V. Quản lý kho dược:
4. Quản lý tồn kho:
4.1 Quản lý thuốc,vật tư tồn trong kho dược:
Những chức năng cơ bản của phân hệ hàng tồn kho bao gồm theo dõi tất cả các loại thuốc, vật tư y tế còn tồn kho dược, hạch toán các hạng mục khác nhau trong một biên bản nhận thuốc, vật tư hoặc biên bản giao thuốc, vật tư đơn lẻ, theo dõi phế phẩm, theo dõi hàng bán bị trả lại, theo dõi địa điểm của thuốc, vật tư tồn trong kho dược đối với số lượng và giá trị của thuốc và vật tư ý tế còn trong tồn kho dược.
Ngoài ra, có một số chức năng có vẻ như cơ bản nhưng có thể có ảnh hưởng lớn đến quản lý thuốc, vật tư tồn trong kho dược:
• Đơn vị đo lường: hệ thống quản lý kho dược hỗ trợ cho việc sử dụng nhiều đơn vị đo lường. Đặc biệt là trong lĩnh vực kinh doanh dược phẩm, trung tâm có thể nhập hàng theo kiện nhưng lại xuất kho ra theo các đơn vị hộp hoặc chai ở các cỡ khác nhau.
• Mã hàng: hệ thống quản lý kho hỗ trợ mã hàng bao gồm cả số và chữ. Khi một mã đã được đặt cho một loại thuốc hay vật tư nào thì sẽ không thể được sử dụng lại cho một loại thuốc hay vật tư khác bất kỳ.
• Các phương pháp tính giá hàng tồn kho: hệ thống quản ký kho dược hỗ trợ các phương pháp tính giá hàng tồn kho khác nhau như Nhập Trước Xuất Trước (FIFO), Nhập Sau Xuất Trước (LIFO), Giá Bình quân Gia quyền, Phân bổ Cụ thể hoặc Trung bình Cuối Kỳ.
• Xuất thành phẩm ngoài bán hàng: hệ thống quản lý kho dược hỗ trợ việc xuất thuốc, vật tư ngoài bán hàng như trả lại cho nhà cung cấp, thuốc cho không (Có bảo hiểm y tế).
Dự báo nhu cầu thuốc,vật tư và thời gian chờ hàng: Hệ thống quản lý kho dược còn yếu hoặc không có khả năng dự báo trước được nhu cầu vật tư hay thuốc và thời gian cần thiết cho việc mua vật tư hoặc thuốc.
Danh mục thuốc, vật tư: Danh mục vật tư, thuốc là bảng liệt kê các vật tư đầu vào để tạo ra một sản phẩm. Hệ thống quản lý nên cho phép tạo ra nhiều danh mục vật tư cho một sản phẩm và cho phép thay thế những vật tư này bằng những vật tư tương tự.
Theo dõi phế liệu: một điểm cũng nên xem xét là liệu hệ thống có hỗ trợ việc theo dõi phế phẩm và vật liệu tái sinh hay không. Như các loại hóa chất hoặc các vật dụng y tế khác.
Nhiều Địa điểm:Các hệ thống quản lý hầu như có thể theo dõi các loại hàng hoá khác nhau (các loại vật tư, thuốc, dụng cụ y tế) nhưng lại không theo dõi được những địa điểm khác nhau cất giữ các hàng tồn kho ấy. Đây cũng là một vấn đề cần quan tâm đối với các trung tâm chăm sóc sức khỏe có nhiều kho hàng. Theo dõi Hàng tồn kho: Hệ thống hỗ trợ việc theo dõi hàng tồn kho từ khâu nhập qua quá trình sản xuất đến các khoa, các quầy thuốc…dựa trên các nhãn như số thùng, số lô hoặc số sêri.