Nếu có sự khác biệt theo hướng tiêu cực, thực hiện các biện pháp chỉnh sửa và hiệu chỉnh.
3.3.1. Kiểm soát thời gian
Mandy Organic Coffee sẽ tiến hành kiểm soát thời gian của dự án thông qua 07 mục: lập kế hoạch quản lý lịch trình, định nghĩa hoạt động kinh doanh, sắp xếp hoạt động, ước lượng nguồn lực, thời gian hoàn thành, phát triển lịch trình và kiểm soát lịch trình của dự án.
Lập kế hoạch quản lý lịch trình: Lập các chính sách, thủ tục và tài liệu cho việc chuẩn bị lên kế hoạch. Đồng thời cung cấp các hướng dẫn và kiểm soát được các quá trình trong mô hình xây dựng dự án Mandy Organic Coffee.
Định nghĩa hoạt động: Tại quy trình này, người kiểm soát sẽ xác định và lên kế hoạch cụ thể nhằm tạo ra sản phẩm và giao cho các quy trình kế tiếp. Chia nhỏ các công việc nhằm dễ dàng kiểm tra được chất lượng và hiệu chỉnh.
Sắp xếp hoạt động: Lên kế hoạch và xác định mối quan hệ giữa các công việc cũng như dự án nhằm đạt đến hiệu suất cao nhất.
Ước lượng nguồn lực cho các hoạt động: Là quá trình tính toán và xác định được nguyên vật liệu, nhân lực… cần thiết cho từng giai đoạn của dự án. Quy trình này giúp chúng ta kiểm soát được lượng vừa đủ nguồn lực mà vẫn giữ được hiệu quả cao trong công việc.
Ước lượng thời gian hoàn thành công việc: Cung cấp thời gian cần thiết để hoàn thành từng hoạt động.
Phát triển lịch trình: Phân tích các yếu tố như thứ tự, thời gian, nguồn lực và các hoạt động khác nhằm tạo ra lịch trình phù hợp. Nhân tố này giúp tạo nên đường cơ sở lịch trình của dự án và xác định được ngày kết thúc cụ thể.
Kiểm soát lịch trình: Kiểm soát và cập nhập tiến độ của dự án coffee này.