CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Côngty TNHH đầu tư Tiến Dũng
2.1.1. Đặc điểm nguyên NVL
Mỗi ngành nghề kinh doanh khác nhau sử dụng các loại NVL khác nhau. Với đặc điểm khác biệt của ngành nghề sản xuất giấy để tiến hành sản xuất phải sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu khác nhau, mỗi loại vật liệu có vai trò, tính năng lý hoá riêng. Các loại nguyên vật liệu Công ty thường sử dụng để sản xuất là: bột giấy, giấy phế liệu, Giấy Krap, giấy sóng …Đó là những NVL mà Công ty mua ngoài. Các NVL của Công ty cần chú trọng trong quá trình lưu kho, bảo quản vì việc sản xuất diễn ra ngoài trời và chịu nhiều tác động điều kiện tự nhiên và những NVL đó dễ bị ẩm ướt dẫn tới không sử dụng được hoặc nếu sử dụng được thì sẽ ảnh hưởng xấu đến chất lượng của quá trình sản xuất.
2.1.2. Đặc điểm luân chuyển NVL
Khi có phát sinh nhu cầu về NVL, trực tiếp giám đốc mỏ căn cứ vào tình hình sử dụng NVL và định mức kĩ thuật để lên kế hoạch cung ứng, dự trữ NVL trong kì. Dựa trên kế hoạch cung ứng vật tư, phộ phận sản xuất lấy giấy báo giá vật tư, lập bảng dự trữ mua NVL và chuyển qua cho giám đốc duyệt. Khi được duyệt thì sẽ xin tạm ứng tiền mua NVL tại phòng kế toán. Sau đó phòng phòng hành chính sẽ tiến hành thu mua NVL. Việc thu mua NVL được tiến hành trên cơ sở thoả thuận giữa 2 bên: Công ty và bên cung cấp. Thông thường NVL của Công ty chỉ do một nhà cung cấp vật liệu đáp ứng được các yêu cầu kĩ thuật đồng thời tiết kiệm được chi phí vận chuyển để hợp tác cung ứng NVL lâu dài. Chính vì vậy nhà cung cấp NVL thường là các Công ty có uy tín trong kinh doanh, những bạn hàng lâu năm của Công ty nên quá trình cung cấp NVL diễn ra đúng kế hoạch, đủ về chủng loại và số lượng, đảm bảo chất lượng, giá cả hợp lí, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất và hiệu quả kinh doanh. Và NVL Công ty mua thường có đặc điểm cồng kềnh, số lượng nhiều nên nhà cung cấp thường cũng là người chuyên chở vật liệu đến các kho tại chân công trình. Sau
khi nhân viên kiểm tra chất lượng, quy cách, số lượng NVL nếu đạt yêu cầu thì sẽ được nhập kho.
Việc thu mua nguyên vật liệu ở kho tiến hành theo kế hoạch định mức và căn cứ vào tiến sản xuất do bộ phận sản xuất và chế biến lập. Nguyên tắc xuất dùng nguyên vật liệu ở Công ty đơn giản, cụ thể là: Căn cứ vào phiếu yêu cầu lĩnh vật liệu của phó Giám đốc sản xuất và quản đốc lập kiểm tra, ký duyệt chuyển phòng kế toán lập phiếu xuất kho và thủ kho xuất nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất .
2.1.3 Công tác quản lý NVL tại công ty
Từ đặc điểm vật liệu, đặc điểm luân chuyển VL của Công ty như trên đòi hỏi công tác quản lý vật liệu của DN phải chặt chẽ ở tất cả các khâu từ việc thu mua đến việc sử dụng vật liệu phải đảm bảo về giá mua, chi phí thu mua cũng như xác định mức sử dụng NVL cho mỗi công trình. Chính vì vậy mà tổ chức kế toán vật liệu được thực hiện tốt sẽ giúp cho lãnh đạo Công ty có những thông tin chính xác, kịp thời, về việc sử dụng vật liệu của công ty, về nguồn cung cấp, chất lượng, giá cả cũng như sử dụng vật liệu thay thế...Mặt khác quản lý chặt chẽ vật liệu thông qua việc sử dụng hợp lý tiết kiệm giảm định mức tiêu hao để từ đó giảm chi phí vật liệu để giảm giá thành sản phẩm của Công ty. Công ty TNHH đầu tư Tiến Dũng tổ chức quản lí theo kiểu trực tuyến – chức năng trong đó có sự phân chia thành các phòng ban, bộ phận riêng biệt với các chức năng quản lí chuyên môn. Phương thức này tạo điều kiện cho công tác quản lí NVL được thực hiện một cách hiệu quả, chính xác. Các khâu như lên kế hoạch thu mua, quá trình thu mua, quá trình xuất NVL theo nhu cầu và trách nhiệm quản lí, dự trữ NVL được giao cho các bộ phận, cá nhân riêng, có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng.
-Nhiệm vụ của thủ kho:
Hàng ngày căn cứ vào tiến độ cung ứng NVL do phòng kế hoạch lập, thủ kho chịu trách nhiệm nhập kho các loại NVL mua về, khi nhập kho phải cân đo, đong đếm cụ thể. Và thủ kho phải kiểm tra các chứng từ yêu cầu nhập/xuất
hàng theo đúng quy định và thực hiện nhập, xuất hàng cho các cá nhân liên quan khi có yêu cầu.
Theo dõi số lượng xuất nhập tồn hàng ngày và đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu. Nếu số NVL tồn kho ít hơn mức tồn kho tối thiểu thì báo với phòng kế hoạch NVL để có kế hoạch thu mua NVL nhằm tránh được sự ngưng trệ trong sản xuất.
Thủ kho phải sắp xếp các NVL một cách khoa học hợp lí, tránh bị ẩm ướt, mốc... dễ dàng vận chuyển ra khỏi kho khi đem ra sử dụng. Có trách nhiệm kiểm tra số lượng và chất lượng của từng vật tư, bảo quản NVL tránh sự thiếu hụt, mất mát. Phát hiện và ngăn ngừa các ảnh hưởng xấu xảy ra và đề xuất các biện pháp xử lí về NVL như: thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất, mất mát, hư hao…tính toán, xác định chính xác số lượng và giá trị NVL đã tiêu hao trong quá trình sản xuất.
-Nhiệm vụ trưởng các bộ phận sản xuất:
Dựa tình hình xây dựng mà các trưởng bộ phận sẽ yêu cầu việc xuất NVL để từ đó phòng kế hoạch NVL lập phiếu xuất kho và thủ kho sẽ xuất vật tư. Quá trình này đòi hỏi phải linh hoạt để tránh việc ngưng trệ quá trình sản xuất. Quản lí việc sử dụng NVL một cách chặt chẽ để tránh sử dụng hoang phí trong sản xuất, tránh hiện tượng mất mát NVL trong quá trình sử dụng.
Quá trình sản xuất , chế biến được chia thành nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn lại chia thành nhiều công việc khác nhau, các công việc thường diễn ra ngoài trời chịu tác động rất lớn của các nhân tố môi trường như nắng, mưa, lũ lụt...NVL của Công ty thường là những NVL dễ bị oxy, dễ bị hư hỏng trong điều kiện ngoài trời. Công ty bảo quản vật liệu trong kho tại mỗi công trình nhằm giữ cho vật liệu không bị hao hụt thuận lợi cho việc tiến hành sản xuất , chế biến xây dựng. Và kho bảo quản của Công ty khô ráo, tránh ôxy hoá vật liệu, có thể chứa các chủng loại NVL giống hoặc khác nhau. Riêng các loại cát, sỏi, đá, vôi được đưa thẳng tới công trình sử dụng luôn không qua kho, tuy nhiên vẫn tiến hành thủ tục nhập, xuất như các vật liệu khác nhằm mục đích quản lý vật liệu. Để bảo vệ tài sản trong kho, Công ty bố trí các bảo vệ theo dõi
tại các công trường thường xuyên kiểm tra theo dõi quá trình vận chuyển NVL ra, vào. Như vậy, hệ thống kho của Công ty nằm tại địa điểm sản xuất nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuát.
2.1.4. Phân loại và tính giá NVL tại Công ty TNHH đầu tư Tiến Dũng
2.1.4.1. Phân loại
Nguyên vật liệu sử dụng trong Công ty có nhiều loại và có công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong điều kiện đó đòi hỏi Công ty phải phân loại nguyên vật liệu thì mới tổ chức tốt việc quản lí và hạch toán nguyên vật liệu.
Trong thực tế công tác quản lí và tổ chức hạch toán hạch toán của Công ty đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu như sau:
-Nguyên vật liệu chính: là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm như: bột giấy, giấy phế liệu, Giấy Krap, giấy sóng
-Nguyên vât liệu phụ: Là vật chất tác dụng phụ trợ trong sản xuất, tham gia vào quá trình hoàn thiện sản phẩm, được dùng với NVL chính làm tăng chất lượng sản phẩm như: Xót vÈy, oxy, Plus…...
-Nhiên liệu: hóa chất,...
-Vật liệu thay thế: các loại NVL được sử dụng để thay thế, sửa chữa, bảo dưỡng các loại máy móc thiết bị
-Phế liệu: là các loại vật liệu bị loại trừ, thanh lý, thu hồi
2.1.4.2 Tính giá NVL
* Tính giá NVL nhập kho:
Công ty TNHH đầu tư Tiến Dũng nhập kho theo giá thực tế. NVL của Công ty được thu mua từ nhiều nguồn khác nhau chủ yếu là mua ngoài. Do đặc điểm ngành nghề là sản xuất chế biến đá, NVL mua về nhập tại kho dưới chân công trình nên tùy vào địa điểm sản xuất mà Công ty sẽ mua NVL của những nhà cung cấp sao cho thuận lợi nhất. Và chi phí vận chuyển thường tính vào đơn giá NVL. Với những nhà cung cấp khác nhau thì giá mua và chi phí thu mua là khác nhau. Chính vì vậy việc hạch toán chính xác giá trị NVL đòi hỏi 1 cách chặt chẽ, cẩn thận.
- Đối với nguyên vât liệu mua ngoài nhập kho, giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho được tính như sau:
Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua trên hóa đơn + Chi phí thu mua - Các khoản giảm trừ + Các khoản thuế không được hoàn
Giá mua ghi trên hóa đơn là giá mua chưa tính thuế GTGT (vì Công ty áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế).
Chi phí thu mua là chi phí vận chuyển NVL.
Chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán: Công ty mua hàng với số lượng lớn nên nhà cung cấp sẽ có những khoản chiết khấu thương mại cho Công ty hoặc những hợp đồng giao hàng không đúng thời gian quy định thì Công ty được hưởng 1 khoản giảm giá hàng bán.
* Tính giá NVL xuất kho:
Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền:
Giá thực tế nguyên vật liệu,
hàng hoá xuất dùng =
Số lượng xuất
dùng x
Giá đơn vị bình quân Đơn giá bình quân
của cả kỳ dự trữ =
Giá thực tế tồn đầu kỳ + giá thực tê nhập trong kỳ SL tồn đầu kỳ + SL nhập trong kỳ