7. Kết cấu của đề tài
1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1. Nhận diện và phân loại chi phí
a. Căn cứ theo chức năng hoạt động
Theo các giai đoạn của quy trình sản xuất kinh doanh và theo công dụng của chi phí, chi phí được phân thành chi phí trong sản xuất và chi phí ngoài sản xuất.
- Chi phí trong sản xuất gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung.
- Chi phí ngoài sản xuất gồm: chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.
b.Căn cứ theo nội dung kinh tế
Cách phân loại này thì chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh nếu có cùng nội dung kinh tế thì được sắp xếp vào một yếu tố bất kể nó phát sinh ở bộ phận nào, dùng để sản xuất ra sản phẩm nào.
Theo cách phân loại này, về thực chất, chi phí sản xuất kinh doanh chỉ có 3 yếu tố chi phí cơ bản là: chi phí về lao động, chi phí về đối tượng lao động và chi phí về tư liệu lao động.
1.2.2. Đặc điểm chi phí có ảnh hưởng đến KSNB
Theo công dụng, chi phí trong doanh nghiệp sản xuất bao gồm bốn loại chi phí là CPNVLTT, CPNCTT, CPSXC, CPBH và CPQLDN. Mỗi loại chi phí trong doanh nghiệp sản xuất có những đặc trưng khác nhau, ảnh hưởng đến việc thiết kế quy trình KSNB chi phí hiệu quả.
- Về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Đây là loại chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong cấu thành sản phẩm, chiếm khoảng 60-70%. Đối với các nguyên liệu nhập khẩu thì vấn đề về giá luôn có sự biến động do tác động từ các yếu tố như các chính sách kinh tế của Nhà nước (thuế nhập khẩu, trợ giá cho một số mặt hàng thiết yếu,…), tỷ giá, chi phí trung gian (vận chuyển, bảo hiểm,..) phát sinh nhiều,...làm cho CPNVLTT có thể tăng giảm không ổn định, ảnh hưởng đến quá trình sản xuất tại doanh nghiệp. Đối với nguyên liệu trong nước, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch cung ứng NVL dài hạn và ổn định, tìm hiểu về nhà cung cấp để đảm bảo chất lượng đầu vào của NVL. Ngoài ra, CPNVLTT của các doanh nghiệp sản xuất phụ thuộc rất nhiều vào trình độ tay nghề của người lao động và trang thiết bị máy móc, doanh nghiệp có đội ngũ lao động lành nghề và trang thiết bị hiện đại thì CPNVLTT được giảm thiểu và
kiểm soát tốt hơn.
- Về chi phí nhân công trực tiếp
Chi phí phát sinh chủ yếu ở đây chính là tiền lương và các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN,…) của người lao động, bao gồm tiền lương theo sản phẩm, lương theo thời gian và các khoản phụ cấp kèm theo như phụ cấp độc hại, trách nhiệm, chuyên cần,…Bên cạnh đó, tiền lương phụ được trả cho người lao động trong thời gian không làm việc tại doanh nghiệp như nghỉ phép, nghỉ lễ, việc cá nhân,…cũng cần được xem xét và đưa ra các hoạt động kiểm soát thích hợp từ việc lập kế hoạch tài chính đến hoạt động kiểm soát từ chấm công, hạch toán đến việc lên báo cáo hàng tháng.
- Về chi phí sản xuất chung
CPSXC trong các doanh nghiệp sản xuất bao gồm toàn bộ các chi phí tổ chức và phục vụ sản xuất trong phạm vi phân xưởng như: lương QLPX; vật liệu phụ phục vụ cho quá trình sản xuất như bảo dưỡng TSCĐ, phục vụ cho công tác quản lý; dịch vụ mua ngoài khác như chi phí điện nước, điện thoại,…và chi phí bằng tiền khác. Đây là một khoản mục chi phí phức tạp, phát sinh nhiều loại chi phí khác nhau nên việc tập hợp và đánh giá đúng cần đảm bảo các nguyên tắc trong mục tiêu của KSNB chi phí như tính có thật, sự phê chuẩn, sự phận loại, sự đánh giá, tính đầy đủ, tính đúng kỳ, chuyển sổ và tổng hợp chính xác.
- Về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Tương tự CPSXC, chi phí cũng có sự phát sinh nhiều đảm bảo cho công tác kinh doanh cũng như vận hành bộ máy tổ chức tại doanh nghiệp loại chi phí như lương nhân viên, quản lý, khấu hao TSCĐ, phân bổ công cụ dụng cụ,…Vì vậy, trong KSNB chi phí, từ khâu kiểm soát việc phát sinh chi phí đến lên báo cáo chi phí cần có sự đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết cũng như có kế hoạch dự toán chi phí cụ thể, tránh việc phát
sinh nhiều chi phí không phù hợp.
1.2.3. Nhận diện và đánh giá rủi ro về kiểm soát chi phí
a) Khái niệm kiểm soát chi phí
Chi phí là một nội dung quan trọng trong hoạt động tài chính của mỗi doanh nghiệp. Kiểm soát chi phí là một chức năng quản lý có ý thức và rất quan trọng trong quá trình quản lý của doanh nghiệp. Đó là sự tác động của chủ thể quản lý nhằm nhận biết, hiểu biết các nội dung chi phí nhằm sử dụng hiệu quả nhất các khoản chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra. Để làm tốt chức năng này nhà quản lý cần trả lời các câu hỏi: Doanh nghiệp có những khoản mục chi phí nào?; tiêu chuẩn, định mức chi phí là bao nhiêu?; chi phí nào chưa hợp lý? Nguyên nhân vì sao?, biện pháp giải quyết? .
Để tiến hành kiểm soát chi phí các nhà quản lý doanh nghiệp cần phải đưa ra các tiêu chuẩn, nội dung và mục tiêu kiểm soát chi phí, dựa trên các nguyên tắc thống nhất. Từ đó xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp với những hình thức kiểm soát thích hợp, cùng chi phí kiểm soát, phương tiện công cụ được sử dụng cho hoạt động kiểm soát này và cuối cùng đi tới các giải pháp điều chỉnh.
b) Nhận diện và đánh giá rủi ro
Mỗi đơn vị luôn phải đối phó với hàng loạt rủi ro từ bên trong lẫn bên ngoài. Điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro là thiết lập mục tiêu. Mục tiêu phải được thiết lập ở các mức độ khác nhau và phải nhất quán. Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu, từ đó có thể quản trị được rủi ro. Do điều kiện kinh tế, đặc điểm và hoạt động kinh doanh, những quy định luôn thay đổi, nên cơ chế nhận dạng và đối phó rủi ro phải liên kết với sự thay đổi này.
Để đánh giá rủi ro, trước tiên cần xác định mục tiêu. Xác định mục tiêu không phải là một nhân tố của kiểm soát nội bộ, nhưng nó là một điều kiện
tiên quyết để kiểm soát nội bộ có thể thực hiện được.
Dựa trên mục tiêu đã thiết lập, người quản lý cần nhận dạng và phân tích rủi ro để có thể đưa ra những biện pháp để quản trị chúng. Quá trình nhận dạng và phân tích rủi ro là một quá trình lặp đi lặp lại không ngừng và là một nhân tố then chốt để kiểm soát nội bộ hữu hiệu. (Theo giáo trình Kiểm soát nội bộ, Bộ môn Kiểm toán Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh (2015)).
Tất cả các đơn vị, bất kể quy mô, cấu trúc, bản chất hay ngành nghề kinh doanh, đều phát sinh rủi ro ở tất cả các mức độ. Rủi ro ảnh hưởng đến sự tồn tại của mỗi đơn vị; đến sự thành công, tình hình tài chính, hình ảnh của đơn vị; đến sự duy trì chất lượng sản phẩm, dịch vụ và đến cả con người. Để giới hạn được rủi ro trong việc phát sinh chi phí ở mức chấp nhận được, nhà quản lý phải dựa trên mục tiêu kiểm soát chi phí của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro, từ đó mới có thể quản trị được rủi ro. Quy trình đánh giá rủi ro chi phí gồm 4 bước:
Bước 1: Xác định rủi ro liên quan đến chi phí.
Bước 2: Nhận dạng và ước tính mức độ rủi ro liên quan đến chi phí. Bước 3: Đánh giá khả năng xảy ra rủi ro gắn với chi phí.
Bước 4: Quyết định các hành động thích hợp đối phó với các rủi ro. Các rủi ro có thể phát sinh từ trong bản chất hoạt động phát sinh chi phí của doanh nghiệp hoặc từ yếu kém của chính hệ thống KSNB chi phí. Hiện nay, các doanh nghiệp chưa thực sự quan tâm đến vấn đề này. (Theo giáo trình Kiểm soát nội bộ, Bộ môn Kiểm toán Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh (2015)).
1.2.4. Hoạt động kiểm soát chi phí
Hoạt động kiểm soát chi phí là tất cả các chính sách và thủ tục đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện, là hành động cần thiết thực hiện để đối phó với rủi ro chi phí đe dọa đến việc đạt được mục tiêu của tổ
chức. Hoạt động này tồn tại ở mọi bộ phận và mọi cấp độ tổ chức trong đơn vị, bao gồm chính sách và hoạt động kiểm soát chi phí. Chính sách kiểm soát chi phí là những nguyên tắc cần làm, là cơ sở cho việc thực hiện các thủ tục kiểm soát chi phí. Còn thủ tục kiểm soát chi phí là những quy định cụ thể để thực thi chính sách kiểm soát chi phí. Chính sách kiểm soát chi phí có thể được tài liệu hóa một cách đầy đủ và có hệ thống hoặc được lưu hành theo kiểu truyền miệng. Điều quan trọng là chính sách kiểm soát chi phí cần được áp dụng một cách nhất quán với sự nhận thức đầy đủ của những cá nhân thực hiện chính sách hơn là hình thức lưu trữ của bản thân chính sách.»
Hoạt động kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp cần thực hiện tuân theo các nguyên tắc sau đây:
Phân chia trách nhiệm đầy đủ. Phân chia trách nhiệm là không cho phép
một thành viên nào được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc.
Mục đích của việc phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau; nếu có sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng, đồng thời giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu diếm những sai phạm của mình.
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ. Để thông tin đáng tin cậy thì cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ liên quan đến chi phí. Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin chi phí, cần đảm bảo rằng (1) phải kiểm soát hệ thống chứng từ, sổ sách về chi phí, (2) việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng đắn.
Kiểm soát vật chất."Đây là hoạt động kiểm soát “cứng”, một loại kiểm soát thường được mọi người nghĩ tới nhất khi nói về KSNB chi phí trong doanh nghiệp. Cụ thể, kiểm soát vật chất là các hoạt động kiểm soát nhằm
đảm bảo cho tài sản của doanh nghiệp như máy móc, nhà xưởng, tiền bạc, hàng hóa, cổ phiếu, trái phiếu và các tài sản khác được bảo vệ một cách chặt chẽ.»
Ngoài ra hoạt động kiểm soát vật chất còn bao gồm việc định kỳ tiến hành kiểm kê tài sản và đối chiếu với số liệu trên sổ sách, bất kỳ sự chênh lệch nào cũng được giải trình và xử lý thỏa đáng.»
Kiểm tra độc lập việc thực hiện. Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân (hoặc bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ và độc lập với đối tượng được kiểm tra. Nhu cầu phải kiểm tra độc lập xuất phát từ KSNB chi phí thường có khuynh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế kiểm tra, soát xét lại.
Bên cạnh đó, để tăng cường hiệu quả của của hoạt động kiểm soát chi phí, doanh nghiệp có thể áp dụng các công cụ hỗ trợ để ngăn ngừa rủi ro, cụ thể là hệ thống tiêu chuẩn kiểm soát chi phí:
Tiêu chuẩn kiểm soát chi phí là những chuẩn mực mà các cá nhân, tập thể trong doanh nghiệp phải thực hiện để đảm bảo cho toàn bộ doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả. Do đặc thù của hoạt động sản xuất, sự đa dạng trong đặc điểm của các công việc sản xuất nên các tiêu chuẩn kiểm soát rất phong phú. Vì vậy, để kiểm soát chi phí có hiệu quả thì các tiêu chuẩn kiểm soát chi phí được xây dựng phải hợp lý và có khả năng thực hiện trên thực tế.
Chung lại, các hoạt động kiểm soát chi phí là cần thiết để giảm thiểu rủi ro chi phí và để đảm bảo các giải pháp ứng phó được doanh nghiệp lựa chọn là đúng cách và kịp thời. Các hoạt động này được thiết lập và thực hiện tùy thuộc vào đặc điểm, điều kiện hoạt động, nguồn lực của từng doanh nghiệp."
1.2.5. Hoạt động giám sát và truyền thông về chi phí
a. Giám sát chi phí
theo thời gian. Giám sát chi phí cũng bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ. Việc giám sát thường xuyên được thực hiện đồng thời trong các hoạt động hằng ngày của đơn vị, còn phạm vi và mức độ thường xuyên của giám sát định kỳ lại phụ thuộc chủ yếu vào việc đánh giá rủi ro chi phí và sự hữu hiệu của các hoạt động giám sát thường xuyên.»
«Mục tiêu chính của việc giám sát là nhằm đảm bảo KSNB chi phí luôn hoạt động hữu hiệu do vậy cần giám sát tất cả các hoạt động trong đơn vị và đôi khi còn áp dụng cho những đối tượng bên ngoài như nhà cung cấp, khách hàng,…Thông thường KSNB chi phí sẽ được thiết kế để giám sát chính nó một cách thường xuyên ở một mức độ nào đó. Nếu hoạt động giám sát thường xuyên càng hữu hiệu thì giám sát định kỳ sẽ giảm đi. Việc tổ chức giám sát định kỳ này hoàn toàn do xét đoán của nhà quản lý dựa trên các nhân tố: bản chất và mức độ của các thay đổi và những rủi ro; năng lực và kinh nghiệm của người thực hiện kiểm soát; kết quả của hoạt động giám sát thường xuyên. Thông thường, cần kết hợp cả hai hoạt động giám sát mới đảm bảo được tính hữu hiệu của KSNB chi phí.
- Giám sát thường xuyên. Các hoạt động giám sát thường xuyên gắn kết
vào các hoạt động thường nhật tại đơn vị rất đa dạng như đối chiếu, chỉnh hợp và các hoạt động khác.
-Giám sát định kỳ. Hoạt động này được diễn ra dưới hình thức tự đánh giá, tức là mỗi người quản lý và nhân viên đảm nhận một nhiệm vụ cụ thể nào đó sẽ tự đánh giá về sự hữu hiệu của các thủ tục kiểm soát đối với hoạt động của họ. Người quản lý sẽ hướng dẫn việc đánh giá tại bộ phận mình phụ trách, chính họ sẽ đánh giá các yếu tố của môi trường kiểm soát, các nhân viên tự đánh giá về tính hữu hiệu cũng như mức độ hoàn thành nhiệm vụ của mình. Cuối cùng, kết quả đánh giá KSNB chi phí của từng bộ phận sẽ được xem xét bởi Ban giám đốc doanh nghiệp. «
Có rất nhiều phương pháp và công cụ để có thể sử dụng để đánh giá KSNB chi phí. Công cụ có thể sử dụng là: bảng kiểm tra (checklist), bảng câu hỏi và lưu đồ các quy trình được thực hiện tại từng bộ phận phát sinh chi phí. Về phương pháp đánh giá, một số doanh nghiệp sử dụng phương pháp so sánh thông qua so sánh KSNB chi phí của họ với các doanh nghiệp khác cùng nghành,…
Hệ thống giám sát chi phí được"coi là hiệu quả nếu doanh nghiệp có một bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động hiệu quả. Kiểm toán nội bộ nên thực hiện kiểm toán theo cách tiếp cận rủi ro, nhận diện, đánh giá và đề xuất các hoạt động kiểm soát hiệu lực đối với rủi ro; doanh nghiệp có hệ thống báo cáo thường xuyên và định kỳ cho phép phát hiện các sai lệch so với định mức, dự toán, khi phát hiện ra sai lệch thì doanh nghiệp đã triển khai các biện pháp điều chỉnh thích hợp; những khiếm khuyết của KSNB được phát hiện, báo cáo với người có thẩm quyền và đã có những sự điều chỉnh kịp thời."