V. Quản lý kho dược:
2. Xuất kho: 1 Xuất kho:
2.2 Xuất vật tư cho mượn, thuốc cho mượn:
Hệ thống quản lý kho vật tư y cụ
• Quản lý chi tiết thông tin thiết bị Y cụ bệnh viện.
• Quản lý hóa đơn, chứng từ nhập thiết bị từ nhà cung cấp.
• Quản lý cấp phát thiết bị đến khoa-phòng khám theo quy trình chặt chẽ.
• Quản lý nhập y cụ trả lại từ các khoa phòng khám đến kho Y cụ.
• Xem nhanh thiết bị y cụ còn tồn kho và cảnh báo nếu tồn dưới mức tối thiểu.
• Quản lý chặt chẽ việc tiêu hủy y cụ do hư hỏng không thể trả lại nhà cung cấp.
• Khai báo y cụ chi tiết theo từng Nhóm y cụ-> Nhóm loại thiết bị -> Các thông tin thiết bị chi tiết.
• Các y cụ được theo dõi chi tiết thông tin như: nguồn gốc, đơn vị tính, màu sắc kích cỡ, thời gian bảo hành. Nhà sản xuất, bao bì quy cách vật tư.
• Quản lý chi tiết các tài sản của bệnh viện bao gồm tài sản cố định, tài sản.
• Nhập trả lại do từng khoa- phòng khám, quầy thuốc trả lại.
Quản lý báo cáo xuất thuốc, vật tư, y cụ từ các kho đến từng khoa –phòng khám và quầy bán thuốc. Báo cáo – thống kê nhập xuất tồn cho từng nhóm thuốc – từng loại thuốc. Báo cáo thống kê thuốc kê toa theo từng Bác sĩ. Theo dõi việc kê đơn thuốc của từng bác sĩ (chỉ admin mới được quyền xem).
Báo cáo kinh doanh từng ngày tại quầy bán thuốc. Báo cáo các hóa đơn nhập từ nhà cung cấp, báo cáo rõ ràng thu nhập của quầy bán thuốc và các khoa – phòng khám trong từng ngày. Báo cáo – thống kê tồn ở các kho theo từng kỳ hoặc theo khoảng thời gian chỉ định.
Tra cứu theo tên thuốc, nhóm thuốc, theo mã số, đơn giá… thành phần dược lý, cách sử dụng … Quản lý và phân quyền người dùng, xây dựng nhật ký thao tác và xử lý của từng người dùng.
Dưới đây là các module cụ thể:
• Lập dự trù thiết bị: Chức năng này được sử dụng khi bệnh viện có nhu cầu mua sắm trang thiết bị, mẫu dự trù theo quy định do Bộ Y tế, Sở y tế ban hành
• Nhập mới: Quản lý các thông tin nhập đầu vào của thiết bị như: tên, nhãn hiệu (ký mã hiệu), nước/hãng sản xuất, model-serial number, điện áp sử dụng, nguyên giá, nguồn nhập, chứng từ kèm theo
• Cấp phát thiết bị: Chức năng này sử dụng cho việc cấp phát cho các khoa phòng, đơn vị sử dụng thuộc bệnh viện và quản lý các thông tin cấp phát thiết bị
• Điều chuyển thiết bị: Được sử dụng cho việc điều chuyển nội viện (từ khoa phòng – bộ phận sử dụng này sang khoa phòng – bộ phận sử dụng khác) và điều chuyển ngoại viện cho các bệnh viện khác.
• Bảo dưỡng thiết bị: Việc bảo dưỡng thiết bị được tiến hành định kỳ hay đột xuất, các thông tin bảo dưỡng được cập nhật lý lịch thiết bị.
• Sửa chữa thiết bị: Thiết bị hỏng hóc được sửa chữa bởi nhân viên Phòng vật tư trong một số trường hợp cần thuê đơn vị sửa chữa khác. Chức năng này cho phép xác định các sửa chữa nâng cấp làm tăng giá trị thiết bị để tính khấu hao – giá trị còn lại của thiết bị.
• Thanh lý thiết bị: Các thiết bị đã hết khấu hao hoặc không còn giá trị sử dụng được chuyển sang trạng thái chờ thanh lý. Chức năng này cập nhật thông tin thiết bị thanh lý và các thông tin chứng từ kèm theo.
• Tính giá trị còn lại của thiết bị: Chức năng này cho phép người dùng định lại giá trị sử dụng của các trang thiết bị hiện có dựa trên nguyên giá, số năm đã sử dụng, các phát sinh làm thay đổi giá trị thiết bị
• Quản lý nhập xuất tồn: Quản lý số lượng thiết bị hiện có tại bệnh viện và các thống kê nhập xuất tồn thiết bị.
• Báo cáo thống kê: Các báo cáo phục vụ cho công tác quản lý của bệnh viện.
Báo cáo dự trù thiết bị
Báo cáo nhập mới thiết bị
Báo cáo danh sách thiết bị hiện có tại bệnh viện
Báo cáo danh sách thiết bị hiện có tại bệnh viện theo nhóm thiết bị
Báo cáo cấp phát trang thiết bị cho khoa phòng
Báo cáo điều chuyển thiết bị
Báo cáo tình hình bảo dưỡng thiết bị
Báo cáo thiết bị đã/đang sửa chữa
Báo cáo danh sách thiết bị chờ thanh lý
Báo cáo thiết bị đã thanh lý Lý lịch thiết bị
Báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn thiết bị … (các báo cáo khác theo yêu cầu của bệnh viện) Các mẫu báo cáo theo yêu cầu quản lý của Bộ Y tế:
Dự trù nhập mới trang thiết bị
Báo cáo theo dõi trang thiết bị
Báo cáo xuất nhập trang thiết bị
2.3 Bán thuốc:
Thuốc sau khi được xuất kho thì sẽ được chuyển đến quầy thuốc và được bán tại quầy thuốc. Hệ thống ERP sẽ lưu trữ thông tin từ quy trình xuất thuốc, vật tư từ kho sang quầy thuốc hoặc đến các phòng khám để phục vụ cho việc khám chữa bệnh
• Thuốc, vật tư chuyển đến các phòng khám sẽ được hệ thống lưu trữ lại và thanh toán cho từng đối tượng chữa bệnh khi dùng thuốc tại các phòng khám.
• Thuốc , vật tư chuyển đến quầy thuốc sẽ được hệ thống quản lý tại quầy bán thuốc.
Việc bán thuốc đòi hỏi phải nhanh và chính xác. Vì trong quá trình phân phối thuốc cho bệnh nhân, các nhân viên thì ít mà bệnh nhân thì nhiều, trong đó mỗi bệnh nhân không chỉ mua 1 đơn thuốc, có khi có nhiều đơn thuốc.
Việc ứng dụng ERP vào việc bán thuốc sẽ đem lại hiệu quả cao trong quá trình giao thuốc cho khách hàng, đồng thời có thể lập báo cáo hàng tháng cho trung(báo cáo về doanh thu mua bán, báo cáo về thông tin bệnh nhân, báo cáo về lượng thuốc đã bán…).
Quản lý chi tiết thông tin bệnh nhân nội trú, bệnh nhân có bảo hiểm y tế, bệnh nhân thông thường:Khách hàng đến mua thuốc có nhiều thành phần khác nhau, chúng ta cần một hệ thống quản lý chặt chẽ đối với từng loại bệnh nhân, để có thể giám sát hoặc báo cáo thống kê hàng tháng cho trung tâm.
Khách hàng là bệnh nhân có bảo hiểm y tế: họ tên bệnh nhân, địa chỉ, điện thoại, số CMND, mã số bảo hiểm y tế… khi khách hảng xuất trình giấy bảo hiểm y tế thì cần phải có cách quản lý chi tiết, tránh xảy ra các trường hợp bất lợi đối với 2 bên. Thông tin của bệnh nhân được nhân viên lưu vào hệ thống.
Khách hàng là bệnh nhân thông thường: thường chỉ lưu lại những thông tin thông thường, và số lần khám tại trung tâm.
Khách hàng là bệnh nhân nội trú trong bệnh viện: họ là những bệnh nhân cần phải quản lý nhất trong tất cả các bệnh nhân trong thời gian họ điều trị tại trung tâm. Việc sắp xếp giường bệnh hay thời gian khám trong bệnh viện tùy thuộc vào chính sự quản lý này. Ngoài thông tin về họ tên của chính bệnh nhân, chúng ta cũng phải biết đến cách thức liên lạc với người nhà họ. Hệ thống sẽ lưu trữ các thông tin về bệnh tình của bệnh nhân. Toa thuốc của bệnh nhân sẽ được bộ phận khác chuyển đến bộ phận bán thuốc cho bệnh nhân để thuận lợi cho việc bán thuốc. Và hóa đơn thanh toán thì quầy bán thuốc sẽ chuyển đến quâyd thu ngân để tối ưu sự thuận lợi cho việc quản lý bán thuốc.
Quản lý chứng từ nhập thuốc, vật tư từ các kho đến quầy bán thuốc: Trong quá trình bán thuốc có thề xảy ra việc thiếu hụt thuốc cho bệnh nhân, vì vậy trước khi mở cửa phục vụ, các nhân viên phải báo cáo tình trạng thuốc trong quầy để có thể nhập thuốc từ kho vào. Việc xuất nhập thuốc từ kho vào quầy cần có một sự quản lý chặt chẽ và lưu trữ thông tin bảo đảm quản lý các chứng từ mỗi
khi có sự thay đổi. Hoặc có yêu cầu nhập hay xuất vật tư hoặc thuốc mới.
Quản lý xuất trả lại thuốc, vật tư đến kho Thuốc và kho Vật tư: Nói đến việc nhập thì phải đề cập đến chữ xuất. Đối với một số vật tư hay các loại thuốc trong quá trình bán không được sử dụng nhiều hoặc một số bị hư hỏng, hết hạn sử dụng ta phải tiến hành thủ tục hoàn trả lại vào kho. Những công việc này ta cũng phải có một bước quản lý cụ thể để tạo sự trùng khớp với dữ liệu trong kho. Và lưu trữ các thông tin xuất thuốc về kho một cách chính xác để bảo đảm cho việc quản lý kho dược.
Quản lý hóa đơn bán thuốc cho bệnh nhân nội trú, bệnh nhân thông thường, bệnh nhân có bảo hiểm y tế: Trong ngành chăm sóc sức khỏe, doanh thu chính của công ty xuất phát từ việc bán thuốc cho bệnh nhân. Để có tính được doanh thu, cần phải có một báo cáo thống kê doanh số hóa đơn hàng tháng, hàng ngày, hàng năm… cho trung tâm chăm sóc sức khỏe, và ứng dụng ERP vào việc quản lý hóa đơn bán thuốc sẽ giúp cho công việc tính thu doanh trở nên dễ dàng và chính xác hơn. Sau đây là một số loại hình bệnh nhân và tùy vào đó ta có chế độ ưu đãi khác nhau:
Khách hàng là bệnh nhân có bảo hiểm y tế: khi khách hàng đã mua bảo hiểm y tế thì việc quyền lợi của họ là miễn hoặc giảm tiền thuốc, nhưng tùy vào từng trường hợp bệnh nhân mua loại thuốc nào, công ty có chế độ miễn giảm khác nhau. Công ty phải có phần mềm quản lý chặt chẽ, tránh thiệt thòi cho người bệnh, hoặc cũng về phía công ty; đồng thời giảm thiểu sai sót do nhân viên bán thuốc thực hiện trong quá trình phân phối thuốc cho khách hàng. Hệ thống sẽ tự động tính toán hóa đơn thuốc đối với bệnh nhân có bảo hiểm ý tế. Khi nhập mã thẻ bảo hiểm thì hệ thống sẽ tự động kiểm tra loại thẻ. Hệ thống đã quy định những cách thức tính toán đối với các loại thuốc hoặc vật tư có bảo hiểm y tế. Khi bệnh nhân mua thuốc có bảo hiểm y tế thì giá thuốc sẽ được hệ thống tính theo giá đã quy định đối với người có bảo hiểm y tế. Hoặc hệ thống sẽ miễn phí hoàn toàn tiền thuốc của bệnh nhân nếu bảo hiểm thuộc loại miễn phí 100%.
Khách hàng là bệnh nhân thông thường: Hệ thống erp sẽ có cách quản lý việc mua thuốc khác. đối với khách hàng này thì trung tâm ít có chế độ ưu đãi, nếu có thì áp dụng cho các khách hàng có hóa đơn giá trị cao, hoặc đã mua thuốc tại công ty nhiều lần(đã lưu trong quá trình quản lý bệnh nhân), từ đó trung tâm có thể đưa ra việc giảm giá tùy theo số tiền khách hàng mua. Và chế độ giảm giá hay ưu tiên đó sẽ được hệ thống erp giải quyết một cách tối ưu. Hệ thống sẽ đưa ra các loại ưu đãi và nhân viên chọn chế độ ưu đãi mà hệ thống đưa ra để bán thuốc tương ứng với loại khách hàng.
Khách hàng là bệnh nhân nội trú: việc tính hóa đơn thuốc có thể không xảy ra trong quá trình mua và nhận thuốc của khách hàng. Nó có thể được thực hiện khi bệnh nhân tiến hành làm thủ tục xuất viện, và để tính tổng chi phí khách hàng đó phải trả thì cần phải có một bản ghi chép các loại thuốc bệnh nhân dùng, dụng cụ… Để tránh sự nhầm lẫn hoặc sai sót, ta sẽ ứng dụng hệ thống erp vào việc lưu trữ các thông tin trên cho bệnh nhân, để tạo tính minh bạch. Bệnh nhân sẽ có toa thuốc do bác sĩ nhập vào hệ thống cho bệnh nhân, sau đó toa thuốc sẽ được chuyển đến quầy thuốc, quầy thuốc sẽ bán thuốc tùy theo loại bệnh nhân(có bảo hiểm, không có bảo hiểm, bệnh nhân tái khám…) và hệ thống sẽ tự động thanh toán hóa đơn thuốc, sau đó hóa đơn thuốc sẽ được hệ thống chuyển đến quầy thu ngân, tại đó bệnh nhân sẽ thanh toán tiền.
Quản lý nhập trả lại thuốc, vật tư do bệnh nhân trả lại: Đối với khách hàng là bệnh nhân nội trú hoặc bệnh nhân có mượn dụng cụ y tế của công ty, thì ta cần phải làm thủ tục nhập trả lại cho trung tâm. Ví dụ một số trường hợp bệnh nhân cần phải truyền máu, truyền nước biển, hoặc sử dụng một số dụng cụ hỗ trợ khác như: xe lăn, áo bệnh nhân, máy hỗ trợ cho bệnh nhân… nhưng sau một thời gian họ không cần nữa thì sẽ tiến hành hoàn trả, và đối chiếu với hồ sơ trong hệ thống đã mượn thì ta biết được các dụng cụ nào đã được trả lại trong quá trình điều trị. Hệ thống sẽ lưu trữ các
thông tin mượn và thông tin trả đối với các vật tư bệnh nhân mượn, hoặc thuốc bệnh nhân mua nhưng trả lại cho trung tâm chăm sóc sức khỏe.
Tự động trừ thuốc tồn kho gần quá hạn dùng khi xuất bán: Với một số thuốc gần quá hạn sử dụng thì ta nhanh chóng tiến hành bán ra. Thực hiện phương pháp FIFO(nhập trước bán trước). Không để tình trạng phải tiêu hủy thuốc trong kho, sẽ gây tổn thất cho tryng tâm, trong trường hợp bất khả kháng, ta đành phải khấu trừ lượng thuốc quá hạn sử dụng, không để nhầm lẫn vào các loại còn trong thời gian sử dụng, gây nguy hại đến tính mạng bệnh nhân. Hệ thống erp sẽ báo cáo các thông tin về các vật tư, thuốc men trong kho hàng ngày để cập nhật tức thời về thông tin về thuốc hoặc vật tư để tiến hành xuất kho trước khi hàng hết hạn sử dụng.
Xem nhanh thuốc còn tồn kho và cảnh báo nếu tồn dưới mức tối thiểu khi bán thuốc: Khi trong kho, một số loại thuốc lượng thuốc không còn nhiều, ta sẽ có một biện pháp cảnh báo cho người quản lý để họ nhanh chóng liên hệ nguồn cung cấp để có thể đáp ứng nhu cầu cho trung tâm. Tránh tình trạng hết thuốc sẽ làm mất uy tín của trung tâm đồng thời làm khó cho bệnh nhân có nhu cầu cần cung cấp. Hệ thống erp sẽ thống kê tự động trong mỗi ngày, mỗi tháng, mỗi năm… về số lượng thuốc, vật tư trong kho. Từ việc thống kê đó người quản lý có thể xem thuốc, vật tư còn bao nhiêu, thừa bao nhiêu để kho nhập thuốc, vật tư…
Tự động quy đổi đơn vị tính: Một số thuốc ngoại ta nhập vào tính theo đơn vị tiền USD, vì thế trong quá trình biến động của đồng USD hoặc tăng/hạ giá thuốc trên thế giới luôn thay đổi, tác động đến giá thuốc trong trung tâm. Nếu ta không nhanh chóng cập nhập giá thuốc mới có thể sẽ ảnh hưởng tới doanh thu của trung tâm, làm trung tâm thua lỗ. Vì thế cần ứng dụng ERP vào việc bán thuốc để có thể nhanh chóng điều chỉnh giá thuốc tùy vào giá cả thị trường và tạo sự cân bằng trong việc kinh doanh. Hệ thống sẽ tự động cập nhật giá USD và hệ thống sẽ đưa ra các tiêu chuẩn để đưa ra giá quy đổi từ USD sang VND.