7. Kết cấu của đề tài
1.2.5. Hoạt động giám sát và truyền thông về chi phí
a. Giám sát chi phí
theo thời gian. Giám sát chi phí cũng bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ. Việc giám sát thường xuyên được thực hiện đồng thời trong các hoạt động hằng ngày của đơn vị, còn phạm vi và mức độ thường xuyên của giám sát định kỳ lại phụ thuộc chủ yếu vào việc đánh giá rủi ro chi phí và sự hữu hiệu của các hoạt động giám sát thường xuyên.»
«Mục tiêu chính của việc giám sát là nhằm đảm bảo KSNB chi phí luôn hoạt động hữu hiệu do vậy cần giám sát tất cả các hoạt động trong đơn vị và đôi khi còn áp dụng cho những đối tượng bên ngoài như nhà cung cấp, khách hàng,…Thông thường KSNB chi phí sẽ được thiết kế để giám sát chính nó một cách thường xuyên ở một mức độ nào đó. Nếu hoạt động giám sát thường xuyên càng hữu hiệu thì giám sát định kỳ sẽ giảm đi. Việc tổ chức giám sát định kỳ này hoàn toàn do xét đoán của nhà quản lý dựa trên các nhân tố: bản chất và mức độ của các thay đổi và những rủi ro; năng lực và kinh nghiệm của người thực hiện kiểm soát; kết quả của hoạt động giám sát thường xuyên. Thông thường, cần kết hợp cả hai hoạt động giám sát mới đảm bảo được tính hữu hiệu của KSNB chi phí.
- Giám sát thường xuyên. Các hoạt động giám sát thường xuyên gắn kết
vào các hoạt động thường nhật tại đơn vị rất đa dạng như đối chiếu, chỉnh hợp và các hoạt động khác.
-Giám sát định kỳ. Hoạt động này được diễn ra dưới hình thức tự đánh giá, tức là mỗi người quản lý và nhân viên đảm nhận một nhiệm vụ cụ thể nào đó sẽ tự đánh giá về sự hữu hiệu của các thủ tục kiểm soát đối với hoạt động của họ. Người quản lý sẽ hướng dẫn việc đánh giá tại bộ phận mình phụ trách, chính họ sẽ đánh giá các yếu tố của môi trường kiểm soát, các nhân viên tự đánh giá về tính hữu hiệu cũng như mức độ hoàn thành nhiệm vụ của mình. Cuối cùng, kết quả đánh giá KSNB chi phí của từng bộ phận sẽ được xem xét bởi Ban giám đốc doanh nghiệp. «
Có rất nhiều phương pháp và công cụ để có thể sử dụng để đánh giá KSNB chi phí. Công cụ có thể sử dụng là: bảng kiểm tra (checklist), bảng câu hỏi và lưu đồ các quy trình được thực hiện tại từng bộ phận phát sinh chi phí. Về phương pháp đánh giá, một số doanh nghiệp sử dụng phương pháp so sánh thông qua so sánh KSNB chi phí của họ với các doanh nghiệp khác cùng nghành,…
Hệ thống giám sát chi phí được"coi là hiệu quả nếu doanh nghiệp có một bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động hiệu quả. Kiểm toán nội bộ nên thực hiện kiểm toán theo cách tiếp cận rủi ro, nhận diện, đánh giá và đề xuất các hoạt động kiểm soát hiệu lực đối với rủi ro; doanh nghiệp có hệ thống báo cáo thường xuyên và định kỳ cho phép phát hiện các sai lệch so với định mức, dự toán, khi phát hiện ra sai lệch thì doanh nghiệp đã triển khai các biện pháp điều chỉnh thích hợp; những khiếm khuyết của KSNB được phát hiện, báo cáo với người có thẩm quyền và đã có những sự điều chỉnh kịp thời."
b. Truyền thông về chi phí
Thông tin và truyền thông chi phí là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát chi phí trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo chi phí để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả nội bộ và bên ngoài.»
Hệ thống thông tin của đơn vị bao gồm hệ thống thông tin kế toán và hệ thống thông tin phi kế toán. Hầu hết, các thông tin kế toán chi phí cung cấp mang tính chất phi kế toán, phục vụ cho nhà quản lý đưa ra đánh giá và quyết định trong việc thực hiện kiểm soát chi phí. Hệ thống kế toán chi phí cung cấp các thông tin phản ánh về chất lượng công việc hoàn thành; đo lường giá vốn các nguồn lực được sử dụng để sản xuất ra sản phẩm, dịch vụ; tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ đó trên thị trường; là cơ sở để hoạch định các kế hoạch tài chính, mục tiêu của công ty ở mức rủi ro chi phí có thể kiểm soát được. Hệ thống kế toán chi phí là hệ thống thông tin chủ yếu trong đơn vị thực hiện
chức năng là thông tin và kiểm tra thông qua các công cụ sau.
Hệ thống chứng từ kế toán.«Chứng từ kế toán phải đầy đủ để cung cấp sự đảm bảo hợp lý là tất cả các khoản chi phí đã được kiểm soát đúng đắn và tất cả các nghiệp vụ kinh tế đều được ghi sổ đúng và chính xác. Các nguyên tắc trong tổ chức kiểm soát hệ thống chứng từ kế toán chi phí là: »
Thứ nhất,«được đánh số liên tục: nhằm tránh các rủi ro chứng từ bị thiếu, chưa được ghi hoặc bị ghi trùng trên sổ kế toán, và để xác định chứng từ khi cần tìm. »
Thứ hai, lập vào lúc nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc ngay sau đó càng sớm càng tốt để đảm bảo phản ánh trung thực nhất về bản chất và nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và giúp cho việc ghi sổ kế toán được kịp thời, đúng kỳ."
Thứ ba, tiêu thức trên mẫu biểu đảm bảo rõ ràng và dễ hiểu.
Thứ tư, thiết kế cho nhiều công dụng và thể hiện tối đa mức độ KSNB chi phí, đặc biệt là đối với những chứng từ hướng dẫn, chứng từ do đơn vị tự thiết kế.
Hệ thống sổ sách kế toán.«Sổ sách kế toán chi phí là công cụ để kiểm soát, cung cấp thông tin chi phí cho việc lập báo cáo chi phí. Có nhiều hình thức sổ kế toán tương ứng với những trình tự ghi sổ nhất định, do đó, doanh nghiệp cần phải lựa chọn cho mình hình thức sổ kế toán phù hợp và tổ chức các sổ kế toán đầy đủ, hợp lý theo yêu cầu của doanh nghiệp, dựa trên hệ thống chứng từ đầy đủ, hợp lý, hợp lệ, đã được kiểm tra nghiêm ngặt nhằm giảm các rủi ro như ghi sổ sai, phản ánh giá trị không đúng thực tế,…
Các báo cáo chi phí là một trong những công cụ quan trọng để kiểm soát chi phí sản xuất, cung cấp cho các nhà quản trị thông tin kịp thời, chính xác và sát thực để đưa ra quyết định quản lý đúng đắn. Các báo cáo chi phí được lập cho từng trung tâm chi phí, từng đơn đặt hàng, từng khoản mục chi phí
cũng như toàn bộ doanh nghiệp. Mục đích lập báo cáo chi phí là cung cấp thông tin, đo lường, phân tích và đánh giá sự biến động của các khoản mục, yếu tố chi phí giữa thực tế so với định mức, dự toán, xác định các chênh lệch là tiết kiệm hay vượt chi đối với từng khoản mục chi phí, tìm ra nguyên nhân và đưa ra các giải pháp phù hợp để kiểm soát chi phí hiệu quả.»Các báo cáo chi phí được lập cho từng khoản mục chi phí gồm:”
- Đo lường, phân tích và đánh giá các biến động CPNVLTT - Đo lường, phân tích và đánh giá các biến động CPNCTT - Đo lường, phân tích và đánh giá các biến động CPSXC - Đo lường, phân tích và đánh giá các biến động CPSDMTC
- Đo lường, phân tích và đánh giá các biến động CPBH và CPQLDN Tương tự như CPSXC, CPBH và CPQLDN cũng gồm nhiều chi phí khác nhau về tính chất, chi phí này có tính chất của chi phí hỗn hợp, bao gồm cả biến phí, định phí và nhiều khoản chi phí được nhiều bộ phận khác nhau quản lý và khó kiểm soát. Tuy không tính vào giá thành sản phẩm nhưng đây là khoản chi phí phát sinh lớn, việc đo lường, phân tích và đánh giá các biến động tương tự với CPSXC.
Hệ thống tài khoản kế toán.«Trong KSNB chi phí, hệ thống tài khoản kế toán có tác dụng kiểm soát luồng đi của các thông tin theo các nội dung đã được phân loại. Một hệ thống tài khoản chi phí được thiết lập hợp lý sẽ đảm bảo mục tiêu kiểm soát: sự phân loại của KSNB chi phí, phản ánh các số liệu theo đúng quy mô và bản chất của chúng, hệ thống tài khoản hợp lý hữu ích cho cả kế toán tài chính và kế toán quản trị trong quản lý doanh nghiệp và ra quyết định sản xuất kinh doanh, việc xây dựng phải phù hợp với đặc điểm của từng đơn vị và tuân thủ các nguyên tắc, chế độ và chuẩn mực kế toán chung. »
“Hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán. Cuối quy trình xử lý dữ liệu, các số liệu trên sổ sách kế toán được tổng hợp thành các chỉ tiêu trên các báo cáo
chi phí theo chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành hoặc theo những nguyên tắc của đơn vị. Hệ thống báo cáo gồm các BCTC và các báo cáo chi phí. Hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán đóng vai trò quan trọng trong KSNB chi phí tại doanh nghiệp. »
Trong các thành phần trên của hệ thống kế toán, quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác KSNB chi phí của doanh nghiệp.”
«Để bảm bảo các mục tiêu của KSNB chi phí, hệ thống thông tin và truyền thông phải được yêu cầu cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, đầy đủ, tin cậy, dễ nắm bắt và đúng người có quyền hạn. Để có một hệ thống thông tin và truyền thông về chi phí tốt, đảm bảo các mục tiêu, vai trò của KSNB chi phí cần có sự hậu thuẫn mạnh mẽ của người quản lý, có chiến lược dài hạn về rà soát, phát triển.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Chương một đã trình bày những vấn đề cơ bản về KSNB chi phí. KSNB chi phí có ý nghĩa nâng cao hiệu lực và hiệu năng quản lý chi phí, là vấn đề mà các nhà quản trị doanh nghiệp luôn phải chú trọng. Để xây dựng KSNB chi phí hiệu quả, các nhà quản trị cần phải hiểu về KSNB chi phí. Luận văn đã đưa ra khái niệm về KSNB cũng như vai trò của KSNB trong quản lý doanh nghiệp và các thành phần cấu thành nên KSNB theo quan điểm của COSO, bao gồm: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hệ thống thông tin và truyền thông, hoạt động kiểm soát, giám sát kiểm soát.
Sau khi giới thiệu sơ bộ các thành phần của KSNB, chương này tiếp tục tìm hiểu các loại chi phí phát sinh trong doanh nghiệp trên khía cạnh phân loại theo chức năng hoạt động, nội dung kinh tế và phân tích các thành phần cấu thành chủ yếu của KSNB chi phí trong doanh nghiệp, đó là: môi trường kiểm soát chi phí, nhận diện và đánh giá rủi ro về kiểm soát chi phí, hoạt động kiểm soát chi phí, hoạt động giám sát và truyền thông về chi phí.
Trên cơ sở các vấn đề nghiên cứu, tìm hiểu về KSNB cũng như tìm hiểu về chi phí và đặc điểm của nó, chương 2 sẽ trình bày đánh giá thực trạng và tính hữu hiệu của KSNB chi phí của Công ty TNHH Anh Tuấn.
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH ANH TUẤN