- Thực trạng việc lập hệ thống bản đồ
Hệ thống bản đồ dạng giấy bao gồm bản đồ địa giới hành chính và hồ sơ địa giới hành chính được thiết lập theo Chỉ thị 364/CT của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ngày 06 tháng 11 năm 1991. Bản đồ hiện trạng sử dụng đất, bản đồ quy hoạch sử dụng đất, bản đồ địa chính và bản đồ hành
chính. Trong đó, hệ thống bản đồ địa chính năm 1995-1997 đã được số hoá, sử dụng trong phần mềm Autocad phục vụ công tác in ấn sơ đồ thửa đất trên giấy chứng nhận và cập nhật các trường hợp đủ điều kiện đăng ký biến động thường xuyên đối với đất ở.
Ngày 30 tháng 12 năm 2013, Bộ tài nguyên và Môi trường ban hành Thông tư số 55/2013/TT-BTNMT quy định về việc thành lập bản đồ địa chính tuy nhiên do kinh phí còn hạn hẹp phòng Tài nguyên và Môi trường huyện chưa thể rà soát và làm lại toàn bộ hệ thống bản đồ mới.
- Thực trạng việc lập hệ thống sổ sách
Thực hiện Luật Đất đai năm 2003, Hệ thống sổ sách địa chính gồm 4 loại: Sổ Mục kê, Sổ Địa chính, Sổ cấp giấy chứng nhận, Sổ theo dõi biến động đất đai của 29 xã, thị trấn thuộc huyện đã được lập ở dạng giấy và cập nhật biến động vào hồ sơ địa chính theo đúng qui định. Sự thay đổi cán bộ trong công tác quản lý không làm ảnh hưởng nhiều đến hệ thống sổ sách.
Bảng 3.2. Hệ thống sổ sách địa chính
Số
TT Tên xã, thị trấn
Hồ sơ địa chính lưu trữ tại Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai Thuận Châu
Sổ địa chính Sổ mục kê Sổ theo dõi biến động đất đai Sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất 1 Thị trấn 1 2 2 2 Phỏng Lái 5 1 2 2 3 Mường É 6 1 2 2 4 Chiềng Pha 3 1 2 2 5 Chiềng La 4 1 2 2 6 Chiềng Ngàm 4 1 2 2 7 Liệp Tè 1 1 2 2 8 É Tòng 3 1 2 2 9 Phỏng Lập 3 1 2 2 10 Phỏng Lăng 4 1 2 2
Số
TT Tên xã, thị trấn
Hồ sơ địa chính lưu trữ tại Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai Thuận Châu
Sổ địa chính Sổ mục kê Sổ theo dõi biến động đất đai Sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất 11 Chiềng Ly 6 1 2 2 12 Nong Lay 3 1 2 2 13 Mường Khiêng 5 1 2 2 14 Mường Bám 5 1 2 2 15 Long Hẹ 3 1 2 2 16 Chiềng Bôm 3 1 2 2 17 Thôm Mòn 4 1 2 2 18 Tông Lạnh 5 1 2 2 19 Tông Cọ 4 1 2 2 20 Bó Mười 5 1 2 2 21 Co Mạ 5 1 2 2 22 Púng Tra 2 1 2 2 23 Chiềng Pấc 4 1 2 2 24 Nậm Lầu 4 1 2 2 25 Bon Phặng 3 1 2 2 26 Co Tòng 2 1 2 2 27 Muổi Nọi 3 1 2 2 28 Pá Lông 1 1 2 2 29 Bản Lầm 2 1 2 2 Tổng cộng 104 29 58 58
Nguồn: CN Văn phòng đăng ký đất đaiThuận Châu
Ngoài ra tại Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai còn lập hệ thống sổ phục vụ công tác chuyên môn như: Sổ theo dõi giao dịch đảm bảo, Sổ tiếp nhận, luân chuyển hồ sơ giao dịch đảm bảo, Sổ luân chuyển hồ sơ đăng ký biến động. Sổ tiếp nhận hồ sơ đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận lần đầu. Sổ luân chuyển thông tin địa chính với cơ quan thuế, Sổ đăng ký đất đai.
Công tác chỉnh lý hồ sơ địa chính dạng giấy được Văn phòng đăng ký thường xuyên cập nhật, chỉnh lý biến động theo qui định của Bộ Tài nguyên và Môi trường tại Thông tư số 09/2007/TT-BTNMT ngày 02/8/2007 về hướng dẫn việc lập, chỉnh lý, quản lý hồ sơ địa chính và Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 quy định về hồ sơ địa chính, gồm các công việc sau:
Cập nhật, chỉnh lý bản đồ địa chính và dữ liệu thuộc tính địa chính đối với các trường hợp thuộc thẩm quyền cấp mới Giấy chứng nhận do UBND huyện cấp;
Trong thời gian chưa xây dựng được cơ sở dữ liệu địa chính điện tử thì thực hiện việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính trên giấy theo quy định của các thông tư này.
Khi nhận được thông báo chỉnh lý biến động hồ sơ địa chính hoặc quyết định của cấp có thẩm quyền có nội dung cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính, Uỷ ban nhân dân cấp xã, thị trấn chịu trách nhiệm cập nhật, chỉnh lý vào hồ sơ địa chính trên giấy đang quản lý đối với tất cả các trường hợp đủ điều kiện chỉnh lý biến động về sử dụng đất theo qui định.
Tuy nhiên công tác chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính trên địa bàn huyện hiện tại thực hiện trên hồ sơ dạng giấy do chưa có hồ sơ địa chính điện tử chính quy, và chỉ cập nhật biến động, chỉnh lý được đối với các trường hợp đủ điều kiện đăng ký biến động do người dân thực hiện quyền của người sử dụng đất như: chuyển đổi, chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất ở; Thực tế công tác thu hồi đất, chuyển mục đích sử dụng từ đất nông nghiệp sang đất công nghiệp, đất công trình công cộng, giao thông có rất nhiều thiếu sót và không đạt yêu cầu do hầu hết chưa cập nhật, chỉnh lý bản đồ địa chính, sổ mục kê, sổ đăng ký biến động đất đai. Nguyên nhân là do tình hình thực tế phức tạp trên địa bàn và do lịch sử để lại việc đo vẽ bản đồ địa chính đối với đất nông nghiệp không chi tiết theo từng
thửa ruộng của từng hộ gia đình tại thời điểm giao chia ruộng giai đoạn 1993- 1995, vì vậy khi thực hiện thu hồi đất nông nghiệp để chuyển sang sử dụng vào mục đích khác khó thực hiện chỉnh lý biến động. Công tác luân chuyển cán bộ, trình độ cán bộ phụ trách công tác trên còn hạn chế nên công tác chỉnh lý hồ sơ địa chính đối với đất nông nghiệp tại huyện Thuận Châu không được cập nhật thường xuyên, liên tục, nhiều khi chỉnh lý chưa đúng quy phạm mà theo ý chủ quan của từng cán bộ.
- Thực trạng công tác quản lý hồ sơ địa chính
Hệ thống hồ sơ địa chính đang lưu trữ tại Chi nhánh huyện Thuận Châu gồm: 104 quyền sổ địa chính, 29 quyển sổ mục kê kiêm thống kê ruộng đất lập năm 1995-1997, 58 quyền sổ theo dõi biến động đất đai và 58 quyển sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Những biến động trong việc sử dụng đất trước năm 2009 không được thực hiện đầy đủ nên số lượng sổ theo dõi biến động đất đai đến nay chỉ có 58 quyển.
Hệ thống hồ sơ địa chính của văn phòng đăng ký chủ yếu ở dạng giấy. Trước đây, hồ sơ địa chính được lập theo mẫu cũ và theo Thông tư 29/2004/TT-BTNMT ngày 01/11/2004 của Bộ tài nguyên và Môi trường gồm: Bản đồ đo đạc năm 1995 - 1997; Sổ mục kê kiêm thống kê ruộng đất lập theo đơn vị xã giai đoạn 1995-1997; Sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; Sổ địa chính; Sổ theo dõi biến động đất đai. Thực hiện các Thông tư của Bộ Tài nguyên và Môi trường: số 17/2009/TT-BTNMT ngày 21/10/2009, số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 quy định về hồ sơ địa chính. Văn phòng đăng ký đã xây dựng hồ sơ địa chính theo mẫu mới và hướng dẫn các xã cập nhật hệ thống sổ theo các Thông tư này để vệc quản lý được đồng bộ, đầy đủ, đúng qui định.
Công tác chỉnh lý hồ sơ địa chính: Cán bộ Văn phòng đăng ký được phân công thụ lý hồ sơ thực hiện đồng thời nhiệm vụ chỉnh lý hồ sơ địa chính đối với hồ sơ được giao thụ lý theo đúng quy định và soạn thảo thông báo biến động trình lãnh đạo ký ban hành, gửi về UBND cấp xã nơi có đất để kịp thời chỉnh lý. Năm 2016, Văn phòng đăng ký đã số hoá sổ mục kê của 29 xã,
thị trấn trên địa bàn huyện để thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thông tin, đăng ký đất đai. Tuy nhiên do hệ thống bản đồ địa chính của huyện được đo đạc thủ công từ khoảng 20 năm trước, cùng với công tác quản lý đất đai của các cấp chính quyền trong giai đoạn trước còn buông lỏng, thiếu đồng bộ, nên việc lưu trữ, chỉnh lý và quản lý hồ sơ địa chính chưa được quan tâm đúng mức. Lực lượng cán bộ còn mỏng, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ địa chính xã, thị trấn trên địa bàn huyện còn hạn chế, cán bộ địa chính phải kiêm nhiệm nhiều việc khác như giải phóng mặt bằng, xây dựng, giao thông, môi trường... dẫn đến việc lập sổ sách, cập nhật chỉnh lý biến động chưa thường xuyên. Hệ thống văn bản quy định của việc chỉnh lý hồ sơ địa chính còn thay đổi nhiều lần về mẫu sổ sách. Chính vì vậy, việc theo dõi biến động về sử dụng đất gặp nhiều khó khăn.