7. Kết cấu của đề tài
1.2.4. Hoạt động kiểm soát chi phí
Hoạt động kiểm soát chi phí là tất cả các chính sách và thủ tục đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện, là hành động cần thiết thực hiện để đối phó với rủi ro chi phí đe dọa đến việc đạt được mục tiêu của tổ
chức. Hoạt động này tồn tại ở mọi bộ phận và mọi cấp độ tổ chức trong đơn vị, bao gồm chính sách và hoạt động kiểm soát chi phí. Chính sách kiểm soát chi phí là những nguyên tắc cần làm, là cơ sở cho việc thực hiện các thủ tục kiểm soát chi phí. Còn thủ tục kiểm soát chi phí là những quy định cụ thể để thực thi chính sách kiểm soát chi phí. Chính sách kiểm soát chi phí có thể được tài liệu hóa một cách đầy đủ và có hệ thống hoặc được lưu hành theo kiểu truyền miệng. Điều quan trọng là chính sách kiểm soát chi phí cần được áp dụng một cách nhất quán với sự nhận thức đầy đủ của những cá nhân thực hiện chính sách hơn là hình thức lưu trữ của bản thân chính sách.»
Hoạt động kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp cần thực hiện tuân theo các nguyên tắc sau đây:
Phân chia trách nhiệm đầy đủ. Phân chia trách nhiệm là không cho phép
một thành viên nào được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc.
Mục đích của việc phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau; nếu có sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng, đồng thời giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu diếm những sai phạm của mình.
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ. Để thông tin đáng tin cậy thì cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ liên quan đến chi phí. Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin chi phí, cần đảm bảo rằng (1) phải kiểm soát hệ thống chứng từ, sổ sách về chi phí, (2) việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng đắn.
Kiểm soát vật chất."Đây là hoạt động kiểm soát “cứng”, một loại kiểm soát thường được mọi người nghĩ tới nhất khi nói về KSNB chi phí trong doanh nghiệp. Cụ thể, kiểm soát vật chất là các hoạt động kiểm soát nhằm
đảm bảo cho tài sản của doanh nghiệp như máy móc, nhà xưởng, tiền bạc, hàng hóa, cổ phiếu, trái phiếu và các tài sản khác được bảo vệ một cách chặt chẽ.»
Ngoài ra hoạt động kiểm soát vật chất còn bao gồm việc định kỳ tiến hành kiểm kê tài sản và đối chiếu với số liệu trên sổ sách, bất kỳ sự chênh lệch nào cũng được giải trình và xử lý thỏa đáng.»
Kiểm tra độc lập việc thực hiện. Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân (hoặc bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ và độc lập với đối tượng được kiểm tra. Nhu cầu phải kiểm tra độc lập xuất phát từ KSNB chi phí thường có khuynh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế kiểm tra, soát xét lại.
Bên cạnh đó, để tăng cường hiệu quả của của hoạt động kiểm soát chi phí, doanh nghiệp có thể áp dụng các công cụ hỗ trợ để ngăn ngừa rủi ro, cụ thể là hệ thống tiêu chuẩn kiểm soát chi phí:
Tiêu chuẩn kiểm soát chi phí là những chuẩn mực mà các cá nhân, tập thể trong doanh nghiệp phải thực hiện để đảm bảo cho toàn bộ doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả. Do đặc thù của hoạt động sản xuất, sự đa dạng trong đặc điểm của các công việc sản xuất nên các tiêu chuẩn kiểm soát rất phong phú. Vì vậy, để kiểm soát chi phí có hiệu quả thì các tiêu chuẩn kiểm soát chi phí được xây dựng phải hợp lý và có khả năng thực hiện trên thực tế.
Chung lại, các hoạt động kiểm soát chi phí là cần thiết để giảm thiểu rủi ro chi phí và để đảm bảo các giải pháp ứng phó được doanh nghiệp lựa chọn là đúng cách và kịp thời. Các hoạt động này được thiết lập và thực hiện tùy thuộc vào đặc điểm, điều kiện hoạt động, nguồn lực của từng doanh nghiệp."