V. Quản lý kho dược:
1. Quản lý đặt hàng, nhập kho: 1 Thiết lập đơn đặt hàng:
1.1 Thiết lập đơn đặt hàng:
Dưới đây là liệt kê tất cả những quy trình xảy ra trong quản lý đặt hàng. Ít nhiều các trung tâm CSSK đều phải trải qua những quy trình này.
• Quy trình tìm kiếm, lựa chọn, đánh giá dược phẩm cần đặt hàng và quản lý nhà cung cấp dược phẩm dựa vào mã dược phẩm, tên dược phẩm, nước sản xuất, nhà cung cấp, giá dược phẩm,...
• Quy trình yêu cầu mua dược phẩm, nguyên vật liệu để sản xuất dược phẩm dựa vào mã dược phẩm, tên dược phẩm, nước sản xuất, mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, giá dược phẩm,...
• Quy trình mua tạm ứng dược phẩm, mua lẻ dược phẩm chưa có hóa đơn dựa vào mã dược phẩm, tên dược phẩm, nước sản xuất, nhà cung cấp, giá dược phẩm....
• Quy trình mua dược phẩm, nhập khẩu dược phẩm uỷ thác.
• Quy trình quản lý các bảng giá dược phẩm, chiết khấu dược phẩm.
Quản lý đặt hàng giúp người dùng quản lý quá trình mua dược phẩm của trung tâm CSSK từ lúc lập đơn mua dược phẩm, nhận dược phẩm rồi nhận hóa đơn. Quá trình này giải quyết một loạt các vấn đề cơ bản của mua dược phẩm như thuế giá trị gia tăng, đầu vào, phân bổ chi phí. Các trường hợp mua dược phẩm liên quan đến nhiều đối tượng mua dược phẩm và hóa đơn không về cùng một lúc cũng được xử lý một cách linh hoạt.
Khi áp dụng hệ thống ERP vào quản lý kho dược thì hệ thống ERP xử lý và đưa ra những giải pháp để giải quyết vấn đề quản lý kho dược như:
• Quản lý hợp đồng mua dược phẩm, đơn hàng mua dược phẩm và ghi nhận thông tin hợp đồng hoặc hóa đơn như mã hóa đơn, mã hợp đồng, tên hàng nhập, ngày nhập, mã hàng nhập, mã người xuất, mã người nhận, ngày tháng năm, tên kho dược, mã kho dược, …
• Xử lý các tình huống như dược phẩm về cùng hóa đơn, dược phẩm về trước hóa đơn về sau, hay hóa đơn về trước dược phẩm về sau.
• Xử lý các loại thuế phát sinh: thuế GTGT, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, lệ phí xăng dầu, …
• Cho phép thiết lập linh động % số lượng dược phẩm được phép thực hiện vượt tại mỗi bước. VD: số lượng dược phẩm giao được phép vượt 10% so với số lượng dược phẩm đã đặt hàng.
• Hỗ trợ các hình thức mua dược phẩm: mua dược phẩm trong nước, nhập khẩu dược phẩm trực tiếp từ nước ngoài, nhập khẩu dược phẩm ủy thác.
• Hỗ trợ các hình thức nhận dược phẩm: mua dược phẩm để nhập kho, mua dược phẩm về mà không nhập kho bán thẳng, mua dược phẩm về mà không nhập kho gởi bán, mua nguyên liệu dược phẩm về rồi chuyển thẳng sản xuất.
• Mua dược phẩm và dịch vụ trên cùng một đơn hàng, hóa đơn.
• Cập nhật đơn giá dược phẩm theo bảng giá dược phẩm mua một cách nhanh chóng.
• Hỗ trợ trả dược phẩm hay giảm giá sau khi bán dược phẩm.
• Chi phí mua dược phẩm.
o Hóa đơn chi phí mua dược phẩm có thể phân bổ ngay cho chứng từ nhận dược phẩm, cho hóa đơn hoặc phân bổ sau (cùng kỳ hoặc khác kỳ) cho nhiều chứng từ nhận dược phẩm hay nhiều hóa đơn
mua dược phẩm. Phương pháp phân bổ đa dạng, theo số lượng, theo giá trị, theo trọng lượng, theo thể tích hoặc phân bổ tay.
o Hóa đơn về trước cho phép phân bổ hoặc không phân bổ chi phí vận chuyển vào giá trị tính thuế nhập khẩu.
o Đối với các công ty thương mại kinh doanh dược phẩm, chương trình hỗ trợ cuối kỳ phân bổ chi phí mua dược phẩm theo giá trị dược phẩm xuất bán.
• Hỗ trợ loại nghiệp vụ với các giá trị mặc định (VD: tài khoản, phương thức thanh toán, loại tiền, v.v.) giúp cho khi lập đơn mua dược phẩm, hóa đơn thao tác nhanh và chính xác hơn.
• Trả dược phẩm xác định và không xác định hóa đơn.
1.2 Nhận hàng:
• Hệ thống ERP nhận hóa đơn mà đặt mua dược phẩm từ nhà cung cấp, sau đó cung cấp bản đồ chỉ dẫn đường đi từ nhà cung cấp đến kho hàng, tính chi phí vận chuyển từ nhà cung cấp đến kho hàng, phần mềm để tự động hoá các bước đi khác nhau cho đến khi kết thúc quy trình. Khi nhân viên phòng giao dịch nhập đơn nhận dược phẩm vào hệ thống ERP, anh ta sẽ có đầy đủ thông tin cần thiết để hoàn thành đơn nhận dược phẩm (sự xem xét hạn mức tín dụng của khách hàng, nguồn gốc đơn nhận dược phẩm từ phân hệ Tài chính, lượng hàng tồn kho của công ty từ phân hệ Kho và lịch trình giao hàng từ phân hệ Cung ứng, chẳng hạn).
• Tất cả các nhân viên ở phòng ban khác nhau đều có thể xem chung thông tin và cập nhật chúng. Khi một bộ phận nào đó thực hiện xong đơn hàng thì thông tin đó sẽ tự động nối kết qua hệ thống ERP rồi truyền tải đến bộ phận khác. Nếu bạn muốn kiểm tra xem thực hiện đơn nhận dược phẩm đến đâu rồi, bạn chỉ cần kết nối vào hệ thống ERP và theo dõi quá trình nhận dược phẩm. Với hệ thống ERP, quá trình vận chuyển dược phẩm di chuyển như xuyên suốt hệ thống, khách hàng nhận dược phẩm nhanh hơn và ít xảy ra sai sót hơn trước kia.
1.3 Nhập kho:
Thực hiện việc nhập kho thông thường, theo yêu cầu hoặc theo kế hoạch.
• Nhập kho thông thường: Phát sinh phiếu nhập kho khi kho dược hết thuốc hoặc vật tư, có nhu cầu lưu trữ thuốc, vật tư và sử dụng thuốc, vật tư.
• Nhập kho theo kế hoạch: Thực hiện việc nhập thuốc và vật tư y tết theo kế hoạch của người quản lý kho.
• Nhập kho theo yêu cầu: Đối với việc nhập này thông thường là phụ thuộc vào yêu cầu của bộ phận các khoa, các phòng khám, quầy bán thuốc…
Khi có yêu cầu nhập kho từ bộ phận quản lý kho hay bộ phận khác hoặc nhập kho thường kỳ. Kho sẽ nhập thuốc và vật tư vào kho. Trước khi nhập thì nhân viên sẽ chọn kho hàng để nhập kho.
Hệ thống cho phép phân bổ hàng nhập vào các ngăn sau khi thiết lập phiếu nhập kho. Nhân viên sẽ chọn kho, chọn hàng, nhập số lượng, mã hàng, số lô, ngày nhập, và các thông tin khác vào hệ thống. Sau đó hàng sẽ được nhập vào kho đã được chọn.
Hệ thống hỗ trợ việc tìm kiếm nhanh. Hệ thống hỗ trợ phát sinh số phiếu tự động theo định dạng do người dùng thiết lập. Cho phép lặp lại số phiếu sau một khoảng thời gian quy định. Hệ thống thực hiện in ấn và thiết kế mẫu.
Các thông tin về thuốc, vật tư và các thông tin liên quan đến quy trình nhập kho đều được nhập và lưu vào hệ thống. Hệ thống theo dõi hàng nhập theo từng lô thuốc, vật tư, đơn đặt thuốc, vật tư.
Hệ thống ERP hỗ trợ việc lập phiếu nhập kho, lập phiếu trả lại nếu hàng nhập không đạt yêu cầu. Ngoài ra hệ thống cũng tạo và quản lý các nhà cung cấp cho trung tâm.
Hệ thống ERP hỗ trợ định nghĩa bảng giá nhập hàng hóa ứng với từng nhà cung cấp. Quản lý đơn đặt hàng và nhập kho theo đơn đặt hàng. Thiết lập phiếu mẫu hỗ trợ việc nhập kho nhanh chóng.
Tương ứng với việc quản lý nhập kho hệ thống còn hỗ trợ báo cáo công nơ nhà cung cấp.
Hệ thống hỗ trợ báo cáo thống kê tổng hợp các quy trình nhập thuốc và vật tư. Báo cáo giá trị hàng nhập, bảng kê phiếu nhập, bảng kê phiếu nhập nhóm theo nhà cung cấp, bảng kê phiếu nhập nhóm theo thuốc, vật
tư. Tổng hợp hàng nhập kho. Hệ thống còn hỗ trợ báo cáo hàng nhập theo các chỉ tiêu.