Đơn vị: Hồ sơ, %
Tiêu chí 2017 2018 2019
Tổng số hồ sơ được giải ngân 1218 1405 1613 Số hồ sơ giải ngân không đúng
tiến độ 85 93 95
Tỷ lệ (%) 6,98 6,62 5,89
Nguồn: Vietinbank chi nhánh Lạng Sơn, 2017 – 2019
2.3. Thực trạng kiểm soát hoạt động giải ngân và sau giải ngân đối với cho vay khách hàng cá nhân tại Vietinbank chi nhánh Lạng Sơn
2.3.1. Tổ chức bộ máy kiểm soát giải ngân và sau giải ngân cho vay đối với khách hàng cá nhân tại Vietinbank chi nhánh Lạng Sơn
Hiện nay bộ máy tham gia cơng tác kiểm sốt giải ngân và sau giải ngân được tham gia bởi nhiều bộ phận trong chi nhánh bao gồm: Phòng bán lẻ, phịng dịch vụ khách hàng và phịng hỗ trợ tín dụng (Cán bộ kiểm sốt giải ngân). Trong đó,
Giám đốc
Phó giám đốc
Phòng bán lẻ Phòng dịch vụ KH Phòng hỗ trợ tín dụng
Hoạt động giải ngân
Hoạt động sau giải ngân
Giám đốc chi nhánh là người thực hiện chỉ đạo và đưa ra chủ trương, chính sách trong cơng tác kiểm tra, giám sát đối với hoạt động giải ngân và sau giải ngân cho vay đối với KHCN và là người chịu trách nhiệm cao nhất trong cơng tác kiểm sốt giải ngân và sau giải ngân.
Phó giám đốc: là người trực tiếp chỉ đạo công tác kiểm tra, giám sát cơng tác kiểm sốt giải ngân và sau giải ngân. Phó giám đốc chịu mọi trách nhiệm về những sai sót trong cơng tác kiểm sốt này.
Hình 2.4. Tổ chức bộ máy kiểm soát hoạt động giải ngân và hoạt động sau giải ngân tại Vietinbank chi nhánh Lạng Sơn
Nguồn: Vietinbank chi nhánh Lạng Sơn, 2020
Phịng bán lẻ: có trách nhiệm quản lý khách hàng cá nhân, hộ gia đình thực hiện thu thập đầy đủ các hồ sơ vay vốn của khách hàng, tiến hành phân tích tín dụng và đề xuất hạn mức cho vay đối với khách hàng cá nhân. Bên cạnh đó, phịng bán lẻ thực hiện quản lý khách hàng cá nhân sau giải ngân thông qua các hoạt động như:
Kiểm tra định kỳ khoản vay của khách hàng, kiểm tra mục đích sử dụng vốn của KHCN sau khi giải ngân, theo dõi tài sản bảo đảm và nhận biết những rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra đối với khách hàng vay vốn.
Phịng dịch vụ khách hàng: Có trác nhiệm kiểm tra tính đúng đắn, đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ giải ngân. Kiểm soát tài khoản giải ngân tiền, kiểm soát số tiền giải ngân theo đúng quy định.
Phịng hỗ trợ tín dụng: Kiểm tra, kiểm sốt tính đầy đủ, chính xác, xác thực và hợp lệ của tồn bộ hồ sơ của KHCN, trong đó có hồ sơ giải ngân. Kết hợp với phịng bán lẻ để kiểm sốt, nhận dạng đánh giá những rủi ro có thể xảy ra đối với KHCN sau khi giải ngân. Theo dõi sự biến động của tài sản bảo đảm để có những biện pháp kịp thời đối với việc bổ sung tài sản bảo đảm.
Hiện nay số lượng cán bộ nhân viên tại chi nhánh thực hiện tham gia trực tiếp và gián tiếp hoạt động giải ngân và sau giải ngân bao gồm có 29/59 cán bộ nhân viên tập trung chủ yếu ở các phòng bán lẻ, phịng hỗ trợ tín dụng (cán bộ thực hiện kiểm sốt giải ngân) và phịng dịch vụ khách hàng. Đánh giá chung về số lượng cán bộ nhân viên là vẫn còn thiếu so với yêu cầu ngày càng tăng về số lượng hồ sơ vay vốn và quản lý hồ sơ vay vốn. Xét về cơ cấu theo giới tính tương đối cân bằng giữa nam và nữ chiếm tỷ trọng lần lượt là 48,3% và 51,7%. Các cán bộ thực hiện kiểm soát hoạt động giải ngân và sau giải ngân là những cán bộ trẻ với độ tuổi thường dưới 40 tuổi, chiếm tỷ lệ 82,8%. Phần lớn các cán bộ nhân viên thực hiện cơng tác kiểm sốt có trình độ Đại học trở lên, chiếm tỷ lệ 93,1%. Bên cạnh đó, vẫn cịn 2 cán bộ nhân viên có trình độ Trung cấp, cao đẳng chiếm tỷ lệ 6,9%. Về số năm kinh nghiệm của các cán bộ nhân viên làm trực tiếp và gián tiếp cơng tác kiểm sốt giải ngân và sau giải ngân chủ yếu là dưới 10 năm, chiếm tỷ trọng 69%, 31% cán bộ nhân viên có kinh nghiệm làm việc trên 10 năm. Đánh giá chung về đội ngũ cán bộ làm cơng tác kiểm sốt là những người còn khá trẻ, số năm kinh nghiệm làm trong lĩnh vực này không nhiều, số năm kinh nghiệm tập trung chủ yếu dưới 10 năm. Đây là điều kiện vừa thuận lợi, vừa khó khăn đối với bộ máy tổ chức kiểm sốt hoạt động giải ngân và sau giải ngân tại chi nhánh.
Bảng 2.6. Đội ngũ cán bộ nhân viên tham gia bộ máy kiểm soát giải ngân và sau giải ngân tại Vietinbank
Đơn vị: Nhân viên, %
Tiêu chí Số lượng Tỷ lệ (%) Tổng số nhân viên 29 100 Giới tính Nam 14 48,3 Nữ 15 51,7 Theo độ tuổi Từ 22-30 11 37,9 Từ 30-40 13 44,8 Từ 40 trở lên 5 17,2
Theo trình độ chun mơn
Sau đại học 2 6,9
Đại học 25 86,2
Trung cấp, cao đẳng 2 6,9
Số năm kinh nghiệm
Dưới 5 năm 9 31,0
Từ 5 - dưới 10 năm 11 37,9
Từ 10 - dưới 20 năm 6 20,7
Từ 20 năm trở lên 3 10,3
Nguồn: Vietinbank chi nhánh Lạng Sơn, 2017 - 2019
Để đánh giá một cách khách quan đối với tổ chức bộ máy kiểm soát hoạt động giải ngân cũng sau giải ngân tại chinh nhánh, tác giả tiến hành khảo sát trực tiếp bằng bảng hỏi đối với các cán bộ nhân viên tham gia bộ máy kiểm soát giải ngân và sau giải ngân tại Vietibank chi nhánh Lạng Sơn. Số lượng phiếu phát ra là 29 phiếu (Phát ra toàn bộ cho các cán bộ nhân viên tham gia bộ máy). Số lượng phiếu thu về hợp lệ là 29 phiếu. Các câu trả lời, đánh giá của các cán bộ nhân viên trong bảng hỏi được thể hiện trên 5 mức độ: 1 – Rất không đồng ý; 2 – Không đồng ý; 3 – Trung lập; 4 – Đồng ý; 5 – Rất đồng ý. Kết quả khảo sát cho thấy, tổ chức bộ máy khơng được đánh giá cao với mức điểm trung bình của các tiêu chí chỉ được đánh giá từ 3/5 điểm đến 3,41/5 điểm. Theo ý kiến của các nhân viên, bộ máy kiểm soát chưa thực sự hợp lý khi mà có nhiều bộ phận cùng tham gia một lúc, tạo ra sự
chồng chéo lên nhau. Chính vì vậy, thang đo “Tổ chức bộ máy kiểm soát giải ngân và sau giải ngân tại chi nhánh khoa học, hợp lý” chỉ được đánh giá với mức điểm trung bình là 3,07/5 điểm. Tiêu chí “Bộ máy kiểm sốt đủ số lượng về nhân sự” cũng khơng được đánh giá cao với mức điểm trung bình chỉ đạt 3,0/5 điểm. Theo nhiều cán bộ nhân viên cho biết, trong bối cảnh số lượng hồ sơ vay vốn của KHCN ngày càng gia tăng nhưng số lượng cán bộ nhân viên có xu hướng giảm. Điều này đã ảnh hưởng rất lớn đến khả năng kiểm tra, kiểm soát và theo dõi các khoản cho vay KHCN sau cho vay là rất khó khăn. Tiêu chí “Cán bộ thực hiện cơng tác kiểm sốt giải ngân và sau giải ngân là những người có trình độ chun mơn rất tốt” cũng chỉ đạt mức điểm trung bình là 3,14/5 điểm. Số liệu cụ thể được thể hiện qua Bảng 2.10.
Bảng 2.7. Đánh giá của cán bộ nhân viên về tổ chức bộ máy kiểm soát hoạt động giải ngân và sau giải ngân
Tiêu chí Mức độ đồng ý (%)
Mức điểm TB
1 2 3 4 5
Tổ chức bộ máy kiểm soát giải ngân và sau giải ngân tại chi nhánh khoa
học, hợp lý 17,2 10,3 27,6 37,9 6,9 3,07
Bộ máy kiểm sốt có sự phối hợp chặt
chẽ giữa các bộ phận trong chi nhánh - 27,6 27,6 20,7 24,1 3,41 Bộ máy kiểm soát đủ số lượng về
nhân sự 10,3 20,7 37,9 20,7 10,3 3,00
Cán bộ thực hiện cơng tác kiểm sốt giải ngân và sau giải ngân là những người có trình độ chun mơn rất tốt
- 27,6 41,4 20,7 10,3 3,14
Cán bộ thực hiện công tác kiểm soát giải ngân và sau giải ngân là những người có đạo đức nghề nghiệp rất tốt
6,9 17,2 24,1 34,5 17,2 3,38
Bước 1: Bước 2 Bước 3: Bước 4:
2.3.2. Quy trình kiểm sốt giải ngân và sau giải ngân cho vay đối với khách hàng cá nhân tại Vietinbank chi nhánh Lạng Sơn
2.3.2.1. Quy trình kiểm sốt đối với hoạt động giải ngân
Hình 2.5. Quy trình kiểm sốt giải ngân tại Vietinbank chi nhánh Lạng Sơn
Nguồn: Vietinbank chi nhánh Lạng Sơn, 2020
Quy trình kiểm sốt giải ngân được thực hiện theo 4 bước cụ thể như sau: Bước 1: Tập hợp đầy đủ hồ sơ giải ngân bao gồm: Hồ sơ pháp lý, hồ sơ tài sản bảo đảm, hồ sơ vay vốn, quyết định cấp hạn mức tín dụng,…Việc thu thập hồ sơ giải ngân trước khi thực hiện kiểm sốt được thực hiện bởi phịng hỗ trợ tín dụng, phịng giao dịch khách hàng.
Bước 2: Tiến hành kiểm tra mức độ đầy đủ của hồ sơ giải ngân, kiểm tra đầy đủ tính pháp lý và tính phù hợp của hồ sơ giải ngân. Bước này được thực hiện bởi bộ phận hỗ trợ tín dụng và phịng giao dịch.
Bước 3: Kiểm sốt hình thức giải ngân, số tiền giải ngân: Để thực hiện được bước này, cán bộ kiểm sốt viên của phịng dịch vụ khách hàng, phó giám đốc và cán bộ phịng bán lẻ.
Bước 1: Kế hoạch, biện pháp kiểm tra Bước 2: Thời điểm kiểm tra, giám sát Bước 3: Nội dung kiểm tra, giám sát Bước 4: Lập biên bản kiểm tra
Bước 5: Báo cáo và xử lý qua kiểm tra, giám sát Bước 6: Đối chiếu nợ vay
Bước 7: Báo cáo, xử lý qua kiểm tra, giám sát
Bước 4: Kiểm soát hồ sơ lưu trữ sau giải ngân: được thực hiện bởi phòng giao dịch vụ khách hàng và phịng bán lẻ.
2.3.2.2. Quy trình kiểm sốt sau giải ngân cho vay đối với khách hàng cá nhân tại Vietinbank chi nhánh Lạng Sơn
Hình 2.6. Quy trình kiểm sốt sau giải ngân tại Vietinbank chi nhánh Lạng Sơn
Nguồn: Vietinbank chi nhánh Lạng Sơn, 2020
Quy trình kiểm sốt sau cho vay được thực hiện một các nghiêm túc và tuân thủ theo quy trình đặt ra.
Bước 1: Lập kế hoạch, biện pháp kiểm tra
Các cán bộ phòng bán lẻ và hỗ trợ tín dụng sẽ là những người trực tiếp thực hiện công tác lập kế hoạch, biện pháp kiểm tra. Công tác lập kế hoạch được thực hiện đầu năm để lên kế hoạch việc kiểm tra đối với các KHCN đang có dư nợ tại Vietinbank chi nhánh Lạng Sơn.
Bước 2: Xây dựng thời gian kiểm tra, kiểm sốt sau tín dụng. Đây là nội dung rất quan trọng. Hiện tại, số lượng hồ sơ cho vay KHCN tại Vietinbank chi
nhánh Lạng Sơn là rất lớn (Trên 1.000 hồ sơ). Do đó, việc thực hiện kiểm tra, kiểm sốt đối với tất cả các hồ sơ là rất khó. Do đó, việc xây dựng cụ thể thời gian sẽ kiểm tra đối với từng loại hồ sơ, từng khách hàng là rất quan trọng. Kế hoạch này được xây dựng bởi phịng bán lẻ và phịng hỗ trợ tín dụng.
Bước 3: Xây dựng nội dung kiểm tra giám sát: Việc xác định nội dung kiểm tra, giám sát cũng phải được xây dựng và có kế hoạch cụ thể đối với từng loại khách hàng và từng loại khoản vay để nhanh chóng xác định được được tiềm ẩn rủi ro đối với từng loại khách hàng
Bước 4: Lập biên bản kiểm tra:
Bước 5: Báo cáo và xử lý qua kiểm tra, giám sát Bước 6: Đối chiếu nợ vay
Bước 7: Báo cáo, xử lý qua kiểm tra, giám sát
Để đánh giá được quy trình kiểm sốt tác giả tiến hành khảo sát 29 cán bộ nhân viên trực tiếp và gián tiếp thực hiện cơng tác kiểm sốt giải ngân và sau giải ngân. Các câu trả lời, đánh giá được thể hiện ở 5 mức độ: 1 – Rất không đồng ý; 2 – Khơng đồng ý; 3 – Trung lập, bình thường; 4 – Đồng ý; 5 – Rất đồng ý.
Kết quả khảo sát cho thấy, các tiêu chí đánh giá về xây dựng quy trình kiểm sốt giải ngân và sau giải ngân khơng được đánh giá cao. Theo nhiều cán bộ nhân viên cho biết, quy trình kiểm sốt giải ngân và sau giải ngân cũng đã được chi nhánh quan tâm và xây dựng chung cùng với quy trình tín dụng. Do đó, quy trình kiểm sốt được đánh giá là còn khá chung chung, chưa cụ thể. Cán bộ khi thực hiện công tác kiểm sốt vẫn cịn làm theo kinh nghiệm chưa thực sự bám sát với quy trình đưa ra. Bên cạnh đó, việc lập kế hoạch mới chỉ mang tính chất đối phó, việc thực hiện theo kế hoạch vẫn chưa được quan tâm. Do đó, các tiêu chí đánh giá về quy trình khơng cao, mức điểm trung bình chỉ đạt 2,83/5 điểm đến 3,31/5 điểm.
Bảng 2.8. Đánh giá của các cán bộ nhân viên về quy trình kiểm sốt giải ngân và sau giải ngân tại Vietinbank chi nhánh Lạng Sơn
Tiêu chí về quy trình Mức độ đồng ý (%)
Điểm TB
1 2 3 4 5
Quy trình kiểm sốt hoạt động giải ngân và sau giải ngân được chi nhánh xây dựng cụ thể, chi tiết
24,1 17,2 6,9 27,6 24,1 3,10
Quy trình được xây dựng hợp lý
phù hợp với thực tiễn 13,8 20,7 27,6 24,1 13,8 3,03 Các cán bộ làm công tác kiểm
sốt ln bám sát quy trình để thực hiện
17,2 24,1 24,1 27,6 6,9 2,83
Công tác lập kế hoạch được thực hiện một cách nghiêm túc, chính xác
17,2 13,8 24,1 10,3 34,5 3,31
Công tác xây dựng thời gian kiểm tra, kiểm soát rõ ràng, khả thi và chi tiết
27,6 17,2 17,2 13,8 24,1 2,90
Nguồn: Tổng hợp từ kết quả khảo sát, 2020
2.3.3. Nội dung kiểm soát giải ngân và sau giải ngân cho vay đối với khách hàng cá nhân tại Vietinbank chi nhánh Lạng Sơn
2.3.3.1. Nội dung kiểm soát giải ngân tại Vietinbank chi nhánh Lạng Sơn
a. Kiểm soát, phê duyệt báo cáo đề xuất giải ngân
Trong kiểm tra q trình giải ngân, kiểm sốt viên xem xét tồn bộ hồ sơ lưu tại phịng tín dụng của chi nhánh xem có đảm bảo đủ tờ trình giải ngân, biên bản bàn giao hồ sơ tài sảm bảo đảm tiền vay, bảng kê rút vốn vay, số theo dõi cho vay, bảo lãnh hay khơng. Q trình theo dõi và quản lý cho vay tại chi nhánh được kiểm tra theo từng bước tương ứng với các bước thực hiện trong quy trình cho vay: thu nợ, thu lãi, gia hạn nợ, chuyển nợ quá hạn và thanh lý hợp đồng tín dụng. Tùy theo thời gian và tính chất của cuộc kiểm tra, các kiểm tra viên có thể tiến hành thủ tục
đối chiếu số liệu nội bộ với nguồn thơng tin bên ngồi, thực hiện xác minh đối với người vay và kiểm tra thực địa các dự án. Các thủ tục chi tiết được tiến hành trong bước này gồm: Đối chiếu, lấy xác nhận của khách hàng với số liệu tại ngân hàng về ngày vay, ngày trả nợ, số tiền vay, số tiền trả nợ, trả lãi, hạn trả, chữ ký của người vay trong hồ sơ cho vay qua đó phát hiện các trường hợp vay hộ, lập hồ sơ giả vay vốn, kê khai khống tài sản đảm bảo để vay vốn, cán bộ tín dụng thu nợ, lãi khơng nộp ngân hàng.