7. Kết cấu của đề tài
3.2.1. Kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
- Khâu thu mua nguyên vật liệu:
+ Ở các công ty xây dựng, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là chi phí chiếm tỷ lệ lớn trong giá thành công trình. Vì vậy, khi kiểm soát nội bộ khâu mua nguyên vật liệu cần phải chặt chẽ, từ lúc bắt đầu là khâu lên số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách vật liệu, sau đó, so sánh giá, chất lượng, chủng loại giữa các nhà cung cấp rồi mới đi đến quyết định chọn nhà cung cấp nào phù hợp.
+ Phải lập kế hoạch về thời gian nhập kho nguyên vật liệu mới phục vụ công trình đang thi công, kế hoạch này được lập trên cơ sở kế hoạch về tiến độ thi công công trình. Việc lập kế hoạch này để tránh tình trạng không có nguyên vật liệu sử dụng, buộc người lao động phải nghỉ, kéo dài thời gian hoàn thành công trình.
- Khâu xuất nguyên vật liệu sử dụng:
Quá trình luân chuyển chứng từ nhập xuất kho nguyên vật liệu phải được tuân thủ đầy đủ. Các bộ phận liên quan đến quá trình phải thực hiện hết trách nhiệm của mình, không được qua loa, vì có thể dễ dàng xuất hiện sai sót hoặc có thể là cơ hội để người khác gian lận.
Như đã trình bày ở phần hạn chế của thủ tục kiểm soát nội bộ nguyên vật liệu trực tiếp của chương 2: thực trạng chất lượng và số lượng nguyên vật liệu xuất dùng cho công trường không được theo dõi, kiểm soát chặt chẽ, số lượng xuất dùng của một số loại vật tư không được cân, đong, đo, đếm. Vì vậy để khắc phục, định kỳ hoặc đột xuất, Ban Giám đốc, Phòng KH-KT, bộ phận kiểm soát sẽ tiến hành kiểm kê khối lượng hoàn thành kết hợp với căn cứ vào lượng nguyên vật liệu tồn thực tế trong kho, bộ phận kiểm soát sẽ tính được nguyên vật liệu tiêu hao thực tế (Qt). Đồng thời, căn cứ vào dự toán xây dựng để tính ra lượng nguyên vật liệu tiêu hao định mức (Qd). Sau đó, nhà quản lý sẽ tiến hành đối chiếu giữa (Qt) và (Qd). Nếu (Qt) > (Qd) thì phải đi tìm nguyên nhân lượng nguyên vật liệu thất thoát qua khâu nào, do đâu và quy định trách nhiệm bồi thường ở khâu đó.
Khi nhận nguyên vật liệu, đội trưởng đội thi công phải nhận kèm một liên của Phiếu xuất kho để làm chứng cứ. Đội trưởng đội thi công phải có trách nhiệm phân phối nguyên vật liệu cho các tổ thi công một cách khoa học, đồng thời giám sát quá trình sử dụng vật tư trong thi công, bảo đảm quá trình thi công sử dụng nguyên vật liệu trực tiếp đúng định mức. Cuối ngày, đội trưởng
phải yêu cầu công nhân thi công thu gom nguyên vật liệu về để vào nơi quy định.
Bộ phận kiểm soát căn cứ vào chứng cứ là các liên của Phiếu xuất kho để xác định được nguyên vật liệu thất thoát ở kho hay ở bộ phận sử dụng. Như vậy, các cá nhân có liên quan đến nhập kho và xuất kho sử dụng nguyên vật liệu sẽ tự kiểm soát lẫn nhau. Nếu thủ kho thông đồng với nhà cung cấp ghi tăng số lượng nhập kho, không đúng với số lượng thực tế nhập thì khi bị phát hiện sai phạm, thủ kho phải bồi thường. Nếu đội trưởng đội thi công kiểm soát, phân phối không tốt nguồn nguyên vật liệu được cấp để thất thoát, sử dụng lãng phí thì phải đền bù thiệt hại.
- Khâu bảo quản nguyên vật liệu:
Khâu bảo quản vật tư cũng phải được thực hiện theo đúng quy định, kiểm soát chặt chẽ và phải có từng danh mục nguyên vật liệu cho từng loại nhằm phục vụ việc bảo quản, kiểm tra cũng như xuất kho dùng dễ dàng. Kho nguyên vật liệu, máy thi công phải bảo đảm an toàn, sạch sẽ, khô ráo, bảo đảm chất lượng nguyên vật liệu, máy móc
- Phân tích tình hình biến động của chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
+ Chênh lệch ở khoản mục này được Công ty giải thích chung chung là do đơn giá thị trường nguyên vật liệu biến động: lúc mua thực tế cao hơn so với đơn giá lúc dự toán. Nhưng qua tìm hiểu thì tác giả nhận thấy được thực tế có thể do một số nguyên nhân khác.
+ Đối tượng phân tích: biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (∆VL) + Biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp do 2 nhân tố gây ra: biến động về giá và biến động về lượng nguyên vật liệu tiêu hao.
Biến động về giá nguyên vật liệu (∆P) được tính theo công thức :
∆P = ∑Ni=1 (Pt, i – Pd, i) x Qt, i
∆Q = ∑Ni=1 (Qt, i – Qd, i) x Pd, i
Trong đó:
∆P : mức biến động về giá nguyên vật liệu ∆Q : mức biến động về lượng nguyên vật liệu
∑Ni=1: các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong suốt quá trình thi công một công trình từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc liên quan đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Pt, i : giá nguyên vật liệu thực tế Pd, i : giá nguyên vật liệu dự toán Qt, i : lượng nguyên vật liệu thực tế Qd, i : lượng nguyên vật liệu dự toán
+ Tổng biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được tính theo công thức: ∆VL =∆P + ∆Q
Ví dụ: Tại công trình: Trụ sở xã IaMlah – Huyện KrôngPa Hạng mục: Sân đường bê tông
Bảng 3.1: Bảng phân tích chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Stt Tên vật tư Đvt Dự toán Thực tế Chênh lệch Tổng chênh lệch Khối
lượng Đơn giá
Khối
lượng Đơn giá
Khối
lượng Đơn giá
A B C 1 2 3 4 5=(3-1)x2 6=(4-2)x3 7=5+6 1 Cát mịn m3 3,889 206.468 3,894 206.568 1.032.340 389.400 1.421.740 2 Cát vàng m3 186,258 192.306 186,268 192.306 1.923.060 0 1.923.060 3 Đá 1x2 m3 104,511 379.396 104,511 379.396 0 0 0 4 .... Tổng (Nguồn: Phòng HC-KT) Qua bảng phân tích chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đã cho thấy được có sự biến động giữa chi phí thực tế và dự toán. Sự biến động này có thể bị ảnh hưởng bởi nguyên nhân chủ quan và khách quan của các nhân tố lượng và nhân tố giá.
- Nguyên nhân của sự biến động:
+ Biến động do giá nguyên vật liệu trực tiếp cho thấy giá nguyên vật liệu thực tế phải trả cho một đơn vị khối lượng nguyên vật liệu tăng lên so với dự toán. Nguyên nhân của sự tăng lên này có thể xuất phát từ các nguyên nhân sau đây:
Giá nguyên vật liệu trên thị trường lúc mua thực tế biến động tăng so với lúc dự toán. Đây là nguyên nhân nhà quản lý không thể kiểm soát được.
Người đặt mua nguyên vật liệu thông đồng với nhà cung cấp ghi tăng giá nguyên vật liệu mua vào để hưởng lợi cá nhân. Nếu xuất phát từ nguyên nhân này thì Công ty phải có thiết lập biện pháp kiểm soát nội bộ phù hợp.
+ Biến động về khối lượng nguyên vật liệu trực tiếp cho thấy khối lượng nguyên vật liệu thực tế sử dụng tăng lên so với dự toán do các nguyên nhân sau:
Sự gia tăng khối lượng xây lắp của từng hạng mục công trình so với dự toán ban đầu. Đây là sự gia tăng khách quan không theo ý muốn của Công ty, do đó, không ảnh hưởng đến mục tiêu kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của từng công trình, hạng mục công trình.
Sự gia tăng khối lượng nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng để xây dựng một đơn vị khối lượng xây lắp của từng công trình, hạng mục công trình. Nguyên nhân chủ yếu của sự gia tăng lượng nguyên vật liệu này là do trong quá trình xây lắp, đội thi công đã bảo quản, quản lý, kiểm soát nguyên vật liệu không tốt nên đã để xảy ra hiện tượng thất thoát, lãng phí. Như vậy, giá nguyên vật liệu gia tăng là do giá nguyên vật liệu trên thị trường gia tăng, đồng thời nhân viên thu mua nguyên vật liệu đã có sự gian lận trong quá trình thu mua. Và tình trạng sử dụng lãng phí, để thất thoát nguyên vật liệu là nguyên nhân làm gia tăng khối lượng nguyên vật liệu trực tiếp. Để hạn chế, khắc phục điều này thì cần xây dựng các thủ tục kiểm soát nội bộ hữu hiệu, đồng thời phải xử
phạt thích đáng đối với những cá nhân vi phạm, khen thưởng đối với những cá nhân thực hiện tốt các thủ tục kiểm soát nội bộ giá nguyên vật liệu mua vào, lượng nguyên vật liệu sử dụng