a) Đánh giá rủi ro liên quan đến mô hình tổ chức, cán bộ và an toàn nơi làm việc.
Rủi ro hoạt động là loại rủi ro liên quan đến công nghệ, cơ sở hạ tầng, quy trình nghiệp vụ, yếu tố con nguời... trong quá trình hoạt động kinh doanh của Ngân hàng.
về mặt tổ chức, BIDV- Hai Bà Trung quản trị rủi ro hoạt động thông qua việc quản lý tập trung tại phòng Quản lý rủi ro chi nhánh. Tuy nhiên do Phòng Quản lý Rủi ro do mới đuợc thành lập nên buớc đầu thực hiện vai trò đầu mối là chính, các nhiệm vụ quản lý rủi ro đuợc phân chia cho một số Phòng ban khác nhu:
- Phòng Nghiên cứu và Phát triển: Phòng có chức năng nghiên cứu, phân tích, quản lý rủi ro bao gồm rủi ro chung của toàn chi nhánh (rủi ro hệ thống...) và rủi ro riêng (rủi ro của từng khách hàng, rủi ro của từng dự án) nhằm đảm bảo sự phát triển tín dụng, mở rộng tín dụng một cách an toàn và hiệu quả. Phòng có nhiệm vụ cụ thể: Xây dựng chính sách quản lý rủi ro tín dụng và theo dõi việc thực hiện chính sách đó; Quản lý danh mục đầu tu; Trực tiếp thẩm định rủi ro đối với từng khoản cấp tín dụng đến khách hàng thông qua cho điểm tín dụng, đánh giá rủi ro đề xuất giới hạn tín dụng; Tham gia quy trình phê duyệt tín dụng, tham gia xử lý các khoản cấp tín dụng có vấn đề;
- Phòng Kế hoạch: Có trách nhiệm phân tích sự biến động của thị truờng bao gồm cả môi truờng vĩ mô và môi truờng vi mô nhằm hạn chế rủi ro trong huy động vốn và sử dụng vốn tại chi nhánh.
- về mảng ngân hàng điện tử: BIDV Hai Bà Trung có một trung tâm Tin học có trách nhiệm: Đảm bảo cho hoạt động ngân hàng điện tử đuợc an toàn, thông suốt trong toàn hệ thống; Quản lý khách hàng tốt hơn.
- về nhân lực có phòng Nhân sự chịu trách nhiệm trong việc tuyển dụng nhân viên, đào tạo, quản lý, điều chỉnh và thuyên chuyển công tác. Bên cạnh đó, BIDV Hai Bà Trung còn thuờng xuyên đăng ký cho cán bộ tham gia các khóa tập huấn định kỳ do hệ thống tổ chức giúp cán bộ hiểu rõ quy trình, nghiệp vụ nhằm giảm thiểu đuợc tình trạng cán bộ không nắm vững quy trình nghiệp vụ dẫn đến rủi ro.
toán nội bộ báo cáo lên Ban giám đốc(Ban giám đốc sẽ báo cáo lên Ban kiểm soát) và đồng thòi báo cáo này cũng được gửi trực tiếp lên Hội đồng quản trị tại BIDV
Một nội dung quan trọng khác trong quản lý rủi ro hoạt động là nguồn nhân lực (HR). Nguồn nhân lực có thể chuẩn bị hệ thống kiểm soát phù hợp và hỗ trợ giảm thiểu rủi ro hoạt động, đặc biệt là các rủi ro có liên quan đến con người và quy tính. Các chức năng của bộ phận nhân sự dưới đây đều có thể giúp cho việc giảm thiểu rủi ro hoạt động:
- Quy trình tuyển dụng rõ ràng để tuyển chọn nhân lực phù hợp với yêu cầu từng vị trí công việc, ví dụ vị trí giao dịch viên thì khác với cán bộ thuộc bộ phận back office.
- Kiểm tra kiến thức, đặc biệt là những nhân viên nắm giữ các vị trí nhạy cảm (như xử lý tiền mặt, giao dịch, chuyển khoản, kế toán, vận hành máy móc hoặc hoạch định chính sách)
- Mô tả công việc cho từng vị trí, đây là bản mô tả những nhiệm vụ chính đối với từng vị trí công việc, ví dụ cán bộ quan hệ khách hàng thì yêu cầu phải đi công tác, tiếp xúc khách hàng, nhưng cán bộ giao dịch khách hàng thì lại ko có công việc này.
- Đào tạo cán bộ, đặc biệt là những người mới được bổ nhiệm vào vị trí mới, hoặc cán bộ mới, hoặc khi có qui trình mới cũng cần đào tạo để nắm vững, để thực hiện đúng qui định.
- Đánh giá định kỳ hiệu quả của công việc, thông thường định kỳ tháng, quí, bán niên và cả năm đều được đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ chuyên môn. Việc đánh giá được chia thành 4 cấp độ: Xuất sắc, hoàn thành tốt, hoàn thành và không hoàn thành.
- Chi nhánh cũng có những văn bản qui định phong cách lề lối, ứng xử với khách hàng cũng như trong nội bộ chi nhánh. Qui định về kỷ luật lao động, phân cấp thẩm quyền cho các vị trí lãnh đạo.
nhánh thông qua việc chỉ định đúng người đúng việc với quy trình đào tạo và giám sát phù hợp.
Chi nhánh BIDV Hai Bà Trưng có hơn 200 cán bộ, trong đó cán bộ trẻ chiếm 75%, rất nhiệt tình, năng động, sáng tạo, tiếp thu nhanh cái mới, nhưng kinh nghiệm chưa nhiều nên trong giao dịch còn để xảy ra lỗi có mức độ rủi ro thấp. Chi nhánh đã không còn cán bộ chưa qua các khóa đào tạo nghiệp vụ.
Trong thời gian qua BIDV- Hai Bà Trưng đã và đang không ngừng tìm cách nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của mình để đáp ứng những yêu cầu về nhân sự của Chi nhánh trong quá trình phát triển. Hiện tại, Chi nhánh chưa phát hiện dấu hiệu rủi ro liên quan đến mô hình tổ chức, cán bộ có thể gây ra tổ thất cho Chi nhánh.
b) Đánh giá dấu hiệu rủi ro liên quan đến quá trình xử lý công việc .
Ngân hàng BIDV đã xây dựng Chương trình hỗ trợ báo cáo xử lý trách nhiệm cá nhân, tập thể từ năm 2013 trong toàn bộ hệ thống nhằm hỗ trợ các đơn vị trong việc cập nhật, theo dõi, thống kê và báo cáo lỗi tác nghiệp, lỗi không gian làm việc, phong cách làm việc, giao dịch theo Quy chế xử lý trách nhiệm cá nhân, tập thể trong tác nghiệp và Quy định về phong cách và không gian làm việc tại BIDV; đồng thời xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung phục vụ công tác thu thập, lưu trữ dữ liệu kết quả xử lý. Hiện chương trình đang trong giai đoạn hoàn thiện, chuẩn bị triển khai chính thức trong năm 2015.
Ngoài ra, để tăng cường khả năng khai thác dữ liệu hỗ trợ quản trị rủi ro hoạt động tập trung tại Hội sở chính, BIDV đang triển khai một số dự án:
- Dự án tư vấn chuyển đổi hệ thống công nghệ thông tin (core-banking): Dự án sẽ đưa ra được bức tranh toàn cảnh về hệ thống core-banking của BIDV, từ đó sẽ xem xét, bổ sung các trường dữ liệu còn thiếu, hỗ trợ tốt hơn cho công tác quản lý rủi ro hoạt động và các loại rủi ro khác.
- Dự án trang bị hạ tầng xây dựng, khai thác hệ thống báo cáo, thống kê tập trung (MIS): Dự án MIS hỗ trợ khai thác toàn bộ báo cáo liên quan đến từng nghiệp
vụ như tiền gửi, tiền vay,... để phục vụ công tác quản trị, điều hành tại chi nhánh. Nhìn chung, các chương trình phần mềm hỗ trợ quản trị rủi ro hoạt động hiện nay mới chỉ có khả năng cung cấp dữ liệu thô, chưa có các chức năng hỗ trợ công tác quản trị rủi ro như đánh giá rủi ro (Risk Assessment), đánh giá kiểm soát (Control Assessment), xây dựng và triển khai các kịch bản rủi ro (Scenarios)... Ngoài ra, các giải pháp chỉ thực hiện giao tiếp một chiều từ chi nhánh đến Hội sở chính, các chỉ đạo, kế hoạch hành động khắc phục rủi ro của Hội sở chính được truyền tải đến chi nhánh thông qua văn bản. Điều này gây ra sự chậm trễ trong việc thực hiện các hành động khắc phục rủi ro. Bên cạnh đó, các phần mềm được xây dựng và phát triển độc lập với nhau, không tạo thành một giải pháp tổng thể, toàn diện, đáp ứng các nội dung cần thực hiện theo Quy định quản trị rủi ro hoạt động. Vì vậy, Tại Chi nhánh Hai Bà Trưng vẫn còn xảy ra các lỗi nghiệp vụ phát sinh bao gồm:
• Các sai sót trong hoạt động giao dịch, hạch toán chứng từ:
- Sai sót nghiệp vụ kho quỹ: Các sai sót xảy ra trongg nghiệp vụ này chủ yếu là hiện tượng ấn chỉ quan trọng(thẻ tiết kiệm, giấy tờ có giá) hỏng do viết sai, in sai (Năm 2012 toàn Chi nhánh có 20 ấn chỉ; Năm 2013 có 18 ấn chỉ và Năm 2014 có 25 ấn chỉ quan trọng bị hủy do viết sai, in sai) .Nguyên nhân của các sai sót này là giao dịch viên thực hiện lệnh in sai, do trục trặc của máy in.
- Sai sót trong luân chuyển chứng từ hạch toán kế toán: Sai sót này thường gặp trong nghiệp vụ luân chuyển chứng từ hạch toán là thiếu chữ ký của giao dịch viên, kiểm soát viên trên chứng từ giao dịch(Năm 2012 xảy ra 26 trường hợp; Năm 2013 là 16 trường hợp; Năm 2014 là 11 trường hợp), Số tiền bằng chữ và bằng số không giống nhau, có sự dập xóa trong quá trình viết chứng từ của khách hàng nhưng giao dịch viên không phát hiện ra.
Dấu hiệu rủi ro khác liên quan đến luân chuyển chứng từ và hạch toán là việc chậm trễ trong việc bàn giao chứng từ từ các phòng giao dịch, quỹ tiết kiệm trực thuộc Chi nhánh về phòng tài chính kế toán- bộ phận có chức năng hậu
kiểm thường xuyên (Năm 2012 có số lượng là 10 lần; Năm 2013 là 8 lần và Năm 2014 là 11 lần các phòng/ bộ phận chậm nộp chứng từ). Việc chậm nộp chứng từ cho bộ phận kế toán, không phát hiện kịp thời những sai sót nghiệp vụ để kịp thời khắc phục, ảnh hưởng đến tiến độ chậm chứng từ của bộ phận kế toán.
• Sai sót trong nghiệp vụ huy động vốn:
Các sai sót trong nghiệp vụ huy động vốn bao gồm: Hồ sơ đăng ký thông tin của khách hàng chưa điền đủ thông tin(thiếu số điện thoại, địa chỉ thường trú hiện nay của khách hàng....), chưa thực hiện quét hình ảnh, mẫu dấu, chữ ký của khách hàng lên hệ thống nhận diện BIDV một các kịp thời. Sai sót của giao dịch viên trong quá trình nhập dữ liệu vào hệ thống như chọn sai trường thông tin, chọn sai mã sản phẩm, hạch toán nhầm tài khoản trung gian và tính phí nhầm.
Những sai sót này mặc dù đã giảm thiểu qua các năm nhưng là các sai sót có nguy cơ rủi ro cao nguyên nhân chính là do giao dịch viên đã sơ suất trong quá trình hoạt động, chưa nắm vững quy trình, quy định trong hạch toán theo hướng dẫn của BIDV.
• Sai sót trong nghiệp vụ chuyển tiền:
Sai sót trong việc tính và thu các loại phí không đúng theo quy định của Ngân hàng Việt Nam(Năm 2014 có 18 trường hợp tính nhầm phí, tăng 30 % so với năm 2013), sai sót trên các hối phiếu như số tiền bằng chữ và bằng số không khớp nhau, sai đơn vị tiền tệ(Năm 2014 có 10 trường hợp giảm 70 % so với năm 2013), ghi sai đơn vị thụ hưởng..
Nguyên nhân dẫn đến sai sót này do chính sự chủ quan của cán bộ, thiếu cẩn trọng trong quá trình hoạt động. Những sai sót trong nghiệp vụ này rất dễ xảy ra tổn thất cho Ngân hàng, gây phiền toái cho khách hàng, giảm uy tín của ngân hàng, đặc biệt là hiện tượng chuyển tiền nhầm nhiều lần một món tiền đến cùng người thụ hưởng nếu không được kiểm soát viên của ngân hàng phát hiện kịp thời có thể dẫn đến tình trạng ngân hàng bị thất thoát vốn không kiểm soát được.
• Sai sót trong nghiệp vụ thẻ và máy ATM: Các sai sót trong nghiệp vụ liên quan đến hoạt động của cán bộ đã xảy ra tại BIDV Hai Bà Trưng như các trường hợp máy ATM ngừng hoạt động do máy ATM hết nhật ký vào ban đêm, ngày nghỉ, lỗi đường truyền, lỗi đầu đọc thẻ. Tổng số trường hợp năm 2013 là 76 lần, năm 2014 là 62 lần giảm 18,4% so với năm 2013.
• Sai sót trong nghiệp vụ tín dụng: Trong nghiệp vụ tín dụng, các sai sót chủ yếu là các vấn đề liên quan đến tuân thủ quy chế điều hành của hội sở chính và sai sót trong việc thực hiện những quy trình nghiệp vụ như tài sản đảm bảo chưa được mua bảo hiểm, cán bộ tín dụng chưa thực hiện đánh giá định giá tài sản đảm bảo. Số lần sai sót trong nghiệp vụ tín dụng ở năm 2012 là 29 lần, năm 2013 là 26 lần và năm 2014 là 27 lần. Cho thấy sai sót ở nghiệp vụ tín dụng vẫn còn đang ở mức cao và còn đang ở xu hướng tăng.
c) Đánh giá dấu hiệu rủi ro liên quan đến hệ thống công nghệ thông tin
Để hỗ trợ công tác quản trị rủi ro hoạt động, BIDV đã chủ động tự phát triển được phần mềm hỗ trợ hoạt động quản trị rủi ro hoạt động: Chương trình quản lý dữ liệu sai/lỗi; Chương trình báo cáo giao dịch nghi ngờ; Chương trình hỗ trợ báo cáo xử lý trách nhiệm cá nhân, tập thể, đồng thời sử dụng dữ liệu liên quan từ nhiều phân hệ, chương trình trong hệ thốn g. BIDV cũng chủ động phát triển và triển khai một số giải pháp phần mềm hỗ trợ thu thập, bóc tách/ phân loại dữ liệu rủi ro hoạt động (bao gồm dữ liệu tổn thất rủi ro hoạt động); nghiên cứu, bổ sung một số chức năng hỗ trợ phân tích, đánh giá rủi ro hoạt động theo thông lệ nhằm nâng cao khả năng thu thập, phân tích dữ liệu, trong thời gian tới.
Bên cạnh việc ứng dụng các công nghệ hiện đại thì BIDV Hai Bà Trưng luôn luôn chú trọng xây dựng một đội ngũ nhân viên có trình độ tin học cao nhằm tránh rủi ro do sự không hiểu biết đầy đủ của người vận hành đối với công nghệ. Đồng thời xây dựng và phát triển đội ngũ nhân viên an ninh, bảo mật hệ thống công nghệ thông tin. Thực hiện đầy đủ các quy định về quản lý
rủi ro trong hoạt động ngân hàng điện tử theo quyết định số 35/QĐ- NHNN ngày 31/07/2006 về việc “ Quy định các nguyên tắc quản lý rủi ro trong hoạt động ngân hàng điện tử”.
Từ những sự cố gắng không ngừng trên, thời gian qua BIDV Hai Bà Trưng giảm thiểu tối đa được các vấn đề liên quan đến hệ thống công nghệ thông tin cụ thể:
• Dấu hiệu rủi ro liên quan đến hệ và đường truyền: Do trong hệ thống đường truyền thường tương đối tốt nên số lỗi về ATM đã giảm, không để xảy ra phàn nàn và khiếu nại của khách hàng về sự cố máy ATM như các năm trước đây.
• Đối với việc quản lý người sử dụng: Trong thời gian qua, Chi nhánh chưa phát hiện các vi phạm của cán bộ liên quan đến việc sử dụng user và bảo mật mật khẩu. Tuy nhiên, để phòng ngừa rủi ro, Chi nhánh thường xuyên nhắc nhở cán bộ tuân thủ về việc sử dụng user và mật khẩu trong cuộc họp toàn Chi nhánh, nâng cao ý thức người sử dụng trong quá trình hoạt động. Chi nhánh đã thực hiện cài đặt hạn mức giao dịch đối với Giao dịch viên và Kiểm soát viên theo quyết định phân cấp hạn mức mới của giám đốc Chi nhánh.
d) Công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ trong quản trị rủi ro hoạt động tại BIDV- Hai Bà Trưng.
Hệ thống kiểm soát nội bộ xuất phát từ trách nhiệm và quy trình được hội đồng quản trị giao cho và được thực hiện bởi ban điều hành. Kiểm soát nội bộ bao gồm phân quyền và giao trách nhiệm rõ ràng; sự phân tách các chức năng ký giao dịch, thanh toán và hạch toán giao dịch; đối chiếu các quy trình này và bảo vệ tài sản có của ngân hàng. Cơ chế kiểm soát được đóng một vai trò quan trọng đối với toàn bộ hệ thống BIDV nói chung và đối với Chi nhánh Hai Bà Trưng nói riêng. Nếu kiểm tra, kiểm soát không tốt, lơ là sẽ tạo kẽ hở cho cán bộ, công nhân viên ngân hàng có cơ hội thực hiện những hành vi trái với pháp luật, trái với quy định của ngân hàng từ đó làm ảnh
STT Loại nghiệp vụ Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
ĩ Huy động vốn 48 43 28