Với xu thế hội nhập quốc tế, chiến lược toăn cầu hõ đang được đẩy mạnh ở Tập đoăn FPT núi chung vă của FIS núi riớng, FIS luụn luụn phải đối đầu với nhiều õp lực cạnh tranh từ cõc doanh nghiệp trong nước vă cõc doanh nghiệp nước ngoăi. Do đú, FIS cần khụng ngừng phải nỗ lực khẳng định vị trớ vă hỡnh ảnh của doanh nghiệp. Nhận thức được điều năy, Cụng ty TNHH Hệ thống thụng tin FPT đờ hiểu rừ vai trũ của cụng tõc phđn tớch tăi chớnh doanh nghiệp vă cú nhu cầu khụng ngừng nđng cao hiệu quả của cụng tõc phđn tớch tăi chớnh doanh nghiệp nhằm hỗ trợ tốt nhất cho việc đưa ra những quyết định quản lý, quyết định kinh doanh cũng như dự bõo kết quả kinh doanh chớnh xõc hơn. Do vậy, Cụng ty đờ đặt ra những yớu cầu cụ thể như sau:
Xđy dựng hệ thống bõo cõo vă cõc chỉ tiớu phđn tớch đảm bảo tớnh thiết thực vă hiệu quả, đõp ứng đỳng vă đủ cho nhu cầu sử dụng của nhă quản trị. Sản phẩm tạo ra từ cụng tõc phđn tớch phải cú độ tin cậy cao vă phản õnh đỳng thực tế tỡnh hỡnh tăi chớnh của đơn vị hiện tại, cung cấp đầu đủ thụng tin cần thiết cho nhu cầu của nhă quản trị.
Chủ động xđy dựng vă hoăn thiện cơ chế quản lý tăi chớnh, quy trỡnh hạch tõn, quy trỡnh lấy số liệu cũng như chuẩn hõ cõc quy định, cõc biểu mẫu bõo cõo, cõc quy ước chung về số liệu bõo cõo để trõnh việc lấy bõo cõo sai, khụng thống nhất trong việc lấy số liệu so sõnh giữa cõc kỳ.
Để cú được những phđn tớch tăi chớnh hiệu quả, cú ý nghĩa vă giõ trị sử dụng cao thỡ cụng tõc tổ chức phđn tớch bõo cõo tăi chớnh phải cụ thể vă hoăn thiện, thống nhất giữa cõc khđu, cõc bộ phận nhằm giỳp cho cụng việc phđn tớch được tiến hănh nhanh chúng, chớnh xõc, kịp thời vă thống nhất. Vỡ vậy, Cụng ty cần hoăn thiện về cụng tõc tổ chức phđn tớch tăi chớnh tại doanh nghiệp mỡnh ở một số điểm cụ thể như sau:
79
Thứ nhất, FIS cần hoăn thiện tổ chức bộ mõy vă nguồn lực phđn tớch. Hiện nay
hoạt động phđn tớch chỉ do một nhđn viớn đảm nhận. Tuy cõn bộ cú toăn thời gian để thực hiện cụng việc phđn tớch nhưng với khối lượng bõo cõo nhiều nớn chất lượng bõo cõo nhiều khi khụng được đảm bảo, nhđn viớn thường xuyớn phải lăm thớm giờ, lăm việc văo cuối tuần, lăm việc tại nhă...Điều năy dẫn tới việc cõn bộ dễ mất cđn bằng giữa cuộc sống vă cụng việc, khả năng gắn bú lđu dăi với Cụng ty khụng cao. Vỡ vậy, việc bổ sung nhđn sự cho nhúm lă việc cần Cụng ty ưu tiớn thực hiện đầu tiớn. Việc bổ sung nhđn sự mang đến nhiều tõc động tớch cực cho cụng tõc phđn tớch tăi chớnh, việc phđn tớch sẽ được thực hiện cẩn thận hơn, sđu sắc vă thường xuyớn hơn. Mặt khõc, việc bổ sung thớm nhđn lực sẽ hạn chế được việc tập trung nắm số liệu ở một cõ nhđn, lăm hạn chế rủi ro về thụng tin cũng như sự chậm trễ hoặc đỡnh trệ trong cụng tõc phđn tớch khi cú những sự kiện bất thường như cõn bộ nghỉ ốm, cõn bộ nghỉ cú việc riớng, cõn bộ nghỉ việc....Bớn cạnh việc bổ sung nhđn sự, Cụng ty cũng cần chỳ trọng tới việc đăo tạo nđng cao trỡnh độ chuyớn mụn khuyến khớch nhđn viớn tham gia cõc khõ đăo tạo ngắn hạn, cõc khõ học bổ sung thớm kĩ năng phđn tớch. Hiện tại, FIS đờ cú chế độ hỗ trợ đăo tạo đối với cõn bộ nhđn viớn, tuy nhiớn đối tượng được nhận hỗ trợ đăo tạo cũn hạn chế, cõc khõ học được hỗ trợ cũng bị giới hạn. Vỡ vậy, FIS cần mở rộng chế độ hỗ trợ đăo tạo với cõc cõn bộ muốn nđng cao trỡnh độ chuyớn mụn, thay vỡ việc hỗ trợ 100% chi phớ đăo tạo nhưng lại giới hạn trong một nhúm nhỏ cõn bộ, FIS nớn mở rộng chương trỡnh hỗ trợ, chia thănh nhiều mức hỗ trợ khõc nhau với cõc nhúm nhđn viớn ở cõc vị trớ vă cú thđm niớn cụng tõc khõc nhau nhằm khuyến khớch cõn bộ thường xuyớn trau dồi kiến thức, nđng cao trỡnh độ bản thđn, phục vụ cho cụng việc tốt hơn.
Thứ hai, đối với những quy trỡnh kế tõn quản lý cõc khoản mục cụ thể cũn
chưa phự hợp với mụ hỡnh tổ chức của cụng ty cũng cần cú những thay đổi để chất lượng nguồn thụng tin cung cấp được cụ thể vă xõc thực hơn. Cụ thể:
❖ về quy trỡnh quản lý hăng tồn kho:
- Phũng kế tõn cần phối hợp nhịp nhăng với bộ phận đặt mua hăng vă bộ phận kho để cú thể kiểm sõt được chớnh xõc số lượng hăng tồn kho, tỡnh trạng thực tế
80
của hăng tồn kho, từ đú giỳp đội đặt hăng xõc định được thời điểm vă số lượng đặt hăng hợp lý, phự hợp với yớu cầu sử dụng, trõnh được tỡnh trạng đặt hăng qũ sớm, thời gian lưu kho dăi hay việc đặt hăng hõ qũ chậm dẫn tới lăm chậm tiến độ triển khai của dự õn .
- Ve cụng tõc kiểm kớ hăng hõ, thay vỡ việc chỉ kiểm tra về số lượng, nớn thớm việc phối hợp với cõn bộ phũng cụng nghệ thụng tin cũng tham gia kiểm kớ hăng hõ cựng nhđn viớn kế tõn để cú thể kiểm tra được cả chất lượng của hăng tồn kho. Hăng tồn kho của cụng ty chủ yếu lă cõc sản phẩm cụng nghệ thụng tin nớn rất dễ cú tỡnh trạng hăng hõ bị hỏng húc, mua về khụng sử dụng được. Thực tế, Cụng ty đờ cú lịch sử mua nhập kho hăng nghỡn Token - chữ ký số điện tử để phục vụ cho hoạt động kinh doanh dịch vụ chưa ký số CA nhưng số lượng token nhập về lưu kho bị hư hỏng nhiều, khụng phõt hiện kịp thời dẫn tới việc khụng trớch phũng dự phũng giảm giõ hăng tồn kho kịp thời gđy ảnh hưởng lớn tới kết quả kinh doanh của đơn vị văo một hoặc một văi năm nhất định.
- Cần bổ sung thớm một số yớu cầu khi lăm bõo cõo hăng tồn kho. Hiện tại cụng ty cú thực hiện việc bõo cõo hăng tồn kho hăng tuần theo cõc đơn vị kinh doanh, tuy nhiớn, bõo cõo năy mới chỉ dừng lại ở mức độ tổng qũt, bõo cõo số lượng hăng tồn kho đang tồn ở từng đơn vị. Để lăm tốt hơn việc quản lý hăng tồn kho, giảm chỉ tiớu ngăy hăng tồn của FIS xuống, Cụng ty nớn bổ sung một số chỉ tiớu văo bõo cõo hăng tồn kho như: Liệt kớ danh sõch những hăng tồn kho cú giõ trị lớn; hăng tồn kho đờ cú thời gian tồn kho kĩo dăi; tỡnh trạng, thụng tin của dự õn, Cõn bộ phụ trõch mua hăng. Cõc chỉ tiớu bõo cõo cụ thể vă rừ răng sẽ giỳp cho cõn bộ phđn tớch cú thể đưa ra những nhận định cụ thể, thụng qua đú cú thể đưa ra những tư vấn cho trưởng ban tăi chớnh cũng như cõn bộ quản lý của cõc đơn vị để cú những hănh động cụ thể như đỳc thỳc việc hoăn thiện hồ sơ để cú thể đẩy nhanh thời gian xuất hăng, cõn bộ kho phối hợp nhịp nhăng với cõn bộ kế tõn hăng hõ theo một quy trỡnh thống nhất, hồ sơ khụng bị vướng mắc, thất lạc (Kho hăng của Cụng ty đang ở một địa điểm khõc với văn phũng của Cụng ty nớn sự phối hợp giữa hai nhúm năy cũng cú ý nghĩa lớn).
81
❖ về quy trỡnh quản lý cõc khoản phải thu
- FIS cần thống nhất lại quy trỡnh theo dừi vă quản lý cụng nợ giữa cõc đơn vị. Hiện tại việc theo dừi, quản lý cụng nợ cũn mang tớnh manh mỳn, tự phõt, mỗi đơn vị con sẽ cú một cõch thức vă quy trỡnh quản lý cụng nợ khõc nhau. FIS chuyển đổi mụ hỡnh hoạt động sang hỡnh thức tập trung nớn việc quản lý cụng nợ theo cõch cũ sẽ khụng cũn phự hợp, số liệu vă thụng tin sẽ dễ bị sai lệch, khụng thống nhất giữa cõc bộ phận. Một quy trỡnh chung vă được õp dụng thống nhất sẽ giỳp cõn bộ lăm bõo cõo cụng nợ giảm thiểu thời gian cho việc thu thập vă xử lý cõc dữ liệu được gửi lớn từ cõc đơn vị, dănh nhiều thời gian hơn cho việc phđn tớch vă tỡm hiểu nguyớn nhđn.
- Cõn bộ kế tõn phụ trõch cụng nợ cần cụ thể hõ cụng việc của mỡnh hơn, khụng chỉ dừng ở việc định kỡ chạy bõo cõo từ phần mềm Oracle hoặc lớn hệ thống bõo cõo MIS để lấy số liệu lăm bõo cõo, cõn bộ kế tõn cụng nợ cũng cần nắm được cõc thụng tin khõc cú liớn quan như tỡnh trạng của cõc khoản cụng nợ (Trong hạn hay qũ hạn thanh tõn? Nếu qũ hạn thanh tõn thỡ qũ hạn bao lđu? Nguyớn nhđn dẫn tới việc chậm nhận được thanh tõn lă gỡ?). Từ đú, cõn bộ kế tõn phục trõch cụng nợ cũng cần thường xuyớn nhắc nhở, cũng như chỉ rừ những vụ cụng nợ đặc biệt trong cõc bõo cõo kịp thời để cõn bộ quản lý nắm được tỡnh hỡnh cụ thể.
- Đối với cõn bộ nhúm phđn tớch, chịu trõch nhiệm quản lý, giõm sõt quy trỡnh vă số liệu. Bớn cạnh việc tiếp nhận thụng tin từ cõc cõn bộ kế tõn cụng nợ, cõn bộ phđn tớch cũng cần thực hiện cõc kĩ thuật kiểm sõt độc lập nhằm đõnh giõ mức độ chớnh xõc của thụng tin, mức độ tuđn thủ quy trỡnh vă mức độ phự hợp của quy trỡnh. Việc giõm sõt năy chưa được thực hiện ở FIS nớn cần nhanh chúng đưa văo để cải thiện số vũng quay cõc khoản phải thu, rỳt ngắn kỡ thu tiền bỡnh quđn của FIS. Cõn bộ nhúm phđn tớch cú thể thực hiện một số kĩ thuật như: Phỏng vấn trực tiếp cõc cõn bộ quản lý cụng nợ ở đơn vị; xem xĩt hồ sơ, biớn bản liớn quan; thực hiện quan sõt qũ trỡnh chuyển hồ sơ, bõo cõo giữa cõc bộ
82
phận cú liớn quan ở bớn ngoăi với phũng kế tõn; phỏng vấn cõn bộ quản lý đơn vị xem mức độ nắm bắt thụng tin vă đụn đốc đũi nợ của đơn vị như thế năo...
Thứ ba, FIS cần xđy dựng kế hoạch phđn tớch cụ thể, chuẩn hõ quy trỡnh phđn
tớch.
Bước 1: Lập kế hoạch phđn tớch. Kế hoạch phđn tớch phải xõc định cụ thể, chi tiết cõc nội dung cần phđn tớch, phạm vi phđn tớch, thời gian tiến hănh phđn tớch, cõch thức tổ chức phđn tớch, phương phõp cần sử dụng vă sản phẩm phđn tớch cần tạo ra. Trớn cơ sở đú, nhă quản trị vă cõn bộ phđn tớch sẽ chủ động hơn trong việc xđy dựng kế hoạch chi tiết, phđn bổ nguồn lực hợp lý cũng như cú sự phđn cụng trõch nhiệm rừ răng.
Bước 2: Tiến hănh phđn tớch. Cõn bộ phđn tớch cần cú thụng tin đầy đủ về số liệu tăi chớnh của đơn vị được phản õnh trong cõc bõo cõo tăi chớnh của đơn vị (Bảng cđn đối kế tõn, bõo cõo kết quả hoạt động kinh doanh, bõo cõo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh bõo cõo tăi chớnh) vă cõc bõo cõo số liệu quản trị cú liớn quan. Việc thu thập số liệu khụng chỉ dừng lại ở một kỳ nghiớn cứu mă cần thu thập nhiều kỡ để số liệu phđn tớch cú thể so sõnh được. Bớn cạnh thu thập cõc số liệu thực tế, cõn bộ phđn tớch cũng cần nắm được cõc thụng tin về kế hoạch để cú thể thấy được mức độ hoăn thănh kế hoạch, đõnh giõ được độ chớnh xõc trong khđu lập kế hoạch. Ngoăi việc thu thập đầy đủ thụng tin, cõn bộ phđn tớch cần lựa chọn nội dung phđn tớch, mức độ chi tiết của nội dung cần phđn tớch nhằm đảm bảo đõp ứng đủ nhu cầu thụng tin của nhă quản trị vă thời hạn bõo cõo. Khi tiến hănh phđn tớch, cõn bộ phđn tớch cần chủ động trong việc tỡm hiểu cõc nguyớn nhđn khõch quan, chủ quan dẫn tới sự biến động số liệu chứ khụng nớn chỉ dừng lại ở việc thu thập, xử lý số liệu vă gửi cõc bõo cõo số liệu cho nhă quản lý.
Bước 3, Lập bõo cõo phđn tớch. Trớn cơ sở những phđn tớch đờ cú, cõn bộ phđn tớch tiến hănh tổng hợp lại cõc kết quả, rỳt ra những nhận xĩt, đưa ra những giải thớch cho sự biến động bất thường của cõc chỉ tiớu tăi chớnh, đề xuất phương õn hạn chế những biến động tiớu cực được tập hợp thănh bõo cõo để trỡnh băy lớn cấp trớn. Cựng một bõo cõo phải cú sự thống nhất về biểu mẫu, trõnh việc nhă lờnh đạo phải
Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Lời gộp___________________ _________ 759,38 ________864,33 ________837,27 Chi phớ hoạt động___________ _________ 565,57 ________ 574,19 ________ 587,65 83
mất thời gian đọc, hiểu lại bõo cõo vă tỡm kiếm cõc thụng tin cần thiết nhiều lần. Ngoăi ra, bõo cõo cũng cần trỡnh băy khoa học, dễ đọc, dễ hiểu, phản õnh đủ cõc thụng tin cần thiết. Tuỳ mục đớch sử dụng mă thiết kế bõo cõo tổng hợp hay chi tiết để người sử dụng bõo cõo cú thể tiếp cận thụng tin một cõch dễ dăng nhất.