các Chi nhánh trực thuộc, các PGD đều có hòm thƣ góp ý và số điện thoại của phòng KTKSNB cùng Ban giám đốc để khách hàng có thể phản hồi góp ý.
Về vi phạm chính sách, quy trình thủ tục: số liệu nhập trên hệ thống IPCAS không khớp với hồ sơ giấy, không tuân thủ quy trình cấp tín dụng, việc kiểm tra sau cho vay còn mang tính đối phó hoặc không thực hiện nhƣ khách hàng vay kinh doanh nhà trọ nhƣng thực ra dùng để mua bán bất động sản….. Các vi phạm này Ban Giám đốc đã yêu cầu kiểm điểm và khắc phục, tuy nhiên Chi nhánh chƣa có chế tài xử lý các cán bộ chƣa khắc phục.
Nguyên nhân phát sinh các vụ việc vi phạm:
Nguyên nhân chủ quan: Chủ yếu là do đạo đức nghề nghiệp của nhân viên đồng thời do cấp quản lý kiểm soát khoản vay còn chƣa chặt chẽ dẫn tới cán bộ tín dụng lơ là trong quy trình cấp tín dụng do đó hồ sơ cấp tín dụng còn thiếu nhiều giấy tờ, chữ ký của khách hàng…
Do yếu kém về chuyên môn nghiệp vụ: thiếu hiểu biết về ngành nghề kinh doanh của khách hàng vì vậy chấm điểm xếp hạng khách hàng không chính xác, chƣa kiểm soát đƣợc vốn vay sau giải ngân có đúng mục đích sử dụng hay không.
2.2.3 Khảo sát thực tế kiểm soát nội bộ tại Agribank Chi nhánh KCN Sóng Thần. Sóng Thần.
Để có nhận xét, đánh giá khách quan tác giả tiến hành lập phiếu khảo sát cán bộ có liên quan tới hoạt động tín dụng (phụ lục số 03) với các câu hỏi theo 5 bộ
phận cấu thành hệ thống KSNB (Cán bộ kiểm tra kiểm soát nội bộ, Cán bộ tín dụng, cán bộ giải ngân, Cán bộ phê duyệt, kiểm soát tín dụng, cán bộ phê duyệt, kiểm soát chứng từ giải ngân) về kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng tại chi nhánh. Bảng khảo sát đƣợc gửi trực tiếp hoặc gửi qua mail cho nhân viên không trực tiếp gặp đƣợc tại hội sở Chi nhánh Sóng thần, hai chi nhánh cấp III trực thuộc cùng các PGD. Tổng số ngƣời đƣợc khảo sát: 55 ngƣời trong đó có 33 cán bộ tín dụng, 08 cán bộ quản lý thực hiện kiểm soát khoản vay, có 07 cán bộ kế toán thực hiện giải ngân, 07 cán bộ quản lý kiểm soát hạch toán giải ngân.
Đối với phƣơng pháp chuyên gia, tác giả gửi bảng câu hỏi tham khảo ý kiến của trƣởng phòng KTKSNB tại Chi nhánh (phụ lục số 04)
Kết quả khảo sát:
Cán bộ tham gia khảo sát còn trẻ, số lƣợng cán bộ làm việc trên 50 tuổi chiếm có 9% (phụ lục 05). Theo kết quả khảo sát cán bộ có liên quan tới cấp tín dụng và cán bộ phòng KTKSNB của Chi nhánh về hoạt động kiểm soát có đƣợc:
Ý kiến về môi trƣờng kiểm soát
Theo kết quả khảo sát (Phụ lục 06) ta thấy đƣợc Ban lãnh đạo đã quan tâm tới công tác kiểm tra kiểm soát nội bộ nhằm nâng cao quản trị rủi ro với tỉ lệ 72,7% đồng ý (câu 1). Ban lãnh đạo đã ban hành quy chuẩn đạo đức nghề nghiệp của cán bộ tín dụng của Chi nhánh dựa trên những chính sách quy định của Trụ sở chính đồng thời đã phổ biến rộng rãi cho cán bộ thực hiện, đã có 55 ngƣời đồng ý tại câu 4, và 35 trên 55 ngƣời đồng ý tại câu 5 với tỉ lệ khá cao là 63,6%.
Ban lãnh đạo còn hạn chế, chƣa thƣờng xuyên trực tiếp trao đổi với cán bộ tín dụng về tiến độ công việc hàng ngày theo kết quả khảo sát tại câu 6 với tỉ lệ không đƣợc cao (45,5% trả lời có),
Về nhân sự: Chi nhánh đã thƣờng xuyên tổ chức các buổi tập huấn nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp trong quá trình công tác (tại câu số 9 tỉ lệ đồng ý khá cao 81,8%). Tuy nhiên trình độ nhân viên còn hạn chế không đồng đều, chƣa nắm bắt kịp thời các quy định, quy trình tại câu 10 có tới 54,5% trả lời hạn chế. Về xây dựng quy chế khen thƣởng cũng chƣa nhận đƣợc sự
TT Câu trả lời Số lƣợng Tỉ lệ Có 50 90.91 Không 5 9.09 Có 25 45.45 Không 20 36.36 Còn hạn chế 10 18.18 Có 0 - Không 55 100.00 Có 35 63.64 Không 20 36.36 Có 35 63.64 Không 20 36.36 Có 50 90.91 Không 5 9.09 Có 15 27.27 Không 40 72.73 Có 50 90.91 Không 5 9.09 Có 20 36.36 Không 35 63.64 Có 50 90.91 Không 5 9.09 2 7 3 4 5 6 II ĐÁNH GIÁ RỦI RO 1 8 9 10
đồng ý, chỉ có 15 ngƣời trả lời có chiếm 27,3%. Nhìn chung chính sách nhân sự của Chi nhánh đã đƣợc Ban giám đốc quan tâm bởi vì nguồn nhân lực có đảm bảo thì kiểm soát nội bộ mới đảm bảo hoạt động hiệu quả
Về phân công công việc cũng đã rõ ràng (chiếm 63.6% câu số 13) tuy nhiên vẫn còn trƣờng hợp kiêm nhiệm công việc: cán bộ quản lý tín dụng (cụ thể phó phòng) vẫn thực hiện cấp tín dụng đồng thời kiểm soát tín dụng.
Về kiểm toán nội bộ: Chi nhánh không có bộ phận Kiểm toán nội bộ mà là phòng Kiểm tra kiểm soát nội bộ làm đầu mối thực hiện. Theo khảo sát phòng Kiểm tra kiểm soát có thực hiện vai trò tƣ vấn, cảnh báo rủi ro tuy nhiên còn hạn chế (tỉ lệ hạn chế câu 15, 16 lần lƣợt là 36,36%, 63,64%)
Ý kiến về đánh giá rủi ro:
Bảng 2. 11 Bảng kết quả khảo sát về yếu tố đánh giá rủi ro
TT Câu trả lời Số lƣợng Tỉ lệ Đơn giản 15 27.27 Phức tạp 40 72.73 Có 45 81.82 Không 10 18.18 Có 15 27.27 Không 10 18.18 Còn thiếu 30 54.55 Có 50 90.91 Không 5 9.09 Có 50 90.91 Không 5 9.09 Có 50 90.91 Không 5 9.09 Có 52 94.55 Không 3 5.45 Có 35 63.64 Không 20 36.36 9 Có 45 81.82 Không 10 18.18 10 Có 55 100.00 Không 0 - 11 Phù hợp 25 45.45 Chƣa phù hợp 30 54.55 6 7 8 2 4 5 1
III CƠ CHẾ KIỂM SOÁT
3
Theo kết quả khảo sát với tỉ lệ cao tới 90,91% (câu số1) cho thấy Chi nhánh đã xây dựng đƣợc mục tiêu, chiến lƣợc và tầm nhìn phát triển trong tƣơng lai, và chú trọng tăng cƣờng các biện pháp phòng ngừa rủi ro tuy nhiên Chi nhánh chƣa có bộ phận quản lý rủi ro riêng biệt (câu số 3 tất cả đều trả lời không có chiếm 100%), và các chính sách đối phó, đề phòng các rủi ro bên trong và bên ngoài còn hạn chế chƣa sát thực tế (tại câu số 2 có 18,18% trả lời hạn chế).
Hệ thống xếp hạng tín dụng khách hàng chƣa thực sự chính xác mang tính chủ quan của cán bộ tín dụng mặc dù nó có vai trò quan trọng quyết định cho vay (câu 8 có tỉ lệ khá cao là 90,91%.)
Ý kiến về cơ chế kiểm soát
Bảng 2. 12 Kết quả khảo sát về cơ chế kiểm soát
TT Câu trả lời Số lƣợng Tỉ lệ Có 20 36,3 Không 15 27,4 Còn hạn chế 20 36,3 Có 15 27.3 Không 40 72.7 Có 50 90.9 Không 5 9.1 Có 10 18.2 Không 45 81.8 Có 15 27.3 Không 40 72.7 Có 55 100.0 Không 0 0.0 Có 40 72.7 Không 15 27.3 2 3 7 4 5 6 1 IV GIÁM SÁT RỦI RO
Quy trình tín dụng tại Chi nhánh chƣa đƣợc đánh giá cao có 72,73% chọn phức tạp, rƣờm rà. Trong quá trình cấp tín dụng thì hồ sơ tín dụng còn chƣa đầy đủ (tại câu số 3 có tới 54,55 % chọn còn thiếu) chứng tỏ cán bộ tín dụng còn linh động cho khách hàng.
Tuy nhiên thủ tục phê duyệt, kiểm soát đúng thẩm quyền quy định có sự tách bạch giữa: phê duyệt, thực hiện, quản lí tài sản, và ghi chép - kế toán. Chi nhánh có bổ sung cập nhật quy trình tín dụng phù hợp với quy định của pháp luật của hệ thống Agribank (câu số 2, câu số 4,5,6,7 đều chiếm tỉ lệ cao trên 80%)
Hồ sơ vay vốn, tài sản thế chấp của ngân hàng sao lƣu, bảo quản thận trọng, ngân hàng đã trang bị đầy đủ thiết bị máy móc để phục vụ.
Theo khảo sát có 63,64% chọn Chi nhánh đã thực hiện giao chỉ tiêu dƣ nợ tới từng cán bộ, bộ phận tín dụng qua đó nâng cao tinh thần trách nhiệm giám sát khoản vay của ngƣời quản lý khoản vay đó.
Ý kiến về hoạt động giám sát:
Bảng 2. 13 Kết quả khảo sát về hoạt động giám sát
TT Câu trả lời Số lƣợng Tỉ lệ
Có 55 100.0
Không 0 -
Mức độ cập nhật Chƣa đầy đủ, chƣa sắp xếp khoa học
Có 35 63.6 Không 20 36.4 Có 50 90.9 Không 5 9.1 Có 55 100.0 Không 0 - Cụ Thể: FileMaker Pro 1
V THÔNG TIN TRUYỀN THÔNG
4
2
3
Theo kết quả khảo sát Chi nhánh có thực hiện phân tích đánh giá, giám sát hoạt động tín dụng nhƣng còn hạn chế câu số 1 có 20 ngƣời chọn hạn chế, chiếm 36,3% . Bên cạnh đó hoạt động kiểm tra, giám sát sau vay chƣa thƣờng xuyên của cán bộ tín dụng có tới 72,7% ngƣời chọn.
Hàng năm phòng KTKSNB có lên kế hoạch tự kiểm tra hoạt động tín dụng theo yêu cầu của Ban Giám đốc và cũng đã phát hiện những sai sót vi phạm. Ban lãnh đạo của Chi nhánh luôn chú trọng việc chỉnh sửa các sai sót sau thanh tra, kiểm tra. Tuy nhiên hoạt động KTKSNB tại Chi nhánh mới chỉ kiểm tra tính tuân thủ quy trình, chính sách vẫn còn hạn chế trong việc phát hiện, cảnh báo rủi ro tiềm ẩn (tại câu 4 chỉ có 18,2 % trả lời có). Đồng thời Chi nhánh cũng chƣa đƣa ra đƣợc cẩm nang tín dụng phổ biến cho toàn bộ nhân viên tín dụng về những sai sót đã xảy ra, có khả năng xảy ra và biện pháp phòng ngừa.
Ý kiến về thông tin và truyền thông
Bảng 2.14: Kết quả khảo sát về thông tin và truyền thông
(Nguồn: Kết quả khảo sát và tính toán của tác giả)
Yếu tố công nghệ thông tin đa số đƣợc các cán bộ đánh giá cao, Chi nhánh đã quan tâm và triển khai những sáng kiến công nghệ giúp ngắn thời gian làm thủ tục cấp tín dụng.
Chi nhánh có cổng thông tin để cập nhật các văn bản nội bộ và một số văn bản của NHNN, tuy nhiên vẫn chƣa đầy đủ và chƣa sắp xếp khoa học tiện cho tìm kiếm.
Ý kiến của cán bộ KTKSNB
Theo kết quả khảo sát (phụ lục 07): Ban lãnh đạo Chi nhánh quan tâm tới kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng nhằm hạn chế rủi ro, tăng trƣởng tín dụng ổn định và bền vững.
Hàng năm đều có các Đoàn thanh tra của NHNN và Chi nhánh đều thành lập đoàn kiểm tra tự kiểm tra. Qua hoạt động thanh tra và tự kiểm tra của Chi nhánh thì Chi nhánh đã tuân thủ các chính sách, quy trình của Agribank tuy nhiên vẫn còn sai sót chủ yếu do yếu tố chủ quan. Chi nhánh đã thực hiện nghiêm túc việc khắc phục chỉnh sửa sau thanh tra, kiểm tra tuy nhiên hiện tại Chi nhánh chƣa có chế tài xử lý những cán bộ chƣa chỉnh sửa đúng theo quy định.
Phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ có tƣ vấn và dự báo các rủi ro nhƣng còn hạn chế, và Chi nhánh mới chỉ thực hiện kiểm tra kiểm soát sự tuân thủ.