V. Quản lý kho dược:
3. Kế toán cho các nghiệp vụ tại khoa dược: 1 Kế toán cho nghiệp vụ nhập kho:
3.1 Kế toán cho nghiệp vụ nhập kho:
Quản lý dược cung cấp công cụ cho các nhà quản trị bệnh viện luôn có trong tay các hoạt động, số liệu, thông tin về nhập xuất tồn kho của thuốc, hóachất, và các vật tư tiêu hao của bệnh viện tại cáckhochẵn, kho lẽ, kho dược ngoại trú và các nhà thuốc của bệnh viện.
Khi áp dụng ERP vào kế toán nhập kho thì hệ thống ERP sẽ sắp xếp hợp lý các quy trình kế toán nhập kho. Một hệ thống ERP sẽ ghi nhận và lưu trữ chi tiết các thông tin liên quan đến việc nhập các loại thuốc và các chứng từ về việc nhập kho. Mà chủ yếu là thuốc khi nhập kho vì thuốc sử dụng để bán hoặc chữa bệnh cho bệnh nhân. Còn vật tư thì được trung tâm chăm sóc sức khỏe nhập về để sử dụng cho trung tâm.
Đối với việc kế toán nhập thuốc thì phức tạp hơn so với kế toán xuất vật tư, hóa chất hoặc các vật dụng y tế khác. Đối với việc nhập thuốc hay các vậy tư hóa chất khác thì cần biểu mẫu đề nghị nhập, bộ phận nhập kho sẽ được nhận biểu mẫu nhập thuốc từ một bộ phận yêu cầu khác.
Đối với quy trình nhập vật tư, hóa chất, vật dụng y tế:
Hệ thống hỗ trợ việc ghi nhận thông tin nhập kho như: số thứ tự, tên vật tư, mã số, đơn vị tính, số lượng ( theo chứng từ, thực nhập), đơn giá, thành tiền
Hệ thống tự động tính toán chi phí các vật dụng hay hóa chất được nhập trong phiếu nhập hàng.
Hệ thống lưu phiếu nhập kho xuống hệ thống và in thành 2 liên
o Lý do của việc in thành 2 liên:
Người nhập mang phiếu đến kho để nhập vật tư
Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, tháng,năm nhập kho và cùng với người nhập ký vào phiếu
Thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán
Hệ thống sẽ có biểu đồ thống kế doanh số nhập hàng theo ngày, theo tháng, theo năm, theo nhân viên, tồn kỳ trước
Hệ thống sẽ tự động cập nhật lại tổng chi phí tương ứng với các mặt hàng trong kho tính tới thời điểm vừa nhập kho.
Đối với quy trình nhập thuốc.
Hệ thống hỗ trợ việc ghi nhận thông tin của biên bản kiểm nghiệm: số thứ tự, tên nhãn hiệu qui cách, mã số, phương thức kiểm
nghiệm, đơn vị tính, số lượng theo chứng từ, kết quả kiểm nghiệm (số lượng đúng qui cách, số lượng không đúng qui cách) , ghi chú
o Lý do của việc lập ghi nhận thông tin của biên bản kiểm nghiệm:
Xác định số lượng, qui cách, chất lượng vật tư trước khi nhập kho,làm căn cứ để qui trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản vật tư
Hệ thống ERP quản lý và quy định đơn giá thuốc tăng hay giảm theo thị trường thuốc hiện tại.
Khi một hóa đơn thuốc được nhập kho. Hệ thống ERP sẽ ghi nhận lại đơn vị tính, số lượng, giá thuốc, nhãn hiệu, nhà sản xuất, xuất xứ thuốc…và các thông tin trên sẽ được nhập vào hệ thống
Hệ thống sẽ cập nhật lại tổng số tiền của từng loại thuốc còn trong kho tính đến thời điểm vừa nhập kho.
Hệ thống còn hỗ trợ biểu đồ thống kê doanh số nhập thuốc theo ngày, tháng, năm, một nhân viên,tồn kỳ trước
Ngoài những thông tin liên quan đến thuốc nhập kho, hệ thống còn lưu lại các thông tin khác liên quan đến hóa đơn như: số thứ tự, tên vật tư, mã số, đơn vị tính, số lượng ( theo chứng từ, thực nhập), đơn giá, thành tiền.
Hệ thống hỗ trợ: giao diện nhập thuốc, nhập vật tư, các biểu đồ thống kê doanh số xuất, in các chứng từ liên quan với việc nhập kho, tính toán tự động giá nhập theo phương pháp kế toán kiểm kê .
Hệ thống cung cấp cái nhìn toàn cảnh về các hoạt động kế toán tại khâu quản lý xuất kho trong quá khứ, hiện tại và tương lai. Ghi nhận các thông tin về các quy trình kế toán xuất kho, cho phép truy xuất dữ liệu, cập nhật dữ liệu đối với các thông tin mà hệ thống cho phép cập nhật.
Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh nào cũng đều có kho hàng, và một trong những doanh nghiệp tư nhân hay nhà nước đang phát triển mạnh và không thể thiếu hiện nay là trung tâm chăm sóc sức khỏe. Việc quản lý xuất nhập kho đi đôi với quản lý kế toán cho xuất nhập kho đối với trung tâm chăm sóc sức khỏe cũng hết sức quan trọng. Dưới đây em xin trình bày về kế toán cho nghiệp vụ xuất kho dược khi áp dụng ERP vào hệ thống quản lý.
Khi áp dụng ERP vào kế toán xuất kho thì hệ thống ERP sẽ sắp xếp hợp lý các quy trình kế toán xuất kho. Một hệ thống ERP sẽ ghi nhận và lưu trữ chi tiết các thông tin liên quan đến mô tả thuốc hay vật tư… khi xuất kho. Mà chủ yếu là thuốc khi xuất kho vì thuốc sử dụng để bán hoặc chữa bệnh cho bệnh nhân. Còn vật tư thì được trung tâm chăm sóc sức khỏe nhập về để sử dụng cho trung tâm.
Đối với việc kế toán xuất thuốc thì phức tạp hơn so với kế toán xuất vật tư, hóa chất hoặc các vật dụng y tế khác. Đối với việc xuất thuốc hay các vậy tư hóa chất khác thì cần biểu mẫu đề nghị xuất, bộ phận xuất kho sẽ được nhận biểu mẫy xuất thuốc từ một bộ phận yêu cầu khác.
Đối với quy trình xuất hóa chất, vật dụng y tế:
Hệ thống hỗ trợ việc ghi nhận thông tin xuất như: tên hàng xuất, ngày xuất, mã hàng xuất, mã người xuất, mã người nhận, ngày tháng năm, tên kho dược, mã kho dược ….
Hệ thống tự động tính toán chi phí các vật dụng hay hóa chất… được nhập trong phiếu xuất hàng.
Hệ thống lưu phiếu xuất xuống hệ thống và in phiếu xuất.
Hệ thống sẽ có biểu đồ thống kế doanh số xuất hàng theo ngày, theo tháng, theo năm, theo nhân viên, nhóm nhân viên…
Hệ thống sẽ tự động cập nhật lại tổng chi phí tương ứng với các mặt hàng trong kho tính tới thời điểm vừa xuất kho.
Đối với quy trình xuất thuốc.
Hệ thống ERP quản lý và quy định đơn giá bán thuốc tùy theo thuốc có bảo hiểm hay không có bảo hiểm hoặc quy định giá thuốc tăng hay giảm theo thị trường thuốc hiện tại.
Hệ thống còn tự động việc quản lý định lượng thuốc(Áp dụng cho việc bào chế thuốc trong bệnh viện).
Khi một hóa đơn thuốc được xuất kho. Hệ thống ERP sẽ ghi nhận lại đơn vị tính, số lượng, giá thuốc, nhãn hiệu, nhà sản xuất, xuất xứ thuốc…và các thông tin trên sẽ được nhập vào hệ thống
Sau đó hệ thống sẽ tự động tính giá tiền cho hóa đơn và lưu hóa đơn vào hệ thống, cuối cùng thì hệ thống in hóa đơn cho người nhận thuốc.
Hệ thống sẽ cập nhật lại tổng số tiền của từng loại thuốc còn trong kho tính đến thời điểm vừa xuất kho.
Hệ thống còn hỗ trợ biểu đồ thống kê doanh số xuất thuốc theo ngày, tháng, năm, một nhân viên, nhiều nhân viên…
Ngoài những thông tin liên quan đến thuốc xuất kho, hệ thống còn lưu lại các thông tin khác liên quan đến hóa đơn như: Mã hóa đơn xuất,mã và học tên người xuất kho, mã và họ tên người nhận hàng, ngày tháng năm, chữ ký điện tử của người xuất kho, tên kho dược, mã kho dược…
Ngoài ra thì hệ thống còn tính toán các chi phí phát sinh khác ở kho dược như: Chi phí vận chuyển, chi phí bảo quản, chi phí sữa chữa bảo quản kho….và các loại chi phí phát sinh khác. Các thông tin về chi phí phát sinh cũng đều được lưu vào hệ thống, báo cáo, thống kê doanh số một cách đầy đủ.
Hệ thống hỗ trợ: giao diện xuất thuốc, xuất vật tư, các biểu đồ thống kê doanh số xuất, in hóa đơn xuất, tính toán tự động giá xuất theo phương pháp kế toán kiểm kê….
Hệ thống cung cấp cái nhìn toàn cảnh về các hoạt động kế toán tại khâu quản lý xuất kho trong quá khứ, hiện tại và tương lai. Ghi nhận các thông tin về các quy trình kế toán xuất kho, cho phép truy xuất dữ liệu, cập nhật dữ liệu đối với các thông tin mà hệ thống cho phép cập nhật.
Quản lý kế toán xuất kho cung cấp cho nhà điều hành bệnh viện giải pháp luân chuyển tài liệu kế toán giữa các quy trình như xuất kho thuốc tới quy trình bán thuốc, quy trình nhập vật tư tới quy trình xuất vật tư.
Đối với quy trình xuất kho thì hệ thống sẽ tính toán các giá trung bình, giá trung bình di động giá nhập kho để quy ra giá xuất kho tương ứng đối với mỗi loại hàng đặc biệt là đối với thuốc xuất kho để bán hoặc điều trị cho bệnh nhân, và tính lại chi phí tồn kho dược tức thời đối với các loại vật dụng y tế, thuốc, hóa chất… Sau khi xuất kho thì hệ thống erp cũng đưa ra nhiều cách tính giá tồn lại trong kho tùy thuộc vào đặc điểm của kho dược mà lựa chọn cách tính giá phù hợp như FIFO, LIFO, giá bình quân (thời điểm hoặc theo kỳ), giá kế hoạch. Một khi đã thiết lập cách tính giá vào hệ thống thì hệ thống sẽ tự động tính giá vật tư, dụng cụ y tế, thuốc, hóa chất… tức thời theo phương pháp đã chọn để bất kỳ thời điểm nào kho cũng có con số về giá trị tồn kho của mình để từ đó tính được giá trị cho vật tư,thuốc…để xuất kho.