CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
2.2 Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Côngty TNHH đầu tư Tiến
2.2.2.1. Tài khoản sử dụng
- Công ty sử dụng TK 152 “Nguyên vật liệu”.
Căn cứ vào các chứng từ trên kế toán định khoản: - Phiếu PNK50 ngày 02/03/2021: Nợ TK 152: 263.300.000 Nợ TK 133: 26.330.000 Có TK 331: 289.630.000 - Phiếu PXK65 ngày 03/03/2021: Nợ KT 154: 136.100.000 Có TK 152: 136.100.000 2.2.2.2 Sổ tổng hợp sử dụng -Sổ tổng hợp Công ty sử dụng: + Sổ Nhật ký chung + Sổ cái tài khoản 152
Các nghiệp vụ xuất kho, nhập kho nguyên vật liệu tại Công ty diễn ra thường xuyên và nguyên vật liệu của Công ty đa dạng về chủng loại và số lượng tương đối lớn nên Công ty hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Căn cứ vào phiếu nhập kho và phiếu xuất kho, ngoài việc ghi sổ chi tiết thì kế toán lập bảng phân bổ vật liệu để căn cứ ghi vào nhật ký chung và sổ cái của NVL.
Đơn vị: Công ty TNHH đầu tư Tiến Dũng
Địa chỉ: Đường Tây Thành, P. Tân Thành, TP. Ninh Bình
SỔ NHẬT KÝ CHUNG (Trích) Tháng 03 năm 2021 Đvt: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái STT dòng SH TK ĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có ... ... ... ... ... ... ... ... ... 02/03 PNK50 02/03 Mua NVL nhập kho x 5 152 263.300.000
HĐ0001107 02/03 Thuế GTGT đầu vào được KT x 5 1331 26.330.000
HĐ0001107 02/03 Phải trả cho người bán x 5 331 289.630.000
03/03 PXK65 03/03 Xuất NVL cho sản xuất x 7 154 136.100.000
x 7 152 136.100.000
... ... ... ... ... ... ... ... ...
Cộng chuyển trang sau
Ngày 31 tháng 03 năm 2021
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đôc
Đơn vị: Công ty TNHH đầu tư Tiến Dũng
Địa chỉ: Đường Tây Thành, P. Tân Thành, TP. Ninh Bình
SỔ CÁI
(Dùng cho hình thức kế toán nhật ký chung) Tháng 03 năm 2021
Tài khoản: Nguyên vật liệu Số hiệu tài khoản: 152
Đvt: VNĐ
NTGS Chứng từ
Diễn giải NKC SH TKĐƯ Số tiền
SH NT Dòng Trang Nợ Có
Số dư đầu kỳ 114.550.000
02/03 PNK50 02/03 Mua NVL nhập kho 5 1 331 263.300.000
03/03 PXK65 03/03 Xuất NVL cho sản xuất ... .... 154 136.100.000
09/01 PNK09 09/01 Mua hóa chất 68 2 331 104.068.200
09/01 PXK08 09/01 Xuất dầu cho sản xuất 22.546.080
... ... ... ... ... ... ... ... ...
Cộng số phát sinh 415.890.000 487.650.000
Số dư cuối kỳ 42.790.000
Ngày 31 tháng 03 năm 2021
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đôc
Công ty TNHH đầu tư Tiến Dũng chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực sản xuất nên thường thì NVL mua về chủ yếu dựa trên kế hoạch dự toán trước khá chặt chẽ và thường mua lô nào thì trong thời gian ngắn sẽ xuất kho hết lô đó nên lượng tồn kho NVL thường không nhiều. Mặc dù Công ty đã có nhiều biện pháp quản lí NVL một cách khoa học, chặt chẽ nhưng trong quá trình sản xuất của Công ty với số lượng nhập, xuất khá nhiều nên không tránh khỏi sai sót dẫn tới thừa hoặc thiếu NVL. Vì vậy để đảm bảo việc xác định số lượng tồn kho thực tế của từng vật tư, đối chiếu số liệu thực tế trên sổ sách kế toán xác định NVL thừa thiếu. Việc kiểm kê NVL Công ty thường tổ chức vào cuối quý.
Tiến hành kiểm kê ở tất cả các kho nhằm mục đích kiểm kê và phát hiện một cách chính xác về số lượng, giá trị của từng loại nguyên vật liệu hiện có trong kho, kiểm tra tình hình bảo quản, phát hiện và xử lý các hao hụt, thừa, mất mát... tại từng kho. Từ đó nâng cao công tác quản lý nguyên vật liệu tại CTY.
Trước tiên phải khóa sổ sách, xác định số nguyên vật liệu tồn kho tại thời điểm kiểm kê trên sổ sách kế toán.
Để tiến hành kiểm kê thì phải có 1 ban kiểm kê gồm: kế toán vật tư, nhân viên của phòng kỹ thuật - kế hoạch, thủ kho. Sau khi cân đo đong đếm để xác định số liệu thực tế của NVL thì so sánh với số liệu sổ sách. Kết thúc kiểm kê lập biên bản kiểm gồm hai bản: một bản giao cho thủ kho để thủ điều chỉnh thẻ kho, một bản giao cho kế toán NVL để điều chỉnh số liệu. Kết quả kiểm kê giúp kế toán điều chỉnh số liệu trên tài khoản kế toán và lập báo cáo kiểm kê cuối kì. Tuy nhiên trên thực tế tại Công ty thường thì số liệu thực tế khớp với số liệu sổ sách kế toán nên nghiệp vụ này ít khi xảy ra.
2.3. Đánh giá chung về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công tyTNHH đầu tư Tiến Dũng TNHH đầu tư Tiến Dũng
quả giúp lãnh đạo Công ty trong thời gian giám sát thi công, quản lý kinh tế, công tác tổ chức sản xuất, tổ chức hạch toán được tiến hành hợp lý, khoa học, phù hợp với điều kiện hiện nay. Phòng kế toán của Công ty được bố trí hợp lý, phân công công việc cụ thể. Bộ máy kế toán đã biết vận dụng một cách linh hoạt, sáng tạo có hiệu quả chế độ kế toán trên máy vi tính theo hình thức chứng từ ghi sổ nhằm nâng cao trình độ cơ giới hóa công tác kế toán, phát huy hơn nữa vai trò của kế toán trong tình hình hiện nay. Về cơ bản hệ thống sổ sách kế toán của Công ty được lập đầy đủ theo quy định với ưu điểm là sổ sách được lập đầy đủ in vào cuối tháng, nếu trong tháng phát hiện sai sót thì vẫn có thể sửa chữa dễ dàng. Ngoài ra việc các sổ sách kế toán đều được ghi thường xuyên thuận tiện cho việc đối chiếu kiểm tra giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp.
Kế toán tổng hợp vật liệu,cụng cụ dụng cụ: Việc áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ là phù hợp, phương pháp này đã giúp cho Công ty theo dõi thường xuyên sự biến động của nguyên vật liệu, cụng cụ dụng cụ có được số liệu chính xác và giá trị thực tế nguyên vật liệu cụng cụ dụng cụ nhập, xuất, tồn ở bất kỳ thời điểm nào.
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu : Đây là công việc kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán với nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, kịp thời sự biến động về số lượng, giá trị làm cơ sở để ghi sổ kế toán và theo dõi vật liệu,cụng cụ dụng cụ. Công ty TNHH đầu tư Tiến Dũng hiện đang áp dụng phương pháp ghi thẻ song song trong công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu, dụng cụ là rất phù hợp.
Về công tác hạch toán vật liệu, cụng cụ dụng cụ: Kế toán Công ty đã tổ chức hạch toán nguyên vật liệu theo từng tháng, từng quý rõ ràng, hạch toán một cách đơn giản, phục vụ tốt yêu cầu quản lý vật liệu.
Việc lập chứng từ phiếu nhập, phiếu xuất rõ ràng, mạch lạc chứng từ được luân chuyển một cách hợp lý.
pháp này là phù hợp với đặc điểm nhập xuất kho ở Công ty nên kế toán rất dễ dàng trong việc theo dõi, giám sát, quản lý vật liệu.
2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân chủ yếu
- Về việc áp dụng kế toán máy
Hiện nay Công ty vẫn chưa sử dụng phần mềm kế toán máy. Do đó vào cuối kỳ kinh doanh công việc rất bận rộn, đôi khi đội ngũ kế toán không thể đáp ứng được các yêu cầu của Bộ, ban, ngành liên quan.
- Hình thức vận dụng chế độ kế toán
Theo yêu cầu về công tác quản lý vận dụng chế độ kế toán do Công ty lựa chọn thì hiện nay Công ty đang vận dụng phương pháp nhật ký chung, theo phương pháp này phù hợp với yêu cầu quản lý và trình độ chuyên môn của kế toán nhưng việc lập báo cáo cung cấp số liệu thường dồn vào ngày cuối tháng do vậy việc lập kế hoạch cung ứng vật liệu cũng như tính toán các chỉ tiêu kinh tế cho kỳ sau chưa bảo đảm chính xác.
- Về hệ thống sổ sách kế toán áp dụng tại Công ty
Về lập sổ danh điểm nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu do Công ty sử dụng có nhiều chủng loại, phức tạp, có giá trị mà Công ty không lập sổ danh điểm để mã hóa phân giải thành nhóm và phân chia một cách chi tiết, khoa học hợp lý hơn theo đúng quy cách và phẩm chất của nguyên vật liệu . Điều này đã khiến cho công tác quản lý nguyên vật liệu, dụng cụ gặp nhiều khó khăn.
- Về lập bảng phân bổ nguyên vật liệu : Hiện nay Công ty vẫn chưa lập bảng phân bổ nguyên vật liệu nên gây khó khăn cho công tác kế toán.
- Về hạch toán vật tư còn lại cuối kỳ : Công ty chưa thực hiện việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Nên khi hàng tồn kho bị giảm giá rất có thể Công ty sẽ gặp vấn đề về vốn
TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ TIẾN DŨNG
3.1. Một số giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH đầu tư Tiến Dũng TNHH đầu tư Tiến Dũng
3.1.1. Về việc áp dụng kế toán máy
Công ty hiện nay đã trang bị cho phòng kế toán hệ thống máy tính tốt song Công ty nên sử dụng phần mềm kế toán máy. Khi đã đưa kế toán máy vào sử dụng thì khối lượng công việc sẽ được giảm bớt. Từ đó dẫn tới hiệu quả trong công tác kế toán được nâng cao trên nhiều phương diện như quản lý hành chính, việc tính toán, lập ra các bảng biểu, sổ sách được phần mềm kế toán làm thay.
3.1.2. Hình thức vận dụng chế độ kế toán
Công ty đang vận dụng phương pháp nhật ký chungs, theo phương pháp này phù hợp với yêu cầu quản lý và trình độ chuyên môn của kế toán thay vì ghỉ sổ vào cuối tháng thì kế toán nên nghi sổ kế toán hàng ngày để thuận tiện cho việc theo dõi cũng như việc lập báo cáo cung cấp số liệu cho việc lập kế hoạch cung ứng vật liệu cũng như tính toán các chỉ tiêu kinh tế cho kỳ sau bảo đảm chính xác có hiệu quả cao trong việc quản lý NVL.
3.1.3. Về hệ thống sổ kế toán áp dụng tại Công ty
Công ty nên lập sổ danh điểm nguyên vật liệu, bảng phân bổ nguyên vật liệu
- Việc lập sổ danh điểm nguyên vật liệu
Muốn quản lý vật liệu,cụng cụ dụng cụ chính xác và thuận lợi thì vật liệu phải được phân loại một cách khoa học và hợp lý. Công ty cần hoàn thiện việc phân loại vật liệu và dựa vào vai trò của vật liệu trong quá trình xây dựng. Tất cả vật liệu đều chia thành vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế. Trong mỗi loại vật liệu, căn cứ vào tính chất lý hóa của từng thứ vật liệu để xếp thành các nhóm cho phù hợp, đồng thời để phục vụ công tác quản lý tốt hơn, chính xác, thuận lợi hơn và giảm thời gian khi có công tác kiểm tra và tạo điều kiện thuận lợi cho vi tính hóa công tác kế toán, cung cấp thông tin một cách nhanh chóng kịp thời phục vụ nhu cầu quản lý và
phục vụ cho công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty theo mẫu sau:
Biểu 3.1 Sổ danh điểm nguyên vật liệu
Đơn vị :……….. Địa chỉ :……….
Ký hiệu
Tên vật tư Đơn vị
tính Đơn giá Ghi chú
Nhóm Danh điểm vật liệu 152.1 NVL chính 152.1.01 Bột giấy Kg … ... 152.2 Vật liệu phụ 152.2.01 Hóa chất Kg 152.2.02 … … 152.3 Nhiên liệu 152.3.01 Dầu Diezen Kg 152.3.02 Xăng Mogas 92 Kg … … Người lập Kế toán
- Việc lập bảng phân bổ nguyên vật liệu
Công ty nên lập bảng phân bổ nguyên vật liệu xuất kho trong tháng, phân bổ giá trị vật liệu xuất dùng cho các đối tượng sử dụng hàng tháng (Ghi có TK152, nợ các tài khoản liên quan) được thể hiện qua biểu 3.2 dưới đây
Đơn vị :………. Địa chỉ :……….
BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU, CCDC
STT Ghi có cácTK Ghi nợ TK TK 152, 153 152.1 152.2 1 TK 154 Người lập Kế toán
* Về việc phân tích tình hình sử dụng khối lượng nguyên vật liệu:
Cuối mỗi tháng Công ty nên lập bảng báo cáo tình hình sử dụng NVL trong sản xuất.
Biểu 3.3 Tình hình sử dụng khối lượng NVL vào sản xuất
BẢNG SỬ DỤNG KHỐI LƯỢNG NVL Tháng …. năm ……. Loại NVL ĐVT Số lượng sử dụng kế hoạch Số lượng sử dụng thực tế So sánh Số lượng % … … … … … … Người lập Kế toán
nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh
Công ty nên có biện pháp đầu tư đúng hướng, đúng mức vào mua sắm máy thiết bị hiện đại phục vụ cho sản xuất. Máy thiết bị hiện đại sẽ giảm được chi phí nhân công, tăng năng suất lao động. Tuy nhiên, Công ty cũng phải chú ý trong việc kết hợp sử dụng máy của Công ty với máy thuê ngoài (trường hợp máy thuê ngoài rẻ hơn, tiện cho thi công hơn), kết hợp việc sử dụng máy với sử dụng lao động thủ công.
Giảm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản vật tư bằng việc khuyến khích đội sản xuất tìm hiểu về thị trường nguyên vật liệu tại địa phương thi công, hạn chế việc nhập vật tư vào kho Công ty sau đó mới chuyển đến các công trình thi công, có kế hoạch đào tạo thường xuyên cho đội ngũ thủ kho, công nhân bảo vệ để họ nâng cao khả năng, trách nhiệm trong công việc. Sử dụng vật tư tiết kiệm, thi công theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật không để tình trạng khối lượng công việc hoàn thành không được chấp nhận về kỹ thuật phải phá đi làm lại, đồng thời có chế độ khen thưởng thỏa đáng với cán bộ công nhân viên, tổ sản xuất sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu sản xuất nguyên vật liệu thay thế rẻ hơn và có hiệu quả kinh tế cao.
3.2. Một số giải pháp khác
Để đảm bảo và phát huy kết quả trong kinh doanh, Công ty TNHH đầu tư Tiến Dũng đã có nhiều cố gắng để đạt được hiệu quả sử dụng tối đa vật liệu: Từ việc xây dựng định mức sản xuất, tiến hành thu mua nhập kho đến dự trữ và sử dụng. Xong nâng cao hơn nữa hiệu sử dụng vật liệu cần có nhiều giải pháp kết hợp nhằm giảm chi phí và tăng số vòng quay của vật liệu. Cụ thể :
3.2.1.Trong khâu thu mua
Một điều kiện quan trọng để nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, công trình tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh đó là việc cung ứng vật liệu đủ về số lượng, kịp về thời gian, đúng về quy cách phẩm chất. Muốn vậy, Công ty cần tổ chức quá trình thu mua hợp lý hơn nhằm tìm được nhà cung cấp mới tốt
xuyên.
Đồng thời cán bộ thu mua của Công ty cần linh hoạt, năng động hơn nữa, có thêm nhiều sáng kiến trong công tác thu mua, nắm bắt được giá cả thị trường hàng ngày, hàng giờ để luôn luôn mua được vật liệu với giá rẻ hoặc dự báo để có được các biện pháp ứng phó kịp thời chánh không để xẩy ra tình trạng vật liệu khan hiếm làm gián đoạn quá trình sản xuất, ảnh hưởng tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty .
Ngoài ra Công ty cần nghiên cứu lựa chọn phương thức thu mua, thanh toán, bảo quản, bốc xếp với chi phí là thấp nhất. Hiện nay, không tính đến sắt thép, những vật liệu có thể mua ở thị trường trong nước thì còn nhiều loại vật liệu đặc chủng đòi hỏi Công ty phải mua ở nước ngoài. Đây là một trong những nguyên nhân làm tăng giá mua vật liệu nhập kho. Vì vậy, đối với vật liệu có thể thay thế nguồn nhập nước ngoài bằng nguồn trong nước Công ty cũng nên tìm hiểu bởi điều đó sẽ làm giảm đáng kể chi phí về vật liệu, đồng thời góp phần kích cầu trong nước, thúc đẩy phát triển các ngành công nghiệp trong nước.
3.2.2. Trong khâu dự trữ và bảo quản
Một yêu cầu quan trọng khác hiên nay là Công ty cần xác định mức dự trữ phù hợp, Công ty phải kiểm soát khối lượng lưu kho để giảm tối đa lượng cần đầu tư vào đây, kèm theo các chi phí bảo quản đồng thời cần phải quan tâm đến việc bảo đảm mức tồn kho cụ thể đối với từng chủng loại vật liệu để đáp ứng nhu cầu chung của Công ty .
Mức dự trữ tối thiểu, tối đa cần thiết và thời điểm đặt hàng, số lượng hàng cần đặt sao cho kinh tế nhất dựa vào sự kết hợp của các yếu tố.