7. Kết cấu của đề tài
1.2.3. Nhận diện và đánh giá rủi ro về kiểm soát chi phí
a) Khái niệm kiểm soát chi phí
Chi phí là một nội dung quan trọng trong hoạt động tài chính của mỗi doanh nghiệp. Kiểm soát chi phí là một chức năng quản lý có ý thức và rất quan trọng trong quá trình quản lý của doanh nghiệp. Đó là sự tác động của chủ thể quản lý nhằm nhận biết, hiểu biết các nội dung chi phí nhằm sử dụng hiệu quả nhất các khoản chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra. Để làm tốt chức năng này nhà quản lý cần trả lời các câu hỏi: Doanh nghiệp có những khoản mục chi phí nào?; tiêu chuẩn, định mức chi phí là bao nhiêu?; chi phí nào chưa hợp lý? Nguyên nhân vì sao?, biện pháp giải quyết? .
Để tiến hành kiểm soát chi phí các nhà quản lý doanh nghiệp cần phải đưa ra các tiêu chuẩn, nội dung và mục tiêu kiểm soát chi phí, dựa trên các nguyên tắc thống nhất. Từ đó xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp với những hình thức kiểm soát thích hợp, cùng chi phí kiểm soát, phương tiện công cụ được sử dụng cho hoạt động kiểm soát này và cuối cùng đi tới các giải pháp điều chỉnh.
b) Nhận diện và đánh giá rủi ro
Mỗi đơn vị luôn phải đối phó với hàng loạt rủi ro từ bên trong lẫn bên ngoài. Điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro là thiết lập mục tiêu. Mục tiêu phải được thiết lập ở các mức độ khác nhau và phải nhất quán. Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu, từ đó có thể quản trị được rủi ro. Do điều kiện kinh tế, đặc điểm và hoạt động kinh doanh, những quy định luôn thay đổi, nên cơ chế nhận dạng và đối phó rủi ro phải liên kết với sự thay đổi này.
Để đánh giá rủi ro, trước tiên cần xác định mục tiêu. Xác định mục tiêu không phải là một nhân tố của kiểm soát nội bộ, nhưng nó là một điều kiện
tiên quyết để kiểm soát nội bộ có thể thực hiện được.
Dựa trên mục tiêu đã thiết lập, người quản lý cần nhận dạng và phân tích rủi ro để có thể đưa ra những biện pháp để quản trị chúng. Quá trình nhận dạng và phân tích rủi ro là một quá trình lặp đi lặp lại không ngừng và là một nhân tố then chốt để kiểm soát nội bộ hữu hiệu. (Theo giáo trình Kiểm soát nội bộ, Bộ môn Kiểm toán Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh (2015)).
Tất cả các đơn vị, bất kể quy mô, cấu trúc, bản chất hay ngành nghề kinh doanh, đều phát sinh rủi ro ở tất cả các mức độ. Rủi ro ảnh hưởng đến sự tồn tại của mỗi đơn vị; đến sự thành công, tình hình tài chính, hình ảnh của đơn vị; đến sự duy trì chất lượng sản phẩm, dịch vụ và đến cả con người. Để giới hạn được rủi ro trong việc phát sinh chi phí ở mức chấp nhận được, nhà quản lý phải dựa trên mục tiêu kiểm soát chi phí của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro, từ đó mới có thể quản trị được rủi ro. Quy trình đánh giá rủi ro chi phí gồm 4 bước:
Bước 1: Xác định rủi ro liên quan đến chi phí.
Bước 2: Nhận dạng và ước tính mức độ rủi ro liên quan đến chi phí. Bước 3: Đánh giá khả năng xảy ra rủi ro gắn với chi phí.
Bước 4: Quyết định các hành động thích hợp đối phó với các rủi ro. Các rủi ro có thể phát sinh từ trong bản chất hoạt động phát sinh chi phí của doanh nghiệp hoặc từ yếu kém của chính hệ thống KSNB chi phí. Hiện nay, các doanh nghiệp chưa thực sự quan tâm đến vấn đề này. (Theo giáo trình Kiểm soát nội bộ, Bộ môn Kiểm toán Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh (2015)).