Căn cứ vào thực trạng KSNB nghiệp vụ tín dụng tại VBSP cùng với bộ nguyên tắc thiết kế KSNB, tác giả đua ra một số giải pháp nhu sau:
4.2.2.1. Môi trường kiểm soát
Việc đào tạo cán bộ về văn hóa kỷ luật chua đuợc diễn ra thuờng xuyên vì vậy VBSP cần xây dựng chuơng trình đào tạo về đạo đức, tiêu chuẩn cán bộ đuợc tổ chức hàng năm. Các chuơng trình đào tạo nghiệp vụ đuợc theo dõi và xây dựng đối với từng cán bộ trên toàn hệ thống dựa trên kết quả kiểm tra định kỳ về nghiệp vụ dành cho cán bộ;
Xây dựng văn bản quy định về biện pháp xử lý gắn liền với sai phạm gây ra để nguời lao động thực hiện tốt quy định trong sổ tay văn hóa công sở. Nội dung xử lý cần cụ thể hóa các hình thức xử lý tuơng ứng với các sai phạm. Có thể sử dụng hình thức xử lý bằng trừ luơng, trừ thi đua giữa các đơn vị.... Các nội dung về hình thức xử lý này cần truyền thông đầy đủ tới toàn hệ thống đặc biệt là các cán bộ;
Xây dựng mô tả vị trí chức danh công việc rõ ràng cụ thể với từng chức danh công việc. Đối với việc phân công công việc trong phòng/ban cần có bảng phân công cụ thể đuợc văn bản hóa và thông báo tới từng cá nhân phụ trách để
tránh trùng lặp hay bỏ sót đầu mục công việc. Đây cũng là cơ sở đánh giá năng lực làm việc và kết quả công tác định kỳ.
4.2.2.2. Quy trình đánh giá rủi ro
Dựa trên kết quả khảo sát và phân tích thực trạng, tác giả nhận thấy mặc dù ở VBSP có bộ phận ban Quản lý và xử lý nợ rủi ro phụ trách trong viêc quản lý nợ rủi ro tuy nhiên bộ phận này chỉ chủ yếu quản lý và xử lý các loại nợ rủi ro mà chưa có quy trình, đánh giá các loại rủi ro khác. Tác giả xây dựng quy trình đánh giá rủi ro thông qua nghiên cứu tại tổ chức như sau:
- Xác lập mục tiêu của tổ chức nói chung và nghiệp vụ tín dụng nói riêng: Việc xác lập này bao gồm lên kế hoạch các mục tiêu ngắn hạn, mục tiêu trung hạn và mục tiêu dài hạn trên các mặt như nguồn vốn cho vay, tăng trưởng dư nợ, kiểm soát nợ xấu của cả VBSP và có sự phân bổ chi tiết tới từng đơn vị phòng/ban, Chi nhánh và phòng giao dịch.
- Nhận diện, phân tích và đánh giá rủi ro tín dụng: Bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ cần phối hợp với bộ phận Quản lý và xử lý nợ rủi ro và ban chuyên môn tín dụng cần xây dựng bộ chỉ tiêu nhận diện, phân tích và đánh giá các rủi ro như nợ quá hạn, tỷ lệ nợ quá hạn, tỷ lệ khách hàng có nợ quá hạn, nợ xấu (bao gồm: tỷ lệ nợ xấu, tỷ trọng nợ xấu theo nhóm nợ, tỷ lệ nợ xấu trên quỹ dự phòng rủi ro tín dụng) để phản ánh rõ nét nhất chất lượng tín dụng của từng phòng giao dịch, Chi nhánh thuộc hệ thống. Các bộ phận này cần đưa ra các biện pháp ứng phó phù hợp. Dựa trên kết quả từ các đợt kiểm tra, kiểm soát phòng đã thực hiện và các rủi ro do các bộ phận cung cấp để tổng hợp thành ma trận rủi ro bao gồm các rủi ro phát hiện và rủi ro có thể xảy ra. Ngoài ra, VBSP cần xây dựng cơ chế nhận diện rủi ro từ bên ngoài (điều kiện kinh tế xã hội, sự thay đổi các quy định pháp luật trong những lĩnh vực liên quan). Dựa vào đó mà bộ phận Quản lý và xử lý nợ rủi ro thực hiện phân tích đánh giá căn cứ vào mức độ nghiêm trọng và khả năng có thể xảy ra. Đặc biệt, cần phải cập nhật thường xuyên ma trận rủi ro này để loại bỏ những rủi ro đã không còn phù hợp và bổ sung những rủi ro mới.
- Tìm biện pháp khắc phục: Dựa vào ma trận rủi ro đã được lập ra ở trên kết hợp với những biện pháp kiểm soát rủi ro do các đơn vị đề xuất, bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ và Quản lý và xử lý nợ rủi ro phân tích để xác định biện pháp ứng phó khả thi, phù hợp với đặc biệt của nghiệp vụ tín dụng tại VBSP từ đó để xác định được biện các chốt kiểm soát phù hợp với rủi ro đó đảm bảo hạn chế, ngăn ngừa các rủi ro đã phát hiện và các rủi ro mới.
- Nhận diện các thay đổi trong nghiệp vụ tín dụng của VBSP: Ngoài việc phân tích, đánh giá các rủi ro trong hoạt động tín dụng, bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ và bộ phận Quản lý và xử lý nợ rủi ro cần nhận diện các thay đổi trong hoạt động tín dụng mà có ảnh hưởng đến KSNB để đưa ra những điều chỉnh kịp thời, cập nhật phù hợp với chính sách và mục tiêu tổng thể.
Quy trình đánh giá rủi ro phải được xây dựng dựa trên phối hợp của toàn hệ thống, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị giúp quá trình thực hiện dễ dàng, chính xác hơn. Việc xây dựng quy trình này cần thực hiện cụ thể hóa bằng văn bản, quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, vị trí và trách nhiệm cụ thể của từng phòng ban trong quy trình. Bên cạnh đó, VBSP cần chú trọng trong việc tổ chức đào tạo các nghiệp vụ về quản trị rủi ro, quản trị rủi ro tín dụng cho các cán bộ chuyên trách; xây dựng hệ thống cảnh báo rủi ro đối với khoản vay có nguy cơ.
Ngoài ra, để hoàn thiện quy trình đánh giá rủi ro, VBSP cần thực hiện xây dựng hệ thống xếp hạng tín dụng nhiều cấp đi kèm những rủi ro theo từng loại nợ để có những ứng phó phù hợp. Bên cạnh đó, VBSP cũng cần trích lập dự phòng rủi ro tín dụng theo từng loại nợ chứ không phải trích dự phòng cùng một tỷ lệ với toàn bộ các nợ quá hạn như hiện nay.
4.2.2.3. Các hoạt động kiểm soát
Dựa trên những hạn chế đã nêu ở mục 4.1.3 thông qua khảo sát, tác giả có những khuyến nghị hoàn thiện như sau:
Trong hoạt động kiểm soát cần phân chia nhiệm vụ, trách nhiệm dựa trên nguyên tắc “bất kiêm nhiệm” được đảm bảo trên toàn bộ các bước trong quy
trình nghiệp vụ nhằm làm giảm thiểu cơ hội dẫn đến sai sót, nguy cơ xảy ra gian lận do cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền hạn hoặc nhân viên thông đồng hay bộ phận bên ngoài đơn vị.
Các hoạt động kiểm soát nhằm duy trì KSNB hữu hiệu trong hoạt động của ngân hàng. Để KSNB hiệu quả thì các hoạt động kiểm soát phải luôn duy trì với hoạt động thuờng ngày của ngân hàng. Do vậy, VBSP cần quan tâm đến xây dựng, hoàn thiện và cập nhật thuờng xuyên hệ thống chính sách, quy định, huớng dẫn quy trình theo đặc điểm và sự phát triển của từng chuơng trình tín dụng. Ngoài ra, định kỳ bộ phận nghiệp vụ cùng bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ cần rà soát, xây dựng sơ đồ quy trình nghiệp vụ, cẩm nang huớng dẫn chi tiết các phần hành nghiệp vụ để nhân viên dễ theo dõi, thực hiện. Qua việc lập sơ đồ quy trình nghiệp vụ cũng giúp phân chia trách nhiệm rõ ràng cho từng cá nhân, phát hiện ra rủi ro tiềm ẩn để đặt các chốt kiểm soát phù hợp, có sự sửa đổi, bổ sung thêm các chốt kiểm soát phù hợp để tăng khả năng kiểm soát tự động hóa. Cài đặt cơ chế kiểm tra, tự kiểm tra và cảnh báo trên hệ thống phần mềm để có thể phát hiện và xử lý kịp thời các tồn tại trong quá trình vận hành. Xây dựng các chuơng trình hỗ trợ khai thác dữ liệu khai thác dữ liệu nhập để giám sát từ xa giúp cho nhà quản lý chủ động kiểm soát đuợc thông tin và trích xuất dữ liệu ngay khi cần thiết. Cài đặt những ứng dụng tin học trong công tác quản trị điều hành, xây dựng cơ chế giám sát tự động, thuờng xuyên và thống nhất để có thể phát hiện và ngăn chặn kịp thời các sai sót phát sinh.
Dựa trên các danh mục rủi ro đuợc tổng hợp, ngân hàng xây dựng chuơng trình kiểm soát rủi ro và phổ biến tới cán bộ các cấp để cài đặt các chốt kiểm soát chặt chẽ trong quy trình tín dụng. Cần có sự thống nhất và phân định rõ trách nhiệm của mỗi bộ phận trong công tác xét duyệt đối tuợng chính sách, hộ nghèo đuợc tiếp cận vốn vay. Tăng cuờng các buớc kiểm tra chéo mỗi bộ phận.
4.2.2.4. Hệ thống thông tin và truyền thông
các văn bản của nhà nước, bộ, ngành liên quan tới toàn thể cán bộ. Cập nhật văn bản đầy đủ trên phần mềm quản lý văn bản và mở phân quyền để các cán bộ có thể tự truy cập, tìm kiếm khi cần thiết mà không phải phụ thuộc vào văn thư. Ngoài ra, theo kết quả khảo sát, việc không cập nhật thường xuyên được các văn bản quy định đều gặp phải trường hợp từ cán bộ, do vậy, lãnh đạo đơn vị cần xem xét chú trọng hơn trong việc truyền thông nội bộ giữa lãnh đạo và nhân viên trực tiếp hoặc thông qua văn thư hay email nội bộ.
Hệ thống thông tin tín dụng cần tích hợp trích xuất các báo cáo theo mẫu biểu mà không cần thực hiện thủ công do cán bộ lập để rút ngắn thời gian xuất báo cáo, đảm bảo độ chính xác cao để phục vụ cho công tác báo cáo tới BLĐ. Thông qua hệ thống báo cáo giúp BLĐ quản lý trong kiểm soát, cảnh báo chênh lệch giữa thực tế và kế hoạch thông qua các ch ỉ tiêu để kịp thời đưa ra các quyết định. Tuy nhiên, do đặc tính quan trọng và bảo mật với hệ thống báo cáo, hệ thống báo cáo này cần phải có giới hạn quyền hạn truy cập và đảm bảo tính bảo mật đặc thù cho từng loại báo cáo để tránh sự truy cập của các đối tượng sử dụng với mục đích lợi dụng. Ngoài ra, các thông tin báo cáo phải đảm bảo có khả năng phục hồi trong trường hợp mất thông tin. Chú trọng đầu tư cho hệ thống công nghệ thông tin, khai thác các tính năng từ công nghệ nhằm tiến tới phương pháp quản trị hiện đại và đảm bảo cung cấp các thông tin, chính xác, k ịp thời để BLĐ có thêm một công cụ để kiểm soát tốt hơn các hoạt động.
Chú trọng tới việc tuyên truyền sử dụng vốn vay và trách nhiệm với khoản vay tới khách hàng vay vốn chính sách để các đối tượng vay vốn sử dụng vốn vay hiệu quả và trách nhiệm chi trả tiền gốc và lãi vay. Tiếp nhận thông tin phản hồi từ nội bộ ngân hàng và từ bên ngoài bằng hòm thư góp ý, hộp thư điện tử để được đóng góp, chia sẻ hay báo cáo, tố giác những hành vi sai phạm. Việc xử lý và tiếp nhận các thông tin cần được quy về Ban Kiểm tra kiểm soát nội bộ để đảm bảo tính khách quan và độc lập.
4.2.2.5. Giám sát các kiểm soát
Thực tế hiện nay, bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ tại các chi nhánh vẫn chưa hoạt động hoàn toàn độc lập với BGĐ của chi nhánh. Do vậy, để bộ phận này hoạt động độc lập, khách quan nhất, cần tập trung cán bộ của bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ tại các Chi nhánh đưa về trực thuộc quản lý của Hội sở chính nhằm đảm bảo tính khách quan, độc lập với Chi nhánh khi thực hiện kiểm tra. Tăng bổ sung định biên cán bộ thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát để nâng cao công tác kiểm tra thường xuyên tại đơn vị. Cán bộ thuộc bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ cần chuyên biệt theo chuyên môn như kiểm soát kế toán, kiểm soát tín dụng, kiểm soát chi tiêu.
Cán bộ kiểm toán phải đảm bảo năng lực, trình độ, kỹ năng và được tham gia đào tạo liên tục để đảm bảo đủ công cụ chuyên môn thực hiện nhiệm vụ. Ngoài những khóa đào tạo về kiểm tra, kiểm soát, kiểm toán, các cán bộ KTNB còn phải được tham gia đào tạo cả những nghiệp vụ tín dụng, các chính sách tín dụng mới để nắm được quy trình nghiệp vụ nhằm góp ý xây dựng các chốt kiểm soát, thiết kế quy trình kiểm toán khi thực hiện kiểm tra.
Do mạng lưới hoạt động của VBSP là rất lớn, địa bàn hoạt động cả ở những nơi vùng sâu, vùng xa nên việc kiểm tra các chi nhánh ít nhất mỗi năm 01 lần sẽ tốn nhiều nhân lực và vật lực. Tuy nhiên, VBSP cũng cần bổ sung định biên cán bộ KTNB để rút ngắn thời gian quay lại kiểm tra tại một chi nhánh đảm bảo công tác kiểm tra tại chỗ, kiểm tra định kỳ thực hiện hiệu quả.
Bên cạnh đó, bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ tại Hội sở chính và chi nhánh cần phối hợp xây dựng và cập nhật thường xuyên quy trình kiểm toán, thủ tục kiểm toán riêng cho từng nghiệp vụ trong đó có nghiệp vụ tín dụng. Đối với công tác kiểm toán nội bộ cần xác định rõ phạm vi, mở rộng phạm vi kiểm toán, nội dung kiểm toán, xác định rõ nhiệm vụ, nguyên tắc, phương thức tiến hành kiểm toán nội bộ. Xây dựng bộ phận kiểm toán đảm bảo chất lượng kiểm toán từng lần và bộ phận kiểm toán. Ngoài việc thực hiện kiểm toán tuân thủ, bộ phận
kiểm tra, kiểm soát nội bộ nghiên cứu bổ sung thực hiện kiểm toán hoạt động, thực hiện tăng cường giám sát nghiệp vụ tín dụng bằng những biện pháp như:
- Tiến hành kiểm tra giám sát tất cả các loại hình tín dụng, kiểm tra theo chu kỳ, khoản tín dụng nhỏ và vừa có thể thực hiện kiểm tra định kỳ, khoản vay lớn cần thực hiện thường xuyên.
- Xây dựng chương trình kế hoạch, nội dung quy trình kiểm tra, đảm bảo xác định kiểm tra được những nội dung trọng yếu.
- Quản lý chặt chẽ những khoản tín dụng có vấn đề, tăng cường giám sát từ xa khi xuất hiện những dấu hiệu không lành mạnh đến khoán vay.
- Tăng cường kiểm soát tín dụng khi có những thay đổi lớn trong nền kinh tế nhằm hạn chế rủi ro từ yếu tố bên ngoài.
- Kiểm tra, kiểm toán việc chỉ đạo điều hành và đánh giá khái quát hoạt động tín dụng như kiểm tra việc tổ chức phân công lãnh đạo chỉ đạo hoạt động tín dụng, kiểm tra việc thực hiện triển khai các chỉ đạo điều hành, phân công bố trí cán bộ tín dụng,...
- Kiểm tra kiểm toán chọn mẫu đối với những khoản vay bao gồm các khâu trước, trong và sau khi cho vay nhằm kiểm tra đối tượng thụ hưởng, kiểm tra việc thẩm định hợp đồng tín dụng, quy trình giải ngân vốn vay, tình hình sử dụng vốn vay và việc lưu trữ hồ sơ vay vốn.