Một trong những nhân tố quyết định sự thành công là công tác quản lý có hiệu quả thì sẽ đạt được những mục của công ty. Nếu Công ty quản lý tốt, tiêu đề ra cao nhất.
Hoàn thiện công tác quản lý, sắp xếp và tổ chức bộ máy tinh gọn, nâng cao năng lực điều hành của cán bộ quản lý thông qua tiêu chuẩn hoá trách nhiệm và nhiệm vụ.
Xây dựng kế hoạch đào tạo và nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ quản lý cho đội ngũ cán bộ công nhân viên trẻ có tinh thần trách nhiệm đối với công việc, nhạy bén với tình hình thị trường, năng động trong kinh doanh, biết kết hợp hài hoà giữa yêu cầu đào tạo trường lớp và thực tiễn trong hoạt động kinh doanh, kịp thời bổ sung nguồn cán bộ đủ năng lực đáp ứng được yêu cầu đổi mới trong phương thức kinh doanh của công ty.
Hoàn thiện công tác hạch toán trong toàn Công ty bảo đảm chính xác, kịp thời. Thực hiện các biện pháp quản lý nguồn vốn, kiểm tra việc sử dụng vốn đúng mục đích. Cụ thể:
Một trong những nguyên nhân chính dẫn đến sự thất bại của các doanh nghiệp là do năng lực quản trị tài chính hạn chế, đặc biệt trong việc hoạch định nguồn tài trợ dài hạn và quản trị vốn lưu động, thể hiện qua tình trạng thiếu vốn, mất tính thanh khoản. Vốn lưu động là một chỉ số liên quan đến lượng tiền một DN cần để duy trì hoạt động sản xuất, kinh doanh thường xuyên (được tính bằng cách lấy tổng tài sản ngắn hạn trừ đi tổng nợ ngắn hạn).
Khoản đầu tư vào vốn lưu động thường chiếm tỷ lệ khá cao trong tổng tài sản, chính vì vậy chúng cần phải được sử dụng một cách hiệu quả. Việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm vốn lưu động thể hiện trước hết ở tốc độ luân chuyển vốn lưu động của Công ty. Vòng quay vốn càng nhanh thì kỳ luân chuyển vốn càng rút ngắn và vốn lưu động càng được sử dụng có hiệu quả. Nhà quản lý cần tập trung kiểm soát từng thành tố chính của vốn lưu động là tiền mặt, hàng tồn kho, nợ phải thu, nợ phải trả.
Quản lý nợ phải thu: Thời gian thu hồi nợ càng ngắn thì Công ty càng có nhiều tiền để quay vòng vốn. Để rút ngắn thời gian trung bình từ khi bán
hàng đến khi thu được nợ từ khách hàng, nhà quản lý Công ty nên đưa ra một giải pháp toàn diện từ chính sách, hệ thống, con người, công cụ hỗ trợ đến kỹ năng, quy trình thu nợ.
Chính sách: Quy định về điều kiện khách hàng đủ tiêu chuẩn được nợ, hạn mức nợ sau khi đã kiểm tra các thang bậc đánh giá cho từng tiêu chí cụ thể về khả năng thanh toán, doanh thu dự kiến, lịch sử thanh toán, cơ sở vật chất... của từng khách hàng.
Quy định về người phê chuẩn cho các hạn mức nợ khác nhau trong nội bộ Công ty, từ tổng giám đốc, giám đốc bán hàng, trưởng phòng, đến nhân viên bán hàng. Thưởng hợp lý cho những nhân viên thu nợ đạt được chỉ tiêu đề ra để động viên, khuyến khích nhân viên làm việc. Các chính sách này là nền tảng, là tài liệu hướng dẫn cho cả hệ thống và là một kênh thông tin hiệu quả liên kết các phòng, ban trong DN trong quá trình phối kết hợp để quản lý công nợ.
Con người: Công ty nên có một bộ phận chuyên trách về quản lý thu nợ và theo dõi công nợ, chia theo ngành nghề kinh doanh của khách hàng, vị trí địa lý hoặc giá trị công nợ. Những nhân viên này được đào tạo về kỹ năng giao tiếp qua điện thoại, khả năng thuyết phục khách hàng thanh toán hoặc cam kết thanh toán, cách xử lý các tình huống khó, sử dụng thành thạo các phần mềm hỗ trợ...
Công cụ: Công ty nên đầu tư phần mềm kế toán có phần hành (module) hỗ trợ quản lý công nợ. Những phần mềm ứng dụng này có thể ra được các báo cáo tổng hợp cũng báo cáo công nợ chi đến khách hàng theo các tiêu chí quản trị, giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc của nhân viên thu nợ.
Quy trình: dựa trên phương châm “lợi ích và chi phí”, nhiều khi phải đánh đổi giữa tính thanh khoản và lợi nhuận. Nếu Công ty gắt gao trong việc
thu nợ, tính thanh khoản được cải thiện nhưng có rủi ro là khách hàng sẽ chuyển sang ký hợp đồng với DN khác có chính sách tín dụng thương mại mềm dẻo hơn.
Quản trị tiền mặt: Tiền mặt kết nối tất cả các hoạt động liên quan đến tài chính của Công ty. Vì thế, nhà quản lý Công ty cần phải tập trung vào quản trị tiền mặt để giảm thiểu rủi ro về khả năng thanh toán, tăng hiệu quả sử dụng tiền, đồng thời ngăn ngừa các hành vi gian lận về tài chính trong nội bộ Công ty và/hoặc của bên thứ ba.
Quản trị tiền mặt là quá trình bao gồm quản lý lưu lượng tiền mặt tại quỹ và tài khoản thanh toán ở ngân hàng, kiểm soát chi tiêu, dự báo nhu cầu tiền mặt của DN, bù đắp thâm hụt ngân sách, giải quyết tình trạng thừa, thiếu tiền mặt trong ngắn hạn cũng như dài hạn.
Xác định và quản lý lưu lượng tiền mặt: Dự trữ tiền mặt (tiền tại quỹ và tiền trên tài khoản thanh toán tại ngân hàng) là điều tất yếu mà Công ty phải làm để đảm bảo việc thực hiện các giao dịch kinh doanh hàng ngày cũng như đáp ứng nhu cầu về phát triển kinh doanh trong từng giai đoạn. DN giữ quá nhiều tiền mặt so với nhu cầu sẽ dẫn đến việc ứ đọng vốn, tăng rủi ro về tỷ giá, tăng chi phí sử dụng vốn. Nếu Công ty dự trữ quá ít tiền mặt, không đủ tiền để thanh toán sẽ bị giảm uy tín với nhà cung cấp, ngân hàng và các bên liên quan. DN sẽ mất cơ hội hưởng các khoản ưu đãi giành cho giao dịch thanh toán ngay bằng tiền mặt, mất khả năng phản ứng linh hoạt với các cơ hội đầu tư phát sinh ngoài dự kiến.
Lượng tiền mặt dự trữ tối ưu của Công ty phải thỏa mãn được 3 nhu cầu chính: chi cho các khoản phải trả phục vụ hoạt động sản xuất - kinh doanh hàng ngày của DN như trả cho nhà cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ, trả người lao động, trả thuế...; dự phòng cho các khoản chi ngoài kế hoạch; dự phòng cho các cơ hội phát sinh ngoài dự kiến khi thị trường có sự thay đổi đột ngột.
Công ty nên áp dụng những chính sách, quy trình sau để giảm thiểu rủi ro cũng nhu những thất thoát trong hoạt động:
- Số luợng tiền mặt tại quỹ giới hạn ở mức thấp chỉ để đáp ứng những nhu cầu thanh toán không thể chi trả qua ngân hàng. ưu tiên lựa chọn nhà cung cấp có tài khoản ngân hàng. Thanh toán qua ngân hàng có tính minh bạch cao, giảm thiểu rủi ro gian lận, đáp ứng yêu cầu pháp luật liên quan.
- Xây dựng quy trình thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, bao gồm danh sách các mẫu bảng biểu, chứng từ (hợp đồng kinh tế, hóa đơn, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận...). Xác định quyền và hạn mức phê duyệt của các cấp quản lý đua ra quy tắc rõ ràng về trách nhiệm và quyền hạn của các bộ phận liên quan đến quá trình thanh toán để việc thanh toán diễn ra thuận lợi và chính xác.
- Tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm, tách bạch vai trò của kế toán và thủ quỹ. Có kế hoạch kiểm kê quỹ thuờng xuyên và đột xuất, đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế, sổ quỹ với số liệu kế toán. Đối với tiền gửi ngân hàng, định kỳ đối chiếu số du giữa sổ sách kế toán của DN và số du của ngân hàng để phát hiện kịp thời và xử lý các khoản chênh lệch nếu có.
Kiểm soát chặt chẽ, giải quyết dứt khoát vấn đề công nợ dây dưa, thường xuyên đôn đốc thu hồi công nợ, đối chiếu và xác nhận công nợ hàng tháng, hàng quý. Cụ thể:
Thứ nhất, tăng cuờng tổ chức quản trị khoản phải thu của khách hàng: Phải đảm bảo phân công rõ ràng, bố trí nhân sự hợp lý cho việc đôn đốc, theo dõi thu hồi nợ trên cơ sở nguồn nhân lực hiện có.
Thứ hai, cần phối hợp giữa các phòng ban chức năng: Cùng theo dõi khách hàng nợ về giá trị, thời hạn, địa chỉ nhung mỗi phòng ban sẽ có chức năng khác nhau: Phòng thuơng mại định kỳ lập báo cáo công nợ theo dõi khách hàng một cách tổng quát, đồng thời đề xuất biện pháp thu hồi công nợ
nhằm đảm bảo các khoản nợ được thanh toán đúng hạn.
Phòng kế toán mở sổ kế toán tổng hợp và chi tiết cho tài khoản 131, Báo cáo tổng hợp công nợ bán hàng và có đề xuất cho phòng kinh doanh ngừng bán hàng cho những đơn vị không có khả năng thanh toán, gửi xác nhận công nợ cho những khách hàng có số dư nợ lớn hoặc quá hạn thanh toán.
Thứ ba, thường xuyên theo dõi và đánh giá hiệu quả quản lý khoản nợ phải thu của khách hàng: Việc theo dõi thường xuyên các khoản nợ phải thu giúp cho công tác quản lý nợ được thuận lợi, dễ đối chiếu, dễ kiểm tra khi cần thiết từ đó cung cấp thông tin kịp thời cho việc ra quyết định.
Vì vậy, để nâng cao hiệu quả việc theo dõi nợ phải thu của khách hàng, các công ty nên kết hợp phân loại các khoản nợ theo nhiều tiêu thức khác nhau: Theo khả năng thu hồi; Theo thời gian thu hồi nợ; Theo hình thức bảo lãnh; Theo tính chất của khách nợ.
Việc phân loại sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới chi phí phát sinh cho việc thu hồi nợ và khoản trích lập dự phòng phải thu để đề phòng rủi ro không thu hồi được nợ, từ đó đưa ra những biện pháp xử lý kịp thời để tránh gây tổn thất cho đơn vị. Ngoài ra, để đánh giá hiệu quả quản lý nợ phải thu của khách hàng, các công ty có thể xem xét thông qua các công cụ tài chính sau:
- Kỳ thu tiền bình quân = (Tổng giá trị các khoản phải thu/Doanh số bán chịu bình quân). Qua công cụ này, nhà quản trị có thể biết được một đồng tiền bán hàng trước đó phải mất bao nhiêu ngày mới thu lại được.
- Tỷ lệ các khoản phải thu so với phải trả = (Tổng số nợ phải thu/Tổng số nợ phải trả). Tỷ lệ này càng lớn chứng tỏ đơn vị bị các tổ chức khác chiếm dụng vốn càng nhiều và ngược lại tỷ lệ này càng nhỏ thì chứng tỏ đơn vị đã sử dụng vốn của đơn vị khác nhiều.
- Số vòng luân chuyển các khoản phải thu = (Tổng doanh số bán chịu đuợc/Bình quân các khoản phải thu). Qua chỉ tiêu này, doanh nghiệp xác định đuợc mức độ hợp lý của số du các khoản phải thu và hiệu quả của việc thu hồi nợ.
Thứ tu, áp dụng các chính sách và hình thức bán hàng hợp lý: Trong mỗi hợp đồng kinh tế, công ty cần soạn thảo một chính sách chi trả rõ ràng để hạn chế những vấn đề phát sinh về nợ của khách hàng, yêu cầu khách hàng ký thoả thuận, quy định về việc thanh toán nợ và nêu rõ mức phạt nếu khách hàng thanh toán chậm; nên tính lãi phạt cho những hóa đơn thanh toán trễ hạn nhằm khuyến khích khách hàng thanh toán đúng kỳ hạn.
Cách tốt nhất để hạn chế rủi ro từ nợ là cẩn trọng hơn trong việc đặt ra tiêu chuẩn, điều khoản cũng nhu thời hạn bán chịu. Tiêu chuẩn xét bán chịu nên dựa trên mức vốn, khả năng trả nợ, uy tín, thông tin về tín dụng của khách nợ trong quá khứ...
Giữ vững và phát triển mối quan hệ với ngân hàng, các tổ chức tài chính để tăng cuờng nguồn vốn trong hoạt động kinh doanh. Tham gia hội chợ triển lãm quốc tế và qua đó công ty có thể tiếp thu đuợc những thông tin bổ ích và có thể tiếp cận công nghệ tiên tiến, thiết bị hiện đại cũng nhu tìm kiếm đối tác kinh doanh, khai thác tiềm năng có hiệu quả.
Đặc biệt công tác tài chính cũng hết sức quan trọng trong quá trình quản lý, mang tính chất quyết định đến sự phát triển của công ty. Nhung ở công ty chua quan tâm một cách đúng mức nhu chua hoạch định tài chỉnh đầy đủ mà chỉ đề ra một số kế hoạch, vì vậy Công ty cần xem xét lại vấn đề này.