3 CÔNG TY CỔ PHẦN VUI CHƠ
3.1.2. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức - nhân sự
• Đại hội đồng cổ đông: bao gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan có thẩm quyền cao nhất trong công ty, thông qua định hướng phát triển của công ty quyết định những vấn đề thuộc nhiệm vụ và quyền hạn được Pháp luật và Điều lệ Công ty cổ phần Bất động sản Điện lực Miền Trung quy định.
• Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý của Công ty cổ phần Bất động sản Điện lực Miền Trung do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, chịu trách nhiệm trong việc xây dựng chiến lược của Công ty và xác định các ưu tiên trong hoạt động kinh doanh của Công ty, định hướng và kiểm soát công tác quản lý, đưa ra quyết định về những vấn đề không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị có thẩm quyền đưa ra các quyết định trong những lĩnh vực được quy định cụ thể ở 4 nhóm chính như sau:
- Giám sát chiến lược và kiểm soát hoạt động quản lý, tuyển chọn và giám sát Tổng giám đốc và cán bộ quản lý cấp cao.
- Tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông. - Vốn điều lệ về tài sản của Công ty.
- Công bố thông tin và tính minh bạch của thông tin.
• Ban kiểm soát: là tổ chức phụ thuộc công ty được lập ra bởi Hội đồng quản trị, có các nhiệm vụ sau đây:
- Kiểm tra tình hình tài chính của Công ty, đặc biệt về khả năng thanh toán, tính thanh khoản của tài sản, khả năng thanh toán các khoản nợ.
- Đưa ra đề xuất hoặc soạn thảo bản đề xuất trình lên Hội đồng quản trị liên quan đến việc bổ nhiệm, tái bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm các thành viên kiểm toán nội bộ.
- Giám sát việc thay đổi tổ chức kiểm toán.
- Xem xét sự không nhất quán giữa các thảo luện và phân tích của Ban Giám Đốc điều hành, thông điệp của Chủ tịch và các báo cáo tài chính đi kèm trong báo cáo thường niên của Công ty.
- Xây dựng, chỉ đạo và điều hành bộ phận Kiểm toán nội bộ thực hiện kiểm tra, xem xét, đánh giá một cách độc lập, khách quan đối với hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ thống nhận dạng và quản lý rủi ro, phương pháp đánh giá vốn, hệ thống thông tin quản lý và báo cáo tài chính, các quy trình nghiệp vụ và các quy định nội bộ.
- Định kỳ thông tin đến Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc về hệ thống kiểm soát nội bộ và kiến nghị, đề xuất nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ.
• Tổng Giám đốc: là người đại diện theo Pháp luật của Công ty, điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao, về điều hành và quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Tổng giám đốc có tất cả các thẩm quyền trừ các thẩm quyền thuộc Đại hội đồng cổ đông và thuộc Hội đồng quản trị, cụ thể:
- Quyền hạn của từng thành viên Bộ máy quản lý sẽ do Tổng Giám đốc quyết định thông qua văn bản quy định nội bộ.
• Hai phó Tổng giám đốc: có trách nhiệm hỗ trợ Giám đốc trong việc điều hành và quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
• Giám sát trưởng quản lý dự án:
- Lập kế hoạch, tiến độ giám sát thi công và nghiệm thu đến từng dự án, báo cáo nhà thầu tư vấn giám sát xem xét xác nhận để trình chủ đầu tư chấp thuận thực hiện.
- Xác định cơ cấu nhân lực thực hiện giám sát thi công xây dựng dự án và chức năng các thành viên; thành lập văn phòng chính và các văn phòng hiện trường; phân công công việc cho các văn phòng và các thành viên của các văn phòng đó.
- Báo cáo trực tiếp tới chủ đầu tư và thông báo cho các đơn vị liên quan về tổ chức, nhiệm vụ và quyền hạn của từng thành viên các văn phòng, đề cương, trình tự thực hiện, kế hoạch, tiến độ giám sát thi công và nghiệm thu từng dự án.
- Chịu trách nhiệm chính báo cáo cho công ty về các nội dung sau: Kiểm tra các điều kiện khởi công xây dựng dự án theo quy định.
Kiểm tra năng lực các nhà thầu phụ mà tổng thầu hoặc nhà thầu chính chọn. Kiểm tra thiết kế tổ chức thi công, phương án kỹ thuật thi công và kế hoạch tiến độ thi công.
Thẩm tra danh mục vật liệu, thiết bị cùng quy cách và chất lượng mà nhà thầu thi công xây dựng đưa ra trong hợp đồng thi công xây dựng.
Kiểm tra chất lượng của vật liệu, cấu kiện và thiết bị, kiểm tra biện pháp an toàn phòng cháy.
- Tổ chức kiểm tra tiến độ thi công, chất lượng thi công; nghiệm thu công việc, giai đoạn xây dựng, bộ phận dự án, hạng mục dự án và dự án; ký chứng từ thanh toán.
- Kiểm tra đôn đốc việc thực hiện của các nhóm, các thành viên tư vấn giám sát theo nội dung hợp đồng tư vấn giám sát đã ký với chủ đầu tư.
- Đề xuất chủ trương hoặc báo cáo nhà thầu tư vấn để đề xuất đối với các vấn đề kỹ thuật phức tạp, quan trọng.
- Xem xét và phê chuẩn báo cáo của kỹ sư thường trú.
- Phối hợp với các bên liên quan giải quyết những vướng mắc, phát sinh trong quá trình thi công xây dựng dự án.
- Tổng hợp và lập báo cáo định kỳ (tháng, quý, năm) hoặc đột xuất theo quy định hoặc theo yêu cầu của chủ đầu tư.
đề xuất ý kiến có tính quyết định về phía người giám sát.
• Giám đốc hành chính nhân sự:
- Chịu trách nhiệm về công văn, giấy tờ, sổ sách hành chính và con dấu của Công ty.
- Tổ chức và công tác cán bộ.
- Công tác lễ tân, công tác hành chính phục vụ.
- Tham mưu cho Ban giám đốc các vấn đề về tổ chức bộ máy và bố trí nhân sự phù hợp với yêu cầu phát triển của Công ty.
- Phụ trách công tác tuyển dụng nhân sự.
- Quản lý nhân sự, phát triển nguồn nhân lực.
- Công tác đào tạo.
- Công tác thi đua, khen thưởng và kỷ luật.
- Phối hợp phòng Tài vụ quản lý lao động, tiền lương cán bộ – công nhân viên.
- Công tác bảo vệ và an ninh.
- Công tác An toàn lao động - Vệ sinh lao động.
- Theo dõi lịch công tác, lịch giao ban, hội họp và các kỳ sinh hoạt định kỳ hoặc bất thường khác của Công ty để có kế hoạch chuẩn bị phù hợp.
- Kiểm tra tài chính các đơn vị thành viên, kiểm tra kế toán nội bộ. • Giám đốc Kinh tế - Kế hoạch:
- Khảo sát, nghiên cứu, phân tích, tổng hợp tình hình thị trường và các đối thủ cạnh tranh liên quan đến sản phẩm, dịch vụ của Công ty để xây dựng các chiến lược kinh doanh hàng năm hiệu quả nhất.
- Quản lý các công trình do Công ty nhận thầu từ khâu lập hồ sơ đấu thầu, ký kết hợp đồng, tổ chức thi công đến nghiệm thu, hoàn công, thanh lý hợp đồng.
- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, giám sát kỹ thuật chất lượng, tiến độ thi công các công trình nhận thầu. Tham gia xử lý các vấn đề về kỹ thuật, khối lượng phát sinh trong thi công và kiến nghị xử lý các vi phạm theo quy định của pháp luật.
- Chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật trong việc phối hợp với các phòng nghiệp vụ, đơn vị trực thuộc tổ chức sản xuất và phục vụ kinh doanh.
- Công tác quan hệ ngoại giao với các bộ ban ngành và địa phương có liên quan.
xây dựng sửa chữa và hỗ trợ thủ tục xin cấp phép xây dựng sửa chữa, quy chế sử dụng và quản lý nhà chung cư, các chế độ chăm sóc hậu mãi cho khách hàng.
• Giám đốc Tài chính kế toán:
- Là bộ phận giúp việc Giám đốc tổ chức, quản lý và điều hành bộ máy Tài chính kế toán trong toàn Công ty.
- Giúp Giám đốc kiểm tra, kiểm soát bằng đồng tiền các hoạt động kinh tế, tài chính trong Công ty theo các quy định về quản lý tài chính của Nhà nước và của Công ty.
- Quản lý nguồn vốn và triển khai thực hiện quyết toán các khoản thu – chi theo đúng kế hoạch tài chính hàng tháng, quý, năm đã được Ban giám đốc phê duyệt.
- Xây dựng kế hoạch huy động vốn trung, dài hạn, huy động kịp thời các nguồn vốn sẵn có vào hoạt động sản xuất kinh doanh, lên kế hoạch tạo lập và sử dụng các nguồn tài chính sao cho đạt hiệu quả cao, đảm bảo tăng cường tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm, tăng nhanh tích lũy nội bộ.
- Tổ chức tuần hoàn chu chuyển vốn, tổ chức thanh toán tiền kinh doanh, thu hồi công nợ.
- Quản lý chặt chẽ vốn đầu tư cho xây dựng cơ bản và tổ chức thanh quyết toán các công trình xây dựng cơ bản hoàn thành.
- Kiểm tra chứng từ thu chi tài chính.
- Công tác kế toán tổng hợp, kế toán quản trị và kế toán chi tiết.
- Kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản, nguồn vốn và tiền.
- Báo cáo đầy đủ, chính xác quá trình kinh doanh, kết quả kinh doanh.
- Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch tài chính, tín dụng từ Công ty đến các đơn vị trực thuộc.
- Kiểm tra tính trung thực của báo cáo tài chính và quyết toán tài chính của các đơn vị trực thuộc trong Công ty.
- Phổ biến, hướng dẫn kịp thời các quy định,chế độ của Nhà nước trong lĩnh vực Tài chính - Tín dụng - Kế toán và chính sách thuế.
- Phối hợp với cơ quan kiểm toán độc lập thực hiện việc kiểm toán báo cáo tài chính hàng năm để phục vụ cho Đại hội cổ đông thường niên. Phối hợp và hỗ trợ Ban kiểm soát để thực hiện tốt nhiệm vụ theo quy định của Điều lệ Công ty.
- Tham gia soạn thảo, kiểm tra, đàm phán việc ký kết các loại hợp đồng kinh tế của Công ty với khách hàng; phối hợp các phòng ban có liên quan để theo dõi kiểm tra tiến độ thực hiện, nghiệm thu và thanh lý hợp đồng theo quy định.
tiền lương và các khoản khác cho cán bộ - công nhân viên.
- Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật, bảo mật số liệu theo quy định của Điều lệ Công ty.
- Lập báo cáo thống kê, phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh để phục vụ cho việc tổng kết, lập kế hoạch hàng năm.
- Quan hệ với các cơ quan quản lý tài chính, kho bạc, thuế, Bảo hiểm xã hội, hải quan, ngân hàng, các quỹ đầu tư,các tổ chức tài chính lớn để thực hiện các nghiệp vụ cần thiết liên quan đến hoạt động của Công ty.
• Giám đốc sàn giao dịch bất động sản:
- Tổ chức, quản lý mọi hoạt động của Sàn giao dịch bất động sản.
- Tham gia nghiên cứu thị trường đề xuất ý tưởng, phương án, chiến lược kinh doanh cho các dự án của Công ty.
- Xây dựng kế hoạch hoạt động tháng/ quý/ năm, đăng ký chỉ tiêu và tiếp nhận chỉ tiêu kinh doanh từ Công ty. Giao chỉ tiêu cho nhân viên kinh doanh.
- Lập kế hoạch để đạt chỉ tiêu kinh doanh cho Công ty.
- Quản lý chung tình hình kinh doanh của phòng kinh doanh.
- Điều hành các hoạt động thuộc Sàn giao dịch theo chức năng nhiệm vụ của Sàn giao dịch bất động sản.
- Tổ chức, triển khai thực hiện các công việc được giao một cách hiệu quả. Thường xuyên kiểm tra đôn đốc nhân viên để hoàn thành tốt công việc.
- Tuyển dụng nhân sự phù hợp và thực hiện công tác huấn luyện, đào tạo nhân viên kinh doanh về sản phẩm, chính sách bán hàng, kỹ năng sale, nội quy, văn hóa công ty.
- Nghiên cứu, xây dựng chiến lược đầu tư, kinh doanh, bán hàng, marketing…xây dựng thương hiệu, hình ảnh theo định hướng phát triển của Công ty.
- Phối hợp với các phòng ban khác trong Công ty để triển khai công việc phù hợp với chức năng và quyền hạn của Sàn giao dịch bất động sản.
- Lập báo cáo trình Ban Tổng Giám Đốc về kết quả thực hiện kế hoạch công việc hàng tuần, tháng, quý, năm.
- Chịu trách nhiệm trước Ban Tổng Giám Đốc về kết quả công việc được giao.
- Thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của Ban Tổng Giám Đốc.