CHƯƠNG 1 : ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ
3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty và
phương hướng hoàn thiện
Trong những năm vừa qua, Cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam đã trải qua những giai đoạn thuận lợi và khó khăn, những bước thăng trầm và nhiều biến động của thị trường. Tuy nhiên, Công ty vẫn gặt hái được nhiều thành tích to lớn, đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh, tiêu thụ hàng hoá. Doanh thu về bán hàng tăng đều qua các năm.
Có được những thành tích như trên, Cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam đã không ngừng mở rộng thị trường tiêu thụ, khai thác triệt để các vùng thị trường tiềm năng, đồng thời có các biện pháp thoả đáng đối với các khách hàng quen thuộc nhằm tạo ra sự gắn bó hơn nữa để tạo ra nguồn cung cấp hàng hoá dồi dào và một thị trường tiêu thụ hàng hố ln ổn định. Ngồi ra, để có thể đạt được kết quả như trên phải có sự cố gắng nỗ lực khơng ngừng của tất cả các thành viên của Cơng ty, trong đó có sự đóng góp khơng nhỏ của phịng tài chính kế tốn. Với cách bố trí cơng việc khoa học hợp lý như hiện nay, cơng tác kế tốn nói chung và cơng tác kế tốn bán hàng của Cơng ty đã đi vào nề nếp và đã được những kết quả nhất định.
Qua thời gian thực tập tại Cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam, được tiếp xúc với bộ máy kế tốn nói chung và phần hành kế tốn bán hàng nói riêng, em thấy bộ máy kế tốn được tổ chức riêng biệt và phân công phân nhiệm vụ rõ ràng giữa các phần hành. Cơng tác quản lý, hạch tốn kế tốn nói chung tương đối hợp lý, khoa học phù hợp với điều kiện thực tế của Cơng ty, có khả
Nhìn chung, cơng tác kế tốn bán hàng tại Công ty đã đảm bảo được thực hiện đúng chế độ kế toán của Nhà nước, không vi phạm chế độ thuế và chế độ kế toán cũng như những quy định của pháp luật, chấp hành đúng những thể lệ kinh tế, chính sách tài chính kế tốn áp dụng cho các DN.
3.1.1- Ưu điểm
Những ưu điểm mà Công ty đã làm được thể hiện trên một số lĩnh vực sau: - Về tổ chức bộ máy kế toán:
Kế toán viên phụ trách phần hành bán hàng là người năng động, nhiệt tình, khơng ngừng học hỏi, nâng cao kiến thức. Mặt khác, kế toán bán hàng thường xuyên trao đổi thông tin với kế toán các phần hành khác, đặc biệt là kế toán hàng tồn kho kiêm chi phí và tính giá thành sản phẩm. Đồng thời, định kỳ đối chiếu với thủ kho về lượng hàng xuất bán. Bên cạnh đó, kế tốn tiêu thụ cũng phối hợp với phòng sản xuất kinh doanh để phân tích, đánh giá thị trường và tiềm năng phát triển của Cơng ty. Vì vậy, kế tốn bán hàng đã đóng góp tích cực vào hoạt động của Phịng kế tốn nói riêng và hoạt động của Cơng ty nói chung.
- Về nội dung và phương pháp kế tốn bán hàng:
Cơng ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để theo dõi chi tiết tình hình, sự biến động hàng hố trong tháng. Và xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ theo phương pháp “đơn giá bình quân gia quyền cả kỳ dữ trữ”. Phương pháp này tương đối phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của Công ty. Đồng thời, những thơng tin được cung cấp cịn giúp cho ban giám đốc có những biện pháp xử lý kịp thời khi có những biến động trên thị trường, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bán hàng và nâng cao hiệu quả bán hàng. Thời điểm ghi nhận doanh thu là khi Công ty nhận được tiền khách hàng thanh toán hoặc khách hàng chấp nhận thanh toán.
- Về hệ thống chứng từ:
Hệ thống chứng từ về bán hàng được thiết kế đầy đủ, tuân thủ theo chế độ kế toán hiện hành và phù hợp với đặc điểm riêng của Công ty. Các chứng từ đều được sử dụng theo đúng mẫu hướng dẫn và bắt buộc của Bộ Tài chính: có đầy đủ chữ ký của các bên có liên quan, lập và ghi chép các chỉ tiêu trên chứng từ đầy đủ và chính xác…đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế tốn. Hệ thống chứng từ kế toán đầy đủ, được tổ chức khoa học, không chồng chéo, đáp ứng việc phản ánh toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong Công ty. Mọi chứng từ được thu thập, phân loại, sắp xếp theo trình tự thời gian được bảo quản, lưu trữ cẩn thận bởi kế tốn viên của Cơng ty. Điều này giúp cho Công ty và giúp cho kế tốn có thể kiểm tra lại khi cần thiết và sẵn sang cho các cuộc kiểm tra của Ban giám đốc và của cơ quan kiểm toán Nhà nước.
- Về tổ chức luân chuyển chứng từ kế tốn:
Q trình ln chuyển chứng từ được tổ chức hợp lý, nhanh gọn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phối hợp giữa các phòng ban và khách hàng khi đến với Cơng ty. Nhờ đó, q trình bán hàng được quản lý một cách chặt chẽ thông qua chứng từ và phê duyệt chứng từ của ban giám đốc.
- Về hệ thống sổ sách kế toán:
Hệ thống sổ sách cũng đầy đủ, tuân thủ về kết cấu, biểu mẫu và cách thức ghi sổ do BTC quy định. Bên cạnh đó, hệ thống sổ sách được tổ chức chi tiết, cụ thể theo từng mặt hàng, đảm bảo cho việc hạch toán doanh thu các loại thành phẩm và giá vốn hàng bán được rõ ràng.
Với loại hình kinh doanh của Cơng ty, việc áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung là hồn tồn phù hợp, đây là hình thức sổ đang được nhiều cơng ty áp dụng, bởi không chỉ đơn giản thuận tiện cho người lập biểu mà còn dễ cho người sử dụng. Thuận tiện cho việc xử lý số liệu và công tác ghi sổ kế toán. Với hệ thống sổ chi tiết, sổ tổng hợp được mở đầy đủ và khoa học nên dễ
của thị trường và hiệu quả kinh doanh của từng loại thành phẩm. Vì thế, Ban giám đốc có được một bức tranh khá hồn chỉnh về tình hình tiêu thụ sản phẩm trên thị trường. Từ đó, có những quyết định đúng đắn về cơ cấu sản xuất, tiêu thụ cũng như mức độ đầu tư công nghệ và tổ chức hoạt động marketing cho sản phẩm.
- Về hệ thống tài khoản kế toán:
Các tài khoản Công ty sử dụng phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Hệ thống tài khoản kế tốn Cơng ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ - BTC (ngày 20/03/2006) của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Cho đến nay việc áp dụng vẫn được triển khai tốt và phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty, phần nào đáp ứng được yêu cầu của kế toán tổng hợp và kế tốn chi tiết.
Có thể thấy việc tổ chức chi tiết tài khoản kế toán một cách khoa học giúp ích rất nhiều cho công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, góp phần làm nên những thành cơng của Cơng ty.
Hệ thống tài khoản kế tốn Cơng ty sử dụng trong q trình hạch tốn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày nói chung và trong q trình bán hàng nói riêng là khá đầy đủ, phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế xảy ra đồng thời cũng phù hợp với điều kiện và đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty. Công ty đã chi tiết tài khoản tùy theo bản chất và chức năng của từng loại tài khoản tạo ra một sự linh hoạt trong cách tổ chức chi tiết tài khoản, mặt khác lại đảm bảo tính thống nhất về nguyên tắc, phương pháp kế toán trong từng phần hành kế toán tương ứng. Để phù hợp với tình hình và đặc điểm của Cơng ty, kế toán đã mở các tài khoản cấp 2, cấp 3 nhằm phản ánh một cách chi tiết, cụ thể hơn tình hình biến động của các loại tài sản của cơng ty và giúp cho kế tốn thuận tiện hơn cho việc ghi chép một cách đơn giản, rõ ràng và mang tính thuyết phục, giảm nhẹ được phần nào khối lượng cơng việc kế tốn, tránh được sự chồng chéo trong cơng việc ghi chép kế tốn.
Trong phần hành kế toán bán hàng, tài khoản phản ánh giá vốn hàng bán, tài khoản phản ánh doanh thu tiêu thụ và tài khoản phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu được chi tiết theo từng loại sản phẩm. Việc chi tiết theo kiểu này giúp cho Cơng ty tính tốn được lãi gộp, từ đó Cơng ty sẽ có phương án đầu tư kinh doanh phù hợp với tình hình.
- Về việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin:
Hiện nay, Cơng ty đã trang bị cho phịng kế tốn mỗi nhân viên 1 máy vi tính và được nối mạng nội bộ khơng chỉ giúp các kế tốn viên hồn thành cơng việc một cách nhanh chóng, chính xác mà cịn thuận lợi cho việc phối hợp giữa các phịng ban trong Cơng ty với nhau.
Cơng tác kế tốn của Cơng ty có sự hỗ trợ đắc lực của phần mềm kế toán Accpac. Ngồi ra, việc sử dụng hình thức Nhật ký chung khá đơn giản, rất phù hợp với việc sử dụng phần mềm kế toán. Phần mềm này được thiết kế phù hợp với đặc điểm kế tốn tại Cơng ty. Nhờ đó, khối lượng cơng việc kế tốn nói chung và kế tốn bán hàng nói riêng khơng những được giảm nhẹ mà cịn tăng cường tính đầy đủ, chính xác và kịp thời trong q trình cung cấp thơng tin. Đặc biệt, nhờ áp dụng kế tốn máy, Cơng ty đã xây dựng được bảng mã thành phẩm cho từng loại theo tên gọi, quy cách, góp phần đáng kể vào quá trình quản lý thành phẩm và kế tốn bán hàng tại Cơng ty.
3.1.2- Nhược điểm
Bên cạnh những kết quả trong cơng tác tổ chức kế tốn bán hàng mà kế tốn cơng ty đã đạt được, còn tồn tại một số vấn đề hạn chế đòi hỏi Cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam phải đưa ra giải pháp cải tiến và hồn thiện để kế tốn ngày càng thực hiện tốt hơn chức năng và nhiệm vụ vốn có của mình nhằm đáp ứng tốt hơn nữa yêu cầu trong công tác quản lý của Công ty trong điều kiện hiện nay.
Bộ máy kế tốn của Cơng ty vẫn chưa được đồng bộ. Kế toán phụ trách phần hành bán hàng mới tốt nghiệp cao đẳng do đó trong tương lai Cơng ty cần đào điều kiện nâng cao kiến thức, nghiệp vụ chuyên môn thêm.
- Về phương pháp tính giá thành phẩm xuất kho tiêu thụ:
Để tính giá vốn hàng bán, Cơng ty áp dụng phương pháp bình qn cả kỳ dự trữ. Tuy tính tốn đơn giản nhưng cơng việc kế tốn lại bị dồn vào cuối kỳ, ảnh hưởng đến tính chính xác trong q trình nhập số liệu và khả năng cập nhật thông tin. Mặt khác, Công ty kinh doanh ra nhiều loại thành phẩm, mỗi thành phẩm lại được nhập, xuất nhiều lần trong một kỳ nên công việc của kế tốn kho kiêm tính giá thành thường rất vất vả vào cuối tháng này và đầu tháng sau.
- Về hệ thống chứng từ:
Hệ thống chứng từ về bán hàng được thiết kế đầy đủ…tuy nhiên qua xem xét tài liệu em thấy một vài chứng từ vẫn chưa có chữ ký của người lập chứng từ mà chỉ mới ghi tên. Do đó, khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh người lập chứng từ kế toán nhất thiết phải ký tên và ghi rõ họ tên của mình, tránh tình trạng chỉ ghi tên rồi để ký sau dễ dẫn đến quên ký tên.
- Về hệ thống tài khoản
Hiện nay, sản phẩm của Công ty là khá đa dạng về chủng loại. Do đó, quản lý doanh thu theo từng loại sản phẩm là chưa hợp lý vì dẫn đến phải tổ chức vào sổ rất nhiều sổ sách chi tiết tài khoản doanh thu theo từng loại sản phẩm gây ra lãng phí khơng cần thiết.
3.1.3. Phương hướng hoàn thiện
Hồn thiện kế tốn bán hàng là một tất yếu đối với các doanh nghiệp nói chung và đối với Cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam nói riêng. Trước khi tiến hành hồn thiện cơng tác kế tốn ta phải đề ra các giải pháp hoàn thiện cụ thể. Các giải pháp hoàn thiện phải đảm bảo một số nguyên tắc sau đây:
Trước hết, hồn thiện phải phù hợp với chính sách, chế độ, chuẩn mực kế tốn của Nhà nước.
Thứ hai, hồn thiện phải phù hợp với các đặc điểm hàng hóa và đặc điểm hoạt động kinh doanh của Cơng ty. Cơng ty có thể áp dụng quyết định vào thực tiễn một cách linh hoạt, sáng tạo song vẫn phải đảm bảo phản ánh chính xác và thuận tiện.
Thứ ba, hồn thiện cơng tác kế tốn bán hàng phải đặt trong mối quan hệ với các phần hành kế tốn khác để cơng tác kế tốn của tồn Cơng ty ln có sự thống nhất, hỗ trợ và bổ sung cho nhau.
Thứ tư, hồn thiện kế tốn bán hàng phải đảm bảo ngun tắc tiết kiệm, hiệu quả. Tiết kiệm trong việc sử dụng chi phí, hệ thống nhân sự nhưng phải hiệu quả trong việc sử dụng nhân lực và hiệu quả trong kinh doanh. Mặt khác, hồn thiện phải mang tính kịp thời, tránh gây thiệt hại khơng đáng có cho Cơng ty khi chưa có sự hồn thiện.
Để thực hiện tốt việc hồn thiện cơng tác kế tốn bán hàng các kế tốn viên cần có trình độ chun mơn, có tinh thần trách nhiệm trong cơng việc. Bên cạnh đó, cơ sở vật chất kỹ thuật cần phải được đổi mới đáp ứng với trình độ phát triển kỹ thuật hiện nay.
3.2. Các giải pháp hồn thiện kế tốn bán hàng tại Cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam
3.2.1- Về cơng tác quản lý bán hàng
Có thể nói về cơ bản quy trình và thủ tục trong bán hàng của Cơng ty phần nào đã đáp ứng được yêu cầu quản lý bán hàng. Các phòng ban đã phối hợp ăn khớp với nhau trong quản lý bán hàng.
3.2.2- Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán* Tài khoản sử dụng * Tài khoản sử dụng
Cơng ty có bộ phận bán hàng riêng độc lập với phịng kế tốn thì chi phí bán hàng của Cơng ty nên bổ sung tài khoản chi phí nhân viên (TK6411).
Khi đó sẽ bổ sung một số bút toán: + Tiền lương trả cho bộ phận bán hàng: Nợ: TK 641: Chi phí nhân viên bán hàng Có: TK 334: Phải trả người lao động + Các khoản trích theo lương:
Nợ: TK 641: Chi phí nhân viên bán hàng Có: TK 3382: Kinh phí cơng đồn Có: TK 3383: Bảo hiểm xã hội Có: TK 3384: Bảo hiểm y tế
Có: TK 3389: Bảo hiểm thất nghiệp
Công ty khá nhiều về mặt chủng loại do đó nếu Cơng ty theo dõi doanh thu theo từng hàng hóa là chưa hợp lý vì sẽ dẫn đến phải quản lý rất nhiều sổ chi tiết, sổ tổng hợp.
* Phương pháp tính giá xuất hang hóa: mà Cơng ty đang áp dụng là
phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Phương pháp này tuy có ưu điểm là đơn giản, dễ tính tốn song kế tốn phải đợi đến cuối kỳ hạch toán mới xác định được giá vốn và có các bút tốn phản ánh nghiệp vụ xuất kho. Điều này sẽ ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế tốn khác. Mặt khác, tính giá hàng xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ chỉ theo dõi được về mặt số lượng mà không theo dõi thường xuyên về mặt giá trị của hang hóa. Do vậy, Cơng ty cần tìm ra phương pháp kế tốn phù hợp để nhanh chóng khắc phục hạn chế này. Theo em, Cơng ty có thể sử dụng phương pháp bình quân
sau mỗi lần nhập. Theo phương pháp này, giá của hàng xuất kho được máy tính tự động tính ra khi kế tốn nhập dữ liệu về nghiệp vụ xuất hàng.
Cụ thể cách tính như sau: