II- THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CP VẬT TƯ BVTV HOÀ BÌNH.
1.2Trình tự tổ chức công tác xây dựng kế hoạch bán hàng Việc lập kế hoạch diễn ra theo trình tự sau:
Việc lập kế hoạch diễn ra theo trình tự sau:
Bước 1: Thu thập thông tin thông qua việc nghiên cứu thị trường và đánh
Luận văn tốt nghiệp
Việc nghiên cứu thị trường là rất quan trọng nên phòng marketing tổ chức cho các cán bộ thị trường phối hợp với các bộ phận khác tiến hành nghiên cứu thị trường để tìm cơ hội kinh doanh trên thị trường và làm cơ sở cho việc xây dựng kế hoạch.
Khi tiến hành nghiên cứu thị trường công ty yêu cầu các cán bộ thị trường phải tiến hành nghiên cứu những công việc sau:
- Đo lường và dự báo nhu cầu thị trường : Phải tiến hành nghiên cứu những công việc sau:
+ Nghiên cứu nhu cầu đòi hỏi của thị trường về các loại sản phẩm mà công ty đang sản xuất, kinh doanh, hoặc đang có dự định kinh doanh hoặc công ty có khả năng kinh doanh.
+ Diện tích đất nông nghiệp, diện tích đất cho từng loại cây trồng + Cơ cấu cây trồng và mùa vụ
+ Tình hình diễn biến sâu bệnh phát sinh và gây hại trong từng vụ, từng năm + Thói quen sử dụng thuốc bảo vệ thực vật tại từng địa phương trên địa bàn
do cán bộ thị trường phụ trách
+ Với mỗi loại sâu bệnh gây hại trong vụ thì mức độ sử dụng thuốc bao nhiêu lần và mỗi lần sử dụng bao nhiêu thuốc cho một ha.
+ Tình hình cạnh tranh
- Nghiên cứu về sức tiêu thụ, khả năng tiêu thụ của thị trường về những sản phẩm khác mà đang được thị trường ưa chuộng
- Nghiên cứu về những vấn đề mà công ty đang triển khai trên thị trường, xem xét những chỗ yếu, chỗ sai lầm để từ đó thay đổi, khắc phục, sửa chữa và xây dựng lại chính sách và chiến lược mới, phát huy những điểm mạnh mà công ty đang thực hiện
- Nghiên cứu về những chính sách của các đối thủ cạnh tranh để từ đó tìm ra đối sách có hiệu quả
- Nghiên cứu toàn bộ nhu cầu của khách hàng đã, đang và chưa hợp tác với công ty, những thị trường mới tiềm năng như thế nào? công ty có khả năng đáp ứng được những gì? những chính sách chiến lược của các công ty trong và ngoài nước đang hoạt động tại Việt Nam về đường hướng phát triển của họ, điểm mạnh và điểm yếu, thuận lợi cũng như khó khăn và đe dọa của họ.
Luận văn tốt nghiệp
Từ việc nghiên cứu các công việc trên cán bộ thị trường tập hợp tất cả các thông tin thu thập được, tiến hành xử lý sơ bộ sau đó chuyển về cho bộ phận kế hoạch xử lý tiếp. Sau khi nghiên cứu những thông tin đó, tiến hành phân đoạn thị trường mục tiêu và dự đoán nhu cầu hướng vào doanh nghiệp
Trên cơ sở những mục tiêu và dự báo nhu cầu thì tiến hành đánh giá khả năng thực hiện của công ty để quyết định việc có theo đuổi mục tiêu không, cần đánh giá thông qua những nội dung sau:
- Công ty có đủ cơ sở pháp lý để kinh doanh sản phẩm đó hay không, nếu chưa thì có khả năng bổ sung hay không, khi nào có được (giấy chứng nhận của cục bảo vệ thực vật cấp)
- Khả năng tài chính của công ty
- Khả năng sản xuất của công ty có đáp ứng nhu cầu, đòi hỏi từ phía thị trường (chất lượng sản phẩm, mẫu mã sản phẩm, giá thành sản xuất, sản lượng sản xuất trong những thời gian nhất định, các tiêu chuẩn khác thị trường đòi hỏi)
- Công ty có đủ nhân sự phù hợp cho việc kinh doanh trên thị trường hay chưa, có cần thay đổi gì không
- Khả năng cạnh tranh của công ty trong ngắn, trung, dài hạn
Từ những nghiên cứu trên công ty quyết định khai thác sản phẩm nào là chủ yếu, có phát triển sản phẩm mới không, thị trường mới không, xây dựng kế hoạch bán hàng cho các sản phẩm trong từng thời điểm cụ thể trong năm kế hoạch
Bước 2: Xác định mục tiêu
Căn cứ vào các thông tin đã phân tích và xử lý ở bước 1 bộ phận kế hoạch cần xác định mục tiêu trong kỳ kế hoạch. Các mục tiêu này phải phù hợp với mục tiêu, chức năng và nhiệm vụ của công ty cũng như khả năng thực tế của công ty. Các mục tiêu có thể là : Duy trì và mở rộng thị trường truyền thống, xâm nhập và phát triển thị trường mới, đưa sản phẩm mới vào khai thác, tối đa hoá doanh thu để tăng thị phần, tối đa hoá lợi nhuận hay cũng có thể là tiêu thụ hàng hoá ứ đọng. Một mục tiêu đúng đắn sẽ đảm bảo tính cụ thể, tính định hướng, tính khả thi và tính hệ thống. Công ty thường đạt mục tiêu doanh số thông qua việc cung cấp các sản phẩm có
Luận văn tốt nghiệp
chất lượng cao với giá thành hạ nhằm thu hút nhiều khách hàng để tăng vị thế của công ty trên thị trường kinh doanh thuốc bảo vệ thực vật.
Bước 3 : Lên kế hoạch, kiểm tra, đánh giá và phê duyệt kế hoạch bán hàng
Sau khi xác định được các mục tiêu bộ phận lập kế hoạch bắt đầu đi vào lập kế hoạch bán hàng theo từng vụ và theo từng tháng cụ thể.
Chịu trách nhiệm lập kế hoạch bán hàng là bộ phận kế hoạch của phòng Marketing. Trước tiên bộ phận lập kế hoạch tiến hành thu thập các báo cáo của các cán bộ thị trường gửi về hàng tuần. Cán bộ thị trường là người có trách nhiệm làm việc trực tiếp với các đại lý, các chi cục bảo vệ thực vật, chịu trách nhiệm thu thập thông tin về tình hình sâu bệnh trên địa bàn mình phụ trách, theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hoá của công ty, loại thuốc nào được bà con ưa dùng trên địa bàn mình phụ trách, loại thuốc đó do công ty nào cung ứng, theo dõi và đánh giá khả năng tiêu thụ của từng sản phẩm của công ty. Như vậy có thể coi như các cán bộ thị trường như những điều tra viên. Theo quy định họ phải báo cáo tình hình theo từng tuần và gửi về văn phòng công ty. Trên cơ sở những báo cáo của các cán bộ thị trường, bộ phận kế hoạch tiến hành tổng hợp tình hình theo tháng để nắm bắt được những diễn biến mới nhất trên những thị trường mà công ty đang cung ứng. Từ đây bộ phận kế hoạch cân đối và dự đoán nhu cầu về các loại thuốc bảo vệ thực vật mà công ty đang cung ứng cũng như xác định được những loại thuốc nào tiếp tục sản xuất, loại nào có triển vọng bán tốt, triển khai các loại thuốc mới đáp ứng nhu cầu của người sử dụng. Kế hoạch bán hàng sơ bộ được lập với các chỉ tiêu bán hàng cho kỳ kế hoạch. Trên cơ sở kế hoạch sơ bộ được lập bộ phận kế hoạch của phòng marketing phối hợp với phòng kế toán để đánh giá khả năng tài chính của công ty trong kỳ tới có đáp ứng được những yêu cầu của kế hoạch sơ bộ hay không, phối hợp với phòng kế hoạch vật tư để xác định khả năng mua nguyên vật liệu có đáp ứng được lượng hàng hoá đặt ra cho kỳ kế hoạch hay không cũng như xác định năng lực sản xuất của các chi nhánh có đảm bảo có được hàng theo đúng thời gian hay không. Sau cùng bộ phận kế hoạch tiến hành cân đối các chỉ tiêu cho phù hợp với khả năng thực tế của công ty trong kỳ kế hoạch.
Kế hoạch được lập sẽ trình lên trưởng phòng Marketing xem xét sau đó trình phó giám đốc phụ trách Marketing phê duyệt ban đầu và cuối cùng
Luận văn tốt nghiệp
được trình lên cho giám đốc phê duyệt chính thức. Bản kế hoạch chính thức sau khi được giám đốc phê duyệt sẽ chuyển sang cho phòng kế hoạch vật tư để phòng này lên các kế hoạch đặt hàng và sản xuất nhằm đáp ứng đầy đủ yêu cầu có hàng để xuất bán theo đúng kế hoạch. Phòng Marketing trên cơ sở kế hoạch bán hàng chính thức sẽ triển khai việc phân bổ chỉ tiêu bán hàng cho từng cán bộ thị trường tại từng địa bàn cụ thể và lên kế hoạch yểm trợ cho hoạt động bán như quảng cáo, khuyến mãi, hội thảo...
Bước 4: Xây dựng các kỹ thuật và hệ thống yểm trợ bán hàng
Về nhân sự: Phân vùng cụ thể cho các cán bộ thị trường. Các cán bộ thị trường tự chịu trách nhiệm về vùng của mình. Tiến hành giao chỉ tiêu doanh số cho từng cán bộ thị trường để các cán bộ này trực tiếp làm việc với các đại lý cấp I. Xây dựng chế độ thưởng doanh số cho những cán bộ thị trường thực hiện vượt mức kế hoạch được giao.
Về sản phẩm : Được chia làm ba nhóm như sau
Nhóm sản phẩm
Thuốc sâu Thuốc bệnh Thuốc cỏ
Nhóm I Wofacis 2.5 EC Rigenr 800 WG Lervil 50 SC Newtilt 75 WP Bem Super 75 WP Sunrius Acofit 300 EC Nhóm II Pertox 5 EC Supertox 5 EC Tiper Alpha 5 EC Cymerin 5,10,25 EC Superin 5,10 EC Cymkill 10,25 EC Sectox 40 EC Cyclodan 35 EC Sugadan 3 G Tilvil 50 SC Carbenvil 50 SC Ticarben 50 SC Ticarben 50 WP BL Kanamin 50 WP Fuzin 40 EC T.P. Sin 70 WP Go up 480 SC Tiposate 480 SC Clau up 480 SC B Glyphosate 41 SL Asedax 17 WP Saron 10 WP Nhóm III Neretox 95 WP Shaling Shuang 95 WP Shaling Shuang 50 WP Vacinmeisu 5 SL Vacinmeisu 3 SL Vacinmeisu 5 WP Alicin 5 SL Zineb 80 WP Saco 60 EC Tico 60 EC
Luận văn tốt nghiệp
Nhóm I: Sản phẩm có triển vọng và tiềm năng khai thác Nhóm II: Sản phẩm đang phát triển và khai thác
Nhóm III: Sản phẩm để khai thác
Về chính sách giá cả: Vì công ty sử dụng hệ thống đại lý để tiêu thụ sản phẩm nên công ty xây dựng giá cho các đại lý theo một khung giá nhất định. Công ty đặc biệt chú trọng đến chính sách chiết khấu cho các đại lý, mức chiết khấu tuỳ thuộc theo từng khối lượng hàng hoá bán ra và tuỳ từng thời điểm.
Về chính sách xúc tiến: Công ty sử dụng các hình thức quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng trên từng địa bàn, dán Poster, phát tờ rơi, tài liệu, băng hình, tổ chức các đợt viếng thăm đại lý cấp I, II, tổ chức hội nghị khách hàng, hội thảo đầu bờ. Vì vậy công ty phải xây dựng kế hoạch xúc tiến như quảng cáo sản phẩm nào, nội dung quảng cáo, ngân sách cho quảng cáo, xây dựng kế hoạch khuyến mại như tỷ lệ chiết khấu cho từng mức bán, phiếu thưởng...., ngân sách dành cho hội thảo, hội nghị khách hàng.