ST T CÔNG VIỆC THỜI GIAN BẮT ĐẦU THỜI GIAN KẾT THÚC ĐỘ DÀI (TUẦN)
1 Lên ý tưởng kinh doanh 01/12/2021 14/12/2021 2
2 Nghiên cứu, khảo sát thị trường 15/12/2021 11/01/2022 4 3 Lựa chọn và bố trí mặt bằng 12/01/2022 25/01/2022 2
4 Lập kế hoạch tài chính 26/01/2022 22/02/2022 4
5 Xây dựng thực đơn, quy trình phục vụ 23/02/2022 08/03/2022 2 6 Lập kế hoạch quản lý điều hành quán cafe 09/03/2022 29/03/2022 3 7 Lập kế hoạch marketing cho quán cafe 09/03/2022 29/03/2022 3 8 Xin giấy phép kinh doanh, giấy phép an toàn
thực phẩm 30/03/2022 26/04/2022 4
9 Mua bản thiết kế, công thức pha chế 30/03/2022 12/04/2022 2 10 Bắt đầu ký kết các loại hợp đồng với nhà cung
cấp 27/04/2022 10/05/2022 2
11 Xây dựng cơ sở vật chất 11/05/2022 05/07/2022 8
12 Nhập kho nguyên vật liệu 06/07/2022 19/07/2022 2 13 Kiểm tra đánh giá chất lượng các yếu tố 20/07/2022 02/08/2022 2
Bảng 3.2. Bảng mô tả và phân tích công việc
: Công việc không găng
Sơ đồ 3.4. Sơ đồ Gantt của dự án 3.2.2. Ngân sách dự án
STT Khoản mục Chi phí
1 Chi phí thuê mặt bằng (cọc 6 tháng, trả trước
4 tháng) 700,000,000
2 Chi phí tài sản cố định 376,918,000
3 Chi phí marketing, quảng cáo 50,000,000
4 Chi phí tổ chức khai trương 7,580,000
5 Chi phí tư vấn và thiết kế quán 84,000,000
6 Chi phí thiết kế nội thất quán 42,000,000
7 Chi phí trang trí 40,000,000
8 Chi phí sửa chữa mặt bằng 250,000,000
9 Chi phí vốn lưu động và dự trù 47,000,000
Bảng 3.3. Ngân sách dự án 3.2.3. Lập tiến độ dự án & Sơ đồ mạng
ST T CÔNG VIỆC NGÀY (2021-2022) KÍ HIỆU CÔNG VIỆC TRƯỚC THỜI GIAN (TUẦN )
1 Lên ý tưởng kinh doanh 01/12 – 14/12 A - 2
2 Nghiên cứu, khảo sát thị trường 15/12 – 11/01 B A 4
3 Lựa chọn và bố trí mặt bằng 12/01 – 25/01 C B 2
4 Lập kế hoạch tài chính 26/01 – 22/02 D C 4
5 Xây dựng thực đơn, quy trình phục vụ 23/02 – 08/03 E D 2 6 Lập kế hoạch quản lý điều hành quán
cafe 09/03 – 29/03 F F 3
7 Lập kế hoạch marketing cho quán cafe 09/03 – 29/03 G F 3 8 Xin giấy phép kinh doanh, giấy an toàn
vệ sinh thực phẩm 30/03 – 26/04 H G 4
10 Bắt đầu ký kết các loại hợp đồng với
nhà cung cấp 27/04 – 10/05 J I, J 2
11 Xây dựng cơ sở vật chất 11/05 – 05/07 K K 8
12 Nhập kho nguyên vật liệu 06/07 – 19/07 L L 2
13 Kiểm tra đánh giá chất lượng các yếu tố 20/07 – 02/08 M M 2
Bảng 3.4. Bảng tiến độ dự án
Sơ đồ 3.5. Sơ đồ mạng của dự án (Sơ đồ Pert) 3.2.4. Phân bổ nguồn lực hợp lý
Biểu đồ 3.6. Chất tải và phân bổ nguồn lực hợp lí
Số tiến trình và thời gian thực hiện tiến trình:
A-B-C-D-E-F-H-J-K-L-M; Tp = 2 + 4 + 2 + 4 + 2 + 3 + 4 + 2 + 8 + 2 + 2 = 35 = Tcp
A-B-C-D-E-G-I-J-K-L-M; Tp = 2 + 4 + 2 + 4 + 2 + 3 + 2 + 2 + 8 + 2 + 2 = 33 Tiến trình tới hạn là A-B-C-D-E-F-H-J-K-L-M với thời gian tới hạn là 35 tuần.
- Giai đoạn chuẩn bị: gồm 17 tuần, 15 tuần đầu huy động 4 đơn vị nguồn lực/tuần, 2 tuần sau đó huy động 2 đơn vị nguồn lực/tuần.
- Giai đoạn triển khai: gồm 16 tuần, 2 tuần đầu huy động 4 đơn vị nguồn lực/tuần, 14 tuần sau đó huy động 2 đơn vị nguồn lực/tuần.
- Giai đoạn kết thúc: gồm 2 tuần và huy động 2 đơn vị nguồn lực/tuần.
3.3. Kiểm soát dự án
Kiểm soát dự án là quá trình bao gồm: Thu thập thông tin như tiến độ, chi phí và thành quả; Dùng các thông tin đó và so sánh với kế hoạch cũng như những yêu cầu đã đề ra trước đó; Cuối cùng là đề ra cũng như thực hiện các phương pháp sửa đổi, hiệu chỉnh nhằm đạt được chất lượng cao. Trong đó, chủ yếu tập trung vào 03 thành phần chính là thời gian, chi phí và yêu cầu kỹ thuật.
Trong mô hình kinh doanh quá Mandy Organic Coffee chúng tôi tập trung vào 04 bước nhằm tối ưu và theo dõi được chất lượng của dự án:
Bước 1: Thiết lập các tiêu chuẩn của dự án như đặc trưng kỹ thuật, ngân sách, chi phí và các nguồn lực yêu cầu. Các yêu cầu này đều được Mandy Organic Coffee cung cấp ở các mục bên trên.
Bước 2: Quan sát các công việc đã được thực hiện trên thực tế
Bước 3: So sánh các tiêu chuẩn yêu cầu về công việc và ước tính thời gian cũng như chi phí cho phần việc còn lại
Bước 4: Nếu có sự khác biệt theo hướng tiêu cực, thực hiện các biện pháp chỉnh sửa và hiệu chỉnh.
3.3.1. Kiểm soát thời gian
Mandy Organic Coffee sẽ tiến hành kiểm soát thời gian của dự án thông qua 07 mục: lập kế hoạch quản lý lịch trình, định nghĩa hoạt động kinh doanh, sắp xếp hoạt động, ước lượng nguồn lực, thời gian hoàn thành, phát triển lịch trình và kiểm soát lịch trình của dự án.
Lập kế hoạch quản lý lịch trình: Lập các chính sách, thủ tục và tài liệu cho việc chuẩn bị lên kế hoạch. Đồng thời cung cấp các hướng dẫn và kiểm soát được các quá trình trong mô hình xây dựng dự án Mandy Organic Coffee.
Định nghĩa hoạt động: Tại quy trình này, người kiểm soát sẽ xác định và lên kế hoạch cụ thể nhằm tạo ra sản phẩm và giao cho các quy trình kế tiếp. Chia nhỏ các công việc nhằm dễ dàng kiểm tra được chất lượng và hiệu chỉnh.
Sắp xếp hoạt động: Lên kế hoạch và xác định mối quan hệ giữa các công việc cũng như dự án nhằm đạt đến hiệu suất cao nhất.
Ước lượng nguồn lực cho các hoạt động: Là quá trình tính toán và xác định được nguyên vật liệu, nhân lực… cần thiết cho từng giai đoạn của dự án. Quy trình này giúp chúng ta kiểm soát được lượng vừa đủ nguồn lực mà vẫn giữ được hiệu quả cao trong công việc.
Ước lượng thời gian hoàn thành công việc: Cung cấp thời gian cần thiết để hoàn thành từng hoạt động.
Phát triển lịch trình: Phân tích các yếu tố như thứ tự, thời gian, nguồn lực và các hoạt động khác nhằm tạo ra lịch trình phù hợp. Nhân tố này giúp tạo nên đường cơ sở lịch trình của dự án và xác định được ngày kết thúc cụ thể.
Kiểm soát lịch trình: Kiểm soát và cập nhập tiến độ của dự án coffee này.
3.3.2. Kiểm soát chi phí
Nhằm kiểm soát được chi phí cho dự án này, chúng tôi sẽ tiến hành ước tính chi phí cho mô hình kinh doanh này bằng các thông kê và ước lượng chi phí cho việc hoàn thiện dự án. Tiếp theo, xác định ngân sách cần thiết cho dự án này. Cuối cùng là kiểm soát các chi phí này bằng cách lập bảng báo cáo chi phí, đo lường hiệu suất công việc và kiểm tra các phát sinh.
3.3.3. Kiểm soát chất lượng
Để có được chất lượng đạt chuẩn thì việc có sẵn các yêu cầu cho từng thành phần công việc là việc tất yếu. Chúng tôi sẽ tiến hành xây dựng kế hoạch, yêu cầu và mục tiêu của mô hình này. Phân tích các rủi ro có thể tác động đến công việc. Chọn lọc các công cụ, thiết bị và nguồn lực cần thiết cho mô hình. Tiếp theo là kiểm soát dự án bằng
cách quản lý và kiểm tra tiến độ. Đồng thời, giám sát dự án theo các yêu cầu thi công đã được hoạch định ngay từ ban đầu, theo quy định và đúng chất lượng. Luôn kiểm tra tình trạng các nguyên vật liệu và các tiêu chí khác. Cuối cùng là đề ra giải pháp và hiệu chỉnh khi có dấu hiệu lệch khỏi quỹ đạo.
3.4. Quản trị rủi ro
TÊN RỦI RO NGUYÊN NHÂN GIẢI PHÁP
Rủi ro về tài chính
Rủi ro về tài chính có thể xảy ra trong khi thực hiện dự án và cả khi đang kinh doanh cửa hàng.
Khi có các sự kiện đặc biệt không đoán trước được xảy ra, chẳng hạn như dịch bệnh bùng phát. Lúc này, cửa hàng tạm thời phải đóng cửa không thể kinh doanh nhưng các chi phí về nhân viên hay mặt bằng vẫn phải được chi trả đều đặn hàng tháng. Rủi ro về gồng gánh là tài chính lúc này là rất lớn nếu không có kế hoạch dự phòng
Rủi ro về tài chính còn có thể xảy ra trong lúc lập kế hoạch cho dự án. Nếu không tính toán kỹ các chi phí thì khi bắt đầu thực hiện dự án. Rủi ro có thể xảy ra ở đây đó chính là rủi ro về thâm hụt nguồn vốn. Dẫn đến phải kéo dài thời gian thực hiện dự án cũng như phải làm thêm nhiều thủ tục để vay vốn lại từ đầu
Để giảm thiểu rủi ro do các sự kiện đặc biệt ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của cửa hàng. Chúng ta phải luôn có những phương án, kế hoạch kinh doanh đề phòng tránh những trường hợp xấu nhất có thể xảy ra. Ảnh hưởng đến doanh thu của cửa hàng. Ví dụ trong tình hình dịch Covid dễ dàng bùng phát bất kỳ lúc nào, cửa hàng phải có kế hoạch kinh doanh online và dự trữ nguồn nguyên vật liệu.
Trong lúc được kinh doanh cửa hàng trực tiếp phải đẩy mạnh việc mua bán sản phẩm online. Ký kết các hợp đồng với các ứng dụng như Grab, Baemin, Now, ... để đưa ra nhiều chương trình khuyến mãi giúp cho khách hàng có cơ hội trải nghiệm sản phẩm. Điều này không chỉ giúp cửa hàng tăng thêm doanh thu mà còn giúp thu hút nhiều khách hàng quan tâm đến các thức
uống organic hơn.
Cần xem xét và tính toán kỹ lưỡng các kế hoạch đặc biệt là các chi phí trước khi bắt đầu thực hiện dự án. Rủi ro về thâm hụt nguồn vốn nếu xảy ra thì sẽ mất rất nhiều thời gian cũng như thủ tục để xử lý. Bên cạnh việc tính toán kỹ lưỡng các chi phí thì cần phải có kế hoạch để dự trữ cho cửa hàng một nguồn vốn dự phòng nhằm xử lý các rủi ro về tài chính một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất, tránh ảnh hưởng đến tiến độ cũng như các công việc khác trong dự án.
Rủi ro về thời gian
Rủi ro này được xem là việc hoàn tất dự án không đúng tiến độ, thời hạn trong kế hoạch ban đầu. Khi các kế hoạch sửa chữa, thiết kế quán không thực hiện theo đúng tiến độ do các yếu tố khách quan như thời tiết hay lý do riêng của chủ đầu tư dự á. Ngoài việc sửa chữa, thiết kế quán dễ dàng gặp nhiều rủi ro về thời gian thì các yếu tố khác như vận chuyển nguyên vật liệu, mua các thiết bị nội thất và nhiều bước khác đều dễ dàng bị trễ tiến độ so với kế hoạch đã đề ra.
Rủi ro về thời gian dự án không được thực hiện theo đúng tiến độ trong kế hoạch có thể được giảm thiểu bằng cách chúng tôi sẽ lựa chọn các nhà thầu xây dựng uy tín, có sức mạnh về tài chính và kinh nghiệm trong việc xây dựng, sửa chữa quán. Đồng thời chúng tôi sẽ quy định rõ ràng về thời gian sửa chữa quán trong hợp đồng với chủ thầu xây dựng để quy định rõ về trách nhiệm của các bên.
Để giảm thiểu rủi ro về thời gian trong tất cả các bước, Mandy cần có các kế hoạch dự phòng và cần có thời gian dự trữ cần thiết cho những giai đoạn dễ xảy ra rủi ro thời gian. Ngoài ra, khi làm việc với bất kỳ đối tác nào, Mandy cần ghi rõ ràng các điều kiện về thời gian trong hợp đồng để đảm bảo
quyền lợi cho chính mình và đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng tiến độ.
Rủi ro về nhân lực
Đội ngũ nhân viên là thành phần quan trọng không thể thiếu đối với kinh doanh một quán cà phê, nhân viên sẽ là cầu nối giữa doanh nghiệp và khách hàng. Nếu bạn lựa chọn phải nhân viên lúc nào cũng cau có, khó chịu với khách hàng, thái độ phục vụ kém thì bạn sẽ đánh mất những vị khách hàng tiềm năng cũng như thương hiệu của bạn cũng sẽ bị ảnh hưởng theo rất nhiều.
Rủi ro thứ hai về nhân lực đó là về năng lực của người quản lý. Nếu người quản lý không thể kiểm soát được số lượng cũng như chất lượng nhân viên. Xem nhẹ những nhân viên của mình, không biết lắng nghe nhân viên của mình dẫn đến thường xuyên xảy ra tranh cãi với nhân viên. Ảnh hưởng đến công việc và môi trường kinh doanh của cửa hàng, đồng thời còn ảnh hưởng sâu sắc tới trải nghiệm của khách hàng nếu họ nhìn thấy.
Để giảm thiểu các rủi ro về nhân lực, cần đảm bảo rằng:
Người quản lý phải vừa là người kinh doanh có tầm nhìn, vừa phải là người thật sự có tâm huyết. Hiểu được nhân viên của mình là người như thế nào.
Người quản lý cần học cách lắng nghe những nhu cầu thiết yếu của nhân viên để từ đó tạo dựng một môi trường làm việc hiệu quả. Đánh giá đúng năng lực của từng cá nhân và đưa ra các chế độ đãi ngộ tốt nhất.
Cửa hàng cần có kế hoạch tuyển dụng nhân viên với các tiêu chí về thái độ, sự năng nổ trong công việc và nhiều yếu tố khác liên quan. Nên chọn những nhân viên có thái độ tốt trong làm việc, giao tiếp với khách hàng thân thiện. Xử lý các tình huống xảy ra bất ngờ một cách linh hoạt, chuyên nghiệp.
- Ngoài ra, thường xuyên điều chỉnh chính sách thưởng phạt đối với nhân viên để thúc thúc đẩy động lực làm việc cho nhân viên. Hay thường xuyên tổ chức các buổi tập huấn về kỹ năng pha chế, phục vụ khách hàng hay xử lý tình huống để tất cả nhân viên có thể nhanh nhạy, chuyên nghiệp trong mọi hoạt động kinh doanh của cửa
hàng.
Rủi ro về nguyên vật liệu và hoạt động cung ứng
Trong tình hình dịch Covid-19 đang diễn biến khá phức tạp như hiện nay, các hoạt động sản xuất, cung ứng và vận chuyển nguyên vật liệu cũng trở nên khó khăn và mất nhiều thời gian hơn.
Những rủi ro đó có thể là cửa hàng đã đặt nguyên vật liệu từ nơi khác nhưng do dịch bệnh, nguyên vật liệu không thể được vận chuyển đến cửa hàng, ảnh hưởng đến nguồn cung nguyên vật liệu để duy trì hoạt động của cửa hàng. Đặc biệt là các nguyên vật liệu tươi, nếu thời gian vận chuyển quá lâu sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm thậm chí làm hư hỏng sản phẩm, ảnh hưởng đến chi phí của cửa hàng.
Để giảm thiểu những rủi ro về nguồn nguyên vật liệu cũng như vận chuyển nguyên vật liệu cũng như sản phẩm trong tình hình dịch bệnh như hiện nay, nhóm em đề ra những giải pháp sau:
Chủ động tìm kiếm những nguồn cung cấp hàng hóa đến từ nhiều vùng khác nhau để tránh được tình trạng khi có dịch bùng phát, khu vực đó bị phong tỏa, hàng hóa không thể vận chuyển đến cửa hàng đúng thời gian.
Sử dụng một phần nhỏ của cửa hàng để làm kho lạnh nhằm chủ động dự trữ cho cửa hàng nguồn nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động kinh doanh, tránh phải phụ thuộc quá nhiều vào các nguồn cung vào mùa dịch.
Rủi ro trong việc chọn mặt bằng
Địa điểm được lựa chọn làm mặt bằng vô cùng quan trọng. Nó không chỉ đơn giản là quyết định phong