Khi có phát sinh nhu cầu về NVL, trực tiếp giám đốc mỏ căn cứ vào tình hình sử dụng NVL và định mức kĩ thuật để lên kế hoạch cung ứng, dự trữ NVL trong kì. Dựa trên kế hoạch cung ứng vật tư, phộ phận sản xuất lấy giấy báo giá vật tư, lập bảng dự trữ mua NVL và chuyển qua cho giám đốc duyệt. Khi được duyệt thì sẽ xin tạm ứng tiền mua NVL tại phòng kế toán. Sau đó phòng phòng hành chính sẽ tiến hành thu mua NVL. Việc thu mua NVL được tiến hành trên cơ sở thoả thuận giữa 2 bên: Công ty và bên cung cấp. Thông thường NVL của Công ty chỉ do một nhà cung cấp vật liệu đáp ứng được các yêu cầu kĩ thuật đồng thời tiết kiệm được chi phí vận chuyển để hợp tác cung ứng NVL lâu dài. Chính vì vậy nhà cung cấp NVL thường là các Công ty có uy tín trong kinh doanh, những bạn hàng lâu năm của Công ty nên quá trình cung cấp NVL diễn ra đúng kế hoạch, đủ về chủng loại và số lượng, đảm bảo chất lượng, giá cả hợp lí, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất và hiệu quả kinh doanh. Và NVL Công ty mua thường có đặc điểm cồng kềnh, số lượng nhiều nên nhà cung cấp thường cũng là người chuyên chở vật liệu đến các kho tại chân công trình. Sau
khi nhân viên kiểm tra chất lượng, quy cách, số lượng NVL nếu đạt yêu cầu thì sẽ được nhập kho.
Việc thu mua nguyên vật liệu ở kho tiến hành theo kế hoạch định mức và căn cứ vào tiến sản xuất do bộ phận sản xuất và chế biến lập. Nguyên tắc xuất dùng nguyên vật liệu ở Công ty đơn giản, cụ thể là: Căn cứ vào phiếu yêu cầu lĩnh vật liệu của phó Giám đốc sản xuất và quản đốc lập kiểm tra, ký duyệt chuyển phòng kế toán lập phiếu xuất kho và thủ kho xuất nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất .