Một điều kiện quan trọng để nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, công trình tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh đó là việc cung ứng vật liệu đủ về số lượng, kịp về thời gian, đúng về quy cách phẩm chất. Muốn vậy, Công ty cần tổ chức quá trình thu mua hợp lý hơn nhằm tìm được nhà cung cấp mới tốt
xuyên.
Đồng thời cán bộ thu mua của Công ty cần linh hoạt, năng động hơn nữa, có thêm nhiều sáng kiến trong công tác thu mua, nắm bắt được giá cả thị trường hàng ngày, hàng giờ để luôn luôn mua được vật liệu với giá rẻ hoặc dự báo để có được các biện pháp ứng phó kịp thời chánh không để xẩy ra tình trạng vật liệu khan hiếm làm gián đoạn quá trình sản xuất, ảnh hưởng tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty .
Ngoài ra Công ty cần nghiên cứu lựa chọn phương thức thu mua, thanh toán, bảo quản, bốc xếp với chi phí là thấp nhất. Hiện nay, không tính đến sắt thép, những vật liệu có thể mua ở thị trường trong nước thì còn nhiều loại vật liệu đặc chủng đòi hỏi Công ty phải mua ở nước ngoài. Đây là một trong những nguyên nhân làm tăng giá mua vật liệu nhập kho. Vì vậy, đối với vật liệu có thể thay thế nguồn nhập nước ngoài bằng nguồn trong nước Công ty cũng nên tìm hiểu bởi điều đó sẽ làm giảm đáng kể chi phí về vật liệu, đồng thời góp phần kích cầu trong nước, thúc đẩy phát triển các ngành công nghiệp trong nước.
3.2.2. Trong khâu dự trữ và bảo quản
Một yêu cầu quan trọng khác hiên nay là Công ty cần xác định mức dự trữ phù hợp, Công ty phải kiểm soát khối lượng lưu kho để giảm tối đa lượng cần đầu tư vào đây, kèm theo các chi phí bảo quản đồng thời cần phải quan tâm đến việc bảo đảm mức tồn kho cụ thể đối với từng chủng loại vật liệu để đáp ứng nhu cầu chung của Công ty .
Mức dự trữ tối thiểu, tối đa cần thiết và thời điểm đặt hàng, số lượng hàng cần đặt sao cho kinh tế nhất dựa vào sự kết hợp của các yếu tố.
- Thứ nhất: Cần xem xét thời gian cần thiết từ lúc đặt hàng một loại vật liệu cho đến khi nó được giao hàng và sẵn sàng phục vụ sản xuất.
- Thứ hai: Cần quan tâm đến các loại chi phí khác: chi phí lưu kho, lãi suất đầu tư, chi phi do hàng hoá bị hư hỏng...
thấp hơn khi mua với số lượng lớn.
Như vậy, để tiết kiệm được chi phí thu mua, chi phí dự trữ và có thể cung cấp kịp thời cho nhu cầu sản xuất kinh doanh thì đòi hỏi Công ty cần xác định được lượng đặt vật liệu tối ưu và tiến độ nhập vật liệu phù hợp. Tuy nhiên cần chú ý khi xác định lượng đặt vật liệu tối ưu cần lưu ý đến yếu tố biến động của giá cả thị trường, yếu tố rủi ro của nguồn hàng, của quá trình vận chuyển nhất là đối với vật liệu nhập có nguồn gốc từ hàng nhập khẩu.
Về công tác lưu kho, bảo quản vật liệu còn bao gồm sắp xếp các chủng loại vật liệu khác nhau để có thể tìm thấy nhanh chóng và xuất ra cung cấp cho các bộ phận sử dụng khi cần. Do đó Công ty cần sắp xếp các loại vật liệu một cách hợp lý, đảm bảo mức độ an toàn cho từng loại vật liệu. Đối với các vật liệu có yêu cầu bảo quản đặc biệt phải tuân thủ theo yêu cầu và tuân thủ của nhà sản xuất hoặc tư vấn chuyên môn. Đối với những vật liệu có quy định về thời gian sử dụng phải được theo dõi để loại bỏ khi quá hạn sử dụng hoặc không đảm bảo chất lượng, một phần sẽ tránh được hư hỏng, mặt khác dễ dàng cho việc kiểm soát, kiểm kê vật liệu.
Hiện nay, Công ty đã tổ chức kiểm kê 1 năm một lần để xác định được vật liệu bị dư thừa hư hỏng kém chất lượng. Công tác đối chiếu số liệu giữa kế toán, thủ kho và đơn vị sử dụng được tiến hành thường xuyên. Đây là thành tích của Công ty, tuy nhiên đối với các trường hợp mất mát nguyên vật liệu, Công ty cũng có các biện pháp xử lý chặt chẽ, quy trách nhiêm vật chất cho cá nhân liên quan. Từ đó sẽ tăng cường công tác kiểm soát ở các kho, giảm thiếu hụt nguyên vật liệu ngoài định mức. Đối với các vật liệu ứ đọng trong Công ty cần phải tiến hành thanh lý ngay nhằm thu hồi vốn cố định và giải phóng kho tàng.