Cơ cấu tổ chức:
- Ban giám đốc: + Giám đốc + Phó giám đốc
- Các phòng nghiệp vụ tại chi nhánh: + Phòng kế toán
+ Phòng khách hàng + Phòng thể nhân
+ Phòng hành chính- nhân sự + Phòng ngân quĩ
+ Phòng tổng hợp
+ Tổ kiểm tra giám sát tuân thủ
- Các phòng giao dịch: Hiện nay chi nhánh có 5 phòng giao dịch
Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam- CN Hoàn Kiếm
Chức năng nhiệm vụ các phòng ban:
Mô hình Vietcombank Hoàn Kiếm là mô hình được áp dụng theo mô hình quản lý trực tuyến. Ban giám đốc ngân hàng quản lý các hoạt động kinh doanh của đơn vị thông qua việc quản lý tất cả các phòng ban. Theo mô hình này thì người quản lý cao nhất của ngân hàng là giám đốc. Giám đốc là người tổ chức, sử dụng hợp lý các nguồn lực, giao quyền hạn trách nhiệm cụ thể cho từng cán bộ nhân viên, đảm bảo yêu cầu của tổ chức là tối ưu, linh hoạt và có độ tin cậy cao.
Các phòng ban có mối quan hệ tương hỗ, hỗ trợ lẫn nhau cùng hoàn thành tốt các công việc được giao và cùng nhau phát triển. Các trưởng phòng chịu trách nhiệm chung trong phạm vi quản lý của mình. Các phòng ban trực tiếp kinh doanh, đồng thời thực hiện các chức năng quản lý điều hành, tham mưu với ban giám đốc về các hoạt động kinh doanh của ngân hàng, cập nhật mọi số liệu tin tức giúp cho việc kiểm soát hoạt động của chi nhánh tốt nhất.
• Giám đốc: giám đốc có chức năng nhiệm vụ sau:
- Tổ chức, quản lý, điều hành hoạt động chung trong chi nhánh, quyết định những vấn đề chiến lược, kế hoạch phát triển kinh doanh của chi nhánh.
- Phân công nhiệm vụ, đôn đốc thực hiện, tổ chức phối hợp giữa các phó giám đốc. Quyết định những vấn đề phó giám đốc còn có những ý kiến khác nhau.
- Trực tiếp phụ trách một số chuyên đề nghiệp vụ. Trong trường hợp cần thiết, giám đốc có thể trực tiếp giải quyết một số công việc cụ thể thuộc các lĩnh vực đã phân công ủy quyền giữa các phó giám đốc
• Phó giám đốc:
Trong phạm được phân công ủy quyền, phó giám đốc có quyền nhân danh giám đốc thực hiện:
- Chỉ đạo phân tích kinh tế, phân tích nghiệp vụ kinh doanh, tổng kết, sơ kết, hướng dẫn chuyên đề.
- Xây dựng chương trình công tác: tuần, tháng, quý, năm của cá nhân và thực hiện theo chương trình đã được giám đốc duyệt.
- Phê duyệt, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện chương trình công tác tuần, tháng của các chuyên đề nghiệp vụ đã được phân công ủy quyền.
- Chủ động phối hợp với các thành viên ban giám đốc cùng giải quyết các vấn đề phát sinh có liên quan đến chuyên đề được phân công.
- Trường hợp giám đốc đi vắng, một phó giám đốc được ủy quyền thực hiện điều hành hoạt động chung của chi nhánh (có văn bản ủy quyền từng lần).
- Thường xuyên báo cáo kết quả triển khai công việc được phân công ủy quyền với giám đốc.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi giám đốc giao.
• Phòng kế toán:
- Thực hiện các nghiệp vụ hạch toán kế toán của chi nhánh một cách kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng và chính xác theo đúng quy định pháp luật của nhà nước, của ngành và của nội bộ ngân hàng về chế độ kế toán. - Thực hiện kiểm soát các nghiệp vụ tài chính phát sinh: thu nhập, chi
phí, trích và sử dụng các quỹ.
- Quản lý tài sản theo quy định (thực hiện việc trích khấu hao hàng tháng, phối hợp với phòng hành chính kiểm kê công cụ lao động, tài sản cố định theo định kỳ hoặc đột xuất).
- Lập và gửi báo cáo thuế, tổng hợp số liệu kế toán và thực hiện các báo cáo tài chính định kỳ/ đột xuất theo quy định của ngân hàng. Đồng thời thực hiện các báo cáo khác khi được phân công theo yêu cầu gửi các báo cáo của các cơ quan chức năng và trong nội bộ ngân hàng.
- Thực hiện các lệnh chuyển tiền, thanh toán do các đơn vị, phòng ban nghiệp vụ chuyển đến, chuyển tiếp đến các đơn vị, phòng ban nghiệp vụ hoặc ghi nhận các khoản báo có nhận được qua hệ thống thanh toán liên ngân hàng.
- Lưu trữ và quản lý chứng từ tại bộ phận theo quy định của giám đốc trước khi bàn giao qua kho lưu trữ. Tổ chức lưu trữ và quản lý hồ sơ, chứng từ sổ sách có liên quan.
- Quản lý tài khoản, thực hiện giao dịch với khách hàng doanh nghiệp, phát triển khách hành tổ chức cũng như huy động vốn từ KH tổ chức.
• Phòng khách hàng:
- Tìm kiếm và phát triển khách hàng doanh nghiệp theo ngành kinh doanh phù hợp với chính sách tín dụng của ngân hàng ở mỗi thời kỳ (bao gồm khách hàng doanh nghiệp và khách hàng doanh nghiệp vừa và nhỏ).
- Thực hiện các chỉ tiêu kinh doanh đối với lĩnh vực doanh nghiệp gồm: tín dụng, huy động vốn, sản phẩm bảo hiểm, dịch vụ tài khoản, ngân hàng điện tử,.. và các chỉ tiêu bán chéo khác.
- Xây dựng, đề xuất các giải pháp trọn gói phục vụ nhu cầu về dịch vụ tài chính ngân hàng của khách hành doanh nghiệp.
- Thực hiện kế hoạch đào tạo tập huấn nghiệp vụ chuyên đề tín dụng cho cán bộ tín dụng của phòng khách hàng, phòng thể nhân và cán bộ tín dụng của phòng giao dịch.
• Phòng thể nhân:
- Tìm kiếm, phát triển và duy trì mối quan hệ tín dụng với khách hàng là cá nhân, hộ kinh doanh, hộ gia đình, doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Tổ chức, quản lý công tác phát hành thẻ và đơn vị chấp nhận thẻ của chi nhánh. Làm đầu mối phát hành thẻ cho các phòng giao dịch với trung tâm thẻ của Hội sở.
- Chịu trách nhiệm trong việc tiếp quỹ ATM, duy trì hoạt động, bảo dưỡng vận hành các máy ATM của chi nhánh quản lý.
- Theo dõi, xử lý các khoản cho vay của khách hàng cá nhân, hộ kinh doanh và dư nợ thẻ tín dụng.
• Phòng thanh toán quốc tế và kinh doanh dịch vụ:
- Thực hiện giao dịch với khách hàng cá nhân về các nghiệp vụ tiết kiệm, tiền gửi có kỳ hạn, không kỳ hạn, hối đoái, ngân hàng điện tử...
- Thực hiện các nghiệp vụ thanh toán quốc tế, bảo lãnh thanh toán cho các nhân và tổ chức.
- Đề xuất các chính sách chăm sóc khách hàng cá nhân, khách hàng VIP, chịu trách nhiệm với các chỉ tiêu huy động vốn cá nhân, phát triển số lượng khách hàng cá nhân mới hàng năm, các chỉ tiêu ngân hàng điện tử.
• Phòng hành chính- nhân sự:
- Lập kế hoạch, thực thi và quản lý định biên nhân sự hàng năm của chi nhánh. Tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới cho chi nhánh.
- Xây dựng cập nhật các chính sách lương thưởng và phúc lợi phù hợp với chính sách ngân hàng, đảm bảo công bằng nội bộ. Thực thi những vấn đề liên quan đến chi trả lương, thưởng phúc lợi, vấn đề liên quan đến nhân sự trong Quyết định khen thưởng, Quyết định kỷ luật.
- Quản lý tài sản, đảm bảo các công cụ lao động phù hợp với yêu cầu làm việc.
- Tuân thủ các quy định của NHNN và Ngân hàng TMCP Ngoại thuơng Việt Nam về quản lý kho quỹ, đảm bảo an toàn tuyệt đối, không để xảy ra thất thoát sai sót, hỗ trợ tốt cho các hoạt động liên quan đến tiền mặt tại các phòng.
- Luôn đảm bảo số du tồn quỹ cuối ngày ở mức thấp nhất góp phần nâng cao hiệu quả của chi nhánh.
- Luôn đảm bảo đủ số luợng, chất luợng tiền phục vụ công tác tiếp quỹ ATM.
• Phòng tổng hợp:
- Dự kiến kế hoạch kinh doanh, phân tích đánh giá tổng hợp các báo cáo tình hình hoạt động và kết quả kinh doanh của chi nhánh.
- Làm đầu mối báo cáo theo quy định của NHNN và NH Ngoại thuơng Việt Nam.
- Làm đầu mối tổng hợp cơ chế lãi suất, phí thông tin quảng cáo tại chi nhánh, đầu mối trong việc mua bán ngoại tệ với Hội sở.
• Tổ kiểm tra giám sát tuân thủ:
- Xây dựng kế hoạch kiểm tra giám sát hàng năm với các phòng/ tổ nghiệp vụ trình giám đốc phê duyệt và triển khai thực hiện. Việc kiểm tra, giám sát tập trung vào công tác quản trị rủi ro trong mọi hoạt động nghiệp vụ của chi nhánh đặc biệt là công tác tín dụng.
- Là đầu mối tổ chức hội thảo quản trị rủi ro cho các phòng. Rà soát lại quy trình, phân công trách nhiệm rõ ràng giữa các phòng tổ nhằm nâng cao khả năng phối hợp công việc giữa các phòng, giảm thiểu rủi ro và tuân thủ theo các quy định.
_____________Chỉ tiêu_____________ Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 (1) Thu từ lãi_____________________ 683,48 9 778,15 1 1,067,312
Thu lãi cho vay____________________ 133,43 2
148,27 0
170,34 4
Thu lãi tiền gửi VCB TW____________ 545,84 4 624,22 4 890,14 5 Khác____________________________ ________ 4,213 5,657 6,823
(2) Thu ngoài lãi__________________ 26,472 85,11 9
41,50 1
Lãi kinh doanh ngoại tệ_____________ 19,444 991 4,012
Thu khác ________ 7,028 84,12 8 37,48 9 (3) Tổng thu =(1)+(2)______________ 709,96 1 863,27 0 1,108,813 (4) Chi trả lãi_____________________ 450,67 9 685,26 1 894,22 1
Chi trả lãi tiền gửi__________________ 444,70 6
673,10 8
878,31 2