Hệ thống kiểm soát nội bộ có một vai trò quan trọng, quyết định sự thành bại của một doanh nghiệp nói chung và của một tổ chức tín dụng nói riêng. Khi hệ thống ngân hàng đƣợc ví nhƣ “huyết mạch” của nền kinh tế thì cơ chế kiểm soát đƣợc ví nhƣ “thần kinh trung ƣơng” của NHTM. Trong nền kinh tế hội nhập, sự cạnh tranh giữa các ngân hàng ngày càng gay gắt thì rủi ro hoạt động của ngân hàng càng cao đặc biệt là hoạt động tín dụng. Rủi ro tín dụng gây ảnh hƣởng rất lớn tới hoạt động của ngân hàng làm tăng tỷ lệ nợ xấu, giảm khả năng thu hồi vốn, nguy cơ thiếu hụt thanh khoản, giảm lợi nhuận của ngân hàng… có thể dẫn tới phá sản hoặc các vụ sáp nhập, hợp nhất trong thời gian vừa qua của một số ngân hàng yếu kém. Do đó ngân hàng luôn nâng cao chất lƣợng quản trị rủi ro trong hoạt động tín dụng, để hoạt động tín dụng đƣợc hiệu quả thì đi đôi với nó phải thiết kế, duy trì, hoàn thiện và tăng cƣờng chất lƣợng, hiệu quả của kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng góp phần giảm rủi ro tín dụng. Vì vậy cần thiết phải đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng để có thể quản lý rủi ro tín dụng tốt hơn.
1.3 Những kinh nghiệm và bài học về kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng 1.3.1 Kinh nghiệm KSNB hoạt động tín dụng tại một số NHTM
1.3.1.1 Ngân hàng TMCP Đầu tư Việt Nam (BIDV)
Ban lãnh đạo của BIDV đánh giá cao tầm quan trọng của công tác KSNB hoạt động tín dụng trong việc quản trị rủi ro vì vậy đã ban hành các chính sách, quy định, nội quy đầy đủ rõ ràng trong các khâu cấp tín dụng.
Mô hình hoạt động của BIDV đƣợc thiết kế đảm bảo tăng cƣờng kiểm soát, ngăn ngừa rủi ro, tuy nhiên mô hình phê duyệt tín dụng là phân tán nên cũng tiềm ẩn một số rủi ro nhƣ: thẩm định, đánh giá TSĐB do bộ phận định giá tại Chi nhánh sẽ mang tính chất chủ quan tạo các kẽ hở tạo rủi ro đặc biệt rủi ro đạo đức.
Công tác đào tạo nguồn nhân lực: chƣa đáp ứng đủ số lƣợng và chất lƣợng cán bộ chủ chốt để mở rộng mạng lƣới, phát triển tín dụng. Nhân viên làm công tác tín dụng hầu nhƣ còn trẻ, mới ra trƣờng vì vậy còn thiếu kinh nghiệm và sự thiếu sự nhạy bén về hạn chế rủi ro.
BIDV đã xây dựng đƣợc hệ thống xếp hạng tín dụng nội bộ để làm cơ sở đo lƣờng các rủi ro tín dụng và quyết định cấp tín dụng cho khách hàng. Tuy nhiên quy trình chấm điểm xếp hạng tín dụng chƣa bao quát hết các ngành nghề kinh doanh của khách hàng, các chỉ tiêu tài chính chƣa trung thực nên cũng ảnh hƣởng tới kết quả xếp hạng…
Về thực hiện quy trình cấp tín dụng tại BIDV quy định rõ trình tự, thủ tục cấp tín dụng và chức năng, quyền hạn của từng bộ phận, cá nhân. Kiểm soát rủi ro đƣợc thực hiện từng khâu, từng bộ phận.
BIDV đã thành lập các phòng ban thực hiện chức năng kiểm toán nội bộ, giám sát và kiểm tra nội bộ, thực hiện tƣ vấn cho ban lãnh đạo. Quá trình kiểm tra đƣợc tiến hành nghiêm túc đảm bảo thực hiện kiểm tra theo đúng kế hoạch yêu cầu và đề cƣơng đã đƣợc phê duyệt của ban giám đốc. Tuy nhiên việc kiểm tra còn bị động, chủ yếu kiểm tra theo kế hoạch chỉ định của lãnh đạo, chƣa thể hiện sự độc lập, khách quan.
Về hệ thống công nghệ thông tin, BIDV đã xây dựng cổng thông tin nội bộ cho các cán bộ ngân hàng, đây là nơi chia sẻ thông tin giữa các cá nhân phòng ban, bộ phận trong toàn hệ thống. (Nguồn: BIDV 2015)
1.3.1.2 Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam (Vietinbank)
Vietinbank đã ban hành nhiều văn bản về hoạt động kiểm soát nội bộ tín dụng nhƣ 3198/TGĐ-NHCT54 về quy chế giám sát chất lƣợng hoạt động hỗ trợ tín dụng của phòng hỗ trợ tín dụng Vietinbank;
Hoạt động KSNB tín dụng của Vietinbank luôn đƣợc ban lãnh đạo quan tâm vì thế đã góp phần không nhỏ đạt đƣợc hiệu quả hoạt động kinh doanh của ngân hàng đã đƣợc thiết lập đầy đủ và rà soát, giám sát thƣờng xuyên, định kỳ đánh giá cập nhật lại hệ thống văn bản, quy trình hoạt động tín dụng nhằm tăng cƣờng hiệu lực hiệu quả của hệ thống KSNB bằng việc: Vietinbank đã thực hiện quản lý rủi ro tín dụng theo ba vòng kiểm soát, xây dựng chính sách đồng bộ cho hoạt động tín dụng. Theo thông tƣ 44 NHNN, Vietinbank đã tách bạch đƣợc chức năng của bộ phận kiểm toán nội bộ.
Ban lãnh đạo thƣờng xuyên phổ biến hoạt động KSNB đến các cán bộ nhân viên để nâng cao tinh thần kiểm tra kiểm soát ở từng nhân viên thực hiện.
Về chính sách nhân sự, Vietinbank thực hiện đào tạo tổng thể, toàn diện cho toàn hệ thống nhằm nâng cao trình độ chuyên môn và các kỹ năng cho nhân viên.
Ban lãnh đạo ngân hàng Công thƣơng chỉ đạo thực hiện triển khai đồng bộ toàn diện các dự án công nghệ thông tin để nâng cao quản lý rủi ro cho mọi hoạt động đặc biệt tín dụng.
Tuy nhiên vẫn có những tồn tại trong công tác kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng dẫn tới rủi ro tín dụng: phát sinh nợ xấu, nợ có vấn đề ảnh hƣởng tới chất lƣợng tín dụng nhƣ về ý thức đạo đức nghề nghiệp của một số cán bộ chƣa cao, công tác quản trị rủi ro chƣa hiệu quả. Vì vậy ban lãnh đạo của Vietinbank đã yêu cầu Ban kiểm soát tăng cƣờng công tác KSNB hoạt động nói chung và đặc biệt là hoạt động tín dụng, hoàn thiện hệ thống văn bản, cơ chế quy trình nghiệp vụ, xây dựng môi trƣờng văn hóa tốt để làm nền tảng thực hiện tốt nghiệp vụ tín dụng. (Nguồn: Vietinbank 2015)
1.3.1.3 Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank)
Vietcombank luôn đề cao tới vai trò hoạt động của kiểm soát nội bộ, không ngừng hoàn thiện và nâng cao hệ thống kiểm soát nội bộ trong đó công tác kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng rất quan trọng. Do đó mà chất lƣợng tín dụng đƣợc cải thiện đáng kể, thu hồi nợ ngoại bảng của ngân hàng đạt kết quả khả quan đã phản ánh đƣợc nỗ lực trong việc quản trị rủi ro tín dụng, các giải pháp thu hồi nợ.
Ngân hàng Ngoại thƣơng thƣờng xuyên xây dựng, cập nhật sửa đổi bổ sung để kiện toàn hệ thống văn bản pháp lý, quy định, quy trình nghiệp vụ. Cụ thể hóa các sáng kiến từ các dự án nâng cao năng lực.
Đẩy mạnh tăng trƣởng tín dụng đi đôi với kiểm soát chất lƣợng tín dụng trên nguyên tắc không hạ chuẩn cho vay. Thƣờng xuyên giám sát, đánh giá các yếu tố ảnh hƣởng đến chất lƣợng tín dụng, thực hiện nghiêm túc quy trình tín dụng, thẩm định rà soát khách hàng đảm bảo phân bổ vốn hiệu quả, tăng cƣờng công tác kiểm soát sau cho vay để đảm bảo việc sử dụng vốn vay đúng mục đích.
Vietcombank đang kiện toàn mô hình tổ chức và phát triển mạng lƣới. Kết nối chặt chẽ giữa các bộ phận có liên quan trong công tác xử lý thu hồi nợ có vấn đề tạo sự chuyển biến quan trọng trong thu hồi nợ.
Tổ chức các buổi đào tạo, thảo luận, hƣớng dẫn thực hiện quy trình tới từng cán bộ nhân viên. Nhằm không ngừng nâng cao chất lƣợng đào tạo nhân sự cho nhân viên Vietcombank đã xây dựng một số đề án nền tảng cho việc phát triển nguồn nhân lực nhƣ đào tạo E-Learning, cơ sở đào tạo Ecopark…Ban lãnh đạo Vietcombank luôn quan tâm chú trọng đến phát triển nguồn nhân lực, tạo điều kiện tối đa nâng cao đời sống tinh thần vật chất cho cán bộ nhân viên. Nhân viên đƣợc trả lƣơng theo đúng trình độ chuyên môn, yêu cầu công việc; Tạo cơ hội thăng tiến, phát triển nghề nghiệp…
Triển khai các dự án nâng cao năng lực quản trị nhƣ chƣơng trình Basel II, hoàn thiện chƣơng trình chuyển đổi mô hình bán buôn…Vietcombank rất quan tâm tới quản lý rủi ro tín dụng theo Basel II, hoạt động của Ủy ban Giám sát, Ủy ban quản lý rủi ro, mô hình chấm điểm xếp hạng tín dụng..
Vietcombank đang triển khai và áp dụng các công cụ phát hiện rủi ro gian lận nhằm tăng cƣờng việc giám sát từ xa, liên tục và toàn diện, kịp thời phát hiện các hành vi gian lận.
Để thực hiện đƣợc các mục tiêu của mình, Vietcombank nhận thấy rõ vai trò của kiểm soát nội bộ vì vậy ngân hàng đang tăng cƣờng kiện toàn và nâng cao hiệu quả chức năng kiểm tra, kiểm toán, giám sát theo thông lệ quốc tế.
(Nguồn: Vietcombank 2015)
1.3.2 Bài học kinh nghiệm rút ra cho Agribank Chi nhánh KCN Sóng Thần Thần
Từ kinh nghiệm thực tế KSNB của các ngân hàng BIDV, Viettinbank, Vietcombank cho thấy để xây dựng, duy trì, hoàn thiện hệ thống KSNB cần quan tâm tới các vấn đề sau:
- Cần thiết kế cơ cấu tổ chức phù hợp, hợp lý với quy mô, hoạt động của ngân hàng tránh sự chồng chéo về công việc, nhiệm vụ, chức năng quyền hạn giữa các bộ
phận, giữa các cá nhân với nhau, gây khó khăn trong công tác kiểm tra kiểm soát hoạt động của đơn vị. Thƣờng xuyên, định kỳ đánh giá cập nhật lại hệ thống các văn bản, chính sách cho phù hợp tuân thủ các quy định của pháp luật theo từng thời kỳ.
- Cần phải thƣờng xuyên đào tạo và nâng cao trình độ của cán bộ về nghiệp vụ chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp.
- Cần hoàn thiện và chuẩn hóa các quy trình, áp dụng các công cụ phát hiện rủi ro gian lận để tăng cƣờng công tác kiểm tra kiểm soát nội bộ.
- Cần tăng cƣờng công tác kiểm tra kiểm soát nội bộ (giám sát từ xa, giám sát trực tiếp) định kỳ và đột xuất.
- Cần nâng cao hệ thống công nghệ thông tin để khai thác đƣợc nguồn dữ liệu chính xác và kịp thời phục vụ tốt cho công tác kiểm tra kiểm soát.
Bên cạnh những kinh nghiệm từ các ngân hàng trên tại Việt Nam, để Ban lãnh đạo có thể kiểm soát, quản lý chặt chẽ và có hiệu quả hoạt động của ngân hàng nói chung và hoạt động tín dụng nói riêng thì cần thực hiện 13 nguyên tắc của Ủy ban BASEL đƣa ra, đƣợc chia thành năm nhóm sau:
Thứ nhất, giám sát điều hành và văn hóa kiểm soát: Trong đó nêu rõ trách nhiệm của HĐQT và Ban giám đốc ngân hàng trong việc xây dựng một môi trƣờng kiểm tra để nhận biết, đánh giá giám sát hạn chế rủi ro có thể xảy ra. Bao gồm các nguyên tắc:
Nguyên tắc 1: Hội đồng quản trị có trách nhiệm xét duyệt và kiểm tra định kỳ toàn bộ chiến lƣợc kinh doanh và những chính sách quan trọng của ngân hàng, hiểu rõ những rủi ro trọng yếu của ngân hàng, xây dựng những mức độ có thể chấp nhận đƣợc đối với các rủi ro này và đảm bảo rằng Ban điều hành đã thực hiện các công việc cần thiết để xác định, đo lƣờng, theo dõi và kiểm tra những rủi ro này; xét duyệt cơ cấu tổ chức; đảm bảo rằng Ban điều hành đang giám sát sự hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm sau cùng về việc thiết lập và duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ đầy đủ và hiệu quả.
Nguyên tắc 2: Ban điều hành chịu trách nhiệm thực hiện những chiến lƣợc và chính sách mà Hội đồng quản trị đã phê duyệt; nâng cao việc xác định, đo lƣờng, theo dõi và kiểm soát những rủi ro phát sinh trong hoạt động của ngân hàng; duy trì một cơ cấu tổ chức trong đó có sự phân công rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và các mối quan hệ giữa các bộ phận; đảm bảo rằng đã thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả; thiết lập những chính sách kiểm soát nội bộ thích hợp; kiểm tra sự đầy đủ và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Nguyên tắc 3: Hội đồng quản trị và Ban điều hành chịu trách nhiệm nâng cao đạo đức và tính liêm chính, thiết lập văn hóa trong đó nhấn mạnh và làm cho tất cả nhân viên thấy rõ tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ. Tất cả nhân viên ngân hàng cần hiểu rõ vai trò của mình trong quá trình kiểm soát nội bộ và thực sự tham gia vào quá trình đó.
Thứ hai, nhận biết và đánh giá rủi ro: Theo yêu cầu của Basel để cơ chế kiểm tra nội bộ hoạt động hiệu quả thì cần phải nhận biết đánh giá lại những rủi ro tƣơng đối quan trọng ảnh hƣởng tới mục tiêu hoạt động của ngân hàng và khả năng kiểm soát những rủi ro của ngân hàng.
Nguyên tắc 4: Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả đòi hỏi rằng phải nhận biết và đánh giá liên tục những rủi ro trọng yếu có thể ảnh hƣởng đến việc hoàn thành kế hoạch của ngân hàng. Sự đánh giá này phải bao trùm tất cả các rủi ro hoạt động của ngân hàng (rủi ro tín dụng, rủi ro chính sách quốc gia, rủi ro thị trƣờng, rủi ro lãi suất, rủi ro thanh khoản, rủi ro vận hành, rủi ro pháp lý và rủi ro thƣơng hiệu). Kiểm soát nội bộ cần xem lại những rủi ro chƣa đƣợc kiểm soát trƣớc nay cũng nhƣ mới phát sinh.
Thứ ba, hoạt động kiểm soát và sự phân công, phân nhiệm: Ngân hàng phải xây dựng một cơ cấu kiểm tra phù hợp tại mọi hoạt động và có sự phân chia quyền hạn trách nhiệm rõ ràng phù hợp để kiểm soát rủi ro.
Nguyên tắc 5: Hoạt động kiểm soát phải là một công việc quan trọng trong các hoạt động hàng ngày của ngân hàng. Một hệ thống kiểm soát hiệu quả đòi hỏi thiết lập một cơ cấu kiểm soát thích hợp, trong đó sự kiểm soát đƣợc xác định ở mỗi
mức độ hoạt động. Những điều này bao gồm kiểm tra ở mức độ cao nhất, kiểm tra hoạt động đối với các bộ phận, phòng ban khác nhau, kiểm kê, kiểm tra sự tuân thủ những quy định ban hành và theo dõi sự không tuân thủ; một hệ thống đã đƣợc phê duyệt; một hệ thống kiểm tra và đối chiếu.
Nguyên tắc 6: Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả đòi hỏi phân công hợp lý, các công việc của nhân viên không mâu thuẩn với nhau. Những xung đột về quyền lợi phải đƣợc nhận biết, giảm thiểu tối đa và tùy thuộc vào sự kiểm soát độc lập và thận trọng.
Thứ tƣ, thông tin và truyền thông: Đặt ra yêu cầu ngân hàng phải có các hệ thống thông tin nội bộ và thị trƣờng phù hợp, chính xác cập nhật, dễ hiểu, thống nhất đồng thời cần thiết lập và duy trì hệ thống thông tin quản lý bao trùm mọi hoạt động, xây dựng các biện pháp bảo đảm an toàn thông tin, hƣớng dẫn nhân viên về trách nhiệm, bảo vệ thông tin khi sử dụng.
Nguyên tắc 7: Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả đòi hỏi có dữ liệu đầy đủ và tổng hợp về sự tuân thủ, về tình hình hoạt động và tình hình tài chính, cũng nhƣ những thông tin về thị trƣờng bên ngoài có thể ảnh hƣởng đến việc đƣa ra quyết định. Thông tin đáng tin cậy, kịp thời, có thể sử dụng đƣợc và trình bày theo biểu mẫu.
Nguyên tắc 8: Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả đòi hỏi một hệ thống thông tin đáng tin cậy, có thể đáp ứng cho hầu hết các hoạt động chủ yếu của ngân hàng. Hệ thống này phải lƣu trữ và sử dụng dữ liệu bằng máy tính, an toàn, đƣợc theo dõi độc lập và đƣợc kiểm tra đột xuất, đầy đủ.
Nguyên tắc 9: Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả đòi hỏi kênh trao đổi thông tin hiệu quả để đảm bảo bằng tất cả nhân viên đã hiểu đầy đủ và tuân thủ triệt để các chính sách và các thủ tục có liên quan đến trách nhiệm và nhiệm vụ của họ và đảm bảo rằng những thông tin cần thiết khác cũng đƣợc phổ biến đến các nhân